新政府會(huì)計(jì)制度下集中核算報(bào)賬流程
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摘要：現(xiàn)有財(cái)務(wù)報(bào)賬流程模式啟用時(shí)間不長，在實(shí)際操作過程中，需要不斷深入分析摸索，使得它越來越完善，本文以本財(cái)務(wù)核算中心(稱中心)為例對該報(bào)賬模式進(jìn)行分析，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息優(yōu)勢進(jìn)行探討提出相關(guān)建議，使之逐步實(shí)現(xiàn)報(bào)賬流程化、信息化、自動(dòng)化。
關(guān)鍵詞：報(bào)賬模式；集中核算；探索
一、現(xiàn)有報(bào)賬流程模式
2018年底，為了學(xué)校了解各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)日常開支情況，便于學(xué)校實(shí)時(shí)掌握經(jīng)費(fèi)運(yùn)行動(dòng)態(tài)，切實(shí)為學(xué)校所需，為學(xué)校所用，彌補(bǔ)中心與學(xué)校之間的支付動(dòng)態(tài)信息斷層，初步建立如下示意圖財(cái)務(wù)報(bào)賬流程，其中聯(lián)絡(luò)員是在整個(gè)報(bào)賬過程扮演著重要的角色，是學(xué)校與中心的溝通橋梁和紐帶。對于聯(lián)絡(luò)員不是簡單地把手工填寫支付單改為支付管理系統(tǒng)錄入報(bào)銷單的變化，而是對票據(jù)進(jìn)行初步審核，更是信息錄入過程的再次核對。對于本中心會(huì)計(jì)來說，對原始票據(jù)流轉(zhuǎn)循序暢通并沒有回流，降低總體工作量，縮短了報(bào)銷時(shí)間，加快了出票速度。
二、現(xiàn)有報(bào)賬模式存在的問題
現(xiàn)有報(bào)賬流程模式實(shí)行已有多個(gè)月了，在實(shí)際執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)幾點(diǎn)問題：
(一)存在報(bào)銷排隊(duì)等待現(xiàn)象
核算中心承擔(dān)各學(xué)校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算報(bào)賬大部分工作。首先每個(gè)會(huì)計(jì)完成十所以上的學(xué)校，會(huì)計(jì)核算工作量可想而知，且時(shí)間上也沒有加以限制，聯(lián)絡(luò)員隨時(shí)可以拿來報(bào)銷，造成排隊(duì)等待現(xiàn)象。其次，在現(xiàn)有的模式下，為了滿足經(jīng)費(fèi)支出進(jìn)度、執(zhí)行率等財(cái)政要求，便出現(xiàn)老報(bào)賬模式“年關(guān)現(xiàn)象”，之后報(bào)賬工作壓力就歸結(jié)到了會(huì)計(jì)人員，我們只能超限業(yè)務(wù)量加班完成。既影響了聯(lián)絡(luò)員的情緒，又影響了我們的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。
(二)聯(lián)絡(luò)員專業(yè)性不足，容易反復(fù)性勞動(dòng)
梳理后的流程，學(xué)校聯(lián)絡(luò)員角色完全轉(zhuǎn)變了。由原先前臺(tái)會(huì)計(jì)先審核后錄入支付管理系統(tǒng)，變成先由聯(lián)絡(luò)員在支付管理系統(tǒng)入錄信息后再由前臺(tái)會(huì)計(jì)審核，他們畢竟非專業(yè)會(huì)計(jì)出生，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)專業(yè)水平參差不齊，經(jīng)常把簽字手續(xù)不規(guī)范或不符合制度發(fā)票等票據(jù)錄入到支付管理系統(tǒng)中，更是不清楚某項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)票從哪個(gè)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)列支。比如，教師培訓(xùn)差旅費(fèi)報(bào)銷各項(xiàng)超標(biāo)或沒有選擇專項(xiàng)培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)來源等等，到前臺(tái)會(huì)計(jì)審核出來，只能刪除該筆記錄并被退回原始票據(jù)，導(dǎo)致他們多次往返重新錄入，增加了不必要工作，對財(cái)務(wù)報(bào)銷產(chǎn)生誤解。
(三)會(huì)計(jì)難以核實(shí)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)真實(shí)性
