檔案管理現代化的思考

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一、檔案管理現代化建設的內容

檔案管理的現代化主要指管理現代化，管理現代化即管理人才知識現代化和管理方法的現代化。它不僅包括軟硬件建設的具體內容，還包括與社會發(fā)展相匹配的整體規(guī)劃。現代化文件管理相比于傳統(tǒng)文件管理具有如下優(yōu)勢：首先，傳統(tǒng)的文件管理更多地分散在規(guī)劃、目標設置和人員配置中。而現代化文件管理加強了各個環(huán)節(jié)之間的聯系，通過系統(tǒng)協調實現共同目標;其次，檔案現代化代表了數字形式的檔案管理工作所涉及的信息，需要通過建立數學模型進行定量分析;最后，在現代信息技術的幫助下，文件管理有效地提高了信息資源的收集、整理、分析和利用的效率，通過強調管理者的主觀能動性，提高應對復雜情況的能力。

二、現代化建設在檔案管理中的應用

1.確保通過基礎設施建設有效利用檔案資源。文件管理基礎結構包括兩大類軟件和硬件。軟件設施基于計算機網絡，具有操作系統(tǒng)的現代管理應用軟件、數據管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等提供科學和標準化的管理模型;后者主要是更新和替換文件管理所需的工具和設備，也因此降低了勞動力成本，與現代社會保持同步。硬件設施的核心是計算機及其網絡結構，包括數據輸入和存儲設備，如掃描儀和移動硬盤。通過構建軟硬件基礎設施，可以減少文件管理實際操作中遇到的障礙。最重要的是確保以通用的標準化形式收集、組織和存儲檔案資源，并且它能被有效和廣泛地使用以實現最大價值。2.通過信息資源建設提高檔案管理的存在價值。文件管理的存在價值是一個龐大而豐富的信息資源數據庫，所有管理工作都基于此。例如以傳統(tǒng)形式對管理單元的檔案資源和人工記錄進行數字化轉換，以網絡數據形式收集、接受和管理它們，并依靠計算機技術對這些數字信息進行全面組織、編輯和分類，從而建立完整的信息資源數據庫[2]。3.通過建立標準規(guī)范防范檔案管理的安全風險。由于文件管理工作的所有設備載體都得到了適當的安排，因此通過網絡有效地保護核心信息資源，營造一個高度連接的環(huán)境。從風險管理和控制的角度來看，唯一可能給文件管理工作帶來安全風險的只是人為錯誤和制度缺陷。例如，科學合理的管理系統(tǒng)使他們能夠以程序化的方式完成檔案管理，從而有效地減少人為錯誤;標準規(guī)范的建立是一系列制度規(guī)范，包括管理規(guī)范，業(yè)務規(guī)范和技術規(guī)范[3]，以確保檔案管理的快速有序發(fā)展。因此，又降低了由于系統(tǒng)缺陷導致的管理失敗等風險因素。

三、檔案管理現代化進程中存在的問題

1.檔案管理現代化意識不高?；鶎游募芾韱挝坏脑S多老員工一直使用傳統(tǒng)的方法來工作。他們在日常工作中有豐富的經驗，工作非常熟練。他們認為傳統(tǒng)的管理方法已經非常先進，不需要改進。對于高科技的使用，他們缺乏相關的意識和能力。而且，對于文件管理單元，文件管理人員沒有相應的培訓，這使得他們對文件管理的現代化知識了解甚少，所以文件管理的現代化還沒有落實到位。2.檔案管理標準化程度不高。在實際管理過程中，管理系統(tǒng)復雜，但管理方法卻非常松散。同時，由于歷史原因，不同的文件管理單元基本上負責文件管理，不同文件管理單元的管理級別也大不相同。而且，文件管理單元之間的管理軟件標準還不一致，這使得文件管理的標準化程度不高。存儲的數據并不完美和準確，最重要的一點是數據資源無法真正共享。這對于實現文件管理的現代化非常不利，阻礙了文件管理水平的提高。3.檔案管理現代化人才缺失。從實際情況來看，許多企事業(yè)單位的檔案管理人員對現代管理基礎知識掌握不夠，對現代設備操作技術的掌握不夠。此外，當前的文件管理人員非常靈活，其中許多人作為兼職員工進行管理，還有一些文件管理人員年齡偏大。4.檔案管理工作落實不到位。檔案管理工作可以充分反映一個地區(qū)的歷史發(fā)展過程，為區(qū)域經濟提供前提和基礎。在這個階段，中國許多地方的文件管理領域的收集文件種類太多，但專業(yè)文件的構建非常稀缺。例如，政治檔案太多，科研檔案太少。電子文件（如圖片和視頻）的集合被忽略。在這種情況下，管理單元的檔案將存在諸如類別不完整、單一資源和信息存儲太少等問題。

