地質檔案數字化建設問題及對策
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摘要：在信息化發展戰略全面實施的背景下，地質單位要統籌謀劃，助力地質檔案數字化建設進程，實現地質檔案的精準化、規范化、標準化、數字化、信息化管理，全面提升地質檔案管理質效，為地質工作的井然有序開展奠定良好基礎。
關鍵詞：地質檔案；數字化建設；問題；策略
地質檔案屬于地質勘探信息數據的融合，由專業地質人員收集整理而成，即依托普查勘探、區域測量、化學及物理勘探等活動獲取，內容包括水文、成果、鉆探、測量、設計、科研及樣品分析等，為地質工作研究提供了豐富的科學依據與資料參照。隨著信息技術的方興未艾的發展，當前我們已經邁入了大數據時代，數字化建設和運用水平日益提升，傳統紙質檔案模式已經無法滿足當前檔案管理工作需求，在大數據時代下信息呈爆炸式增強，信息渠道日益拓寬，要想在繁雜、冗余、海量的信息中獲得所需信息數據是非常困難的。因此，地質單位要堅持與時俱進，依托計算機、多媒體等信息化載體，構建資源庫、信息平臺，全方位地推動檔案數字化建設，保障檔案管理的完整性、真實性、規范化。
一、地質檔案數字化的內涵和重要性
地質檔案數字化主要就是依托先進傳媒技術，如網絡、通信、計算機等，將照片、文檔資料、紙介質、聲像等地質檔案資料進行數字化處理，將檔案信息轉化為存儲在光盤等數字載體上進行處理的過程，之后再在互聯網+的支撐下，將相關資源信息上傳到Internet網、局域網上，進行信息共享，同時借助數據平臺和數據庫，實現“數字化檔案”的規范化、標準化、網絡化管理，提升檔案管理質效。當前實現數字化管理主要依托Internet網和局域網方式來實現。地質資料是我們探索地球的客觀記載和認知積累，是經濟社會發展的重要數據資源。隨著時代的發展，堅持與時俱進，推進加快地質檔案數字化建設是當前擺在我們面前的重要課題。地質資料廣泛運用到礦產資源勘察開發、地質調查、生態環境保護、工程建設、城鄉規劃建設、國土空間開發等國民經濟建設和發展的各個方面，在助力社會行穩致遠發展大有裨益。隨著社會步入信息化時代，推行地質檔案數字化建設是地質工作事業穩健發展的需求，是加快國家信息步伐的重要舉措，數字化建設與數字檔案館二者都屬于國家數字信息的基礎工程。據此，在大數據時代下地質單位要打破傳統檔案管理的藩籬，瞄準自身戰略發展目標，統籌謀劃，整體設計，構建規劃可共享的地質檔案數據庫體系，規避低水平重復工作，節約資金和時間，促進地勘工作成效，降低礦產勘察風險，為推動深地探測等戰略的實施提供寶貴資料，提高地質信息社會化服務水準。
二、檔案數字化建設的基本原則
（一）標準化原則。在信息化時代背景下加強檔案數字化建設需根據標準化原則，立足于地質單位的實際情況，制定檔案數字化建設標準，通過著眼長遠、科學謀劃，不斷完善檔案數字化建設制度，依托各種信息化載體，大力宣傳電子文件管理標準化的規范和制度，在完善制度的支撐下科學指導檔案管理部門用規范、有序的手段，定期維護軟件系統。在地質檔案數字化建設中只有保障了電子文件數據精準性，檔案資料和文件備份和格式符合相關標準和要求，這樣檔案管理人員才可以在數字化建設中根據統一的標準方式開展工作，從整體上促進檔案數字建設的質效，最大化地發揮數字化檔案的實用價值，為地質單位的科學決策提供強有力參考依據。
（二）系統化原則。加強地質檔案數字化建設，離不開系統化方式的支撐，對于地質單位而言，在檔案數字化建設中要構建統一檔案管理系統，讓信息檔案管理軟件的功效得以最大化地發揮。在數字化時代，檔案管理軟件被廣泛運用到各個方面，地質單位在推進數字化檔案建設進程中需瞄準檔案業務需要，參照檔案信息化、數字化標準，對現有檔案管理系統進行不斷完善，通過多措并舉深入分析檔案管理流程，切實做好數字化管理調研工作，結合地質單位檔案數據信息庫和檔案資料管理系統的運用情況，精準施策、分類推進，為地質單位檔案電子文件的運轉提供一個完善、科學、標準的服務平臺。
（三）互聯互通原則。 在檔案數字化建設中信息系統是不可或缺的重要部分，為實現數據信息的有效對接，檔案管理系統應該具有廣泛的接口，依托多元化接口，形成電子文件信息交互系統。在系統的支撐下保持上下游單位的聯系，確保地質單位檔案格式的統一。在互聯互通的檔案管理系統中還要打破物力隔離，投入人力、物力和財力，加強技術改造，進一步豐富連通結構，保障數字化檔案信息的數據有效對接，促進檔案服務質量的全面提升。
