多媒體會議管理軟件發(fā)展趨勢

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【摘要】一套高效、易用的多媒體會議的技術(shù)支撐管理軟件，可以極大地減少管理員的工作量，降低誤操作概率，提升會議的使用體驗(yàn)和客戶的信息化管理水平。和多媒體會議系統(tǒng)一樣，會議管理軟件（簡稱會管）也是與時(shí)俱進(jìn)，不斷發(fā)展的，作者基于多年的會管業(yè)務(wù)實(shí)踐，總結(jié)出會管軟件在會議管控的統(tǒng)一化，使用對象的全員化，會議空間的智能化，企業(yè)應(yīng)用的融合化，會議場景的移動化的發(fā)展趨勢。

【關(guān)鍵字】多媒體會議；會議管理軟件；發(fā)展趨勢

1引言

以音頻、視頻和數(shù)據(jù)為信息載體的多媒體會議，是人類社會溝通協(xié)作，提高工作效率的一種重要方式。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，尤其是信息技術(shù)和多媒體技術(shù)的突飛猛進(jìn)，多媒體會議的技術(shù)支撐系統(tǒng)已經(jīng)越來越復(fù)雜，與此同時(shí)，新技術(shù)催生新需求，個性化的會議需求也層出不窮，因此，會議管理的復(fù)雜度和難度也日益增加。在此背景下，一套高效、易用的會議管理軟件，可以極大地減少管理員的工作量，降低誤操作概率，提升會議的使用體驗(yàn)和客戶的信息化管理水平。在展開論述之前，有必要先給出多媒體會議管理軟件（下文亦可簡稱為會管）的定義：會管是一個軟件管理平臺，以對會議的全流程管理和全方位控制為核心，整合與會議相關(guān)的其它應(yīng)用系統(tǒng)，確保會議的順暢和高效，并提升會議的使用體驗(yàn)。和多媒體會議系統(tǒng)一樣，會議管理軟件也是與時(shí)俱進(jìn)，不斷發(fā)展的。

2發(fā)展趨勢

2.1會議管控的統(tǒng)一化

會管的統(tǒng)一化趨勢主要體現(xiàn)在四個方面：1）會議相關(guān)子系統(tǒng)的統(tǒng)一管控一個多媒體會議的順利召開，其實(shí)是多個子系統(tǒng)相互協(xié)作的結(jié)果，比如視頻會議系統(tǒng)，中控系統(tǒng)，錄播系統(tǒng)等，這就要求會管對這些子系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的管控，以確保管理員只需面對一個管理界面，即可對會議進(jìn)行便捷、高效的操作。此時(shí)會管的核心價(jià)值在于整合，基于對會議業(yè)務(wù)邏輯的深刻理解和豐富的項(xiàng)目實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，將這些子系統(tǒng)的頻繁使用的功能提煉出來，有序地、模塊化地展現(xiàn)在會管界面上。由此亦可看出，會管是位于各子系統(tǒng)自帶管理軟件之上的一個統(tǒng)一管理平臺。其定位如圖1所示。2）多種類型會議的統(tǒng)一管控現(xiàn)代會議的類型多種多樣，包括視頻會議，本地會議，電話會議和數(shù)據(jù)協(xié)作會議等，當(dāng)客戶存在多種會議類型時(shí)，就有召開融合會議的需求，這就要求會管可以對融合會議進(jìn)行統(tǒng)一的管控。此時(shí)會管的設(shè)計(jì)要點(diǎn)在于：在深入理解不同類型會議底層業(yè)務(wù)邏輯的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)主體會議的調(diào)度和輔助會議的接入，并確保相關(guān)信息的同步與共享。3）混合品牌視頻會議的統(tǒng)一管控專網(wǎng)視頻會議是一種常見的會議類型，不同廠商有其自帶的管理軟件，操作方法甚至術(shù)語都不盡相同，而多個品牌并存的視頻會議系統(tǒng)并不鮮見，因此，需要會管對多品牌系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的管控，其價(jià)值體現(xiàn)在：①會管統(tǒng)一了操作術(shù)語和業(yè)務(wù)邏輯，屏蔽了多廠商各不相同的設(shè)計(jì)理念帶來的復(fù)雜性。②會管提供了單一的管理界面，管理員無需面對不同廠商自帶的管理軟件。③會管設(shè)計(jì)了面向用戶的基于應(yīng)用場景的會議模式，管理員可以根據(jù)會議的實(shí)際情況，選擇相應(yīng)的會議模式，使得管理操作更加便捷、精準(zhǔn)。4）異構(gòu)視頻會議的統(tǒng)一管控?zé)o論是傳統(tǒng)的專網(wǎng)視頻會議，還是近幾年穩(wěn)步增長的云視頻會議，都有各自的優(yōu)勢和適用場景，二者長期并存、混合使用是不少客戶的剛性需求，這就要求會管對這種異構(gòu)視頻會議進(jìn)行平滑對接，統(tǒng)一管控。專網(wǎng)會議嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，云視頻會議自主靈活，必須依靠會管完成二者的無縫銜接，使管理員只需面對不同的會場，而不必關(guān)心會場是專是云。