四、促進檔案管理現代化的舉措

1.提升檔案管理的現代化意識。檔案管理的現代化主要體現在數據庫的建設上。組織檔案資源并將其輸入數據庫是一項非常困難的任務，這不僅是因為檔案資源的數量很大和復雜性很高，而且也是沒有科學合理的方法。因此，有必要根據原始文件管理進行層次分類：對于具有單個內容和低使用價值的文件，請?zhí)峤话咐募瑢τ谙嗤瑑热?，記錄組合級別;對于涉及重要或大型復雜內容的文件卷，將實施文檔級描述。通過這種方式，可以減少一些不必要的描述，提高數據庫構建的速度，并節(jié)省大量的財務、人力和物力[4]。2.加大對現代人才的培養(yǎng)和引進力度，提高管理者的素質。建立完善的人才引進機制。在現代檔案管理工作中，人是最重要的因素，管理人員的素質決定了檔案管理工作的水平。充分運用各種現代科學知識和技術進行檔案管理。加強對現有管理人員的培訓，努力提高整體素質。通過各種培訓方法，檔案工作者可以不斷吸收和消化各種有用和相關的知識，并獲得更多有用的現代管理知識和技能。努力培養(yǎng)具有現代管理水平的綜合性、高水平的檔案管理人才。

五、實行檔案管理現代化的意義

1.大幅提高檔案管理的工作效率。在現代化的幫助下，檔案資源以信息和數據的形式存在，并通過網絡進行數據共享、數據檢索、數據查詢等，實現了信息資源的多次利用[6]。此外，由于計算機等現代設備的便利性和速度，文件管理減少了人工參與。由于其強大的可記錄性和可追溯性，文件管理工作提高了容錯率。2.信息資源的開發(fā)利用更為順暢。文件管理的對象是信息資源，通過開發(fā)和利用信息資源，實現自身價值。通過現代手段，信息資源的存在已經從傳統(tǒng)的文字和圖表轉變?yōu)殡娮訑祿瑢崿F了內容的豐富和存儲空間的擴展。因此，信息資源的開發(fā)和利用速度因其兼容性和易操作性而加速。3.顯著提升檔案管理的服務質量。文件管理的最終目標是為各行各業(yè)提供信息資源，現代化為實現這一目標提供了極大的便利。比如：現代化建設下的文件管理是以數據庫的形式存儲各種信息資源，這允許快速調用和引用數據，而不受時間和空間的限制，以便于使用和二次開發(fā)。

參考文獻

[1]楊麗娜.建設工程檔案管理與工程質量的關系及管理要點[J].企業(yè)改革與管理，2016（21）：20+23.

[2]朱峰.關于檔案管理現代化若干問題研究與思考[J].黑龍江史志，2013（17）.

[3]吳后瓊.實現檔案管理現代化的對策探討[J].學理論，2011（4）.

[4]陳偉艷.檔案管理現代化建設淺析[J].黑龍江檔案，2016（1）.

[5]閏麗.談實現檔案管理工作現代化[J].中小企業(yè)管理與科技，2009（4）．

[6]劉大鵬.試論檔案管理現代化[J].辦公室業(yè)務，2014（7）.

作者：盛春虹  單位：營口市疾控中心