檔案數字化管理現狀及優化路徑淺析

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【摘要】傳統的檔案管理方式靠人工手動進行收集整理，現如今各行各業檔案數量十分龐大，單憑手工操作沒辦法實現收藏和利用，不僅效率低，還會出現許多問題。本文對檔案數字化管理的現狀以及優化路徑進行深入的研究，并且加以分析。

【關鍵詞】檔案數字化管理；含義；現狀；優化

我國歷來對于檔案管理工作重視程度很高。但從我國現階段檔案管理工作的整體來看，過程十分枯燥、繁瑣，每天的工作量非常大，傳統的檔案管理采取手工收集和整理的方式，這樣的工作方法非常麻煩，并且執行過程中效率也比較低。有許多珍貴的檔案因為傳統的管理方式導致丟失，造成很大的利益損失。由此，檔案管理行業以信息化和數字化的方式進行管理是十分有必要的，能夠最大程度提升檔案管理方面的工作效率。同時，可以大大減少工作人員的工作量，促使工作不再像以前那樣復雜且繁瑣。新時代，利用計算機對檔案進行數字化方面的管理，大大提升了檔案管理工作的效率。此外，從檔案的使用方面來看，通過利用網絡技術對檔案信息進行檢索，能夠十分方便、快捷以及高效率地對檔案內容進行搜索和利用，這樣能夠大大縮減工作方面的效率。

一、數字化檔案管理的含義介紹

從古至今，無論是哪一類群體或者行業，檔案的存在都有著重要的價值，這是由于檔案能夠記錄每個人以及每個群體所發生的具體事件，能夠清楚記載事情所發生的時間及地點。同時，還有各個地區或者群體的文化習俗、宗教信仰等，這些因素都會以文字、圖片或者音視頻的形式進行保存，這些保留下來的檔案會隨著時間的推移變得越來越重要，對于國家歷史文化的研究意義重大。因此，對檔案的管理工作必須采取科學合理的方式來嚴格執行，這樣才可以促使檔案發揮出其本質的作用價值。伴隨著我國科學技術的不斷發展，計算機技術對于我們每個人的生活都是十分重要的影響因素之一，計算機讓我們的工作、學習以及生活都很便捷。除此之外，隨著時間慢慢地累積，有關于歷史方面的檔案數量變得越來越龐大，如果單憑傳統的手工整理方式要耗費許多的時間。然而，計算機的出現有效解決了這一問題，檔案管理工作利用計算機技術來進行數字化方面的管理，大大提升了檔案管理工作效率。

二、當前數字化檔案管理現狀分析

（一）數字化檔案管理人才不足。檔案管理工作中使用數字化管理方式，從理論方面的角度來看，與以往傳統的工作理念并沒有太大的區別，但在具體的工作執行過程當中卻存在著比較大的差距。我國的檔案管理事業從傳統的手工整理方式向現代化、數字化管理方式進行轉變時，出現了許多未解決的問題?，F如今存在的問題主要是以下幾點：一是以傳統工作方式管理檔案的工作人員比較吃力?，F如今轉型采用數字化技術管理檔案時，大多數工作人員對于該項技能的操作方面明顯有些吃力，他們大多年紀偏大，這個年紀的工作人員對于計算機方面大多不太熟悉，甚至有些人從未接觸過計算機，因此對于數字化管理方面的工作內容執行起來十分困難。二是年輕人對檔案管理工作興趣不大。如果將檔案管理工作交給年輕人，現如今年輕人會覺得這種工作比較無聊、枯燥，每天只是機械性地重復一件事情，工作缺少新鮮感。因此，在當前的信息化時代，很多年輕人不愿意干檔案管理工作。三是專業人才缺乏。在目前階段，我國檔案管理工作缺乏數字化管理方面的專業人才，在一些特殊的行業，這種現象更加普遍，給我國檔案管理事業帶來了很大的困擾，這樣的工作方式不僅效率低，并且還會出現許多錯誤，從而導致很多不必要的事情發生。如果想盡快改進現如今這種情況，就要對老員工的業務能力方面加大提升力度，特別是數字化專業方面的培訓，保證老員工能進行簡單的數字化管理方面的操作。另外，需要盡快引進數字化管理方面的人才擔任檔案管理工作。只有做好如上幾點，才可以實現檔案管理的數字化。同時，除保障檔案管理硬件設施齊備外，還要進行檔案管理計算機軟件的研發與推廣，促使檔案管理行業更好地推行數字化管理工作效率。

