供電企業(yè)電子檔案集中管理模式淺析
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【摘要】為了進(jìn)一步提升供電企業(yè)電子檔案管理控制效果，應(yīng)結(jié)合企業(yè)實(shí)際發(fā)展需求和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)完善集中化管理流程，確保數(shù)據(jù)信息能發(fā)揮其價(jià)值優(yōu)勢(shì)，為供電企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供保障。本文分析了供電企業(yè)電子檔案管理的現(xiàn)狀，并對(duì)集中管理模式的具體方案展開探討。
【關(guān)鍵詞】供電企業(yè)；電子檔案；集中管理模式；安全評(píng)價(jià)
伴隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各個(gè)行業(yè)現(xiàn)代化資源管理模式受到廣泛關(guān)注，尤其是電力企業(yè)，要想實(shí)現(xiàn)電能資源的升級(jí)轉(zhuǎn)型，不能忽略企業(yè)內(nèi)部檔案蘊(yùn)含的豐富的數(shù)據(jù)信息，要充分考量相關(guān)情況，落實(shí)更加規(guī)范的管理機(jī)制。
一、供電企業(yè)電子檔案管理現(xiàn)狀
目前，在供電企業(yè)電子檔案管理工作中，依舊存在著一些亟待解決的問題，不僅會(huì)對(duì)供電企業(yè)常規(guī)化管理效果產(chǎn)生影響，也會(huì)制約安全管理工作的全面落實(shí)。
（一）對(duì)電子檔案重視度不足。作為新興產(chǎn)物，電子檔案具有突出的優(yōu)勢(shì)作用，不僅具備操作便捷、資源共享的特征，還能節(jié)約存儲(chǔ)空間，逐漸替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。但是，一些檔案管理人員的思想意識(shí)還存在滯后性，缺乏對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)，加之思想觀念較為陳舊、管理意識(shí)淡薄，使得常規(guī)化檔案管理工作無法全面落實(shí)，甚至部分企業(yè)電子檔案工作“流于表面”，缺乏實(shí)效性利用價(jià)值，這不僅會(huì)對(duì)企業(yè)檔案規(guī)范化管理產(chǎn)生阻礙作用，甚至?xí)萍s企業(yè)全面科學(xué)發(fā)展的腳步。
（二）電子檔案管理系統(tǒng)穩(wěn)定性不足。究其原因，主要是因?yàn)閮?chǔ)存載體的安全性無法得到有效保障，電子檔案的信息資料安全管理工作非常關(guān)鍵。但是，由于企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)性能的完整性不足，導(dǎo)致系統(tǒng)不穩(wěn)定運(yùn)行的問題頻頻出現(xiàn)，一旦出現(xiàn)黑客、病毒等問題，由于檔案管理工作的防護(hù)效果較差，會(huì)造成嚴(yán)重的信息外泄風(fēng)險(xiǎn)，使得檔案資源管理工作無法落實(shí)，必然會(huì)對(duì)企業(yè)常規(guī)化工作的開展產(chǎn)生影響。
（三）應(yīng)用軟件兼容性不足也是較為常見的問題。電力企業(yè)各個(gè)部門文件都是在獨(dú)立系統(tǒng)中運(yùn)行，且系統(tǒng)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和結(jié)構(gòu)不一致，這就使得電子文件的具體存儲(chǔ)格式或者是著錄模式存在很大差異，難以建立實(shí)時(shí)性完整且規(guī)范的共享處理控制模式。加之企業(yè)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)欠統(tǒng)一，使得檔案文件移交過程中出現(xiàn)兩個(gè)部門存儲(chǔ)檔案方式差異較大的現(xiàn)象，加之軟件匹配度不足，電子檔案移交過程難度增加，軟件缺乏必要的兼容性，必然會(huì)對(duì)綜合控制效果產(chǎn)生影響，制約電子檔案集中管理工作效果。
（四）管理流程和管控標(biāo)準(zhǔn)缺乏規(guī)范性。在電力企業(yè)電子檔案管理體系中，檔案管理涉及的部門較多，對(duì)應(yīng)的流程也較為復(fù)雜，多數(shù)企業(yè)在檔案管理控制工作中沒有踐行統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)導(dǎo)致有價(jià)值信息記錄不完整的問題出現(xiàn)，甚至?xí)霈F(xiàn)嚴(yán)重的空間資源浪費(fèi)問題。在供電企業(yè)營(yíng)銷體系建設(shè)初期完善后，新舊信息交替工作缺乏規(guī)范指標(biāo)和管理模式，也會(huì)造成檔案資源信息的流失。加之企業(yè)檔案同等性歸檔工作不到位、隨意性較大等一系列問題，必然會(huì)制約檔案的電子化發(fā)展進(jìn)程。
