淺析海外工程項目信息化建設(shè)思路
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摘要：隨著我國經(jīng)濟(jì)及重工業(yè)的不斷發(fā)展，與國際社會交流程度的不斷加深，越來越多的中國企業(yè)走出國門，開啟了國際化的交流與合作，更多的施工單位也在此過程中增加了對外承包工程的比例，提高了自身實力和國際影響力。本文以“海外工程項目信息化建設(shè)”為主要研究對象，以中材建設(shè)有限公司2015~2018年在阿爾及利亞開啟的四個海外工程項目為例，從兩個層面對這一話題展開論述。
關(guān)鍵詞：海外工程；項目管理；財務(wù)管理；信息化建設(shè)
時至今日，地球已經(jīng)變成一個徹底的村落，國與國之間的交流、合作越來越深，頻數(shù)也不斷增多。在這樣一種情況下，中國施工企業(yè)走出國門，對外承包工程項目形成一種趨勢，也成為無數(shù)企業(yè)用以夯實基礎(chǔ)、提升口碑、增強(qiáng)品牌國際影響力的重要手段和舉措。2015年~2018年年間，中材建設(shè)有限公司先后與阿爾及利亞SPACILAS公司、BISKRIA水泥公司、GICA水泥集團(tuán)旗下ZAHANA水泥公司、GICA水泥集團(tuán)旗下SSC水泥公司達(dá)成合作協(xié)議，在阿爾及利亞先后開啟四項海外工程。在項目結(jié)束后，筆者對這四項海外工程的管理情況進(jìn)行了總結(jié)，尤其針對信息化管理的實踐，提出自己的觀點和看法，供參考借鑒。
一、海外工程項目管理信息化建設(shè)思路
信息化建設(shè)是如今科技發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)所衍生出的現(xiàn)代化管理方式。海外工程項目管理信息化的實現(xiàn)離不開穩(wěn)定的硬件運行環(huán)境、成熟的信息技術(shù)支撐以及科學(xué)的組織管理體系，具體來說，其包括下面幾方面的要素。
（一）對管理信息化系統(tǒng)的精準(zhǔn)定位精準(zhǔn)定位主要包括，信息系統(tǒng)的建設(shè)需求、具體建設(shè)模式以及該系統(tǒng)建立之后，具體管理范圍和應(yīng)用領(lǐng)域。中材建設(shè)有限公司所搭建的信息系統(tǒng)主要用于海外項目的財務(wù)管理、招標(biāo)采購管理、供應(yīng)商管理、合同管理、施工質(zhì)量管理、物流管理等。同時，該系統(tǒng)具有強(qiáng)烈的共享意識，可以采取海內(nèi)外同步登錄的方式進(jìn)行管理，便于處在國內(nèi)的公司總部，及時了解海外工程的各項數(shù)據(jù)及信息。
（二）管理層對信息化應(yīng)用的貫徹和落實海外工程的直屬管理者應(yīng)充分意識到信息化建設(shè)的重要意義，并且積極推動落地，加強(qiáng)推廣和宣傳。其可以幫助管理者同期對多個項目進(jìn)行監(jiān)控，甚至減少了管理者的差旅和管理成本，直接提高管理效率。在中材建設(shè)有限公司推進(jìn)海外項目期間，多個項目共用一套信息管理系統(tǒng)，其在具備基本的線上審批功能之余，還具有云會議、遠(yuǎn)程監(jiān)管等作用，大大改善了項目管理的效果。
（三）全過程信息化管理制度的應(yīng)用和分享信息化管理系統(tǒng)必然需要以完備的信息化管理制度作為支撐，其目的在于規(guī)范管理工作，讓系統(tǒng)擁有統(tǒng)一的編碼體系，規(guī)范的信息錄入、收集、審核和共享機(jī)制，以便為其所引導(dǎo)的管理舉措更加程序化、規(guī)范化和科學(xué)化。以此為導(dǎo)向，中材建設(shè)有限公司針對各海外工程特設(shè)了有關(guān)信息化系統(tǒng)應(yīng)用、管理權(quán)限、系統(tǒng)維護(hù)、風(fēng)險防控等一系列硬性制度，要求全體工作人員嚴(yán)格遵守，并進(jìn)行內(nèi)部傳閱和分享。