（二）專業檔案數字化管理設備配備不足。我國現如今在檔案管理方面剛推出數字化管理這種工作方式，在目前初始階段，需要進行數字化管理方面基礎設施的投資。檔案管理數字化方面，大量的投入無法在短時間內獲得應有的回報，因此大部分企事業單位不會消耗大量的資金進行檔案管理，很多單位的負責人認為在此方面花費大量的資金，最終得不到回報。因此，在對檔案進行數字化管理的普及和推廣工作過程中，資金方面成為其中的一大難點，從而導致推廣工作十分緩慢。有些企事業單位雖然已經裝配了數字化方面的硬件設備，但基本上都是老舊的計算機、掃描儀等，特別是那些運行慢如蝸牛的計算機，對于檔案數字化管理來說，是沒有辦法實現的。目前在數字化管理的普及與推廣工作正在進行中，國家對于檔案數字化管理工作提出了新的工作要求以及標準?，F如今，在較短的時間進程當中，很難實現相關部門提出的工作目標。但是，無論多難，千萬不能放棄，應當以熱情積極的態度繼續將檔案數字化管理的工作進行下去，還要對檔案管理相關的計算機軟件進行不斷研發，為盡快完善數字化管理事業貢獻力量。

三、推進數字化檔案管理的優化路徑

（一）挖掘專業的檔案管理數字化人才。檔案管理數字化與傳統的檔案管理工作內容存在十分明顯的差別，以往傳統的工作方式采用紙質材料進行記錄，現如今已經全部轉變為電子版。并且，這些電子版的材料全部保留在不同的電子設備當中，進行多種方式的備份，備份設備有U盤、硬盤等。如果某一天這些儲存設備受到的損壞，或者是受潮后設備當中進水，都會導致其中的電子檔案文件丟失。因此，在對檔案進行儲存時，一定要進行多種方式的備份管理，并且要分別進行放置，這樣才能夠保證檔案完整保存下來。以上只是其中明顯的問題，關于檔案數字化管理方面的問題還有很多，如果想要徹底解決這些問題，就要盡快引進數字化管理方面的人才來開展相關的管理工作。檔案管理方面的工作人員需要定期進行數字化管理方面的培訓，從而不斷提升自身的綜合素質，更好地參與到檔案數字化管理工作當中，不斷增強自身在數字化管理過程中的業務能力，在對工作人員進行數字化方面的專業培訓時，不僅要對不熟悉先進設備的員工進行培訓，也要對剛剛入職的新員工進行相應的培訓，這樣的培訓方式能夠有效避免工作人員在技術方面的欠缺以及不足。現如今，檔案管理方面普遍存在的現象是，工作人員對于數字化技術這種全新的管理方式不了解，因此對于檔案管理數字化工作產生抵觸的心理，其中最主要的表現是，員工在日常工作時積極性不高，從而影響檔案管理工作的效率。因此，企事業單位相關負責人要安排專人對老員工進行定期的心理疏導，幫助老員工找回自身對于工作方面的自信心，闡明現代化社會的發展情況以及使用數字化管理方式的優點，同時要不斷鼓勵老員工敢于接受新鮮事物，努力趕上當下社會發展的進程。同時，在日常工作中，要督促老員工起好帶頭作用，積極投入檔案數字化管理工作中來。在對工作人員進行培訓時，不僅要培訓工作人員對于數字化方面的技術能力，還要適當添加一些專業方面的道德規范，職業道德與技術水平共同進步，才能夠使檔案數字化管理工作得到全面發展。

