多媒體技術在檔案管理中的作用

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隨著信息化技術的迅猛發(fā)展，電子設備在檔案管理工作中得到廣泛的普及，解決了檔案管理中許多亟待解決的難題，而多媒體技術的使用極大地提高了檔案管理效率。下面筆者針對多媒體技術在檔案管理中的應用情況談談自己的見解。

1什么是多媒體技術

1.1多媒體

廣義的多媒體一般理解為多種媒體的綜合，指能夠同時采集、處理、編輯、存儲和展示兩個或以上不同類型信息媒體的人-機交互式信息交流和傳播媒體，這些信息媒體包括文字、聲音、圖形、圖像、動畫和活動影像等。多媒體的本質仍然是計算機信息、數字信息，這是它與普通紙張、錄音機、電影膠片、錄像帶上的信息的根本區(qū)別。

1.2多媒體技術

多媒體技術簡單來說是指運用計算機進行綜合處理多媒體信息的技術，包括對文字、數據、圖形、圖像、動畫、聲音等多種媒體信息進行綜合處理和管理，使用戶可以通過多種感官與計算機進行實時信息交互的技術，又稱為計算機多媒體技術，通常簡稱多媒體技術。真正的多媒體技術所涉及的對象是計算機技術的產物，而其他的單純事物，如電影、電視、音響等，均不屬于多媒體技術的范疇。多媒體技術極大地改變了我們使用計算機的方式，它是我們可以更便利地學習、娛樂和交流。多媒體技術在教育、工業(yè)、農業(yè)、軍事、商業(yè)、建筑、娛樂、金融等各個領域中都有非常廣泛的應用。人們在多媒體技術的基礎上開發(fā)出了許多實用的多媒體系統(tǒng)，如多媒體檔案管理系統(tǒng)、多媒體資產管理系統(tǒng)、圖書資料檢索系統(tǒng)等，產生了巨大的經濟效益和社會效益。而在信息檢索，產品展示等方面所涉及的內容，如多媒體數據庫技術和圖像、語音、文字的識別技術、圖像和聲音的數字化技術、多媒體數據壓縮與還原技術等等，在檔案數字化建設中都有著舉足輕重的作用。

2多媒體技術在檔案管理中體現的優(yōu)點

2.1多樣性

即信息媒體的多樣性。它將音視頻處理、文字處理甚至網絡通信技術融為一體，將聲音、圖像、文字、動畫等結合傳遞信息，為利用多媒體技術管理檔案奠定了基礎。

2.2交互性

用戶可以與計算機的多種信息媒體進行交互操作從而為用戶提供了更加有效地控制和使用信息的手段?，F在的交互手段相當豐富，觸摸技術和語音控制都已經相對成熟，觸摸屏幕上的圖形、表格或提示標志或是用語音發(fā)出簡單指令，就可以從得到所需要的各種信息。這樣，消除了一部分使用障礙，能夠被更廣大的人群所使用。同時，也為檔案的檢索帶來了便利，這是人們獲取信息和使用信息變被動為主動的最為重要的特征。

2.3集成性

集成性是指以計算機為中心綜合處理多種信息媒體，它包括信息媒體的集成和處理這些媒體的設備的集成，它能夠對信息進行多通道統(tǒng)一獲取、存儲、組織與合成。利用這一優(yōu)點，我們在保存電子檔案的時候就可以對照片、圖像配上解說，讓人一目了然。

2.4實時性

實時性說明聲音、動態(tài)圖像（視頻）隨時間變化而變化，當用戶給出操作命令時，相應的多媒體信息都能夠得到實時控制。多媒體技術還有很多優(yōu)點，例如數字化存在，便于保存，可以通過網絡傳輸，擁有理想的用戶界面等就不過多贅述。

3多媒體技術在檔案管理中需要的技術支持

用戶需求是多媒體信息管理系統(tǒng)出現的必然．而迅速發(fā)展的信息技術則為多媒體信息系統(tǒng)的出現提供了可能。多媒體信息系統(tǒng)要求有較高的信息技術支持。這些支持技術主要包括：

3.1硬件支持

3.1.1存儲技術。存儲介質發(fā)展迅速，從最早的軟盤發(fā)展到現在的光盤、硬盤，容量和速度都有了巨大的飛躍。傳統(tǒng)的磁性存儲介質的容量早已不能滿足多媒體系統(tǒng)的要求，如今以光盤、硬盤等存儲介質為主流，其中常見的硬盤可達到4TB甚至更大的容量，對于存儲全文文本、圖形圖像、語音信息和視頻資料等電子檔案應當說已經足夠，存儲技術的發(fā)展較好地滿足了多媒體技術對存儲電子檔案的要求。

3.1.2I/O設備。要形成電子檔案，首先需要進行采集，自然就需要高質量的電子設備，如今像照相機、掃描儀、攝像機、錄音機等設備，技術均已經相當成熟，為圖像、語音的輸入輸出提供了快速有效的手段，使檔案工作人員能夠更加方便地、直接生產和獲取電子檔案。

