高校教學(xué)資料課程單位存檔方案設(shè)計分析

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摘要：高校教學(xué)資料的規(guī)范化管理有助于各項教學(xué)檢查和評估工作的開展?！耙?a href="http://www.baojiexiang.com/lunwen/fanganshejilunwen/151099.html" target="_blank">課程為單位”的存檔方案，給出了不同類型課程的資料清單。根據(jù)工作角色的不同，制定了存檔的工作流程，并對存檔后資料的質(zhì)量控制、調(diào)閱和歸還等操作進(jìn)行了規(guī)范。存檔方案在實際工作應(yīng)用中取得了較好的效果。

關(guān)鍵詞：存檔方案；教學(xué)資料；課程

高校的教學(xué)資料是指各級教學(xué)部門在教育、教學(xué)的運行過程中產(chǎn)生的各種文檔、報表、圖片及音視頻材料等[1]。這些資料在各級教學(xué)檢查和教學(xué)評估中，作為重要的佐證和支撐材料，再現(xiàn)了教學(xué)管理和運行的過程[2]。對教學(xué)資料進(jìn)行規(guī)范化的管理有助于高校各項教學(xué)檢查工作的開展，同時也體現(xiàn)了學(xué)校的整體辦學(xué)和管理水平。但是，教學(xué)資料往往數(shù)量較多，種類繁雜，而且很多資料沒有納入到學(xué)校的檔案管理范圍內(nèi)[3]。在學(xué)校沒有統(tǒng)一歸檔的狀態(tài)下，這些教學(xué)資料都散置于二級學(xué)院或者專任教師處。教學(xué)資料管理不規(guī)范的現(xiàn)象比較常見，甚至資料遺失的情況也時有發(fā)生。這就導(dǎo)致了真正需要用到資料時，查找比較困難，有時為了教學(xué)檢查和評估，出現(xiàn)了應(yīng)急補材料的情況[4]。為了對教學(xué)資料進(jìn)行規(guī)范化的管理，上海健康醫(yī)學(xué)院下屬的醫(yī)學(xué)影像學(xué)院擬定了一套“以課程為單位”的存檔方案，并在學(xué)校的教學(xué)檢查和專業(yè)達(dá)標(biāo)預(yù)評估中得到了應(yīng)用，取得了較好的效果。

1以課程為單位的存檔方案

整個存檔方案的基本思想是：將同一門課程的所有教學(xué)資料，按照不同年級進(jìn)行集中統(tǒng)一歸檔。這樣在各級教學(xué)檢查和各類教學(xué)評估中，根據(jù)不同年級和課程名稱，能夠很方便地查詢并調(diào)閱到相關(guān)的教學(xué)資料。

1.1不同類型課程及其關(guān)鍵教學(xué)資料

在存檔時，根據(jù)實踐教學(xué)的不同，將所有的課程分為以下四類：純理論課程、含課內(nèi)實踐的理論課程、純實踐課程和畢業(yè)設(shè)計或?qū)嵙?xí)類課程等。純理論課程是指沒有實踐環(huán)節(jié)的課程，如高等數(shù)學(xué)，大學(xué)英語等。含課內(nèi)實踐的理論課程是指課程里面有小實驗等實踐環(huán)節(jié)的課程，如C程序設(shè)計等。純實踐課程是指在一定教學(xué)周內(nèi)集中實踐的課程，如工程數(shù)學(xué)與醫(yī)學(xué)圖像處理實訓(xùn)等。畢業(yè)設(shè)計或?qū)嵙?xí)類課程是指畢業(yè)設(shè)計、行業(yè)見習(xí)和畢業(yè)實習(xí)等。不同類型的課程所產(chǎn)生的教學(xué)資料差異較大，存檔時要厘清各自的關(guān)鍵教學(xué)資料，有針對性的提出不同的規(guī)定和要求。

