談電網(wǎng)建設(shè)項目電子檔案單套制管理
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電網(wǎng)建設(shè)項目檔案是指從電網(wǎng)建設(shè)工程項目提出、立項、審批、勘察設(shè)計、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗收等工程建設(shè)及工程管理過程中形成并應(yīng)歸檔保存的各類文件材料，是電網(wǎng)企業(yè)重要的“數(shù)字資產(chǎn)”，在電網(wǎng)建設(shè)、生產(chǎn)調(diào)度、運行管理等各方面都發(fā)揮著重要的作用。隨著電網(wǎng)工程建設(shè)管理水平的提升，越來越多的文件材料僅以電子文件形式產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)辦理，傳統(tǒng)的雙套制檔案管理模式面臨較大挑戰(zhàn)。國網(wǎng)甘肅省電力公司（以下簡稱“國網(wǎng)甘肅電力”）高度重視電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理工作，積極利用區(qū)塊鏈、電子簽章、數(shù)字簽名等信息化技術(shù)，探索了電網(wǎng)建設(shè)項目電子檔案單套制管理，取得了較好效果。
存在問題
隨著國網(wǎng)甘肅電力電網(wǎng)建設(shè)項目管理信息化水平不斷提升，電子文件存在文件格式多樣、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)多等特點，迫切需要規(guī)范管理。具體問題如下：
1.電子文件要素不合規(guī)
目前，電網(wǎng)建設(shè)項目管理主要采用國家電網(wǎng)有限公司統(tǒng)一的基建工程全過程數(shù)字化管理平臺（以下簡稱“業(yè)務(wù)系統(tǒng)”）進行管理，該系統(tǒng)側(cè)重于建設(shè)工作流程與節(jié)點管理，系統(tǒng)中的相關(guān)電子文件材料僅用于支撐工作節(jié)點管理，題名、責(zé)任者、日期等相關(guān)歸檔要素不完全，且對電子文件的真實性、完整性缺乏有效驗證，不滿足單套制管理的相應(yīng)要求。
2.單套制管理支撐不足
依據(jù)電子檔案單套制管理相關(guān)要求，業(yè)務(wù)系統(tǒng)需采用數(shù)字簽名、電子簽章等技術(shù)，保證電子文件的真實有效性，歸檔時需對電子文件的真實性、完整性、可用性、安全性等進行檢測，數(shù)字檔案館系統(tǒng)也需完善相關(guān)功能。由于業(yè)務(wù)系統(tǒng)和數(shù)字檔案館系統(tǒng)均為一級部署，相應(yīng)功能不能滿足單套制管理要求。
工作思路
國網(wǎng)甘肅電力辦公室通過對國家電網(wǎng)有限公司相應(yīng)檔案管理制度規(guī)范的深入研究，提出了“建設(shè)自有管理平臺、打通歸檔接口、一體化管理”的建設(shè)原則，通過組織開展矢量館系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案館系統(tǒng)改造、打通歸檔通道等方式，最終實現(xiàn)電網(wǎng)建設(shè)項目電子檔案單套制管理，具體如下：
1.建設(shè)自有管理平臺
由于業(yè)務(wù)系統(tǒng)為一級部署系統(tǒng)，管理和修改權(quán)限屬于國家電網(wǎng)有限公司總部，系統(tǒng)改造難度較大，因此，國網(wǎng)甘肅電力應(yīng)自行建設(shè)工程矢量館區(qū)塊鏈平臺（以下簡稱“矢量館平臺”），按照檔案管理相關(guān)要求，將電網(wǎng)建設(shè)項目檔案進行標(biāo)準(zhǔn)化、流程化管理，并集成電子簽章和數(shù)字簽名技術(shù)，確保需歸檔電子文件的來源可靠、管理規(guī)范。
2.數(shù)字檔案館集成與改造
2019年，國家電網(wǎng)有限公司數(shù)字檔案館通過了國家檔案局企業(yè)數(shù)字檔案館試點驗收。國網(wǎng)甘肅電力應(yīng)梳理電網(wǎng)建設(shè)項目檔案的歸檔、整理、利用等相關(guān)功能需求，積極反饋給公司辦公室，待數(shù)字檔案館完成改造后，和矢量館平臺進行集成。
創(chuàng)新實踐
國網(wǎng)甘肅電力基于上述思路，通過矢量館平臺的建設(shè)和數(shù)字檔案館系統(tǒng)的集成改造，初步實現(xiàn)了電網(wǎng)建設(shè)項目電子檔案單套制管理，具體做法如下：
1.明確單套制管理范圍
按照國家電網(wǎng)有限公司電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理相關(guān)要求，國網(wǎng)甘肅電力辦公室組織所屬單位工程建設(shè)人員和檔案人員認(rèn)真梳理，確定了現(xiàn)階段可以實施的單套制管理文件材料范圍，共計80種，形成了辦理流程、樣式等文檔，并通過矢量館平臺進行固化，為該部分電子文件單套制管理奠定基礎(chǔ)。