2.2使用對象的全員化

早期的會議管理軟件，是面向會議管理員的，幫助他完成會議的創(chuàng)建和控制。然而，在強(qiáng)調(diào)應(yīng)用體驗(yàn)的今天，會議不但要開得起來，更要用得舒心，要提升所有會議干系人的使用體驗(yàn)，這里所說的會議干系人，主要包括會議管理員，會議召集人，與會人（包括參會的會場和人員），會議服務(wù)人員等。這就要求會管深入分析在會議流程里，這些干系人的不同需求，并在功能設(shè)計(jì)上予以滿足。一般來說，會議管理員看重會控功能的強(qiáng)大和快捷；會議召集人關(guān)心會議的預(yù)約和通知是否直觀、簡便；會議服務(wù)人員則應(yīng)能提供及時(shí)、準(zhǔn)確的會議服務(wù)。與會人是會議干系人中人數(shù)最多的群體，理應(yīng)成為提升會議使用體驗(yàn)的重要目標(biāo)人群。對于與會人，會管應(yīng)能提供靈活、方便的入會方式，簽到手段和反饋途徑等。會管在與會人入會方式的設(shè)計(jì)上，一般應(yīng)涵蓋的場景如圖2所示：總之，會管的使用對象已經(jīng)從會議管理員拓展到所有的會議干系人了。

2.3會議空間的智能化

此文的會議空間指的是可以召開會議的場所及其技術(shù)支撐系統(tǒng)，包括會議室，報(bào)告廳，多功能廳，禮堂，以及近年來比較流行的huddleroom等，當(dāng)然，這其中最常見的還是會議室，以下就以會議室的智能化加以論述。早期的會議管理軟件，更偏重于對視頻會議的管控，隨著相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，會管在會議室的管控方面亦大有可為，由會管驅(qū)動的會議室智能化解決方案主要包括如下內(nèi)容：1）會前階段會管可以圖形化地展示所有會議室在任意時(shí)段的占用/空閑狀態(tài)，并提供預(yù)約入口。會管里的會議預(yù)約信息可以推送至信息屏，這些屏一般安裝在會議室門口，樓層的電梯口或大堂，展示會議室當(dāng)天的會議安排和當(dāng)前的占用/空閑狀態(tài)，便于與會人的有序參會，也確保進(jìn)行中的會議不被打擾。信息屏也能實(shí)現(xiàn)掃碼簽到和一鍵預(yù)約會議室的功能。會管也可以和人臉識別系統(tǒng)或門禁系統(tǒng)對接，進(jìn)行會議簽到。2）啟會階段通過會管的預(yù)約設(shè)置，當(dāng)會議開始時(shí)間到達(dá)時(shí)，可以實(shí)現(xiàn)對會議室的自動操作，比如，打開會議室的系統(tǒng)電源，開啟投影機(jī)，調(diào)用預(yù)設(shè)的中控模式等。3）會中階段會議期間，會管可以在一個界面上管控所有會議室的會議相關(guān)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程集中管控。會管可以為會議室配備觸手可及的管理面板（也可稱之為會議伴侶，是一種平板觸控設(shè)備，受會管的控制，是會管功能的延伸），可以一鍵呼叫會議服務(wù)，一鍵報(bào)修，亦可呼叫會場或加入視頻會議，并進(jìn)行常用的會控操作。管理面板支持語音識別。4）會后階段會管可以集成智能感知設(shè)備，當(dāng)會議室里無人達(dá)到一定時(shí)間后，自動釋放會議室資源，提高了會議室的利用率?？傊?，隨著AI技術(shù)和產(chǎn)品的發(fā)展，會管必將和更多的智能化設(shè)備進(jìn)行整合，不斷提升會議室的使用體驗(yàn)。由此可見，實(shí)現(xiàn)會議空間的智能化，也是會管的重要設(shè)計(jì)目標(biāo)之一。推而廣之，基于會管的后臺驅(qū)動，會議空間/會議室的功能可以靈活組合，按需配置，這種全新的理念可以稱之為軟件定義的會議空間/會議室，即SDCS或SDCR（softwaredefinedconferencespace或softwaredefinedconferenceroom）。