二、供電企業(yè)電子檔案集中管理模式的具體方案
為了保證供電企業(yè)電子檔案管理工作水平，要結(jié)合管理要求，確保集中管理模式能發(fā)揮實(shí)效性作用，確保能依據(jù)電子檔案管理流程，及時(shí)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子文件形式轉(zhuǎn)變并存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)上的目標(biāo)。
（一）基本流程。供電企業(yè)在電子檔案管理工作中，為了保證相關(guān)工作有序落實(shí)，要按照標(biāo)準(zhǔn)化流程開展相應(yīng)工作，并且維持良好的檔案控制機(jī)制，確保業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性滿足預(yù)期，以便于后續(xù)開展檔案服務(wù)。具體流程見圖1。
（二）具體內(nèi)容。1.文件采集。（1）文件采集的具體方式。在電子檔案管理工作中，文件采集是最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，一般是借助傳感設(shè)備將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料和現(xiàn)有檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一掃描、拍照，直接上傳到對(duì)應(yīng)的系統(tǒng)中，依據(jù)模板轉(zhuǎn)化為電子文件。為了保證文件采集的全面性和規(guī)范性，其覆蓋的業(yè)務(wù)內(nèi)容包括：企業(yè)文書、變更用電項(xiàng)目、抄表管理系統(tǒng)、電費(fèi)收繳和賬務(wù)管理、用電檢查管理系統(tǒng)、95598業(yè)務(wù)處理部分、資產(chǎn)管理部分、計(jì)量體系業(yè)務(wù)等，以保證相關(guān)電子檔案信息的全面性，為供電企業(yè)電子檔案全面管理工作的落實(shí)和開展提供支持。另外，在營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)，要借助批量掃描設(shè)備和高拍儀完成電子檔案的掃描處理，將其轉(zhuǎn)變?yōu)閳D像格式存儲(chǔ)在系統(tǒng)中，并且，配合電子簽名板采集用戶的相關(guān)簽名，替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)工單簽名，從而維持檔案管理體系的規(guī)范性，能最大程度上開展檔案便捷化管理。若是在用戶實(shí)際操作現(xiàn)場(chǎng)，則主要是借助PAD替代傳統(tǒng)的設(shè)備完成拍照工作，并且將其直接回傳到系統(tǒng)。（2）文件采集技術(shù)。一方面，應(yīng)用異步并發(fā)技術(shù)，利用異步處理模式能實(shí)現(xiàn)消息的傳遞，將業(yè)務(wù)操作內(nèi)容劃分為不同階段，配合共享數(shù)據(jù)處理機(jī)制實(shí)現(xiàn)異步執(zhí)行以維持協(xié)作效果。與此同時(shí)，實(shí)現(xiàn)單一服務(wù)器內(nèi)多線程共享內(nèi)存的信息處理模式，若是分布式系統(tǒng)，則應(yīng)用分布式消息隊(duì)列操作的方式完成異步控制，保證信息數(shù)據(jù)采集的規(guī)范性和科學(xué)性。另一方面，電子簽名技術(shù)。借助密碼技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)電子文檔形式的簽名予以數(shù)字圖像化處理，供電企業(yè)借助特征提取能獲取客戶的相關(guān)簽名，以便于實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)化。2.文件生成。在電子檔案集中管理控制體系中，為了保證檔案監(jiān)督控制的合理性和規(guī)范性，要配合數(shù)據(jù)處理方案，以便于完成數(shù)據(jù)管理要求。面對(duì)少量數(shù)據(jù)時(shí)，執(zhí)行多數(shù)數(shù)據(jù)挖掘算法會(huì)耗費(fèi)較多的時(shí)間，會(huì)對(duì)電力運(yùn)行數(shù)據(jù)挖掘工作產(chǎn)生影響，面對(duì)較大的數(shù)據(jù)體量時(shí)，難免會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)分析效果不好的情況。所以，要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)處理，以便于形成有價(jià)值數(shù)據(jù)信息的數(shù)據(jù)集。