本中心報(bào)銷審核時(shí)要求會(huì)計(jì)人員不僅審核其合規(guī)性，而且還對報(bào)銷憑證的真實(shí)性和合理性做出判斷。在實(shí)際操作中，我們因不了解學(xué)校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生整個(gè)過程，沒有辦法事前和事中對業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，只在事后對其進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。其次現(xiàn)有信息化手段的不足也使財(cái)務(wù)人員疲于應(yīng)付會(huì)計(jì)核算工作，無法將精力投入到經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)調(diào)查核實(shí)上，即便進(jìn)行核實(shí)，成本高，工作量大。再者，各學(xué)校大部分信息狀態(tài)仍停留在碎片化、分散化未形成系統(tǒng)，現(xiàn)有信息系統(tǒng)也相對孤立，不同系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)未能做到良好互通共享、數(shù)據(jù)交換困難，導(dǎo)致會(huì)計(jì)人員難以獲取業(yè)務(wù)信息，造成業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)相分離。
(四)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施薄弱及安全穩(wěn)定性風(fēng)險(xiǎn)
本中心要負(fù)責(zé)107所學(xué)校的財(cái)務(wù)支付管理結(jié)算報(bào)賬業(yè)務(wù)，存在大量財(cái)務(wù)核心數(shù)據(jù)，學(xué)校、中心、銀行等之間接收結(jié)算都是通過財(cái)政支付管理體系進(jìn)行網(wǎng)上傳遞開展業(yè)務(wù)，如此龐大的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)性能的安全提出了更高的要求。在學(xué)期期末及催經(jīng)費(fèi)支出進(jìn)度執(zhí)行率階段，報(bào)銷業(yè)務(wù)量會(huì)集中增加，容易出現(xiàn)支付管理系統(tǒng)運(yùn)行不流暢，嚴(yán)重可能會(huì)癱瘓，造成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)丟失和外泄，威脅資金安全。平時(shí)對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理操作關(guān)鍵時(shí)刻，也時(shí)不時(shí)存在系統(tǒng)斷網(wǎng)卡機(jī)停頓不穩(wěn)定現(xiàn)象，進(jìn)行刷新也不見效果，必須進(jìn)行重新登入。特別是我們通過這次對不同類型學(xué)校抽樣采用問卷及座談方式進(jìn)行信息化調(diào)研，了解到學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)軟件基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，特別是鄉(xiāng)下學(xué)校，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)備一直都沒有得到設(shè)備更新。因此，需增強(qiáng)系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性。
三、報(bào)賬模式的初探
本著優(yōu)化報(bào)賬流程，精確化管理，優(yōu)質(zhì)財(cái)務(wù)服務(wù)的創(chuàng)新財(cái)務(wù)理念思維建立綜合化信息財(cái)務(wù)管理體系，采取分流報(bào)銷的方式，引入網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷預(yù)審預(yù)約相關(guān)制度，創(chuàng)建“財(cái)務(wù)知識庫”信息，將各數(shù)據(jù)信息資源共享，完成系統(tǒng)整合，實(shí)現(xiàn)各校財(cái)務(wù)管理日趨規(guī)范、科學(xué)、信息化，促進(jìn)教育事業(yè)健康有序發(fā)展，這需要分三階段：
(一)新增網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬模塊，緩解排隊(duì)現(xiàn)象，弱化“年關(guān)現(xiàn)象”