2.4企業(yè)應(yīng)用的融合化

會議系統(tǒng)在企業(yè)的信息化建設(shè)中并非孤島，而是企業(yè)整體業(yè)務(wù)流程的一個組成部分，也是IT產(chǎn)生效益的典范，因此，會議系統(tǒng)不可避免地要與其它應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行交互協(xié)作，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的無縫融合，這就要求會管預(yù)留并開放API，支持與第三方系統(tǒng)的接口開發(fā)。會管應(yīng)設(shè)計(jì)常用的接口模型，以適應(yīng)較為普遍的業(yè)務(wù)融合需求，比如，會管與OA系統(tǒng)，通常會有單點(diǎn)登錄（SSO）和會議預(yù)約/通知等融合需求。從功能定位來看，會管理應(yīng)成為企業(yè)會議業(yè)務(wù)與辦公系統(tǒng)之間的橋梁和紐帶。

2.5應(yīng)用場景的移動化

會議管理軟件通常是B/S架構(gòu)，基于PC瀏覽器操作，隨著移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和產(chǎn)品的發(fā)展，基于移動端（主要是手機(jī)和平板）的會管應(yīng)用需求也逐步顯現(xiàn)，這就要求會管支持移動化應(yīng)用，通常有如下應(yīng)用方式：1）手機(jī)版會管考慮到手機(jī)尺寸、性能等的限制，其功能主要適用于移動場景，比如會議預(yù)約、通知、查詢和簽到，以及常用的會控功能。2）嵌入第三方移動平臺如果客戶有自己的移動辦公平臺，比如企業(yè)微信，釘釘?shù)龋瑫軕?yīng)支持嵌入其中，成為平臺的功能模塊之一，通常采用HTML5嵌入的方式。3）軟終端的集成手機(jī)版會管還應(yīng)支持集成視頻會議軟件終端（比如寶利通的RPM，華為的TEmobile），集成后的APP，不但具有會管的功能，還具備音視頻通信的能力。4）社交化集成隨著社交軟件的普及，會管也應(yīng)利用其便，比如，會管應(yīng)能通過微信分享會議邀請，接收人在微信里點(diǎn)擊邀請后，可以啟動會管微信小程序，并進(jìn)行后續(xù)的入會、簽到等便捷操作。5）平板觸控版會管考慮到平板的特點(diǎn)，平板觸控版會管主要定位于快速組會，入會，控會，呼叫會議服務(wù)等功能，也可以基于客戶的組織架構(gòu)或通信錄快速呼叫和組會。

