石油管道工程物資采購(gòu)合同管理研究
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關(guān)鍵詞：工程物資；石油管道；采購(gòu)合同；合同管理；全周期管理；集中采購(gòu)；保障體系
2020年第4期總第362期物資采購(gòu)是工程建設(shè)的重要一環(huán)，物資采購(gòu)合同是約束買賣雙方行為的約定性文件，自生效之日起生效，具有國(guó)家法律約束力，是工程物資采購(gòu)最根本、最直接的依據(jù)，直接影響工程物資保供和工程建設(shè)成果。合同的履行是一個(gè)系統(tǒng)工程，關(guān)系到業(yè)主、設(shè)計(jì)、施工、供應(yīng)商、市場(chǎng)監(jiān)督等多方主體，內(nèi)外部制約因素較多。做好合同管理離不開公平完善的外部市場(chǎng)環(huán)境和企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營(yíng)管理。2017年7月12日國(guó)家《中長(zhǎng)期油氣管網(wǎng)規(guī)劃》，2019年12月9日國(guó)家管網(wǎng)公司掛牌成立，未來一段時(shí)期我國(guó)將迎來新一輪管道建設(shè)高峰。在國(guó)家管網(wǎng)公司統(tǒng)一投資建設(shè)運(yùn)營(yíng)、設(shè)計(jì)施工市場(chǎng)主體公平競(jìng)爭(zhēng)參與的體制機(jī)制下，研究物資采購(gòu)合同管理問題，對(duì)提高油氣管道工程建設(shè)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，更好迎接油氣管道行業(yè)發(fā)展面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)具有現(xiàn)實(shí)意義。
1.物資采購(gòu)合同的含義物資采購(gòu)合同是企業(yè)或工程項(xiàng)目作為需求方，向供應(yīng)商采購(gòu)物資，按雙方達(dá)成一致意見的供需條件，簽訂的具有法律效力、確定雙方責(zé)權(quán)利的書面文本。
2.物資采購(gòu)合同管理的主要內(nèi)容物資采購(gòu)合同管理是動(dòng)態(tài)的，包含合同洽談、草擬、簽訂、合同生效、變更、中止直至失效的整個(gè)過程。同時(shí)，合同管理具有系統(tǒng)性，涉及管理過程中人員管理、制度建設(shè)、審查監(jiān)督，以及合同相關(guān)方的溝通管理等多方內(nèi)容。
二、石油管道工程物資采購(gòu)合同的特點(diǎn)
石油管道工程采購(gòu)物資種類多、數(shù)目多，具有石油管道行業(yè)特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
1.合同周期的不確定性石油管道工程點(diǎn)多、線長(zhǎng)、面廣，在工程項(xiàng)目全周期中，參建方較多且復(fù)雜，包括業(yè)主方、勘察設(shè)計(jì)方、施工方、監(jiān)理方、供貨方等。受多種因素影響，一般工程很難保證每一環(huán)節(jié)都能準(zhǔn)確無誤地按照項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃實(shí)施與推進(jìn)，這導(dǎo)致了物資需求的變更可能，進(jìn)而造成合同周期的不確定性。
2.石油管道工程物資采購(gòu)的專業(yè)性石油管道工程物資采購(gòu)合同主要服務(wù)于長(zhǎng)輸石油天然氣管道項(xiàng)目甲方業(yè)主供材和乙方總包商集中采購(gòu)物資的詢商、詢價(jià)、采辦、駐廠監(jiān)造、運(yùn)輸、清關(guān)、倉(cāng)儲(chǔ)等，有著較高的技術(shù)附件要求。其對(duì)技術(shù)服務(wù)要求廣、標(biāo)準(zhǔn)高，需要相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人員參與，并確認(rèn)符合技術(shù)、質(zhì)量、周期等供貨要求的生產(chǎn)商、經(jīng)銷商、商進(jìn)入供應(yīng)商名錄，以供篩選和簽約供貨。