在現(xiàn)有報(bào)賬模式下，新增網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬模塊，也就是說依托信息化技術(shù)，對現(xiàn)有支付管理體系嵌入該模塊，應(yīng)當(dāng)充分考慮不同類別報(bào)銷業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，結(jié)合其復(fù)雜程度、審核時(shí)長、溝通難度等實(shí)際情況，提供差旅費(fèi)報(bào)銷、培訓(xùn)費(fèi)報(bào)銷等多種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬功能，便于聯(lián)絡(luò)員合理安排、有機(jī)選擇。具體設(shè)想如下：聯(lián)絡(luò)員將手續(xù)齊全的報(bào)銷單據(jù)按報(bào)銷業(yè)務(wù)分類整理，依分配的唯一賬戶，登錄支付管理預(yù)約報(bào)賬界面，對照相應(yīng)的單據(jù)選擇報(bào)銷類型、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)來源、用途、金額、結(jié)算方式等相關(guān)信息，逐項(xiàng)預(yù)審并錄入報(bào)銷界面，輸入完畢檢查無誤上傳相關(guān)票據(jù)資料，同時(shí)根據(jù)自己具體情況選擇預(yù)約報(bào)銷時(shí)間，保存并生成支付號，打印報(bào)銷確認(rèn)單(涵蓋業(yè)務(wù)的主要信息點(diǎn))。隨后同原始票據(jù)一同在預(yù)約好時(shí)間內(nèi)送交本中心，前臺(tái)會(huì)計(jì)收到后，調(diào)出系統(tǒng)內(nèi)錄好票據(jù)信息，逐一逐項(xiàng)進(jìn)行核對審核，準(zhǔn)確無誤后進(jìn)行賬務(wù)處理，上傳數(shù)據(jù)生成電子支付憑證，之后將原始票據(jù)依據(jù)金額大小、重要程度分別交總會(huì)計(jì)師、財(cái)務(wù)科長或主任進(jìn)行監(jiān)督復(fù)核把關(guān)。對其聯(lián)絡(luò)員提交不清晰的票據(jù)，進(jìn)行面對面溝通了解，并及時(shí)反饋報(bào)銷補(bǔ)充材料。最后票據(jù)網(wǎng)上銀行支付，將報(bào)銷金額轉(zhuǎn)到經(jīng)辦人約定的銀行卡或賬戶。在某種程度上，簡化了報(bào)銷程序上的繁瑣，緩解報(bào)賬工作壓力，同時(shí)提高了工作效率。其次，減少了聯(lián)絡(luò)員等待的浪費(fèi)，緩解排隊(duì)現(xiàn)象，逐漸弱化“年關(guān)現(xiàn)象”甚至消失。
(二)創(chuàng)建“財(cái)務(wù)知識庫”，形成尊重信任的財(cái)務(wù)報(bào)銷規(guī)范
“財(cái)務(wù)知識庫”創(chuàng)建的思路，以知識庫構(gòu)建為基礎(chǔ)，逐步完善的“財(cái)務(wù)知識庫”。首先將依會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)政策、辦法、通知等編印出的《財(cái)務(wù)管理資料匯編》中總結(jié)出不同報(bào)銷類型需要的附件材料、開支標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)務(wù)操作和審核要點(diǎn)等信息嵌入財(cái)政支付管理系統(tǒng)。其次，根據(jù)如差旅培訓(xùn)費(fèi)、設(shè)備購置、政府購買服務(wù)、出國費(fèi)等不同報(bào)銷類型嵌入相應(yīng)報(bào)賬審核功能，將大多數(shù)標(biāo)準(zhǔn)化、常規(guī)性的審核工作交由支付管理系統(tǒng)智能審核，少數(shù)的非常規(guī)、非標(biāo)準(zhǔn)化的報(bào)銷由本中心前臺(tái)會(huì)計(jì)人工審核，構(gòu)建一種以系統(tǒng)智能審核為主，財(cái)務(wù)人工審核為輔報(bào)賬審核模式，從而提高財(cái)報(bào)賬的自動(dòng)化、智能化和標(biāo)準(zhǔn)化水平。最后，可以將學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限、電子發(fā)票查詢等也可以嵌入之中，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)的智能審核、在線審批、自動(dòng)支付和精細(xì)管理。它具有以下的特點(diǎn)，首先應(yīng)符合教育系統(tǒng)的實(shí)際，操作簡潔明了，便于各學(xué)校教職工易于上手操作，并保證在最短時(shí)間內(nèi)調(diào)出學(xué)習(xí)或查詢所需最新的知識信息，實(shí)現(xiàn)提醒業(yè)務(wù)。如在報(bào)銷某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)候，自動(dòng)跳出該項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、要點(diǎn)、財(cái)政指標(biāo)下掛以及完成項(xiàng)目進(jìn)度等。其次，對“知識庫”內(nèi)進(jìn)行更專業(yè)的信息數(shù)據(jù)細(xì)分，比如差旅費(fèi)報(bào)銷按地區(qū)細(xì)分省內(nèi)差旅費(fèi)、省外差旅費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)等，就可在系統(tǒng)平臺(tái)上進(jìn)行不同數(shù)據(jù)分析，以便局領(lǐng)導(dǎo)、校領(lǐng)導(dǎo)在某項(xiàng)決策中提供有利參考建議。