加強電力企業檔案現代化管理思考
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關鍵詞：電力企業；檔案管理；現代化
在新形勢下，企業檔案管理者需要有高效的工作效率、迅速的信息整合能力等，老舊的工作形式已經不符合現代化企業建設發展。電力企業結合計算機或者人工智能，同時培養相關人員的專業素質、加強監管，可以給企業帶來更好的發展。新形勢下新的工作系統會給員工帶來自我的提升，給企業帶來更大的效益。
在新的形勢下，電力無論是在人們的日常生活中還是在工業生產中都已經成為了必需品，電力企業為社會提供能源，因此電力企業為國家發展提供了基礎的保障，電力企業的運行是非常重要的，檔案管理是電力企業的基礎工作。在新的形勢下，高效率的工作模式、準確性的信息處理等是社會對工作現下的要求，計算機信息網絡時代已經可以結合管理為企業帶來更高效益的工作平臺，因此電力企業檔案現代化管理利用計算機網絡技術進行歸檔已經逐漸普及。計算機信息化為人們的工作帶來了便利，但現下管理檔案人員工作能力參差不齊，并沒有給工作帶來很大的效率提升，所以電力企業應該完善管理制度，提升工作人員的綜合素質，有效的監管不僅會提升工作人員的工作意識，還會提高企業效益，所以電力企業應該有相應的監管制度。智能機器人是目前社會發展的新趨勢，許多企業現已利用智能機器人進行相應的工作，智能機器人不僅可以縮減企業的利潤更給企業帶來了工作程序上的固定規劃，減少錯誤率的產生，工作人員接觸到現代化的工作模式之后也會提升自己整體綜合工作素養。因此電力企業檔案管理的發展趨勢是更現代化、效率化、準確化、智能化的。
2加強電力企業檔案現代化管理的要求
隨著計算機網絡信息時代的到來，信息化已經充斥在人的生活工作中，企業對信息化的占有份額決定企業后期的發展，并且人工智能的產生代替了人工，這些都離不開電的供給，電力企業已是作為國家發展經濟的基礎企業，檔案管理是電力企業的工作基礎，因此電力企業檔案現代化管理的要求也需要隨著時展進行提升。電力企業檔案管理應該步入標準化、規范化、現代化的發展，所謂現代化應用于電力企業檔案管理就是需要檔案管理的高效率。加強電力企業檔案現代化管理的要求第一是準確性，準確性對于檔案的管理是基礎，它決定著以后檔案資源的利用率。第二是效率，管理檔案的效率是體現管理人員專業素養的基礎，因此管理人員需要有對自我的要求，但長此以往的工作狀態讓工作人員失去了對工作的熱情，工作意識減弱，造成工作效率低，因此需要給管理人員創造一個良好的工作氛圍，需要提升管理人員的專業素養。第三工作的閉合性，所謂閉合性就是對后續工作的檢查和總結，這時需要由監管部門的介入，監管部門不僅能夠檢查檔案管理人員的完成效果更能夠讓檔案管理人員提升自己的工作效率。與此同時，檔案管理人員應該有相應的職業操守，檔案包含個人的私密信息，檔案管理人員嚴禁外泄信息，確保信息的安全性。
3加強電力企業檔案現代化管理存在的問題
3.1管理制度不完善
電力企業發展的同時企業文件檔案也會相對應的變得更加復雜，品類數量更多，電力企業首先應該根據內部需求完善對檔案管理人員的管理制度，管理制度的完善不僅能夠提高企業效益也能夠提高管理人員的專業素質，但在目前環境下，電力企業管理模式相對陳舊，檔案管理人員的工作沒有強硬的時間點、沒有工作目標、沒有一個工作閉環是由于企業對檔案管理人員沒有相應的管理細則，行政部門對其沒有要求，有的企業及時就算有管理制度但也存放在角落，沒有管理人員進行定期講解，只是在需要的時候拿出來一下，管理制度如同虛設。
3.2管理水平不一致
在電力企業檔案品類增加，內容復雜的情況下，檔案管理人員中有些人不能夠及時找到檔案的管理要點，致使檔案管理效率不高。電力企業屬于國家企業，一般工作人員都為公務員，造成有些工作人員檔案服務水平不高，檔案工作不能有效地結合信息，合理利用，檔案沒有嚴格的編碼，比如員工內部人員和員工外部人員檔案信息在同一個文檔里，19年的檔案盒17年的放在一起了，這樣以后找相關檔案的時候，找尋人員沒有目標的同時還可能找尋不到。管理檔案人員并非為專業性人才或者前期未進行專業的培訓等其他原因造成檔案管理水平不一。