3.1.3內部配置。為了更快速的采集、編輯、整理電子檔案，計算機作為其中不可分割的主要設備，其配置的要求應當強大、快速、合理。包括CPU（APU）、顯卡（GPU）、內存、硬盤、外設等參數都應當能夠完美支持多媒體技術的順利發(fā)揮。

3.2軟件支持

3.2.1數字信息處理技術數字信息處理技術主要包括模擬信息與數字信息的相互轉換，圖像、視頻的編碼與解碼技術，這些技術的發(fā)展使得文字、圖像、動畫、視頻、聲音成為計算機能夠處理的數據，是其他后期處理技術的基礎。

3.2.2數據壓縮技術。近年來，電子檔案中多媒體數據文件逐年上升。多媒體技術可以說是所有計算機領域中信息量最大的領域。多媒體數據中的聲音、動畫、視頻、高分辨率圖像等，在未壓縮的情況下，其數據量十分龐大，例如。一張24位真彩色5寸（1050X1500）照片，分辨率為300dpi，那么大約占據4.5M存儲空間。而視頻數據量則更大，一分鐘PAL制式（352×240分辨率，24位色彩，25幀/秒）數字視頻的不壓縮的數據量約為362.55M?？梢钥闯龆嗝襟w數據形成的電子檔案是多么龐大，媒體數據壓縮技術要靠軟、硬件合作實現，靠該技術，海量的多媒體數據可以得到大幅度的壓縮，讓各類存儲介質可以收錄更多的檔案，因此對多媒體數據進行壓縮是十分必要的。

3.2.3多媒體數據庫技術（MMMD）傳統(tǒng)的數據庫管理技術，一般比較適合結構化數據，而在多媒體技術中，由于處理的對象變成了文本、圖像、視頻、聲音等非結構化數據，用傳統(tǒng)的數據庫模型難以對其進行描述和體現。如今，面向對象的數據庫理論與技術逐漸興起，為開發(fā)多媒體數據庫提供了依據，它將所有的概念實體都模型化為對象，自然地描述文本、圖像、語言等非結構化的數據，在傳統(tǒng)的數據庫基礎上增加的若干種數據類型可以更好地管理多媒體數據，在利用多媒體技術管理檔案的領域相當適用。

4多媒體技術在檔案管理中的作用

這里我們探討多媒體技術的目的主要是為了幫助檔案管理人員簡化繁重的檔案整理工作和智能化檔案檢索工作,多媒體技術幫助我們理解復雜的信息．通過其交互性，可以讓檔案管理系統(tǒng)以多媒體形式向檔案管理人員或是使用檔案的人員提供所需的各種信息,其在檔案管理中的作用主要有：

4.1大容量的信息存儲功能

利用多媒體技術來管理檔案與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比,最大的優(yōu)勢就在于存儲的數據量更大。各種電子檔案,如圖像、動畫、聲音、視頻等的數據量非常大，因此多媒體技術必然要針對數據量的問題制定出相應的策略，事實上我們也確實看到其多媒體存儲技術一直在向更大、更快、更廣的方向發(fā)展。在如今的檔案管理中，以光盤為載體的多媒體存儲介質已經占據了主流地位，其具有的存儲量大、存儲類型廣泛、檢索迅速、永不失真等優(yōu)點被全面發(fā)揮。

4.2更便捷的信息檢索功能。

檔案管理的一個原則就是要便于檢索和查詢，通常來說檢索與查詢分為基于關鍵詞和基于內容兩類。前者常用于符合媒體對象的檢索，后者則更適合用于多媒體檢索?；趦热莸臋z索是對媒體對象的內容及上下語義環(huán)境進行檢索，如圖像中的形狀、顏色、紋理，視頻中的鏡頭、場景、運動，聲音中的音調、音色、音強，它突破了傳統(tǒng)檢索技術的局限，直接對圖像、視頻、聲音內容進行分析，抽取特征和語義，利用這些內容特征建立索引并進行檢索，它通常包括媒體庫、特征庫、知識庫，能夠滿足用戶多層次的檢索需求，并且檢索速度更快，還能進行相似性檢索。將這一功能利用在檔案管理中，就可以更準確找到需要的電子檔案。

4.3簡化了檔案的匯編工作

多媒體技術給文件匯編工作帶來了巨大的影響，它借助計算機的編輯功能，將大量的多元化信息加以整理和排列組合，制作出來的電子匯編檔案攜帶方便、內容充實、生動有趣、功能多樣、檢索快速，較之以往的紙質檔案，電子匯編檔案不論是查閱還是印用都更加方便。

4.4減少了冗余的電子檔案

利用多媒體技術，可以對視頻、聲音等檔案進行編輯、剪接和重組，減少無用的部分，例如某些活動中，攝像或錄音可能從活動準備階段就進行工作，但是攝錄的內容并非全部都有意義，利用多媒體技術可以把這部分無意義的內容進行編輯，減少檔案的數據量，對于聲音文件還能進行降噪、配音編輯等操作，讓重要的內容更加清晰，這樣檢索也能更加精確。