1.2課程單位的說明

在各級教學(xué)檢查中，一般都是按要求選取一門或者幾門課程，進(jìn)行教學(xué)資料的調(diào)閱。在存檔時，以課程為單位將該門課程的所有相關(guān)資料存放在一起，能夠很方便的進(jìn)行查閱，也能更全面的展示課程的授課情況。以課程為單位存檔時，應(yīng)該注意分年級歸檔，也就是不同年級的資料應(yīng)該分開存檔。另外，若某一年級的某一課程，有多個班級分班授課的，歸檔時并不分班。該門課程所有班級的資料集中歸檔于一處。若同一門課程分兩個或多個學(xué)期授課時，也要將所有資料集中歸檔在一起?？梢钥闯?，以課程為單位歸檔時，需要對課程的情況做一個比較詳細(xì)的記錄，這樣在進(jìn)行教學(xué)檢查時，能一一對應(yīng)，更方便的厘清各項教學(xué)資料。在本存檔方案中，設(shè)計了一個課程情況記錄表，如表2所示，對課程的學(xué)時、授課教師、授課情況等做了較詳細(xì)的記錄。

1.3教學(xué)資料的清單

專任教師在提交歸檔材料時，往往會存在一些遺漏的情況。我們在設(shè)計存檔方案時，到各教研室進(jìn)行充分調(diào)研后，形成了一個以課程為單位的教學(xué)資料清單。清單中列舉了本校所有可能出現(xiàn)的教學(xué)資料，專任教師在整理資料時，可以依據(jù)清單中所列項目，結(jié)合自己所授課程的類型進(jìn)行整理；不適用的清單項目也要求專任教師注明。資料清單主要項目包括教學(xué)日歷(電子版)、教學(xué)日歷(紙質(zhì)版、教學(xué)日志(紙質(zhì)版)、教案(電子版)、教材(出版教材)、自編教材(電子版)、自編教材(紙質(zhì)版)、實訓(xùn)講義(電子版)、實訓(xùn)講義(紙質(zhì)版)、試卷冊(紙質(zhì)版)、學(xué)生實驗報告(電子版)、學(xué)生實驗報告(紙質(zhì)版)、課程情況記錄表、課程材料異常情況說明表等。

1.4不同角色按流程完成歸檔工作

在存檔方案設(shè)計時，我們將參與存檔工作的人員分成了4種角色。(1)專任教師，負(fù)責(zé)所有課程資料的整理與提交；(2)教研室主任，負(fù)責(zé)核實專任教師所整理資料的完備性。專任教師在提交材料前，需要教研室主任簽字確認(rèn)；(3)是院辦，負(fù)責(zé)存檔工作中的硬件準(zhǔn)備和相關(guān)服務(wù)工作；(4)檔案員，最終資料都是提交給檔案員統(tǒng)一歸檔。另外，我們針對不同的角色，結(jié)合學(xué)院的情況，設(shè)計了一個歸檔的流程，如圖1所示。能夠看到，專任教師一共需要進(jìn)行9個步驟，才能完成歸檔工作。教研室(或?qū)嵱?xùn)中心)需要進(jìn)行2步確認(rèn)。院辦在存檔過程中提供支持。學(xué)院的檔案員一般都是由專任教師兼任，方案設(shè)計時，盡可能減少檔案員的工作量。在這個方案中，檔案員僅需要按照課程的不同，最終進(jìn)行教學(xué)資料的接收。

2歸檔后的運行管理

2.1存檔質(zhì)量的兩級監(jiān)控

課程資料存檔時，涉及到多個專業(yè)和眾多的課程，存檔的質(zhì)量和資料的完備性需要進(jìn)行監(jiān)控。我們設(shè)計的方案中，對存檔質(zhì)量進(jìn)行了兩級監(jiān)控。第一級是教研室層面。在所有資料提交前，教研室主任需要對照存檔清單，核實專任教師存檔材料是否正確，是否有遺漏。核實通過后，教研室主任需要簽字確認(rèn)。第二級是學(xué)院層面。學(xué)院的存檔監(jiān)控方式是抽查。由教學(xué)副院長發(fā)起，會同教研室主任、院辦主任和教學(xué)秘書等，對每一個教研室隨機調(diào)閱3門課程，檢查歸檔材料的正確性和完備性。教學(xué)秘書對抽查情況做記錄。如果同一教研室抽取的課程有2門以上(含2門)不合格，所歸檔學(xué)期的整個教研室的所有課程全部進(jìn)行整改，并將整改情況報學(xué)院備案。如果僅1門課程檢查不合格，由教研室內(nèi)部組織自查整改。