（四）指導監督原則。推進地質檔案數字化建設要采用科學的監督方式，基于統一的監督部門下進一步推進檔案數字化建設步伐，提升檔案管理規范化水平，監督數字化檔案履行規范要求，實現地質檔案資源的全覆蓋，促進檔案服務規范化水平的提升。此外，在加強地質檔案數字化建設中還要不斷豐富檔案管理服務職能，進一步明確推進檔案數字化建設的發展方向，進而更好完成地質檔案信息化建設整體質量目標。
三、當前地質檔案數字化建設存在的問題
（一）地質檔案數字化建設意識孱弱。由于地質工作的特殊性，地質檔案種類繁多，數量巨大，數字化建設任務繁重，想要完成這項系統性工作，絕非憑“一館之力”，以“一朝之功”就能實現的。受多種因素的影響，當前有部分領導者雖然從思想意識上認識到加快檔案數字化建設的重要性，但是受資金的掣肘，并沒有將數字化建設提上日常，還有的單位投入了大量的人力、物力加快了數字化建設，但是設備流于形式，各個部門尚未形成合力，處在“各自為戰”的狀態，導致數字化建設進展不平衡，在很大程度上忽視了數字化成果“共享”功能建設。還有部分檔案管理人員缺乏過硬的技術，制約了地質檔案數字化建設的有序推進。
（二）缺乏完善標準建設制度。在地質檔案數字化建設過程中，數字信息資源加工是非常關鍵的環節，在地質檔案管理部門中數字資源管理平臺的規劃和建設不是一蹴而就的，是一項戰略性、長期性、系統性的工作。實現地質數字化管理，一方面要融合、重組、聚類各個獨立的數字資源，還將數字資源構建成一個全新的整體。加強地質檔案數字化建設投入資金大，耗時長。縱觀當前有很多地勘單位會在前期投入大量的人力、物力，但是在后期隨著生產經營工作的日益增大，很多工作都不了了之。目前，在檔案管理規范性上有所欠缺，包括檔案修訂不及時、數字化標準不明確、制度建立執行效果不佳等，均對檔案管理工作產生消極影響，最終使檔案管理面臨保密性、安全性等困境，增加了檔案數字化變革的風險。因此，在推進檔案數字化建設進程中，為保障管理的規范性、時效性、高效性，要依托全面、系統的規范制度約束相關工作的開展，從整體上提升檔案數字化管理的質效。
（三）硬件軟件設備有待完善。在網絡信息時代，尤其是基于信息技術下的檔案管理系統，要實現諸多的信息化功能，勢必無法脫離硬件設備與軟件系統的支撐。面對日益多元的檔案管理需求，要想提升管理效能與質量，勢必應注重對硬件與軟件的協同發展。但在實際的發展進程中，由于受到技術迭代、資金投入、人才需求等因素影響，使得檔案管理信息化成本顯著上升。因此，在實際發展中必須重視硬件與軟件的協同和完善，持續推動檔案管理的數字化、智能化轉型。
（四）地質檔案安全保障工作不足。在信息時代下由于數據存儲的特殊性，非常容易遭受存儲介質、保管環境等因素的影響，檔案信息數據資源非常容易遭受網絡黑客、計算機病毒的攻擊，一旦數字信息被破壞，就會造成信息數據的丟失和損壞。涉密地質單位利用也會受到諸多限制，在具體的檔案信息資料利用過程中若發生信息泄密、失密事件，不僅會導致地質單位受損，還會威脅國家安全。
四、地質檔案數字化建設的策略
（一）正本清源固本培元，加強培訓提升素質。“思想是行為的先導。”要想井然有序推進地質檔案數字化建設進程，首先要從思想意識層面正本清源，打破傳統檔案管理的弊端，結合實際，革新地質檔案數字化建設的意識，從思想意識上認識到數字化建設的重要性，不斷強化自身責任意識，發揮自身主觀能動性，投入到檔案數字化建設和管理中，嚴格審查授權流程管理，依托數字化載體，規范化管理遠程借閱、查閱，有序錄入電子檔案目錄，整理補錄尚未進行數字化地質檔案，對重要數字化檔案信息數據備份和電子歸檔工作，保障檔案數字化的真實性、可靠性。其次，在地質檔案數字化建設進程中，專業技術人員發揮著不可或缺的作用，事關數字化建設的成功與否。尤其是檔案數字化中的校對、整理與注釋等工作，均需要依賴專業技術人員完成，其工作質量將對地質檔案的創建與完善影響顯著，事關閱讀、理解、利用等環節的偏差量。因此，地質檔案數字化建設的前提，必須是以檔案管理人員素質提升為基礎，定期加強培訓，基于熟練掌握電子文件管理規范知識的基礎上，合理運用現代化技術，扎實掌握數字化過程中所產生的檢索、錄入、權屬之間的關系，深化保密意識，保障地質檔案的安全性。最后，通過“走出去，引進來”加強培訓，或是到經驗豐富的單位進行學習交流，取長補短，構建一支復合型檔案數字化管理隊伍，提升管理質效，推進地質檔案數字化建設進程。