2.開展矢量館平臺改造
按照電網(wǎng)建設(shè)項目電子檔案單套制管理要求，國網(wǎng)甘肅電力辦公室組織所屬建設(shè)公司、信通公司、地市公司等單位的相關(guān)人員，共同組成聯(lián)合工作組，組織開展矢量館平臺的適應(yīng)性改造，具體包括：一是嵌入電子表單。根據(jù)單套制管理文件材料范圍，矢量館平臺增加了表單定制模塊，可以對電子表單的格式等進行靈活定制；同時，在相應(yīng)業(yè)務(wù)節(jié)點，增加對應(yīng)表單的填報、內(nèi)容驗證、導(dǎo)出等功能，確保電子表單形成的電子文件內(nèi)容完整、可用。二是集成電子簽章與數(shù)字簽名。為確保電子文件的真實性，矢量館平臺增加了電子簽章和數(shù)字簽名功能，針對不同的工程項目，實現(xiàn)了數(shù)字簽名和電子印章在線申請功能，配置了需要線上辦理的人員基本信息、數(shù)字簽名和相關(guān)單位的電子印章信息；線上辦理過程中，電子表單中需要個人簽字辦理的位置自動生成數(shù)字簽名，需要單位蓋章的位置自動生成電子印章，將相應(yīng)的辦理過程信息同步寫入矢量館平臺的區(qū)塊鏈相應(yīng)模塊，支持電子文件的追溯和真實性驗證，確保了電子文件的形成辦理過程真實、有效。
3.打通在線歸檔通道
按照電子檔案單套制管理的要求，矢量館平臺將符合要求的、線上辦理的電子文件轉(zhuǎn)換為可以在線驗證的、包含電子簽名及簽章信息的PDF版式文件，將元數(shù)據(jù)、辦理流程、相關(guān)附件等統(tǒng)一封裝為電子文件封裝包，推送到數(shù)字檔案館系統(tǒng)，數(shù)字檔案館系統(tǒng)按照“四性”檢測的相關(guān)要求進行自動檢測，全部符合要求后進入到數(shù)字檔案館系統(tǒng)的整編庫，供檔案人員進行整理和利用。
4.完成數(shù)字檔案館改造
按照電網(wǎng)建設(shè)項目電子檔案單套制管理的要求，國網(wǎng)甘肅電力積極向國網(wǎng)辦公室進行匯報溝通，在國網(wǎng)辦公室的統(tǒng)一安排下，重點從以下幾個方面完成了數(shù)字檔案館系統(tǒng)改造：一是基礎(chǔ)設(shè)置模塊改造?；趩翁字乒芾淼囊?guī)則，改造了數(shù)字檔案館系統(tǒng)的參數(shù)配置模塊，同時支持單、雙套制的相關(guān)個性化定制功能。二是單套制管理功能改造。檔案人員可以自行調(diào)整文件條目的單、雙套制管理模式，且選擇是否有紙質(zhì)文件。三是單套制文件利用功能改造。針對單套制文件僅有電子文件不能提供實體利用的情況，完善了檔案利用功能，增加了線上利用安全控制功能。
5.開展試點應(yīng)用與推廣
為確保電網(wǎng)建設(shè)項目電子檔案單套制管理的有效性，國網(wǎng)甘肅電力明確了選擇重點工程開展試點應(yīng)用、成熟后進行全面推廣的工作思路。2020年，國網(wǎng)甘肅電力辦公室選擇了蘭州750kV變電站技改大修項目作為試點，建設(shè)過程中涉及的66種電子文件實現(xiàn)了在線填報、辦理、歸檔等全過程的應(yīng)用。2021年，國網(wǎng)甘肅電力進一步總結(jié)試點經(jīng)驗，將所屬單位在建330kV及以上輸變電工程全部納入電子檔案單套制管理應(yīng)用范圍，并通過矢量館平臺的推廣應(yīng)用，推動建設(shè)國網(wǎng)甘肅電力工程檔案矢量資源庫。國網(wǎng)甘肅電力通過開展電網(wǎng)建設(shè)項目電子檔案單套制管理，不僅梳理了電網(wǎng)建設(shè)項目需歸檔文件材料的相關(guān)管理環(huán)節(jié)和風(fēng)險點，打通了設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位、業(yè)主單位、運維單位的信息壁壘，貫穿了工程文件材料的產(chǎn)生、變更、施工、保管、利用的全過程，實現(xiàn)了工程文件材料的全過程信息收集與管理，而且，通過電子簽章與數(shù)字簽名的功能集成，有效保證了單套制管理文件材料的真實性、完整性、可用性、安全性，完成了電子檔案單套制管理應(yīng)用實踐，提高了電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理水平。截至目前，國網(wǎng)甘肅電力矢量館平臺共計管理各類項目13567個、各類歷史檔案12.45萬件，累計接入中國電力工程顧問集團西北電力設(shè)計院有限公司、中國電力工程顧問集團東北電力設(shè)計院有限公司等各類設(shè)計單位75個，檔案利用人次達236821次。下一步，國網(wǎng)甘肅電力將進一步拓展電網(wǎng)建設(shè)項目電子檔案單套制管理范圍，緊密結(jié)合電網(wǎng)建設(shè)項目管理，進一步挖掘現(xiàn)有工程檔案價值，服務(wù)企業(yè)中心工作。
作者：陳彥江 裴紅 薛鵬程 單位：國網(wǎng)甘肅省電力公司