最后，還具有有效可維護(hù)的反饋平臺(tái)，知識庫的使用者通過反饋平臺(tái)將自己的想法“告訴”本中心管理員，管理員也可以通過這個(gè)反饋平臺(tái)及時(shí)地了解使用者的想法并給予他們更加便利、優(yōu)質(zhì)的報(bào)賬服務(wù)，達(dá)到理想的報(bào)賬狀態(tài)。除外，根據(jù)“財(cái)務(wù)知識庫”推出APP報(bào)賬軟件，不受時(shí)間或者地點(diǎn)限制完成報(bào)賬操作，這樣在某種程度上能夠有效減緩學(xué)校與我們財(cái)務(wù)人員發(fā)生矛盾，給財(cái)務(wù)相關(guān)報(bào)銷工作提供便利。還能提升聯(lián)絡(luò)員業(yè)務(wù)素質(zhì)，讓其具備更加專業(yè)財(cái)務(wù)知識來服務(wù)各校財(cái)務(wù)管理工作。
(三)建立綜合化信息管理體系，信息資源共享與整合，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)對接，改善財(cái)務(wù)報(bào)銷管理模式
為了使得每個(gè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)都能真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，應(yīng)將支付財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與學(xué)校各部門相關(guān)信息系統(tǒng)(資產(chǎn)管理，教務(wù)管理、人事管理、預(yù)算管理等)進(jìn)行有效數(shù)據(jù)對接整合，建立起一個(gè)覆蓋學(xué)校、中心、教育局三方綜合化信息管理系統(tǒng)共享平臺(tái)?？梢钥茖W(xué)、準(zhǔn)確、快速地為各學(xué)校各項(xiàng)數(shù)據(jù)管理活動(dòng)提供統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的全面收集、有效儲(chǔ)存以及快速輸出，在此基礎(chǔ)上，由各學(xué)校根據(jù)自身的定位及發(fā)展需求，有針對性地運(yùn)行數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，為不同主體間信息交流、業(yè)務(wù)合作、管理活動(dòng)提供決策支持。在報(bào)銷差旅費(fèi)，出差人先登陸支付管理財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)輸入個(gè)人信息，進(jìn)入差旅費(fèi)報(bào)銷模塊，選擇經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目，填寫出差事由等相關(guān)信息，根據(jù)提示掃描車票和住宿費(fèi)發(fā)票等材料，智能審核功能自動(dòng)提取出差時(shí)間、地點(diǎn)及交通、住宿金額等信息，從公務(wù)卡銀行系統(tǒng)及時(shí)準(zhǔn)確匹配出持卡人該筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)消費(fèi)信息包括消費(fèi)的時(shí)間、地點(diǎn)及交易方名稱等進(jìn)行消費(fèi)痕跡核實(shí)。于此同時(shí)，根據(jù)從人事管理系統(tǒng)中調(diào)取該出差人出差審批信息，智能自動(dòng)核算出允許報(bào)銷的城市間交通費(fèi)、公雜費(fèi)、住宿費(fèi)及伙食補(bǔ)助等補(bǔ)助金額。系統(tǒng)自動(dòng)通知校長等相關(guān)審批責(zé)任人在線簽字審批，自動(dòng)審核完成后生成報(bào)銷確認(rèn)單。出差報(bào)銷人將整理黏貼好紙質(zhì)交通、住宿發(fā)票等報(bào)銷材料和確認(rèn)單交給學(xué)校財(cái)務(wù)聯(lián)絡(luò)員，送交財(cái)務(wù)中心前臺(tái)會(huì)計(jì)復(fù)核后，票據(jù)交由后臺(tái)會(huì)計(jì)進(jìn)行會(huì)計(jì)賬務(wù)記賬。最后，將票據(jù)還給聯(lián)絡(luò)員自動(dòng)支付，生成財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)，并裝訂。通過該管理系統(tǒng)對痕跡核實(shí)管理，這樣對每一筆業(yè)務(wù)都有源可溯、有跡可循。對于學(xué)校來說，有利于更深入了解日常開支，隨時(shí)隨地查看項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用明細(xì)、以及可用額度，可全程追蹤報(bào)銷的進(jìn)程，實(shí)時(shí)控制經(jīng)費(fèi)的支出，體現(xiàn)學(xué)校經(jīng)濟(jì)主體性，更能夠把控經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目真實(shí)性。