（四）設(shè)定專職信息管理員在推進(jìn)海外工程期間，必須委派專人對項目管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行管理和運營，其不僅需要具備足夠的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識，對軟硬件等也要十分了解。根據(jù)項目所在地的不同，當(dāng)數(shù)個項目同屬于一個語系時，可委派專人進(jìn)行管理；當(dāng)多個項目所使用的交流和溝通語言存在差異時，管理人員要臨時組建團(tuán)隊，目的就在于保證溝通無障礙。
二、海外工程財務(wù)管理及風(fēng)險防控的信息化建設(shè)思路
在海外工程財務(wù)管理及風(fēng)險防控信息化建設(shè)領(lǐng)域，中材建設(shè)有限公司主要是從兩個層面來展開的。
（一）財務(wù)管理思路所謂財務(wù)管理信息化建設(shè)，即企業(yè)在進(jìn)行財務(wù)管理的過程中，充分應(yīng)用現(xiàn)代化的信息科技，在企業(yè)內(nèi)部建立一套完整的信息管理和應(yīng)用系統(tǒng)，讓其財務(wù)信息得到進(jìn)一步的集成和共享，進(jìn)而達(dá)到提高企業(yè)財務(wù)管理水平的目的。而對于海外工程而言，財務(wù)管理的難點在于環(huán)境的差異性、跨區(qū)域的共享、人才的復(fù)合性訴求，其要想在真正意義上實現(xiàn)管理的信息化，需要從下面幾個角度開展。1.建立一支優(yōu)秀的、能夠為信息化實踐服務(wù)的人才隊伍海外工程財務(wù)管理有賴于對相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，包括對財務(wù)知識、軟件、當(dāng)?shù)囟愂照叩膶W(xué)習(xí)，財務(wù)管理人員可以相互交流經(jīng)驗，也可以向合作方的財務(wù)管理人員學(xué)習(xí)當(dāng)?shù)囟愂照吆拓攧?wù)管理手段，實現(xiàn)共同進(jìn)步。只有成立一支優(yōu)秀的、能夠為信息化實踐服務(wù)的財務(wù)管理團(tuán)隊，其才能將財務(wù)管理信息化存在的優(yōu)勢和價值切實落實到海外項目財務(wù)管理的過程中，優(yōu)化管理、節(jié)約管理成本、降低財務(wù)風(fēng)險。2.建立健全內(nèi)部控制制度為了明確財務(wù)管理信息化的意義和價值，必須同步建立起完備的內(nèi)控制度，其通過加強(qiáng)對財務(wù)信息質(zhì)量的監(jiān)督、制約，不斷改善財務(wù)管理的效果，推進(jìn)信息化快而準(zhǔn)地實現(xiàn)。因為海外項目終歸離國內(nèi)的企業(yè)總部距離甚遠(yuǎn)，國內(nèi)監(jiān)管不到位的情況時有發(fā)生，加強(qiáng)海外項目的內(nèi)控管理，才能避免項目建設(shè)過程中遭遇“損失”。3.完善信息化應(yīng)用的安全防護(hù)體系在信息化系統(tǒng)建設(shè)的不同階段，項目組都需要設(shè)立具體的階段性目標(biāo)，并圍繞這個階段有可能出現(xiàn)的問題、風(fēng)險和困難，制定相應(yīng)的安全預(yù)案，就其是否真的成立做出可行性論證。具體來說，完整的安全防護(hù)體系包括互聯(lián)網(wǎng)信息安全、財務(wù)數(shù)據(jù)共享安全、跨地區(qū)財務(wù)管理體系安全、資金流入流出安全、稅收籌劃安全等。4.建立完善的財務(wù)管理一體化流程財務(wù)管理信息化的實踐更迭了傳統(tǒng)的財務(wù)管理理念，這對于優(yōu)化海外工程財務(wù)管理具有顯而易見的作用。當(dāng)出現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)時，可以根據(jù)財務(wù)信息的生成規(guī)則，進(jìn)一步生成會計憑證，然后將相關(guān)結(jié)果置于數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，自動輸出財務(wù)結(jié)果，如此也可以被理解為財務(wù)管理的一體化實踐。這樣既削減了財務(wù)人員的工作量，又能避免人為核算的失誤，尤其面對海外項目組人員不足的客觀現(xiàn)狀，更有助于提高財務(wù)管理的精準(zhǔn)度。