3.3管理人員沒有監督
管理人員長期在相同環境下工作，造成管理人員松散，信息不準確，工作不到位，檔案保管工作未做好等問題的原因也在于沒有相應的行政監管部門。監管是對工作的總結，是對相應的工作人員效率的計算，工作最后應該有一個閉環環節，即檔案管理人員應該有對上一級部門的反饋，行政部門應該與管理人員多互動，監管其工作效率，對表現不好的應該有相應的懲處。新員工入職之后行政部門不加干涉導致新員工入職之后不了解要做的東西和內容導致新員工錯誤率高或者工作效率低。監管部門監督力度不夠，有的監管就像走一個過場也是企業存在的問題。
4加強電力企業檔案現代化管理的措施
4.1完善管理制度
根據檔案管理工作內容和內部結構，快速制定出加強檔案現代化管理的措施，對之前檔案管理進行完善或者整體整改。制定企業每一個部門的工作章程，起草檔案管理的章程內容大致為：規范檔案填寫的要求，字跡清晰、在檔案歸檔時封面應該有相應的序號，同一類檔案按照時間先后放在相應的位置、制定出檔案管理人員的每個時間段的工作范圍，提升工作效率，固定管理人員管理檔案的類型等其他內容。電力企業對檔案管理人員制定的制度要根據內部的需要科學制定，不可貪大求全也不可能生搬硬套、制定的執行事務要以人為本，明確職責。管理制度從事務到人都應該一一落實，開會的時候需要細致說明制度的改革，打印出管理制度內容貼在管理人員的工作區域。
4.2提高管理水平
企業應該對提高管理人的工作素質進行提高，電力企業應該引進檔案管理人才，對管理各個部的人員定期進行專業的培訓、測試，提升管理人員的專業水平，對檔案管理人員定期地進行調整，這樣能夠調動管理檔案人員積極性。企業可以要求檔案管理人員寫每一個季度的工作總結和工作計劃，能夠幫助檔案工作人員進行自我提升。檔案管理者能夠有結合企業發展定制檔案內容的能力，根據社會環境的改變對檔案進行調整。檔案管理人員要熟練掌握計算機存儲方式，錄入電子檔案，檔案管理部門不僅要有紙質的存檔也可利用計算機建立同一類別的文件夾，對檔案進行掃描，然后電子存檔，之后利用電子信息技術整合，在需要利用信息時進行相關信息的搜索。定期的對數據庫進行備份，以防止計算機存儲不夠，備份介質可選用移動硬盤或者云存儲。電力企業也可以利用大數據處理信息方式對檔案進行管理。企業應該鼓勵員工多動腦，鼓勵員工思考如何提高檔案管理工作的效率和準確性。在新員工入職時，可以進行師傅帶徒弟模式，老員工帶新員工可以快速地讓新員工進入工作狀態，并對老員工進行獎勵。
4.3對檔案管理的相關人員進行監管
企業需要由專業的監督人員柜檔案管理人員的工作進行監督，監督能夠讓檔案管理人員保持或者提升工作效率和質量，監督是企業管理必不可少的環節。監督部門不僅要監督檔案管理人員的日常工作環節，還要定期監督工作人員的工作完成進度和正確性。在當前的電子化辦公的環境下，監督部門要實時監督管理人員對信息內容的保密性，提高信息安全意識，對計算機檔案管理平臺設置防火墻，計算機不可以插入U盤，進入電子檔案室不可以拍照，監督人員如果發現關于信息安全隱患問題應該及時整改，并給相關人員作出警告或者懲罰，對于嚴重損害企業利益的人員及時交到行政部門。監管部門應該給檔案管理人員做出相應的GPI考核，做到公平公正，考核內容可以根據實際情況制定，歸檔的準確性、存儲完整性、查找效率、服務態度，信息安全等相關工作內容都可以制定為考核標準，每月根據GPI完成度發放工資，根據完成效果進行獎罰。
結語
綜上所述，新的時代已經來臨，電力企業如果想要有更好的發展，首先需要順應新時代下的管理模式，電力企業如果要有穩定的發展狀態，提升工作人員的專業素養是企業發展的基礎。因此電力企業需要完善工作制度、提升管理檔案人員的能力素質，以及制定監督制度安排人員對檔案管理人員的工作進行監督。
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作者：李寧 單位：國網寧夏電力有限公司