數(shù)字檔案管理用于電力工程設(shè)計(jì)論文

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一、數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案管理在電力工程中應(yīng)用對(duì)比分析

1．檔案保管方式不同

傳統(tǒng)的項(xiàng)目圖紙等實(shí)物檔案，按照卷冊(cè)號(hào)有序地存放于庫(kù)房的檔案排架上，依照檔案庫(kù)的防火、防霉、防盜等規(guī)定進(jìn)行保管。數(shù)字檔案的安全保管建立在數(shù)據(jù)中心的系統(tǒng)安全管理、設(shè)備操作管理、訪問(wèn)權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份管理等一系列的安全管理措施之上，側(cè)重于防病毒、防攻擊、防災(zāi)害等數(shù)據(jù)安全管理，其安全性明顯高于傳統(tǒng)檔案。

2．檔案利用方式不同

傳統(tǒng)檔案利用需要設(shè)計(jì)人員親自到檔案館借閱，且受限于實(shí)體檔案的數(shù)量、檔案的借閱情況、檔案館的開(kāi)館時(shí)間等，利用率較低。數(shù)字檔案充分利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋憬菪院蛯?shí)時(shí)性，隨時(shí)為用戶(hù)提供瀏覽或下載檔案服務(wù)。數(shù)字檔案的使用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，使檔案充分發(fā)揮出其自身的價(jià)值。但是，數(shù)字檔案的頻繁訪問(wèn)也對(duì)數(shù)字檔案管理在電力工程設(shè)計(jì)中的應(yīng)用分析文/周惠平檔案系統(tǒng)的健壯性、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的合理性、檔案編研的科學(xué)性，提出了更高的要求。

二、在電力工程設(shè)計(jì)中加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的對(duì)策

1．加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)平臺(tái)建設(shè)

檔案管理服務(wù)于電力工程設(shè)計(jì)工作，所以，數(shù)字檔案管理平臺(tái)不是孤立的，而是與協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)集成于同一工作平臺(tái)。電力設(shè)計(jì)院的設(shè)計(jì)人員與檔案管理人員，都使用該平臺(tái)進(jìn)行設(shè)計(jì)和檔案管理等工作，并通過(guò)該平臺(tái)實(shí)時(shí)在線溝通。在協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)上設(shè)計(jì)完成的電力工程，其電子檔案基于網(wǎng)絡(luò)審核合格后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)接收、整理和網(wǎng)上歸檔。應(yīng)用檔案管理業(yè)務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)在線檔案收集，保證了電子文檔的真實(shí)性、及時(shí)性和有效性，并能定期對(duì)電子文檔進(jìn)行版本更新，極大地提高了工作效率。

2．構(gòu)建各類(lèi)檔案信息庫(kù)

檔案數(shù)字化是一項(xiàng)細(xì)致而繁瑣的工作，底圖和文書(shū)檔案需進(jìn)行掃描，聲像檔案可采用錄像轉(zhuǎn)視頻文件、照片生成電子圖片等方式，集中進(jìn)行數(shù)字化處理。工程檔案采用大流水工作方式數(shù)字化后，需進(jìn)一步進(jìn)行網(wǎng)上編目，自動(dòng)生成流水號(hào)、文檔掛接等工作，構(gòu)建各類(lèi)檔案信息庫(kù)。檔案管理平臺(tái)具有電子檔案密級(jí)和權(quán)限劃分功能，可以根據(jù)密級(jí)和權(quán)限劃分規(guī)則，對(duì)全部電子檔案進(jìn)行密級(jí)和權(quán)限劃分，從而實(shí)現(xiàn)了檔案信息庫(kù)的自動(dòng)安全管理。

3．實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的集中統(tǒng)一管理

為實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的自身價(jià)值，使其更好地服務(wù)于電力工程設(shè)計(jì)人員，還需要革新管理方式，完善管理制度。一是對(duì)數(shù)字檔案的存儲(chǔ)、備份和數(shù)據(jù)安全管理。制定數(shù)據(jù)存儲(chǔ)物理位置方案，制定數(shù)據(jù)備份方案，定期異地備份并對(duì)備份內(nèi)容進(jìn)行檢查，落實(shí)存儲(chǔ)和備份責(zé)任人，確保各項(xiàng)工程核心數(shù)據(jù)運(yùn)行安全。二是對(duì)電子檔案的密級(jí)和權(quán)限劃分管理。使用者需根據(jù)工程檔案密級(jí)和各自的使用權(quán)限查詢(xún)、借閱電子檔案，使各類(lèi)資料訪問(wèn)具有可控性。三是對(duì)各類(lèi)檔案的工作流程管理。完善工程設(shè)計(jì)、科技資料、測(cè)繪資料、文書(shū)檔案等各類(lèi)檔案的網(wǎng)上電子借閱流程，同時(shí)做好可借閱文檔的網(wǎng)內(nèi)加密工作，保證電子文檔的安全有效利用。四是對(duì)相關(guān)人員的職責(zé)管理。革新數(shù)字檔案業(yè)務(wù)職能，明確各個(gè)設(shè)備、各項(xiàng)工程檔案對(duì)應(yīng)的責(zé)任人，嚴(yán)格控制具有設(shè)備訪問(wèn)權(quán)限人員的操作，加強(qiáng)日常管理。

作者：周惠平 單位：中國(guó)電力工程顧問(wèn)集團(tuán)公司東北電力設(shè)計(jì)院