（二）風(fēng)險防控思路對于海外工程項目而言，其面臨的風(fēng)險來自多個方面，除了眾所周知的財務(wù)風(fēng)險外，還有采購風(fēng)險、物流風(fēng)險、建設(shè)質(zhì)量風(fēng)險等。在這些方面，中材建設(shè)有限公司根據(jù)實際項目的建設(shè)情況，總結(jié)了豐富的經(jīng)驗。1.集中招標(biāo)采購，確保采購成本的可防可控對海外工程而言，甲方往往對項目工期、采購進(jìn)度、施工質(zhì)量有著非常苛刻的要求，很多時候單純國內(nèi)采購物料的方式已經(jīng)無法滿足當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)的需求，所以不得不在當(dāng)?shù)剡M(jìn)行采購，以求壓縮采購周期、規(guī)避進(jìn)口采購風(fēng)險等。基于此，中材建設(shè)有限公司專門打造了統(tǒng)一且集中的海外招標(biāo)采購平臺，用以項目所需的設(shè)備、物資的網(wǎng)絡(luò)招標(biāo)與采購管理。同時，采取海外多項目聯(lián)動的方式，這便于對區(qū)域內(nèi)的采購成本進(jìn)行橫向比較，對于實現(xiàn)成本管控最優(yōu)化，自然意義非凡。2.鎖定優(yōu)質(zhì)合作伙伴，提高抗風(fēng)險能力通過匯總各風(fēng)險信息，海外項目組建立了優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商的“素材庫”，在有需要進(jìn)行原料采購的過程中，必須從“素材庫”中選取供應(yīng)商。與此同時，針對多次合作的效果，總部會就這些供應(yīng)商的履約情況、成本消耗、供應(yīng)質(zhì)量進(jìn)行綜合分析，采取打分制，評分高的供應(yīng)商將成為優(yōu)先選擇的合作者。通過保障原料的穩(wěn)定性和品質(zhì)，來降低在施工過程中出現(xiàn)原料風(fēng)險的可能性。3.遠(yuǎn)程專家會診，謹(jǐn)防質(zhì)量問題海外工程質(zhì)量風(fēng)險主要來自施工前期籌備階段、施工過程、竣工驗收階段、后續(xù)保養(yǎng)和維護(hù)階段，具體表現(xiàn)在管理失誤導(dǎo)致的質(zhì)量風(fēng)險、物資不合格導(dǎo)致的質(zhì)量風(fēng)險以及施工方法及工藝不正確所引發(fā)的質(zhì)量風(fēng)險等。為了應(yīng)對此類情況，中材建設(shè)有限公司特地建設(shè)了海外項目現(xiàn)場管理系統(tǒng)，其以計劃為主線、根據(jù)合同要求，梳理各項質(zhì)量控制要素，并由系統(tǒng)推送給相關(guān)人員，只要現(xiàn)場管理需要對某項質(zhì)量要素進(jìn)行驗收，就必須通過PC或者移動端拍攝視頻，回傳至企業(yè)總部，由坐鎮(zhèn)總部的專家對海外項目的施工情況進(jìn)行全面“會診”，并針對出現(xiàn)問題的模塊及時提出整改意見，規(guī)避風(fēng)險。4.全鏈條物流監(jiān)督管理，降低海外物資儲運風(fēng)險海外工程的物流管理所面臨的形勢頗為嚴(yán)峻，上至采購、下至施工現(xiàn)場，是海外項目管理和風(fēng)險防控當(dāng)中頗為關(guān)鍵的一環(huán)。物流環(huán)節(jié)涉及的細(xì)節(jié)多、周期長、人員需求量大，其有必要形成全鏈條物流監(jiān)督管理，降低海外物資儲運風(fēng)險。中材建設(shè)有限公司憑借信息化手段，充分建立了從工廠到施工現(xiàn)場的“倉庫”到“倉庫”的鏈條式物流體系，依托移動終端、物聯(lián)網(wǎng)，將原料、倉庫、物流車輛、現(xiàn)場倉庫、工作人員進(jìn)行全編號管理，實現(xiàn)了原料、物流、倉儲管理的有效結(jié)合，徹底改善了海外工程的物資儲運和監(jiān)管效果。
三、結(jié)束語
信息化建設(shè)對海外工程項目管理具有十分重要的作用，其不僅有助于規(guī)范海外項目的管理模式，而且有助于提高風(fēng)險防控能力和財務(wù)管理水平，是海外項目管理的最終走向。就實際情況而言，相關(guān)企業(yè)有必要建立專屬于自己的信息化管理平臺，提高對海外項目信息的獲取和管理能力，確保其能夠在激烈的國際化競爭中拔得頭籌。
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作者：馮墨池 單位：中國天辰工程有限公司