（二）構建檔案管理制度，保障數字工作開展。“制度是行為規范的準繩。”為確保地質檔案數字建設的有序開展，首先，地質單位要結合實際，構建地質檔案管理制度，依托完善規范的制度，約束檔案管理人員檔案收集、檔案利用、存儲各個環節的工作，保障檔案管理的制度化、科學化、規范化，井然有序地推進地質檔案管理數字化進程。其次，要構建完善地質檔案查閱和閱讀規范制度，依托制度，規范遠程層級授權管理技術、借閱、查閱流程。加強地質資料的信息積聚制度的建設。毋庸置疑，數據庫的構建離不開強大的基礎數據作為保障，基礎數據主要來源于原始的地質資源，為從源頭上保障信息的真實性、完整性，需構建有效的監督管理機制，嚴格根據制度執行地質資料交匯制度，最大化地確保地質檔案的質量和數量。強化對地質檔案匯交人的權利保護，屬于地質檔案管理中的重要內容之一，理應注重地質資料匯交管理的規范，針對原始資料、成果報告、實物資料等內容，完善集群式保管及全面匯交，以發揮二次開發及利用價值。同時，可將地質資料與專題部署、綜合研究及數據庫建設等環節有效銜接，為地質資料數據庫的構建提供全面支撐。最后，還要遵循統一標準、重點突出、急用先行的原則，推進地質數據資源建設，通過這樣的舉措，完成資源的數字化原始積累，對檔案資源建設、運行管理、社會化服務體系等進行完善，真正意義上的構建現代化檔案資源數字化管理體系。
（三）加強資金投入力度，構建數字化的平臺。地質檔案數字化是一項系統性工作，需要消費大量的人力、財力、物力，為推動地質檔案數字化建設的進程，首先地質單位要加強資金投入力度，積極引入先進設備和數字化技術手段，最大化利用現代網絡技術、計算機技術、數據庫技術、信息采集技術，為數字化創造良好的技術條件。其次，定期對地質檔案管理軟件系統進行升級處理，結合實際，重點加強管理系統化、流程規范、安全管理方面的監督管理，保障檔案數字化管理的規范性、有序性，為資源的共享打下堅實的基礎，推動地質檔案數字化建設的進程。加快基礎數據庫建設。基于信息技術條件下的基礎數據庫，主要涉及中小比例尺及重點區域大比例尺信息，同時還包括與之相關的地質、地球物理、地球化學、遙感和地質環境等數據。另外，在基礎數據庫的建設中，還必須強化圖文資料目錄、館藏圖文資料及實物地質資料等相關內容建設，構建以網絡信息為主體的系統單元，增強線上服務能力和領域，實現地質信息數據的共建共享目標。最后，構建“中心化”數據體系。積極建立國家地質檔案數據中心，以及各地區的檔案數據分中心，同時設置各地質機構服務平臺，通過三者之間的相互銜接和作用，形成統一標準、統一規范的管理體系，實現地質檔案數據的中心化管理，切實發揮地質數據資源的價值，打造出數據與服務于一體的平臺。
（四）做好數字安全管理，規避信息資源泄露。在信息時代安全是重中之中，地質單位構建檔案數字化管理模式，就是為了保障檔案資源的完整性、真實性，實現檔案信息互通有無，高效共享。隨著時代的發展傳統檔案管理模式已經無法滿足時代發展需求，在各種信息化、數字化載體的支撐下，將紙質檔案轉化為數字化電子檔案，能保障檔案的完整性，延長檔案的存儲期。但是在地質檔案化的過程中，安全問題是不容小覷，特別是木馬、蠕蟲等病毒的威脅，因此，地質單位要購置先進的殺毒軟件，在檔案數據庫中安裝病毒防火墻，為防止黑客的入侵，還需要在數據庫體系中設置安全密鑰，定期做好不安全端口的升級，設置訪問權限，促進數字化檔案信息資源的安全性，防止檔案信息數據的丟失和泄露。另外地質單位還要進一步加強網絡安全監管工作，利用專業的系統和軟件，專業的網絡安全監管人員動態化監測網絡動態，在監測中一旦發現安全隱患，需及時采取措施，啟動應急預案，消除安全隱患，最大化地確保檔案信息的安全。同時，還要定期做好安全檢查機制，依托完善的機制，及時發現隱患，采取措施補修漏洞，確保檔數字化、信息化檔案的安全，地質單位領導者提供可靠的數據參考依據，助力地質單位的穩健長遠發展。總而言之，在信息時代背景下做好地質檔案數字化管理工作對地質單位的行穩致遠發展大有裨益。據此，我們要認識到推進地質檔案數字化建設重要性，結合實際全面謀劃，科學設計,從做好數字安全管理、規避信息資源泄露等維度入手，把握著力點，推進地質檔案數字化建設歷程，切實做好檔案數字化管理工作，提升檔案管理質效，為地質單位的穩健長遠發展保駕護航。
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作者:林清梅 張慧 黃玉珍 單位:廣西壯族自治區二七一地質隊