也有利于通過合理規(guī)劃，有序使用剩余經(jīng)費(fèi)，提高了學(xué)校資金使用效率。對于中心財(cái)務(wù)人員來說，提高了報(bào)銷相關(guān)業(yè)務(wù)信息時(shí)效性、正確性，促進(jìn)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的融合，優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)銷流程，降低了財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)，提升本中心財(cái)務(wù)管理精細(xì)化水平。進(jìn)而在審核報(bào)銷時(shí)，我們重心放在報(bào)銷金額和會(huì)計(jì)科目復(fù)審上，最大限度節(jié)省審核復(fù)核時(shí)間，提高業(yè)務(wù)處理效率、報(bào)銷過程的透明，更一步提升財(cái)務(wù)中心服務(wù)水平與滿意度。在推行綜合化財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)，可以由部分試運(yùn)行到全部實(shí)行的分階段逐步推進(jìn)，有效保證了學(xué)校財(cái)務(wù)報(bào)銷平穩(wěn)過渡，幫助教職工逐步適應(yīng)財(cái)務(wù)報(bào)銷審批方式轉(zhuǎn)變過程。系統(tǒng)運(yùn)行執(zhí)行過程中，肯定會(huì)存在這樣那樣的問題，本中心應(yīng)積極聽取各方意見，不斷修改完善。
(四)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)系統(tǒng)安全穩(wěn)定性
對于學(xué)校、本中心來說，要推行綜合化財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)的報(bào)賬模式，不能因網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)備的關(guān)系使得信息數(shù)據(jù)丟失、泄露甚至被惡意篡，造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。所以首要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、線路、電腦等基礎(chǔ)設(shè)施的投入，并全面有效進(jìn)行維護(hù)。還要對支付結(jié)算管理體系間情況監(jiān)測，不斷完善各系統(tǒng)對接接口，勢必細(xì)致謹(jǐn)慎采取必要的技術(shù)手段來保護(hù)管理財(cái)務(wù)信息，增強(qiáng)系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。其次，設(shè)立專門主管網(wǎng)絡(luò)部門負(fù)責(zé)全單位計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、軟件系統(tǒng)安全等工作，并由專門技術(shù)管理人員來監(jiān)督執(zhí)行，定期檢查網(wǎng)絡(luò)和軟件系統(tǒng)安全性，合理設(shè)置系統(tǒng)安全級別，設(shè)置或限制聯(lián)絡(luò)員和會(huì)計(jì)的使用賬號和權(quán)限，防止非法操作。最后，規(guī)范學(xué)校聯(lián)絡(luò)員和中心財(cái)務(wù)人員上網(wǎng)行為，確保支付網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全、穩(wěn)定下進(jìn)行登入，并妥善保管賬號、電子U盾及密碼。對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)加密保存，嚴(yán)格身份認(rèn)證和權(quán)限管理，避免認(rèn)證入口被非法入侵。此外，還必須加強(qiáng)相關(guān)人員的網(wǎng)絡(luò)安全培訓(xùn)，提高他們的網(wǎng)絡(luò)安全意識，保證資金使用安全。
四、結(jié)語
新政府會(huì)計(jì)制度核算下，制定規(guī)范的、科學(xué)的、數(shù)字信息化報(bào)賬流程模式，是時(shí)展的需要，是教育改革的需要，是提高財(cái)務(wù)管理工作效率必然選擇。通過本文對財(cái)務(wù)報(bào)賬探索，希望能為提高本中心財(cái)務(wù)報(bào)賬的工作效率和質(zhì)量起到一定的促進(jìn)作用，為推進(jìn)事業(yè)單位會(huì)計(jì)核算工作向合理、科學(xué)的發(fā)展方向提供有價(jià)值的參考。
作者：丁茹娟 單位：義烏市教育事業(yè)管理服務(wù)中心