（二）數字化檔案管理技術的應用。檔案當中記錄的信息種類是非常多的，不僅局限于公民的個人信息這么簡單，其中包含了社會發展、生活變化、經濟水平、政治文化、軍事力量、民族風俗等非常多的東西，在以往的工作當中，只是對這些檔案進行分類，工作量就已經很大了，導致工作過程中非常煩瑣。更何況每種大的類別當中還會包括許多的小的類別。在檔案管理工作當中，往往會出現一些十分常見的工作難度，工作人員相互之間的理解能力不相同，因此在一些分類工作方面存在一些意見分歧：同樣的一份檔案，有的工作人員會認為屬于歷史類，有的會認為屬于政治類，在分類時會出現意見偏差，從而導致工作效率降低。像這樣的意見偏差問題不僅會影響檔案分類，還會對檔案查找產生很大的影響。同理，在對檔案進行查找時，有的工作人員會認為某份檔案是歷史類，而有的會認為是政治類，這樣會嚴重影響檔案管理方面的工作效率。因此，在如今國家推動檔案數字化管理的前提下，各企事業單位采用先進的軟件對檔案進行數字化管理，這樣能夠解決很多傳統工作方式無法解決的問題，不僅解決了工作人員對于檔案方面的分類問題，還能夠十分輕松地解決對于檔案查找不明確的問題，使檔案管理方面的工作效率有了顯著提升。在檔案管理的傳統工作過程中，在使用紙質檔案進行專門的保存工作時，往往會遇到紙質材料的整理或者銷毀的工作，這一方面的管理工作對于工作人員來說，比較容易發生疏忽，從而導致工作失誤，甚至會造成比較嚴重的后果。由此，需要加快推進檔案數字化管理的進程，在使用數字化對檔案進行管理時，對于紙質檔案管理過程中出現的問題，會得到徹底解決，能夠很大程度上增強檔案方面的完整性?，F如今，檔案管理方面普遍存在的問題是，大多數工作人員對于檔案數字化這種全新的管理方式缺乏了解。因此，對于檔案管理方面的工作產生了一定的抵觸情緒，導致在日常工作時積極性不高，從而影響檔案管理工作的效率。因此，企事業單位要對老員工進行定期的心理疏導，幫助老員工找回自身對于工作方面的自信心，闡明現代化社會的發展情況以及使用數字化管理方式的優點，同時要不斷鼓勵老員工敢于接受新鮮事物，努力趕上當下社會發展的進程，并且在日常工作當中督促老員工起好帶頭作用，積極投入檔案數字化管理工作中。

（三）加大資金投入，更新專業設備。檔案管理工作在由傳統工作方式向數字化管理方式進行轉變時，會受到設備引進不到位以及資金不足等問題的阻礙。企事業單位在對檔案數字化管理工作實施的過程中，對于資金方面的投入不足，因此有很多先進的數字化設備沒辦法被更新或是引進，這種情況對于檔案數字化管理的推行產生了比較大的阻礙，甚至有些是致命性的。所以，企事業單位檔案管理部門需要對此問題進行高度重視，要盡量增加對于檔案數字化管理工作中資金的投入，促使檔案數字化管理工作能夠健康發展下去。在檔案數字化管理過程當中，專業性強的計算機軟件設備以及硬件設備是數字化技術最重要的必備條件。在計算機軟件方面，要加強研發力度，使相關的計算機軟件能夠盡快推廣使用，從而全面提升我國檔案管理工作的質量。在硬件設備方面，不能僅限于增加資金購買先進設備，也要對當前自身擁有的設備進行維護與升級，這樣可以有效節省資金，還可以增加設備的使用壽命。同時，可以使檔案管理工作的效率得到增強。由于我國現如今的檔案數字化管理工作仍處于推行初期，正處于適應、磨合階段，還有很多未知的問題需要通過日常的工作來發現并且解決，從而逐漸使檔案數字化管理工作越來越完善，形成完備的數字化工作體系。

四、結語

檔案數字化管理工作能夠有效保證檔案管理工作的效率，并且能夠輕松解決以往傳統工作方式當中存在的問題以及困難。檔案數字化管理工作推行不久，還有比較多的問題，需要工作人員在日常工作當中不斷嘗試并積累經驗。在實施檔案管理工作的過程中，需要加大資金的投入，以保證更新設備時資金充足。同時，在對工作人員進行培訓時，不僅要培訓工作人員對于數字化方面的應用能力，還要適當添加一些專業方面的道德規范，職業道德與技術水平共同進步才能夠促使檔案數字化管理工作健康發展。除此之外，還需要不斷研發先進的檔案管理軟件，保證檔案數字化管理工作有序開展，促使檔案更進一步為現代化社會發展作出貢獻。

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作者:王仕鳳 單位:安徽廣播電視臺