2.6業(yè)務(wù)邏輯的流程化

現(xiàn)代會議具有非常顯著的流程化特征，因此，會議管理軟件的設(shè)計(jì)也必須遵循流程化的原則，一般來講，會管的核心功能模塊應(yīng)按照會前，會中和會后這三個階段來設(shè)計(jì)，這也是會議業(yè)務(wù)的基本邏輯，三個階段的功能定位如下：①會前，會議的查詢、預(yù)約、審批和通知等。②會中，會議控制，會場控制，智能中控和監(jiān)測預(yù)警等。③會后，統(tǒng)計(jì)圖表和調(diào)查反饋等。這三個階段既相對獨(dú)立，又相互關(guān)聯(lián)，同時(shí)，會管在設(shè)計(jì)上要形成閉環(huán)管理，例如，會后統(tǒng)計(jì)中的MCU資源使用率，對于會前的準(zhǔn)備工作應(yīng)具有參考和警示作用。圖3為會管驅(qū)動的會議流程示意圖?？傊?，會管的設(shè)計(jì)必須要覆蓋會議的全生命周期，使處于生命周期各個階段的會議干系人，都能享受到高效和便捷。

2.7功能設(shè)計(jì)的模塊化

在多年的會管研發(fā)及項(xiàng)目實(shí)踐中，我們對大量客戶的會議流程進(jìn)行了梳理和分析，總結(jié)出了會議的相關(guān)業(yè)務(wù)模塊，并對會管進(jìn)行了基于流程的模塊化設(shè)計(jì)，主要分為核心模塊，輔助模塊，增值模塊，移動模塊和接口模塊等。會管實(shí)現(xiàn)模塊化，可以增強(qiáng)對具體項(xiàng)目的適應(yīng)性，便于客戶根據(jù)自身的實(shí)際情況擇優(yōu)組合。會管模塊化的基礎(chǔ)是會議業(yè)務(wù)的流程化和各項(xiàng)功能的標(biāo)準(zhǔn)化，其目標(biāo)是讓會管成為多媒體會議類集成項(xiàng)目的標(biāo)配。

2.8解決方案的一體化

早期的會議管理軟件，是一套純粹的面向管理員的軟件工具，隨著會議管理工作的日益復(fù)雜，僅靠軟件開始變得難以勝任，因此，會管需要借助由其衍生的硬件輔助設(shè)備，來更好地完成管理工作，即以軟件為核心，輔以配套設(shè)備，構(gòu)建一套完整的軟硬一體的會議管理解決方案。比如，置于會議室門口的會議信息屏，與會管實(shí)時(shí)同步，幫助用戶高效、方便、準(zhǔn)確地使用會議室，還可以采集人臉信息，實(shí)現(xiàn)人臉識別簽到。又比如，置于會議室內(nèi)的受會管控制的管理面板，既可以提供一鍵式的常用會控功能，也能隨時(shí)呼叫會議服務(wù)?？傊?，插上了硬件的翅膀，會管可以管得更多，管得更好。

3結(jié)語

工欲善其事，必先利其器。在多媒體系統(tǒng)集成項(xiàng)目建設(shè)中，選擇一套適用的會議管理軟件，實(shí)屬事半功倍的明智之舉。會管已不再僅僅是錦上添花，而是會議系統(tǒng)中必不可少的控制中樞，可以助力客戶信息化管理水平的飛速提升。會管的使命就是要實(shí)現(xiàn)人、會議和會議空間三者之間的和諧統(tǒng)一。從上文對會管發(fā)展趨勢的論述中，不難看出有兩條核心主線，首先是以人為本，體驗(yàn)為王。在現(xiàn)代社會中，不論是專業(yè)的信息化應(yīng)用系統(tǒng)，還是大眾消費(fèi)產(chǎn)品，用戶體驗(yàn)的重要性都與日俱增，不言自明。其次是抓準(zhǔn)定位，與時(shí)俱進(jìn)。會管的發(fā)展，必須堅(jiān)持其應(yīng)用定位，并隨著相關(guān)技術(shù)和產(chǎn)品的發(fā)展而發(fā)展。

作者：張弩 單位：北京真視通科技股份有限公司