房地產(chǎn)檔案管理工作策略探討

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【摘要】房地產(chǎn)檔案是檔案的重要構(gòu)成部分，我國房地產(chǎn)檔案管理工作主要是對檔案進行收集、整理與保管等，這要求房地產(chǎn)工作人員要做好檔案管理工作的記錄與保管，通過科學的管理手段不斷提高管理的有效性。本文將對房地產(chǎn)檔案管理工作現(xiàn)狀展開合理的分析，明確管理中的不足，并提出有效的對策，進一步提高檔案管理水平。

【關鍵詞】房地產(chǎn)；檔案管理；文書檔案；策略

房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)工作人員對房屋產(chǎn)權(quán)交易各項信息進行整理和保管的重要內(nèi)容?，F(xiàn)階段，由于房地產(chǎn)檔案管理環(huán)境的改變，使得檔案管理模式受到一定的挑戰(zhàn)，檔案在管理保管及利用方面出現(xiàn)很多問題，這在一定程度上加大了房地產(chǎn)檔案管理工作的難度，要求單位管理人員意識到檔案管理的重要作用，從而采取有效的措施解決此類問題，提高檔案檔案管理的有效性，使自身的工作能力和管理水平都得到極大的提升。

一、房地產(chǎn)檔案管理工作的重要意義

房地產(chǎn)檔案管理指的是房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)發(fā)證登記、交易買賣等活動中，通過收集整理的方式將產(chǎn)權(quán)人房屋狀況以及土地占用情況匯成完整的產(chǎn)權(quán)信息，并利用圖紙、照片、錄音等載體將其統(tǒng)一歸檔，作為日后產(chǎn)權(quán)變更的依據(jù)。因此，房地產(chǎn)檔案管理人員的工作水平，會對檔案利用效率起著決定性作用，為了更好地適應當下我國社會的需求，需要通過正確的管理方式來保證檔案管理的有效性，同時還要按照相關法律規(guī)定依法對房地產(chǎn)檔案進行管理，以此來促進房地產(chǎn)檔案管理的權(quán)威性和實用性，使其價值得到充分發(fā)揮，同時，還要利用現(xiàn)代化的管理手段，實現(xiàn)數(shù)字化檔案建設，對提高檔案管理效率起著積極作用。

二、房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理創(chuàng)新意識不強。隨著我國經(jīng)濟社會的發(fā)展，房地產(chǎn)檔案在不斷增多的同時，檔案利用效率也在不斷增長，人們對所提供的服務質(zhì)量和要求也在不斷增多，這要求檔案管理人員在原有工作職能基礎上不斷提高自身的行政管理水平和服務水平，具有良好的服務意識，同時還要不斷與時俱進，細化檔案管理規(guī)則，提高檔案管理的先進性。當下房地產(chǎn)檔案管理人員不論從自身的工作能力上還是創(chuàng)新意識上都比較欠缺，檔案管理效率低下，不利于對檔案進行有效利用。

（二）培訓工作不到位。房地產(chǎn)檔案管理培訓工作的開展，對提高管理人員的專業(yè)能力以及現(xiàn)代化水平起著積極作用，房地產(chǎn)檔案是城市房地產(chǎn)管理的綜合體現(xiàn)，而當下我國房地產(chǎn)檔案管理人員自身技能方面存在一定的欠缺，無法掌握基礎的計算機基礎理論操作，進而影響了檔案管理的有效性和管理質(zhì)量。

（三）電子檔案的歸檔及保存不利。隨著我國科技水平的提升，信息化技術在各個領域中得到非常廣泛的應用，房地產(chǎn)行業(yè)加強了對先進技術的應用，提高了檔案整理效率和水平，通過建立數(shù)字化信息系統(tǒng)，促進了檔案管理的便捷化程度，與傳統(tǒng)人工檔案整理方式相比，有著一定的先進之處。信息化水平提高的同時，也對檔案的安全性帶來一定的威脅，電子檔案數(shù)量信息較多，如果不準確篩選，就很容易出現(xiàn)錯誤。

三、做好房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理的策略

（一）加強制度建設，建立運行機制。加強制度建設，建立良性運行機制是開展檔案工作者教育培訓的關鍵和保證。首先，應建立一個完善的繼續(xù)教育管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、獎勵等制度。其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵機制，約束激勵機制可以在一定程度上提高檔案管理工作人員的緊迫感，使其能夠積極參與到繼續(xù)教育中來，提高自身的檔案管理水平。比如檔案管理工作人員上崗前以及輪崗后的崗位培訓，檔案專業(yè)技術人員獲得的專業(yè)技術職務可由終身有效改為動態(tài)管理，從而大大提高檔案管理人員參加教育培訓的動力。

（二）建立獎懲機制，細化監(jiān)督考核。要想提高檔案管理人員對檔案管理的重視程度，需要檔案管理人員認識到工作的重要性，并通過《檔案法》以及相關檔案工作來展開正確的教育，將其作為一項法律義務盡職盡責完成，提高工作的自覺性和主動性，使檔案管理效率得到保證。同時，還要將檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制，做好對檔案材料的有效控制，定期開展考核工作，做到賞罰分明，才能提高檔案管理效率和水平。

