房地產檔案管理工作

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一、加強信息化建設

長期以來，房地產實體檔案的保護和利用一直是一對無法回避的矛盾。檔案利用得越多，越能體現檔案自身的價值和檔案的專業管理水平，但每次翻閱，哪怕是輕輕的觸摸，都不可避免地對實體檔案造成或多或少的損害，不利于實體檔案的長期保存。解決矛盾的出路只有加快檔案管理信息化、網絡化步伐。檔案的信息化建設徹底改變了這個局面，通過電子掃描等手段能將檔案所涉及的內容完整保存至電子載體，將實體房地產檔案轉換為電子檔案，通過網絡授權提供非實體檔案調閱，真正做到保護和利用“魚”與“熊掌”兼得。同時，在房地產檔案管理活動中全面應用信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理，為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化進程，是檔案管理模式從以檔案實體為重心，向以檔案信息為重心轉變的過程。通過檔案信息資源的數字化和檔案管理過程的網絡化，經系統加工和網絡傳輸后，可大幅提高檔案信息資源的配置效率，實現檔案信息資源共享，大大地提高房地產檔案的管理水平。通過掃描房地產檔案，實現檔案的數字化，用戶可以通過房淺議新時代的房地產檔案管理工作地產檔案的影像查詢系統，直接在網上查詢和打印檔案影像文件，大大方便了檔案的查閱利用，同時也保護了實體檔案。房地產檔案信息化建設，不僅是利用先進設備和技術形成內部局域網絡，實現檔案庫房與政府管理部門以及系統內部各事業單位各辦公地點之間的網絡聯通，而且也有利于房地產檔案管理機構內部克服庫房容量小、庫房較為分散等不足，真正實現庫房有效集中管理，還可以在內部管理系統中增加定置管理功能，快速便捷地查出每份檔案實體的存放位置，方便管理人員在庫房中或多個分散型庫房之間快速調閱所需的檔案。長寧區房地產檔案管理部門通過建立局域網和市區內網聯網平臺，利用先進信息技術手段開發應用了檔案管理系統，分層次多渠道提供房地產檔案信息資源。在長寧區“十三五”信息化建設與應用頂層設計戰略部署和要求下，通過系統升級、信息化硬件設施更新，全面提升房地產檔案信息化應用層次，為增強惠民服務能力提供強有力支持，實現房地產檔案服務融入上海“智慧城市”建設目標，服務大局、服務民生，進一步實現房地產檔案資源信息共享，為民眾提供更全面、高效、便捷的房地產檔案信息服務。

二、強化利用服務

(一)服務大局

近年來長寧區房管局著力推進“十三五”規劃中各項重點工作實施：推進舊區改造，探索不成套房屋改造；保質保量完成舊小區綜合整治和住宅修繕工作；大力推進住宅建設和保障性住房體系建設；積極開展權籍管理和房地產市場工作。面對一系列全局性重大舉措，檔案工作也必須緊緊圍繞大局，堅持“融入、進入、介入、深入”的服務目標，積極參與全局中心工作和重大活動，發揮好檔案工作自身特點，利用好檔案管理的專業優勢，通過加強對全局各業務科室重點工程聯系、溝通，強化對重點工程檔案的管理，為全局各項重點工作提供檔案服務，做到局的決策部署到哪里，相應的檔案工作觸角就延伸到哪里。在全局各項中心工作推進中做到檔案工作同步部署、同步推進，確保檔案工作跟進到位。同時，注重全局工作推進過程中的材料收集整理，承擔積聚和保存全局工作軌跡的光榮使命，為發展做好記錄、留下記憶。

（二）服務民生

在市場經濟環境下，房地產屬于重大資產，其權利以登記為準，因而房地產登記資料成為房地產檔案的重要組成部分，能夠為房地產權屬登記確認服務。房地產權屬可不斷轉移和變更，房地產權屬檔案是合法房地產取得和變更行為的確認依據：為房地產交易審查服務，確認交易行為的合法有效性；為法院解決房地產糾紛服務，伴隨著房地產市場的繁榮與發展，房地產抵押行為也日益增多，糾紛也在呈上升趨勢，因此權屬檔案便成了司法部門解決房地產糾紛的主要依據。長寧區檔案中心承擔了區房管局房地產登記資料查閱和政府信息公開受理的窗口工作，被納入長寧區政府服務窗口規范化建設之中。檔案中心在原有基礎上更加注重民生房地產檔案開發利用，不斷拓展房地產民生檔案服務種類。在接待窗口設立了便民服務、服務指南告知單、意見箱簿、展示牌等資料和設施，要求接待人員做到來有迎聲、問有答聲、去有送聲，查閱接待做到熱情、高效、規范。為了加強檔案查閱接待窗口的規范化建設，通過排隊叫號系統，在保護檔案查閱人隱私的同時提高庫房管理水平和使用效率。通過修訂內部人員查閱單、重新制作公示欄、深入學習登記資料暫行規定、互相討論學習、建言獻策等方法進一步提高窗口接待操作規范水平。在窗口醒目位置增設錄音裝置，配合監控設備將日常接待窗口的聲音圖像全部保留下來，以便在遇到特殊情況時調閱查看，避免糾紛，在保護窗口工作人員的前提下也能更好地為市民服務。

