電子文檔風(fēng)險(xiǎn)管理論文
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1電子文檔的風(fēng)險(xiǎn)種類劃分
根據(jù)電子文檔的生命周期劃分，可以將電子文檔的風(fēng)險(xiǎn)劃分為產(chǎn)生階段的風(fēng)險(xiǎn)、使用階段的風(fēng)險(xiǎn)和保管階段的風(fēng)險(xiǎn)。電子文檔在產(chǎn)生階段的風(fēng)險(xiǎn)，主要體現(xiàn)在電子文檔形成階段，內(nèi)容不全面不客觀，不真實(shí)不準(zhǔn)確等。在對(duì)電子文檔進(jìn)行保存或者修改時(shí)，可能因某些操作方法不當(dāng)，造成電子文檔格式不準(zhǔn)確，從而引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)。在電子文檔的使用階段，因電子文檔自身的特性，所以導(dǎo)致可以進(jìn)行隨意修改，卻難以留下修改的痕跡，或者在電子文檔使用過程中，存在保護(hù)不當(dāng)，被人為復(fù)制傳播，造成泄密。在電子文檔的保管階段，保管人員責(zé)任性不強(qiáng)，或因某些技術(shù)漏洞等，會(huì)給這一階段的電子文檔帶來安全隱患。
2電子文檔風(fēng)險(xiǎn)管理方面存在的問題
2.1電子文檔缺乏科學(xué)管理方法
電子文檔如何有效地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理，長(zhǎng)期以來，并沒有統(tǒng)一的科學(xué)管理方法，仍然采用紙質(zhì)文檔的管理方法，這種落后的文檔管理方法，很難有效地運(yùn)用在電子文檔的管理過程中。對(duì)電子文檔的管理缺乏系統(tǒng)的科學(xué)論證，缺乏科學(xué)的管理手段，都容易給電子文檔帶來風(fēng)險(xiǎn)。另外在電子文檔的管理過程中，對(duì)于其安全管理工作存在很嚴(yán)重的偏差。在電子文檔的管理人員看來，為了確保電子文檔的絕對(duì)安全，可以采用任何極端措施，但其實(shí)電子文檔的安全是相對(duì)的，風(fēng)險(xiǎn)是絕對(duì)的，這種次序顛倒的認(rèn)知，使得實(shí)踐中的方法很難有效地運(yùn)用到電子文檔的管理過程中。另外部分電子文檔的管理人員缺乏安全管理意識(shí)，對(duì)電子文檔的保管依賴于網(wǎng)絡(luò)密碼和計(jì)算機(jī)密碼等初級(jí)技術(shù)等，都可能給電子文檔的保管帶來安全隱患。
2.2電子文檔的管理環(huán)節(jié)不連貫
電子文檔的重要性不僅僅在于它的隱私內(nèi)容、更重要得是，電子文檔其實(shí)是企業(yè)的一種隱形資產(chǎn)。在對(duì)電子文檔的管理工作中，應(yīng)該將各個(gè)環(huán)節(jié)連貫起來，形成對(duì)電子文檔的一種系統(tǒng)管理。但現(xiàn)實(shí)中，對(duì)電子文檔的管理工作存在很大的漏洞。電子文檔的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控等是一個(gè)系統(tǒng)化的管理過程中，缺乏任何一個(gè)環(huán)節(jié)，都可能造成電子文檔的風(fēng)險(xiǎn)。但人們往往忽略電子文檔的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估環(huán)節(jié)，憑借著經(jīng)驗(yàn)或者“他山之石”進(jìn)行粗略地風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，一旦確定自身風(fēng)險(xiǎn)后，在風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方面也存在著很大的漏洞，風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)不徹底不科學(xué)，在風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控環(huán)節(jié)中，往往僅僅停留在電子文檔產(chǎn)生和使用階段，對(duì)其傳輸階段的監(jiān)控意識(shí)和監(jiān)控能力不到位。
3對(duì)電子文檔風(fēng)險(xiǎn)管理的思考
風(fēng)險(xiǎn)管理的電子文檔安全管理體系是一個(gè)系統(tǒng)化、程序化和文件化的管理體系。具體應(yīng)該處理好以下幾個(gè)方面。
3.1提升電子文檔的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)
物質(zhì)決定意識(shí)，意識(shí)反作用于物質(zhì)，這是亙古不變的哲理，運(yùn)用到電子文檔的風(fēng)險(xiǎn)管理中，要求管理人員要樹立電子文檔的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)到電子文檔其實(shí)是存在風(fēng)險(xiǎn)的，沒有絕對(duì)安全的電子文檔管理方法，任何方法都是存在漏洞可言的，應(yīng)該只有樹立電子文檔的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，才能做好風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估、風(fēng)險(xiǎn)分析等，也才能規(guī)避電子文檔可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。
3.2構(gòu)建電子文檔的風(fēng)險(xiǎn)管理體系
在電子文檔的風(fēng)險(xiǎn)管理中，要構(gòu)建環(huán)環(huán)相扣的管理體系，從風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別入手，依次做好風(fēng)險(xiǎn)分析、風(fēng)險(xiǎn)控制、風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別是風(fēng)險(xiǎn)管理體系的首要環(huán)節(jié)，在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別中，要求管理人員對(duì)電子文檔可能存在的或者已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效識(shí)別，將風(fēng)險(xiǎn)按照性質(zhì)、產(chǎn)生原因、產(chǎn)生階段等不同進(jìn)行有效分類，分類的目的是辨明風(fēng)險(xiǎn)的種類，便于管理人員進(jìn)行原因查找，并推進(jìn)應(yīng)對(duì)辦法。風(fēng)險(xiǎn)分析其實(shí)就是預(yù)測(cè)風(fēng)險(xiǎn)的影響范圍及大小，在識(shí)別完畢風(fēng)險(xiǎn)后，要對(duì)風(fēng)險(xiǎn)帶來的危害性進(jìn)行有效分析，以估計(jì)其發(fā)生頻率、影響范圍、影響大小等。風(fēng)險(xiǎn)控制是在管理人員識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，并做風(fēng)險(xiǎn)作出一定的分析后，為了防止風(fēng)險(xiǎn)對(duì)電子文檔的破壞，需要及時(shí)采取一定的措施來保證電子文檔的安全。風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告是風(fēng)險(xiǎn)管理體系的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，管理人員需要對(duì)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、分析及控制進(jìn)行總結(jié)，總結(jié)不足之處，將其形成經(jīng)驗(yàn)，以便充實(shí)整個(gè)電子文檔的風(fēng)險(xiǎn)管理環(huán)節(jié)。
4結(jié)束語
電子文檔的風(fēng)險(xiǎn)管理體系并不完善，需要根據(jù)電子信息技術(shù)的發(fā)展不斷充實(shí)，在實(shí)踐中也應(yīng)該不斷構(gòu)建科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)管理體系，以應(yīng)該更加復(fù)雜的電子文檔風(fēng)險(xiǎn)。
作者：吳曉燕 單位：中共徐州市委黨校辦公室