3.石油管道工程物資采購(gòu)具有集中采購(gòu)優(yōu)勢(shì)大型長(zhǎng)輸石油天然氣管道項(xiàng)目具有周期長(zhǎng)、投資高、專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)，特別是管材、閥門、壓縮機(jī)等長(zhǎng)周期生產(chǎn)設(shè)備，往往需要設(shè)計(jì)單位、生產(chǎn)廠商共同進(jìn)行定型、審圖、定產(chǎn)。如果單獨(dú)采購(gòu)將大幅提高成本，只有發(fā)揮集中采購(gòu)優(yōu)勢(shì)，資源共享，系統(tǒng)運(yùn)作，全周期管理，才能最大限度提高供貨能力，滿足項(xiàng)目需求，取得規(guī)模效益。
三、合同管理中存在的主要問題
石油管道工程物資采購(gòu)合同管理中，存在的問題涉及方方面面，包括合同的起草和簽訂、履行過程的跟蹤監(jiān)督、合同后期的歸檔、合同管理人員隊(duì)伍建設(shè)、合同相關(guān)方管理等。將合同管理的全周期劃分為前、中、后3個(gè)階段，即簽約、履行、關(guān)閉3個(gè)階段，有利于理清思路、抓住重點(diǎn)。結(jié)合近年來合同管理實(shí)踐，存在的主要問題包括以下方面。
1.合同簽約階段存在的主要問題審查供應(yīng)商資質(zhì)是合同正常履行的前提條件，也是必要手段，但往往會(huì)由于審查合同相對(duì)方資質(zhì)時(shí)不夠嚴(yán)細(xì)認(rèn)真，導(dǎo)致相對(duì)方缺乏相應(yīng)授權(quán)或技術(shù)要求不符等不合格的情況出現(xiàn)。部分項(xiàng)目對(duì)招標(biāo)文件、設(shè)計(jì)說明、圖紙研究不透徹，現(xiàn)場(chǎng)考察不充分，與工程技術(shù)人員結(jié)合不緊密，未征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，忽視了重要崗位人員的審查和會(huì)簽，缺失部分技術(shù)條款或合同項(xiàng)設(shè)置不完整，這些都會(huì)影響合同約束條款的準(zhǔn)確性。還有部分項(xiàng)目對(duì)招標(biāo)合同或談判合同的過程安排不恰當(dāng)，在時(shí)間周期上與簽訂審批流程發(fā)生沖突，造成“事后合同”，存在違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。
2.合同履行階段存在的主要問題不及時(shí)簽訂或變更合同，具有業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)存在爭(zhēng)議或違約行為的合同，未予以足夠重視，導(dǎo)致超過訴訟時(shí)效。部分合同過程管理粗放，簽證索賠依據(jù)不足，或相關(guān)法律證據(jù)缺失，從而導(dǎo)致訴訟失敗。雙方完全按照合同履約程度較低，違約現(xiàn)象嚴(yán)重。以上實(shí)際操作過程中產(chǎn)生的問題，主要是由于忽視合同的全周期管理，重視簽約而不重視合同履行所致。3.合同關(guān)閉階段存在的問題對(duì)已簽署合同的歸檔，僅限于最終合同文本存檔，而忽略采購(gòu)過程文件資料歸檔，導(dǎo)致后期合同跟蹤、合同糾紛無可追溯之源，也會(huì)給內(nèi)部審計(jì)工作帶來困難。缺少合同后評(píng)價(jià)，導(dǎo)致錯(cuò)誤教訓(xùn)未及時(shí)吸取更正，問題重復(fù)發(fā)生。
四、強(qiáng)化合同全周期管理
合同管理是系統(tǒng)性工作，貫穿于合同管理全過程，每一環(huán)節(jié)的規(guī)范科學(xué)管理都將對(duì)合同乃至項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響，因此要建立基于全周期管理的理念，從事前、事中、事后全流程監(jiān)督監(jiān)控合同各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)的執(zhí)行。尤其是對(duì)合同的動(dòng)態(tài)管理，要擯棄“重簽約、輕履行”的舊觀念，對(duì)合同履行期間實(shí)施有效監(jiān)督管理，保證合同履行的最終效果。
