產品檔案數字化管理淺議

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產品檔案數字化管理，是產品作為科技檔案重要組成部分的必然要求。本文主要闡述產品檔案的在線整理、文件掛接、提供利用等流程，并從流程、制度等方面優化產品檔案的數字化管理路徑，為產品檔案的現代化轉型升級奠定了良性基礎。

一、產品檔案管理工作的轉換

產品檔案來源于生產，又服務于生產，是科技檔案的重要組成部分。隨著科學技術的發展，“互聯網+”、云數據時代的到來，傳統的紙質表現形式已經無法滿足新時代的要求，產品檔案的數字化加工已成為必然的發展趨勢。

二、產品檔案數字化管理

利用企業各種數字技術及其衍生技術，將傳統載體類型的檔案轉換成計算機可識別進行處理的數字信息，存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上，并按照自己內在聯系構建檔案數據庫。紙質檔案數字化是指主要通過掃描儀、照相機等電子設備，對紙質檔案進行數字化加工，使其轉換為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數字圖像，并按照紙質檔案的內在聯系，建立起目錄數據與數字圖像關聯關系的處理過程。科學開展紙質產品檔案數字化工作，可根據企業產品檔案的年度、機構、保管期限、重要程度及利用率、開放級別等來篩選，注重提高安全性、實用性、實效性等特點，加強對紙質產品檔案數字化工作的全流程安全風險管理，從單位的實際情況出發，進行數字化加工管理。

1.準備工作：查詢產品檔案的總案卷目錄（賬本），剔除無關及重復的信息，以不損壞原件為原則進行拆除裝訂，檢查卷內頁號，有漏編、錯編的及時補充，有破損嚴重的組織修復，有褶皺明顯的進行壓平處理。

2.設備選擇：檔案在進行數字化掃描的過程中，可根據產品檔案掃描幅面的大小選擇相適應的掃描儀，如：紙張質量較差，超薄、過厚等可用平板掃描方式；紙張質量較好可用高掃掃描方式進行；圖紙幅面較大可采用大幅數碼掃描。

3.整理原則：歸檔文件整理應遵循文件的形成規律，保持文件的有機聯系；區分產品檔案不同的價值，便于保管和利用；符合文檔一體化要求，便于計算機管理；應保證產品紙質文件與電子文件整理協調統一。

4.質量檢查：掃描后對電子文件中出現信息不完整、題名不符、漏掃、多掃等問題進行查漏補缺并核對順序，必須與紙質檔案原件相一致，利用圖像處理軟件的糾偏、旋轉、裁邊、去污等功能進行校對，使圖像完整、端正、整齊。

5.數據的掛接：建立目錄數據庫，利用檔案管理系統軟件（檔案管理系統是依據檔號等標識符構成要素在計算機存儲器上逐級建立文件夾，分門別類、集中有序地存儲檔案），須在檔案整理模塊中鍵入必錄項，編輯數據等，選擇在電子文件模塊中點擊右鍵上傳已經掃描過的產品檔案進行掛接，可以使用復制粘貼功能，在檔案系統“我的電腦”中，找到要掛接的電子文件，右鍵復制，然后再回到“整理”界面，在電子文件區域中右鍵粘貼就可以了。如果產品檔案涉及保密等敏感字符或相關信息，暫不進行掃描處理，自行檢查后可進行移交并入檔案管理模塊，再由接收人員進行審核及確定，并入檔案庫。整理中的文件信息在“收集整理”模塊中修改，歸檔后的數據若有需要修改的地方在“檔案管理模塊”中進行。

6.產品檔案整理過程的登記及數字化加工后的裝訂：制作登記表，登記數字化加工過程的主要負責人、加工過程注意事項及備注過程信息，記錄檔案整理前后的順序，注明頁號。數字化加工過程完成后，產品紙質檔案應該按照檔案的保管要求還原裝訂，排列順序保持不變，做到還原檔案無遺漏，案卷封面或者內容有破損嚴重的需要及時更換，裝訂方式應該符合檔案裝訂規范，確保檔案的前后一致性。數字化加工完成后，紙質檔案與掃描后檔案及目錄錄入信息按照工作量的比例應進行抽檢，并將糾錯內容及時反饋給相關人員。

7.產品檔案數字化過程中注意事項：數字化加工流程是產品檔案數字化管理的具體要素，具有一定系統性與整體性，若某一環節出錯，必然會降低管理質量，因此產品檔案數字化加工過程應嚴格遵守相關流程。首先，應將每卷待掃描的產品檔案進行的每一步驟在清單中填寫完整，如該檔案有破損、污染等情況，應在流程清單處注明“原件字跡模糊”等字樣；其次，為降低企業數字化技術成本和提高資源利用率，待掃描產品檔案應注意區分掃描件與非掃描件，重要與非重要，涉密與公開等文件信息；再者，雖然分辨率越大越清晰，但是文件存儲體積也會越大，一般要求文件<300dpi,圖片<600dpi；最后，建立目錄時要核對EXCLE表格中的信息與檔案庫的信息是否一致，要進行成果四性檢測，保證數字化加工后的產品檔案完整、準確、可用、安全。拆裝時保持原貌，加工完成后應及時歸檔案庫，注意涉密檔案不得進行數字化加工等工作。

