談供電企業電子檔案集中管理模式

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【摘要】本文通過簡單介紹我國供電企業普遍存在的電子檔案管理情況，以及對電子檔案進行管理的重要性和必要性，并在此基礎上對電子檔案的集中管理模式進行深入的思考和研究，不斷優化管理模式，促進管理效率的提高，并最終為供電企業帶來可觀的經濟效益。

【關鍵詞】供電企業；集中管理模式；電子檔案；必要性

電力是人們工作和生活中不可或缺的重要基礎條件，為了保證給客戶提供更加穩定和高質量的電力服務，現代電力市場競爭激烈。在眾多電力企業不斷完善自身的過程中，針對用戶的檔案管理成為管理和營銷的重要基礎，是供電企業得以在市場競爭中脫穎而出的關鍵。隨著網絡科技迅速普及，傳統紙質檔案存在的種種缺陷和弊端顯而易見，人們轉而尋求更加便捷、高效、易于保存和傳輸等多功能于一體的電子檔案。

一、電子檔案管理現狀分析

（一）對電子檔案管理缺乏正確認知。在電子網絡科技手段的驅動下，用電子檔案取代傳統的紙質檔案成為當代企業進行管理的必要趨勢。但是就企業自身而言，對使用電子檔案仍然缺乏必要的正確認知，導致電子檔案的優點和效用未能充分發揮。很多企業檔案管理者認為，將紙質換成電子檔案并沒有任何實質性的變化。因此，他們在管理上并不會花費時間學習并創新，沒有對電子檔案進行必要的摸索和建立管理流程。這種錯誤的檔案管理思想不僅不能讓企業在實施電子檔案管理后獲得顯著效益，同時也會因為無法適應社會的需求而不可避免受到影響。

（二）管理流程未能規范化。電子檔案在管理的過程中必須遵循一定的規范流程才能保證管理工作的質量，但是在實際的電子檔案管理中，從資料的搜集、整理、篩選、歸檔到其他各項步驟都存在很大的人為性，缺乏必要的統一管理和標準執行。而這種做法雖然在一次兩次中不會存在很大的問題，但是久而久之就會出現信息管理混亂的局面。各個管理員按照自己的管理理念和喜好進行管理，容易造成一些有價值的信息被忽略，甚至被丟棄，對公司而言，損失巨大。而一些沒有價值的信息會占用有限的空間，并增加管理的難度。

（三）疏忽對風險進行必要管理。傳統檔案和電子檔案存在一個巨大的差異，即電子檔案的本質就是在數字設備下生成的數字化信息，雖然給管理帶來極大的便利，但同時也讓保管工作變得需要格外謹慎。因為電子檔案數據更容易因為人為操作、系統故障、病毒侵占等原因出現信息丟失的情況。在電子檔案管理過程中，對風險管理存在疏忽的情況，不僅導致信息容易被惡意刪除、破壞，同時也會讓檔案信息被竊取，造成公司信息的泄露。因此，如果公司在檔案管理過程中未能注重這一點，未能提升檔案管理人員的專業素質，后果不堪設想。

二、電子檔案集中管理的必要性

（一）集中管理。對電子檔案實施集中管理，就是將電子檔案管理的各個流程都列入統一管理的范疇，從而讓管理的每個步驟都能很好地考慮到其他步驟，同時讓電子檔案管理更加規范化和標準化實施。無論是電子文件的采集環節、生成環節、流轉環節、歸檔和存檔環節，都是集中管理的明確規定，是必須進行規范化管理的重要環節。除此之外，對電子檔案管理的檢查與考核工作也是集中管理的重要環節，并且穿插在各個常規環節，保證管理工作萬無一失。