1.深化合同簽訂管理在合同簽訂前，合同管理部門要會(huì)同各業(yè)務(wù)部門認(rèn)真分析合同文本的各項(xiàng)內(nèi)容、條款，確保切實(shí)可行，權(quán)責(zé)分明。一是要嚴(yán)格審查供應(yīng)商的資質(zhì)，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商才能提高采辦效率，降低成本。二是提高設(shè)計(jì)圖紙和招標(biāo)文件的研究深度，針對(duì)石油管道采購(gòu)特點(diǎn)，特別是長(zhǎng)周期設(shè)備等關(guān)鍵物資，有針對(duì)性地設(shè)置條款，提前啟動(dòng)采購(gòu)程序，對(duì)于相似內(nèi)容可以采用標(biāo)準(zhǔn)化模板，有利于優(yōu)化資源、降低供貨風(fēng)險(xiǎn)。三是嚴(yán)密把關(guān)，組織專業(yè)人士進(jìn)行評(píng)審，使用合同專用章，采用不同類型專門編號(hào)。這樣不僅保障合同的合法合規(guī)，也有利于防患于未然。
2.強(qiáng)化合同履行管理合同履行過程管理是合同全周期管理中最難監(jiān)管的一個(gè)階段。要扎實(shí)開展日常基礎(chǔ)管理、執(zhí)行控制工作。合同簽訂后，項(xiàng)目經(jīng)理要落實(shí)采辦責(zé)任，加強(qiáng)與供應(yīng)商溝通，按合同約定做好駐廠監(jiān)督、期中驗(yàn)收、現(xiàn)場(chǎng)交驗(yàn)等基礎(chǔ)工作。要經(jīng)常深入現(xiàn)場(chǎng)，掌握熟悉工程進(jìn)展和供貨進(jìn)度，關(guān)注設(shè)計(jì)變更、施工變更等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，尤其是一些不按預(yù)定方案變更的設(shè)計(jì)變更、工程變更，要嚴(yán)格控制，及時(shí)辦理變更的相關(guān)審批手續(xù)，確保物資供應(yīng)和驗(yàn)收簽證手續(xù)的及時(shí)有效、真實(shí)準(zhǔn)確。要根據(jù)物資生產(chǎn)、交付、變更情況，嚴(yán)格履行付款審批流程，尤其對(duì)于合同履行中的異常情況進(jìn)行重點(diǎn)跟蹤備案，如有糾紛及時(shí)止損。審計(jì)監(jiān)督部門要發(fā)揮監(jiān)督職能，重點(diǎn)項(xiàng)目出現(xiàn)異常要及時(shí)給予關(guān)注，從主體責(zé)任、監(jiān)督責(zé)任兩個(gè)方面共同推動(dòng)合同依法合規(guī)履行。
3.從嚴(yán)合同關(guān)閉管理合同關(guān)閉管理包括：一是涉及到合同資料的歸檔，從過程資料到文本付款資料都要進(jìn)行整理歸檔，合同管理已進(jìn)入信息化管控時(shí)代，可依托信息平臺(tái)資料，將紙質(zhì)文本一一對(duì)應(yīng)，為法律糾紛提供重要憑證。二是及時(shí)對(duì)合同關(guān)閉結(jié)果進(jìn)行跟蹤，涉及結(jié)算、違約等糾紛的，及時(shí)行使索賠權(quán)，維護(hù)自身合法權(quán)益。三是對(duì)合同履行全流程進(jìn)行后評(píng)價(jià)分析，分析得失，為今后的采購(gòu)合同提供經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。四是將合同履行后評(píng)價(jià)結(jié)果應(yīng)用到供應(yīng)商管理中，建立完備的供應(yīng)商庫(kù)和動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商形成戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，清退不合格供應(yīng)商。
五、完善合同管理保障體系
企業(yè)強(qiáng)化合同管理離不開制度體系、組織體系、考核激勵(lì)機(jī)制和信息化技術(shù)的保障。
1.完善合同管理制度合同本身是具有法律效力的文本，與合同相關(guān)方的責(zé)權(quán)利直接相關(guān)，要制訂切實(shí)可行的合同管理制度，為合同履約提供有力的支撐與保障。包括對(duì)組織機(jī)構(gòu)、人員配置、運(yùn)行流程、信息化管理、監(jiān)督檢查、績(jī)效考核等方面做出具體規(guī)定。比如，中油管道物資裝備有限公司近年來在績(jī)效考核中引入的“事后合同”、“訴訟糾紛”專項(xiàng)指標(biāo)，既真實(shí)反映了合同管理中暴露的問題，也有效避免了相關(guān)不合規(guī)事件，降低了訴訟風(fēng)險(xiǎn)，起到了制度制約作用。