（三）加強人力資源建設。房地產(chǎn)檔案工作對工作人員的專業(yè)性要求較高，檔案工作人員素質(zhì)的高低決定檔案工作的優(yōu)劣以及檔案價值。檔案工作人員的素質(zhì)具體體現(xiàn)在：首先，檔案工作人員應具備一定的文化素養(yǎng)。具有較強的邏輯思維能力，可以在大量檔案信息中提取到有價值信息，并將其開發(fā)利用成果完整表達出來。同時，還需要檔案管理人員具備掌握基礎的計算機操作能力，可以對不同年份的檔案數(shù)據(jù)進行對比分析。其次，檔案管理人員應具備一定的專業(yè)素質(zhì)。熟悉相關法律規(guī)定，明確房地產(chǎn)開發(fā)利用方向，能夠獨立辦理各項業(yè)務，掌握檔案開發(fā)利用方法。最后，檔案管理人員應具備一定的職業(yè)道德素養(yǎng)。有良好的責任心，端正自己的服務態(tài)度，真正做到為人民服務，不違法交易，不以權(quán)謀私，堅決維護檔案信息的機密性，堅守崗位職責。房地產(chǎn)檔案管理部門應積極開展工作人員的培訓工作，通過各種方式來保證學習效果，從而使檔案工作人員的整體業(yè)務素質(zhì)能力得到提升。

（四）增強主動服務意識。房地產(chǎn)部門要不斷提高自身影響力，采用網(wǎng)絡媒體等方式對房地產(chǎn)檔案價值進行宣傳，使更多人可以重新認識、了解房地產(chǎn)檔案，以期不斷提高房地產(chǎn)檔案利用效率，為社會經(jīng)濟建設開展提供一定的便利。具體從以下幾方面開展：首先，要做好房地產(chǎn)權(quán)屬登記服務。產(chǎn)權(quán)檔案因其自身存在的動態(tài)性，因此在產(chǎn)權(quán)形成后，往往會隨著房地產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移而不斷發(fā)生改變，這也是產(chǎn)權(quán)管理中最重要的信息資源，是確認變更行為是否合法的重要依據(jù)。其次，做好房地產(chǎn)交易審查服務，隨著房地產(chǎn)發(fā)展前景逐漸廣闊，房地產(chǎn)交易也變得活躍起來，要想保證交易的有效性，就需要通過房地產(chǎn)權(quán)屬檔案來進行查證。最后，為法院解決房地產(chǎn)糾紛服務。房地產(chǎn)教育在增多的同時，房地產(chǎn)糾紛也在不斷增多，各種抵押行為不斷增多，因此需要產(chǎn)權(quán)檔案為司法部門解決糾紛提供依據(jù)，維護當事人正當權(quán)益。

（五）提高檔案管理隊伍的專業(yè)性。要想保證房地產(chǎn)檔案隊伍建設順利開展，需要做好檔案隊伍培訓與考核工作，進一步提高檔案管理人員的知識能力，促進檔案管理工作的有效開展，提高整理效率和整理質(zhì)量，使檔案管理人員主動學習先進的管理知識，提高自身的綜合素質(zhì)和責任感，并協(xié)助各部門更好地開展檔案資料查找管理工作。此外，還要加強交流學習，房地產(chǎn)管理部門應該充分掌握檔案管理人員的工作能力，并以此為基礎建立相應的學習交流平臺，便于后續(xù)工作能夠順利開展。與此同時，還要注重人才的引進，房地產(chǎn)檔案管理工作對檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力要求較高，為了進一步提高房地產(chǎn)檔案管理水平，應不斷挑選優(yōu)秀的管理人員加入房地產(chǎn)檔案管理團隊中來，從而進一步提高房地產(chǎn)檔案管理的整體水平。

（六）房地產(chǎn)開發(fā)檔案信息化建設。首先，要加強并提高對房產(chǎn)檔案管理信息化建設的認識。充分利用現(xiàn)代化信息軟件來進行房地產(chǎn)的檔案整理工作，這是房地產(chǎn)行業(yè)開展檔案管理的必然趨勢，極大地提高房地產(chǎn)檔案的利用效率，也便于查找相關資源，將檔案的價值進行充分的發(fā)揮。其次，要不斷推進檔案管理的數(shù)字化水平。檔案數(shù)字化是房地產(chǎn)信息化建設的基礎，要想應用檔案檢索功能，就需要通過數(shù)字檔案來實現(xiàn)，只有這樣，才能獲取產(chǎn)權(quán)人的房屋信息，這種高級檢索的方式可以幫助管理人員精準查找，為人們提供更加便捷、高效的服務。為了進一步提高信息的全面性，可以通過照相錄入的方式，通過掃描儀的處理將圖像通過信息的方式進行歸檔，在完成檢索和分類環(huán)節(jié)后，使其成為一個完整的數(shù)據(jù)庫。

四、結(jié)語

綜上所述，房地產(chǎn)檔案管理工作作為一項服務性質(zhì)的工作，必須要與時俱進，使檔案記錄與整理能更好地與社會發(fā)展現(xiàn)狀相適應。同時，房地產(chǎn)檔案管理人員還要結(jié)合其發(fā)展現(xiàn)狀制定合理的檔案管理計劃，這樣才能避免管理過程中出現(xiàn)問題，提高其抗風險能力，促進檔案的有效利用。

【參考文獻】

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作者：馮文碧 單位：中山市自然資源檔案館