例如，在挖掘輸電線路數(shù)據(jù)時(shí)，要初步挖掘檔案資料，并且掌握輸電環(huán)節(jié)的基本情況，配合數(shù)據(jù)收集和處理工序，就能為作業(yè)調(diào)度工作的優(yōu)化提供保障。3.文件歸檔。供電企業(yè)電子檔案集中管理模式中，文件歸檔控制工作要自動(dòng)生成文件歸檔時(shí)間、歸檔人員、檔案編號(hào)以及業(yè)務(wù)工單等具體內(nèi)容，配合相關(guān)情況直接填寫檔案號(hào)并且完成歸檔說明等工作。第一，檔案號(hào)始終不變。如電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔號(hào)結(jié)構(gòu)：由目錄號(hào)、分類號(hào)、案卷順序號(hào)三組代號(hào)構(gòu)成，一般用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。各組代號(hào)之間用“-”分隔。如圖2。目錄號(hào)根據(jù)不同工程類別，分別由電壓等級(jí)代碼、項(xiàng)目順序號(hào)、工期號(hào)、項(xiàng)目年度中2～3個(gè)要素組成，用六位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，中間無分隔符號(hào)。區(qū)分工期的項(xiàng)目，目錄號(hào)用電壓等級(jí)代碼、項(xiàng)目順序號(hào)、工期號(hào)標(biāo)識(shí)。不區(qū)分工期的項(xiàng)目，目錄號(hào)用電壓等級(jí)代碼、項(xiàng)目順序號(hào)標(biāo)識(shí)。配網(wǎng)、業(yè)擴(kuò)工程也可采用按年度及批次進(jìn)行檔號(hào)的編制。第二，要保證歸檔資料的完整性和可閱讀性。相關(guān)人員要集中檢查電子文件，并且了解文件的關(guān)鍵內(nèi)容，以保證具體工作都能順利落實(shí)，并且在利用傳遞、轉(zhuǎn)移或者是壓縮處理后，依舊要對(duì)文件檔案予以查閱校對(duì)，保證文件內(nèi)容的可參考價(jià)值不會(huì)受到影響。只有保證完整且規(guī)范的歸檔管理工作，才能充分發(fā)揮檔案的應(yīng)用價(jià)值，以保證電子檔案集中化管理工作后資料信息和電子檔案的應(yīng)用效果更加合理。4.管理服務(wù)。第一，要從專業(yè)化管理入手，保證相應(yīng)的管控流程和具體管理內(nèi)容都有序落實(shí)，維持電子檔案集中化管控的規(guī)范效果。電力企業(yè)的電子檔案主要包括會(huì)計(jì)報(bào)表、實(shí)物檔案、音頻/視頻/圖片檔案，因?yàn)轶w量較大，若是不能落實(shí)完整的挖掘技術(shù)處理方案，就會(huì)造成信息數(shù)據(jù)的缺失問題，嚴(yán)重影響數(shù)據(jù)的管理效果。因此，要將管理方案和供電作業(yè)流程聯(lián)系在一起，全面應(yīng)用和運(yùn)行數(shù)據(jù)挖掘模型的價(jià)值，并且組建高質(zhì)量專業(yè)檔案隊(duì)伍，確保更多的專業(yè)人員參與到檔案管理工作中，提升控制工作的綜合水平和效果，并且保證人員篩選管理水平的最優(yōu)化。第二，要對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)庫的檔案內(nèi)容管理工作予以優(yōu)化，發(fā)揮電子檔案的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)綜合管理的目標(biāo)。（1）檔案利用管理，主要是發(fā)揮電子檔案的作用，確保能搭建完整的電子檔案集中化管理模式。配合組合查詢機(jī)制、統(tǒng)計(jì)分析機(jī)制建立虛擬檔案室，配合常規(guī)化管理內(nèi)容，能完成相關(guān)檔案分析工序，發(fā)揮檔案應(yīng)用價(jià)值。（2）借閱管理，主要是能配合集中式管理方案完成位置查詢，并且能及時(shí)進(jìn)行借閱記錄的登記和日志管理工作。（3）實(shí)體管理，進(jìn)行檔案銷毀需要及時(shí)備注。（4）安全管理，利用用戶管理、功能權(quán)限管理、系統(tǒng)日志管理和業(yè)務(wù)日志管理等基礎(chǔ)模塊打造完整的安全監(jiān)督控制模式，確保能提升電子檔案集中化管理的效率。