2.提高信息化的業(yè)務(wù)融合度隨著信息化、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，合同專業(yè)軟件成熟度越來越高，并且企業(yè)逐步將合同管理與財(cái)務(wù)管理、項(xiàng)目管理、供應(yīng)商管理、審計(jì)監(jiān)督、檔案管理等業(yè)務(wù)融合開發(fā)，大幅提高了企業(yè)合同管理和經(jīng)營(yíng)管理水平。比如，中石油管道局統(tǒng)一開發(fā)推廣的以ERP系統(tǒng)、工程項(xiàng)目管理平臺(tái)、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)為核心的企業(yè)級(jí)經(jīng)營(yíng)管理信息系統(tǒng)，將合同簽訂、審核、資金撥付等強(qiáng)關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)進(jìn)行有效融合，通過在線操作、流程控制、智能分析等手段，逐步實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)管理、全程控制，提高了經(jīng)營(yíng)一體化管理水平。其中，合同管理系統(tǒng)已經(jīng)多次升級(jí)，業(yè)面操作更加友好，業(yè)務(wù)融合度更高，為合同全周期管理提供了先進(jìn)手段。電子商務(wù)方面，中油管道物資裝備有限公司已將供應(yīng)商納入企業(yè)電子招標(biāo)、集中采購(gòu)商務(wù)平臺(tái)，利用線上線下兩種模式，大幅提高了采購(gòu)效率。中石油集團(tuán)公司統(tǒng)推的聯(lián)合監(jiān)督電子信息系統(tǒng)，對(duì)所有線上運(yùn)行的合同開展電子監(jiān)查。系統(tǒng)登錄人員可以根據(jù)權(quán)限采集匯總分析大數(shù)據(jù)，更全面精準(zhǔn)地開展合同相關(guān)工作。這些信息系統(tǒng)經(jīng)過多年數(shù)據(jù)沉淀和系統(tǒng)升級(jí)，統(tǒng)計(jì)分析功能變得更加全面，必將在未來經(jīng)營(yíng)管理中發(fā)揮越來越大的作用。
3.加強(qiáng)采購(gòu)經(jīng)營(yíng)管理隊(duì)伍建設(shè)石油管道物資采購(gòu)合同的專業(yè)性，要求采購(gòu)人員具備大量專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐積累。采購(gòu)人員不僅要知曉合同法律方面的知識(shí)，更重要的是熟悉和掌握采購(gòu)產(chǎn)品物資特性以及管道勘察設(shè)計(jì)、施工、運(yùn)行等專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要熟知采購(gòu)流程及談判技巧。具體培養(yǎng)要求包括如下方面：一是將合同業(yè)務(wù)人員納入企業(yè)經(jīng)營(yíng)專業(yè)隊(duì)伍范疇統(tǒng)一培養(yǎng)，打通合同管理人才成長(zhǎng)通道，加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)、取證上崗和項(xiàng)目鍛煉，培養(yǎng)既具備專業(yè)法務(wù)知識(shí)又熟悉設(shè)備物資、工程實(shí)踐的經(jīng)營(yíng)人才。二是單個(gè)項(xiàng)目的經(jīng)營(yíng)人員應(yīng)相對(duì)固定，保證業(yè)務(wù)延續(xù)性，崗位交流要參照財(cái)務(wù)系統(tǒng)做法，進(jìn)行嚴(yán)格的業(yè)務(wù)交接簽字程序。三是物資采辦是黨風(fēng)廉政問題高發(fā)領(lǐng)域，要加強(qiáng)依法合規(guī)和廉政警示教育，保持警鐘長(zhǎng)鳴，教育引導(dǎo)員工恪守職業(yè)道德，防范廉潔風(fēng)險(xiǎn)。
六、結(jié)語
在實(shí)際工作中，針對(duì)存在的各類難點(diǎn)疑點(diǎn)，要不斷總結(jié)學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗(yàn)，找到切實(shí)有效的解決對(duì)策，從而使得合同管理更加高效，滿足項(xiàng)目物資保供需要，保障企業(yè)合法利益。
作者：岳佳磊 李雪鋒 張敏 單位：中油管道物資裝備有限公司