三、產品檔案利用的創新

1.紙質檔案的查詢利用是指通過檔案的借查閱、摘錄、復制等方式，將檔案信息提供給利用者的過程。對比紙質檔案利用方式，電子查詢利用更便利地服務于借閱人員。在進行電子產品檔案的查詢時，可通過登錄電子檔案管理系統賬號，進入產品檔案庫模塊，可在模塊中通過輸入產品質證書號、合同號、錠號、產品年度等數據，所要查詢的檔案號、產品類別、歸檔單位等信息即可呈現出來。檔案管理者下發權限控制，借閱者可以在系統中通過在線申請，直接下載打印，減少了對紙質檔案的借查閱次數及復印次數，從某種意義上對紙質檔案進行了有效地保護。

2.電子檔案系統管理平臺還有一特點，可以按照產品檔案的編號、種類、年度等進行分類排序，檔案管理者可利用統計功能進行總結性業務工作。

3.創新電子的利用模式對比以前單一的走程序模式，很大意義上為借閱者及管理者提供便捷，做到足不出戶，既查所需，實現雙贏。既提高了管理者的工作效率，又降低了紙質產品檔案的利用率，確保紙質產品檔案的安全性。

四、產品檔案超出保管期限在系統中新的處置方法

產品檔案一般保管期限為定期三十年，有特殊要求的產品檔案保管期限為物項再役時間。利用電子管理系統平臺，對于超出保管期限需要銷毀的檔案，審核人員可對提交上來的待銷毀文件進行審核，是否可以進行銷毀處理，提交后的數據會在“檔案處置”里顯示，審核人員進入系統此功能后，首先可以查看要處理的檔案類型-產品檔案，再者可以查看待審核的產品檔案數據。查看文件目錄的信息、電子文件信息是否繼續保留并對要銷毀的文件作出銷毀標記，再通過“處置結果”功能提交有銷毀標記的數據，準確無誤后再行銷毀。在系統中進行操作，省去跑各部門的復雜過程。由此可見，產品檔案數字化管理模式其優勢大于單純紙質檔案的庫房管理模式。

五、產品檔案管理數字化進行中存在的問題及措施

1.問題：檔案工作者對環境變化缺乏認識，仍然局限于以往的產品檔案管理思維中，不愿改變或是行動力遲緩；檔案服務上被動等待，檔案利用形式單一，流程復雜，需要蓋章、簽字、審核等過程進行時間過長，缺乏完整性和系統性；掃描數字化的檔案如何進行檢索查詢及對新的檔案資源如何接收等問題在產品檔案進行數字化加工過程中都會出現。

2.措施：提升管理人員意識，完善并重構其意識觀念；圍繞人才隊伍建設，提升產品檔案數字化支撐；以制度環境為抓手，強化產品檔案數字化支撐。首先，制度環境是產品檔案數字化深化應用的核心要素，其不僅能讓管理過程更加標準與規范，還能將責任落實到個人，形成良好的管理環境；其次，在研究原有關制度上，制定符合產品檔案數字化管理的新制度新措施，建立、健全檔案信息化管理制度，檔案數字化加工注意的標準和規范，檔案負責人需明確檔案管理體系運行中的各崗位職責，檢查檔案管理工作，履行檔案工作監督責任；其三，要搭建動態反饋系統，及時修正制度體系的不足，即要動態收集產品檔案數據化管理過程中制度的運行情況，在匯總分析其中缺陷基礎上，完善制度體系的不足，提升制度措施的適應性，以更好保障產品檔案數字化管理的深化發展。國有企業產品檔案數字化管理原則是保障國有企業產品檔案數字化管理的基本要素。要對其予以重視：一是遵循數字化原則。對于數字化的對象應設定一套管理標準，達到這一標準才能將其進行數字化錄入管理；二是便利性原則。當信息技術與產品檔案管理為契合點時，應以便利為核心，如錄入便利、查詢便利及利用便利等，保證掃描的數字化產品檔案通過檔案管理系統平臺，能夠運用檢索等功能，給借閱者提供快捷服務；三是安全性原則。數字化管理模式可能會出現信息泄露或系統崩潰等風險，為降低風險，應制定各種安全保障措施；四是保密性原則。檔案管理系統采取管理人員身份認證、權限控制、加裝防火墻等錄入保密措施，還可根據工作崗位、職責等要求，在檔案管理系統為借閱者設置相應的電子檔案利用權限，做好保密無遺漏；制定嚴格的追責制度，保障企業檔案不外泄；五是完整性原則。掃描的檔案要有效、實用。在對重點檔案無電子版的數字化加工，以及對檔案目錄、電子文件檔案在檔案管理系統中進行數據掛接等工作，逐步完善和充實“檔案信息化系統內容”。完善強大的檔案系統服務功能，推進產品檔案信息化管理工作更標準化、規范化。做好二級單位檔案的歸檔及接收工作，相關人員應加強檔案管理培訓，加大對信息化知識的學習范圍。全面提高檔案管理人員的數字化管理意識，提高工作效率，掌握計算機技術，熟練掌握檔案管理軟件的各項功能，建立專業化的檔案數字化管理團隊，提升檔案管理人員數字化建設水平。此外，還公布相關檔案管理人員的一般信息，便于聯系與服務。綜上所述，國有企業產品檔案管理發展過程中，數字化技術的應用能提升檔案管理的質量效果。國有企業檔案管理人員，應對其予以重視，要針對自身對產品檔案數字化管理經驗不足等問題，提出具有適應性的建設措施，為國有企業產品檔案發展奠定良好基礎。

作者:王曉芬 單位:寶鈦集團有限公司檔案室