4.5修補和復原破損的檔案

檔案管理中會整理出很多具有重要意義的照片、圖像、歷史手稿等珍貴檔案，但是某些重要歷史檔案因歷盡滄桑，會出現許多破損，利用多媒體技術可以對局部區(qū)域內有數據丟失或損壞的數字圖像按照某種特定規(guī)則進行修復，使其恢復圖像的完整性。利用這種技術可以對這些破損的原件進行技術修復，更好地保護原件。

4.6利用展示技術進行宣教

多媒體技術被廣泛地利用在各種展示活動中，同樣，運用這種功能我們可以更形象的向社會宣傳檔案和檔案工作，利用圖形或是3D技術、配上文字和配音解說，做成一個內容全面的檔案收藏情況介紹，讓更多的人能夠更直觀地了解檔案管理工作的基本情況，既節(jié)省開支，又能形象地進行宣傳和教育。

5多媒體技術在檔案管理工作中面臨的挑戰(zhàn)

多媒體技術雖然已被廣泛地應用，但整體上仍處于發(fā)展階段，要想達到普及，從價格到技術都還需要探討。多媒體技術的功能深廣復雜，卻并非全部都與檔案管理工作密切相關，而且有些技術尚不夠完善或成熟，還有許多問題需要解決。

5.1保管存放成本高

目前檔案管理中最常用的存儲介質是光盤，價格低，個體小，存儲容量也讓人滿意，但是當這些小個體的存儲介質不斷增加，所需要的空間也就大大增加了，這無疑給檔案管理增加了巨大的成本，不僅僅要擴大房間，購置櫥柜，增加硬件條件來保存這些介質，還需要定期采購新的介質進行重新備份，以免某些存儲介質達到了使用年限或是其他原因造成檔案丟失。

5.2安全性仍有漏洞

這里的安全性是包括多方面的。其一是存儲，這也是最重要的，檔案因其存在才有意義，電子檔案存儲在硬盤、光盤、磁帶等介質中，極易被介質的使用壽命和質量所左右，而例如氣候、個人使用習慣等因素也很容易造成電子檔案的丟失或是損毀。另一方面是保密性，檔案中有很多資料都是需要嚴格保密的，在調取檔案的過程中，如果有人居心不良，利用網絡技術或是傳播病毒，可以輕易地搜索或是破壞電子檔案。而且一個電子檔案可以同時發(fā)送給多個終端，這個問題對于電子檔案保密工作帶來了非常大的威脅。

5.3真實性無法保證

電子檔案本身為數據資料，在形成的時候，工作者很難留下一些認證痕跡，而且相關的負責人員也沒有辦法在電子文件的材料磁盤上面簽字確認，即使留下了痕跡，在現在的黑客技術面前也不易起作用，這種情況下，電子檔案很容易在使用中被別有用心的人修改，所以很大程度上影響了電子檔案的真實性和可靠性。如果說有人對電子檔案中部分資料進行了修改，工作人員和負責人也無從知曉，調查極為困難。

5.4多媒體網絡技術

多媒體網絡技術是未來的趨勢，也是需要解決的一個難題，為了讓文本、圖片、視頻、聲音可以暢通得進行網上提取和傳遞，網絡速度和帶寬都應當達到一個較高的水準。目前推出的多媒體系統(tǒng)還并不能完全滿足檔案管理的實際需要，因此多媒體網絡技術的發(fā)展和突破必然引人關注。除上述幾點外，多媒體技術還存在著許多需要解決的問題，其中包括：信息介質的高保存壽命、多媒體系統(tǒng)的兼容性等等。

6多媒體技術在檔案管理領域的未來

多媒體技術的出現，改變了傳統(tǒng)的信息交流方式，也改變了傳統(tǒng)檔案管理的手段，其充分調動了我們的眼、耳、口、手等多種感覺器官，與計算機交互作用、交流信息，使人與機器的距離更加接近，更加友好。利用多媒體技術進行檔案管理工作，已在檔案部門獲得較理想的應用，利用多媒體技術，可以在計算機終端上隨時查詢文字、圖片、視頻、聲音等形式的檔案資料，借助多媒體網絡技術，還可以實現用戶之間信息資源共享，由于其信息已數字化，所以可以無限期，無損傷地使用。其發(fā)展的趨勢就是檔案數字化管理（數字檔案館）。我國許多省市的檔案信息化建設規(guī)劃都把檔案數字化工作提上了議程，北京、上海、深圳、浙江等地也都已經將數字檔案館投入使用。我們應從多個方面尋找與拓寬多媒體技術在檔案管理工作中的應用范圍，開發(fā)出具有檔案管理工作特點的實用多媒體檔案管理系統(tǒng)。

作者：曹悅 單位：連云港市急救中心