（三）增強編研服務

在市場經濟條件下，政府不再像計劃經濟時代那樣用看得見的手通過下達各類命令、指令的方式對經濟實施直接管理，而是用看不見的手制定各項宏觀經濟政策。再出色的醫生如若不掌握病情也無法對癥下藥。房地產檔案資料經過統計能夠使人了解一個地區的土地狀況和房產的戶數、結構、面積等狀況，不僅能夠反映房地產資源的存量情況，也能反映房地產資源的增量情況。由此可見，房地產檔案室在掌控房地產信息資源方面具有無與倫比的優勢，能夠為政府房地產宏觀調控、城市規劃、舊城改造、住房保障等宏觀經濟政策制定和公共產品供應提供信息支撐和保障。

三、傳承歷史文化

上海絕不只有鱗次櫛比的高樓大廈,更是一座可以閱讀、有故事的城市。許多見證了城市發展的老建筑不僅能勾起大眾的懷舊情懷，而且還孕育了記錄歷史、傳承文化的新價值。要搶救、保護、發掘這些珍貴檔案，通過查閱、分析、辨別和解讀其內容，透過層層迷霧，還原歷史真相，破解歷史的奧秘，探尋事物發展的規律，為上海的建設發展留住珍貴的記憶和城市之魂，提供寶貴的歷史智慧、經驗和通向未來的鑰匙，也將檔案室的作用發揮到極致。檔案管理有一套非常嚴格、規范的工作法則。這套法則是長期實踐經驗的總結，有一定的科學依據。但是在特定情況下，這套法則就顯得不科學了。試想：檔案每一頁需用打號機打號這個規定如果用于珍貴歷史檔案的修復，就會破壞珍貴歷史檔案原貌，達不到修舊如初的目的。長寧區房管局檔案中心前段時間將所保存的房地產專業檔案中咸豐、光緒、宣統、民國時期和中華人民共和國建立初期的珍貴檔案抽調出來集中存放，不僅放置在特制設備內以便日后重點保護，而且投入大量的人力、物力、財力對這批檔案進行搶救性修復。首先邀請經驗豐富的專家對房管局檔案修復人員進行培訓，傳授先進的修復方法，提高檔案修復人員業務技能，使得修復工作在專家的指導下進行，檔案修復人員耐心細致，千方百計做到最小干預、修舊如舊、盡力加固。在修復過程中遇到難題時，修復人員總是先對檔案的破損情況詳盡觀察，尋找癥結所在，然后仔細分析研究，出妙計、開良方，制定詳細完善的修復方案。但是檔案的破損情況千變萬化，非常復雜，修復人員能夠做到具體問題具體分析，針對每一卷檔案制定相應的保護方案，盡力修復。對部分在現有技術、工藝、材料條件下無法修復的破損檔案，修復人員懂得權變，放棄激進的修復方案，改為保守治療。對破損檔案進行除塵、去皺、整齊擺放、掃描、復印等處理，以求適當改善破損檔案狀況，阻止珍貴檔案受到進一步損毀。同時，修復人員積極搜集修復材料，學習新技術、新工藝，努力研究攻關，關注檔案修復新動態。一旦某卷檔案具備修復條件，立即予以修復，力爭將未修復檔案數量降到最低。截至目前，共計16000卷珍貴檔案被修復，“掛彩”的檔案珍品康復了。在為這些珍貴檔案編制檔案目錄的過程中，修復人員發現由于時間跨越長達百年，加之上海具有獨特的歷史背景，這些老檔案有繁體字文言文、英文、法文、日文等不同版本，為了編制目錄，修復人員翻閱了大量歷史書籍，并頻繁上網查詢，終于知曉了每一卷檔案內容。

四、推進事業發展

由于房地產檔案長期自我封閉并受傳統限制，房地產檔案部門被局限在一個狹窄的小圈子里，習慣于被動式服務，缺乏對檔案的主動、有效和積極的開發利用。因而在日后工作中要主動服務于社會，真正做到向公眾開放，實現檔案資源集約化和服務社會優質化，以更好地達到創新服務的目的。

（一）加強房地產檔案人才隊伍培養

不斷提升我局檔案人員的整體水平，努力造就一支政治強、業務精、作風硬、紀律嚴的高素質檔案干部隊伍。積極幫助解決檔案工作中的難題，營造用心想事、潛心謀事、專心工作的環境氛圍。

（二）提高房地產檔案專業教育培訓的針對性和實效性

充分利用房地產發展中的案例進行經常性教育，通過上崗規范性培訓、檔案收集整理實務操作、定期交流等方式，全方位、多角度提高檔案工作人員的職業道德、理論知識、業務技能。建立科學的正向激勵機制，進一步激發檔案工作人員積極性，努力形成有利于優秀人才脫穎而出、健康成長的發展環境。

（三）努力使自己成為學識淵博的復合型人才

任何事業要取得發展，關鍵都在人才。房地產檔案信息已經成為房地產確權、房地產司法訴訟的依據，是記錄歷史、傳承文化的工具，是制定宏觀經濟政策的根據。作為房地產檔案人，不僅要努力學習法律、歷史、經濟學的知識，還要學習文物修復、計算機操作技能，學習古漢語、英語。只有這樣才能更好地駕馭房地產檔案信息，發揮這些信息的潛能。總之，我國已進入新時代，新時代有著豐富的內涵與外延，新時代房地產檔案工作者一方面要繼續腳踏實地做好基礎工作，另一方面要勤于學習、善于思考，與時俱進、勇于創新、善于創新，充分挖掘檔案工作潛力，充分發揮房地產檔案的資源作用，主動為法制建設、文化建設、經濟建設服務。

作者：李露心 單位：長寧區住房保障和房屋管理局檔案信息中心