（二）電子檔案集中管理的必要性。首先，電子檔案管理中存在的管理意識不足、管理流程不規范和對識別風險的疏忽都會對企業造成難以估量的損失。通過集中管理的方法能夠有效解決上述幾個嚴重問題，并讓混亂的管理格局重新得到規范，從而為供電公司的正常運營提供重要的信息依據。通過將管理引至正軌的過程能為企業樹立良好的形象。其次，對電子檔案進行集中管理能夠很便捷地進行異地業務的辦理。電子檔案的優勢在于能夠很好地彌補傳統紙質檔案在時間和空間上存在的缺陷，能夠實現異地傳輸，保證工作得以迅速進行。通過集中管理能更好地便捷各項業務在異地的正常進行，不用再擔心工作中因為種種原因存在信息交接出現問題，以及管理模式不統一造成的信息無法合理使用。同時，電子檔案集中管理能夠促使各個硬件設備得以統一搭建，從而實現降低成本的目的，為客戶檔案資源的合理利用奠定穩定基礎。在統一管理后，不需要單位進行重復建設，不需要每個部門都進行單獨的檔案管理，而是在需要時從企業的數據平臺中調取即可。這種統一管理的方式，在帶來巨大的經濟利益的同時，也讓環境效益得以體現。

三、供電企業電子檔案集中管理模式研究

（一）電子文件采集步驟。電子文件的采集步驟一般通過現代傳感設備將各種紙質檔案以掃描、拍照和其他形式進行獲取，并轉化為各種模式進行存儲。因此，在文件采集步驟中針對不同類型的紙質文件應該采取與之相適應的采集方式，從而保證采集的質量和轉化的效果。對于需要耗費較多傳輸時間的電子文件，可以采取異步并發存儲技術，避免時間有限造成的傳輸失敗。同時，針對容易出現網絡故障的情況，可以采取斷點續傳的方式，避免每次故障后都需要重新上傳。

（二）電子文件生成步驟。在電子文件生成步驟進行的集中管理，首先應該對電子文件的檔案類型進行格式、大小和名稱上的區分，文本、圖像、音頻或者視頻等類型未進行標準化不能流轉。需要注意的是，在使用圖像文本識別技術時，應該對文檔內容的正確性進行嚴格檢查，對于出錯率高的設備應該及時進行更換，避免信息傳輸錯誤給后續工作造成負擔。

（三）電子文件流轉步驟。在流轉過程中需要保證用戶檔案的安全性，避免出現用戶信息被盜用和泄露的情況。因此，在這一步驟中主要通過數字水印的方式進行防范。

（四）電子文件歸檔步驟。電子文件歸檔作為基礎環節的最后一個環節，同樣不能掉以輕心。在文件整理過程中，雖然可以通過批量整理和自動分類的方式加快歸類的速度，但是系統分類同樣存在錯誤，因此需要進行后續的檢查，并進行必要的人工調整。同時，供電公司需要制定統一的電子文件封裝，要求檔案管理者必須對文件進行規范化裝封，并生成統一的文件格式。而在最后的歸檔步驟中，不僅需要將時間、人員、檔案編號都進行正確填寫，同時更不能輕易變更檔案號。

（五）電子文件的檢查與考核。為了保證電子檔案集中管理，在科學合理的管理理念下進行，需要進行必要的檢查和考核工作。首先，供電企業需要定期委派具體負責人對檔案進行隨機抽查，并保證隨機抽查的數量至少在5個以上。同時需要對設備儀器進行外觀檢查，保證設備的清潔狀態和正常使用。其次，需要通過同時調取紙質檔案和電子檔案的方式檢查檔案內容的一致性。最后，每個季度或者年度要對檔案管理者進行必要的理論知識和實際操作考核，并將考核結果作為績效考核的重要依據，不斷提高管理人員的工作積極性。

四、結語

總而言之，通過對供電企業電子檔案的集中管理模式進行深入研究，我們能夠清楚知道供電企業作為用電客戶的電力支持渠道，其檔案中不僅包括各種交易往來的相關憑證，同時，是為用電客戶提供高品質服務的重要保障。因此，對供電企業的電子檔案采取必要管理手段成為促進供電企業運營的重要步驟。而作為企業的檔案管理者，更應該對自己進行嚴格要求，以更加豐富的理論知識和實踐經驗指導管理工作。

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作者：楊利劍 單位：國網萊蕪供電公司