2.2定期存檔和專人管理

課程資料的存檔需要定期進(jìn)行，并由檔案員進(jìn)行專人管理。在我們的方案中，課程資料存檔每個學(xué)期進(jìn)行一次。具體時間安排在每學(xué)期補考結(jié)束后的第二周。補考結(jié)束后，課程的成績、試卷冊等資料都齊全了?？鐚W(xué)期開設(shè)的課程，等所有授課內(nèi)容結(jié)束后，再行歸檔。專任教師有3周的時間用來整理并提交資料。每學(xué)期的中期，配合學(xué)校的教學(xué)檢查，學(xué)院完成存檔質(zhì)量的抽查工作。存檔資料由專人負(fù)責(zé)管理。我們的方案中，有兼職的檔案員來負(fù)責(zé)歸檔材料的接收和管理。檔案員會對所有課程的歸檔情況作出記錄，并在中期檢查前，向?qū)W院匯報課程歸檔情況。對未按期歸檔的課程，學(xué)院會通知到課程組的負(fù)責(zé)人或?qū)Ｈ谓處?，要求課程組在規(guī)定時間內(nèi)完成歸檔。檔案員在教學(xué)檢查和評估工作中，也要配合學(xué)院開展工作。

2.3規(guī)范的調(diào)閱和歸還流程

課程資料完成歸檔后，在后續(xù)的各級教學(xué)檢查和評估中，經(jīng)常會被調(diào)閱。在以往的工作中，曾經(jīng)出現(xiàn)查完一次，就亂一次，需要重新再整理的現(xiàn)象。在歸檔方案中，我們在專人管理的基礎(chǔ)上，對資料的調(diào)閱和歸還流程做了規(guī)定。教研室或評估辦公室可以向檔案員調(diào)閱歸檔后的資料。在調(diào)閱時，需要記錄日期、調(diào)取的資料名稱和份數(shù)、用途等，并簽字確認(rèn)。使用完成后，由調(diào)閱人向檔案員進(jìn)行歸還操作。歸還時，檔案員需要檢查被調(diào)閱資料是否完好或遺漏。確認(rèn)通過后，調(diào)閱人在歸還欄再次簽字，完成歸還操作。

3存檔方案的應(yīng)用

本存檔方案制定后，醫(yī)學(xué)影像學(xué)院在“醫(yī)學(xué)影像技術(shù)”專業(yè)達(dá)標(biāo)預(yù)評估和學(xué)士學(xué)位授予單位審核預(yù)評估中得到了應(yīng)用。在專業(yè)達(dá)標(biāo)預(yù)評估中，根據(jù)現(xiàn)場專家的要求，調(diào)閱了4門課程的資料，完成了試卷、教案、學(xué)生實訓(xùn)報告等教學(xué)材料的檢查。評估專家對學(xué)院教學(xué)材料的存檔形式也給予了肯定。在學(xué)士學(xué)位預(yù)評估中，教務(wù)處要求對課程的實踐教學(xué)部分進(jìn)行檢查。各教研室根據(jù)教務(wù)處所列的課程清單，很方便和快捷的完成了資料的調(diào)閱和送檢工作，并按流程進(jìn)行了歸還。

4結(jié)論

二級學(xué)院在教學(xué)資料的存檔方面一直存在著一些困擾。教學(xué)資料種類多，又沒有完全納入學(xué)校檔案的統(tǒng)一管理，造成了管理的混亂。本文設(shè)計了一個資料的存檔方案，給出了存檔的清單，并分清了不同的角色和各自的存檔流程。方案也對資料存檔后的運行管理進(jìn)行規(guī)范。這個方案在醫(yī)學(xué)影像學(xué)院的實際工作中得到了應(yīng)用，取得了較好的效果。

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作者：肖寒 程敬海 桑玉亭 單位：上海健康醫(yī)學(xué)院醫(yī)學(xué)影像學(xué)院