（三）電子檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。1.確認(rèn)評(píng)估對(duì)象。在供電企業(yè)電子檔案中，電子檔案數(shù)據(jù)、電子檔案數(shù)據(jù)載體、電子檔案數(shù)據(jù)環(huán)境是主要組成部分，因此，對(duì)應(yīng)的評(píng)估工作也要圍繞以上內(nèi)容展開，從而確保相關(guān)安全控制工作實(shí)時(shí)有效。第一，電子檔案數(shù)據(jù)中，主要的內(nèi)容包括文本、圖片、音頻和視頻等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)代碼，數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)和其他電子文檔。第二，電子檔案數(shù)據(jù)載體包括軟件和基礎(chǔ)硬件設(shè)施，軟件細(xì)分為系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件，對(duì)應(yīng)的硬件設(shè)施包括存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和傳輸設(shè)備等。第三，電子檔案環(huán)境包括軟環(huán)境和實(shí)際環(huán)境。一方面，軟環(huán)境是國家經(jīng)濟(jì)、整治、文化等宏觀環(huán)境形態(tài)，還包括企業(yè)的規(guī)章制度和企業(yè)文化氛圍；另一方面，實(shí)際環(huán)境指的是電子檔案室內(nèi)部的基礎(chǔ)環(huán)境情況和配置狀態(tài)。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估因素。在確定評(píng)估對(duì)象的基礎(chǔ)上，要結(jié)合評(píng)估內(nèi)容完成風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估因素的確定，從而全面了解影響因素，保證綜合監(jiān)督管理效果的最優(yōu)化。第一，物理安全性。更多關(guān)注的是電子檔案的實(shí)際環(huán)境，庫房、設(shè)備以及環(huán)境是否滿足電子檔案集中管理的基本需求，且要對(duì)自然災(zāi)害、故障預(yù)防控制方案的可行性予以評(píng)估分析。第二，管理的安全性。針對(duì)的是軟環(huán)境判斷以及電力企業(yè)管理制度的合理性。結(jié)合安全指標(biāo)對(duì)組織架構(gòu)、應(yīng)急處理方案等予以綜合評(píng)估，分析是否滿足對(duì)應(yīng)的指標(biāo)系數(shù)。第三，網(wǎng)絡(luò)安全性。電子檔案在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中是否具備抵御網(wǎng)絡(luò)攻擊的能力，以保證電子檔案集中化管理的信息安全性和控制規(guī)范性，維持良好的安全評(píng)估控制模式。需要注意的是，要對(duì)黑客入侵抵御能力、病毒防范能力、審計(jì)監(jiān)控能力和訪問控制措施處理效果等進(jìn)行評(píng)估。第四，信息安全性。合理化的信息安全監(jiān)督管理方案能最大程度上提高用戶檔案信息管理的及時(shí)性，避免被篡改或者是盜用，有效匹配數(shù)據(jù)完整性鑒別技術(shù)、信息數(shù)據(jù)安全分析技術(shù)、信息防抵賴技術(shù)等具體內(nèi)容，有效評(píng)估安全性。第五，系統(tǒng)安全性，對(duì)整個(gè)計(jì)算機(jī)體系安全性予以評(píng)估。3.模糊綜合評(píng)價(jià)法。第一，確定評(píng)價(jià)因素體系，建立因素集。第二，建立因素權(quán)重集，借助層次分析法結(jié)合因素重要等級(jí)完成評(píng)定。第三，確定因素隸屬度，配合層次分析法，確定隸屬度，結(jié)合模糊評(píng)價(jià)向量表示評(píng)語等級(jí)的隸屬程度，依據(jù)具體參數(shù)評(píng)估模糊特性。第四，建立關(guān)系矩陣。第五，確定安全評(píng)價(jià)模型。其中，取值為1。4.確定因素評(píng)價(jià)等級(jí)。設(shè)置為很好、好、較好、一般和差5個(gè)基礎(chǔ)等級(jí)，結(jié)合評(píng)價(jià)結(jié)果全面分析電力系統(tǒng)電子檔案集中化管理的具體情況是否滿足實(shí)際需求，有效維持綜合性管控工作的合理性和規(guī)范性，保證電子檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)效果的最優(yōu)化，并且維持指標(biāo)體系和綜合評(píng)價(jià)模型應(yīng)用控制的合理性。
三、結(jié)語
總而言之，供電企業(yè)電子檔案集中化管理工作是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)的必然選擇，要整合技術(shù)要求，保證相應(yīng)設(shè)計(jì)內(nèi)容和控制工作都能順利落實(shí)，提升檔案管理效果，為供電企業(yè)實(shí)時(shí)性管理工作的全面進(jìn)步提供保障，促進(jìn)電力系統(tǒng)可持續(xù)發(fā)展。
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作者:趙嵐 單位:廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司佛山供電局
