人社檔案數(shù)字化管理探究
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摘要：人力資源與社會保障業(yè)務(wù)開展過程中，產(chǎn)生大量具有保存價值的文字、圖表、聲像等檔案，這些人社檔案業(yè)務(wù)存在種類繁多、數(shù)量龐大、年代久遠等眾多特點。人社檔案數(shù)字化是一項復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，前期的周密準備工作、中期的全流程質(zhì)量管理，以及后期的安全識別防控至關(guān)重要。為此，需要樹立全過程質(zhì)量管理理念，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，從人社檔案數(shù)字化前期、中期、后期等三個環(huán)節(jié)做好人社檔案數(shù)字化，不斷提升人社檔案數(shù)字化管理質(zhì)量和水平，為民生事業(yè)發(fā)展提供過硬人社檔案保障。
關(guān)鍵詞：人社檔案；檔案數(shù)字化；管理概述
人力資源與社會保障部門主要承擔著就業(yè)創(chuàng)業(yè)、社會保險、勞動關(guān)系、人事人才、工傷等多項業(yè)務(wù)職能，直接關(guān)系到就業(yè)、保險等民生福祉。人力資源與社會保障業(yè)務(wù)開展過程中，產(chǎn)生大量具有保存價值的文字、圖表、聲像等檔案。近年來，隨著人社部門民生社保事業(yè)的健全和跟進，人社檔案成為“五險”參保人員享受待遇的重要憑證，而且人社檔案業(yè)務(wù)存在種類繁多、數(shù)量龐大、年代久遠等眾多特點。以呂梁市人社部門為例，該部門現(xiàn)有館藏業(yè)務(wù)檔案15000卷，文書檔案10000件，會計檔案4000卷，失業(yè)職工人事檔案300件，流動人員人事檔案800件。2017年，開始啟動檔案數(shù)字化工程，至今已累計投入600萬元，完成數(shù)字化掃描138萬頁，基本實現(xiàn)了利用高且30年及以上保管期限檔案數(shù)字化的全覆蓋?，F(xiàn)從人社檔案數(shù)字化前期、中期、后期三個環(huán)節(jié)全面探討其數(shù)字化具體措施。
1前期做好人社檔案數(shù)字化各項準備
人社檔案是民生檔案重要組成部分，隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，人社檔案數(shù)量和規(guī)模呈現(xiàn)出快速增長態(tài)勢，需要通過數(shù)字化信息技術(shù)，將紙質(zhì)、電子文檔等人社檔案掃描、整理、錄入，加工成數(shù)字化檔案信息，提高檔案效率。人社檔案數(shù)字化是一項復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，前期的周密準備工作至關(guān)重要［1］。
1.1明確目標任務(wù)
依托人社部門OA辦公平臺及檔案錄入系統(tǒng)，明確人社檔案數(shù)字化“四化”目標。信息化：實現(xiàn)人社業(yè)務(wù)及綜合檔案信息收集、整理、歸檔、鑒定、查詢、利用全面高效信息化，提升人社檔案管理效率。規(guī)范化：通過數(shù)字化人社檔案管理系統(tǒng)重塑，重新梳理并完善人社檔案標準、規(guī)范、流程，強化人社檔案規(guī)范管理。一體化：將人社各部門OA辦公及業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與人社檔案數(shù)字化平臺銜接，實現(xiàn)人社檔案信息自動、完整采集至專門檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人社檔案從信息錄入到查詢利用一體化管理。共享化：全面規(guī)劃人社檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)及內(nèi)容，利用局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等，實現(xiàn)人社檔案數(shù)字信息在一定范圍互聯(lián)共享。四項任務(wù)：統(tǒng)計人社檔案數(shù)字化數(shù)量及類別；組建人社檔案數(shù)字化人才及隊伍；制定人社檔案數(shù)字化計劃及方案；把握人社檔案數(shù)字化原則及方法。
1.2成立工作小組
人社檔案數(shù)字化是一項系統(tǒng)性工程，需要組建成立一支專門的數(shù)字化工作小組，保障人社檔案數(shù)字化全過程的質(zhì)量、進度和安全。工作小組由組長、副組長、成員等組成，并明確工作小組及人員的工作職責和分工。其中，組長主要負責協(xié)調(diào)各參與方，并帶領(lǐng)工作小組制定人社檔案數(shù)字化制度、規(guī)范、標準和方案；副組長負責人社檔案數(shù)字化進展監(jiān)督，以及全流程質(zhì)量審核和安全管理；成員則熟悉、熟練應(yīng)用人社檔案數(shù)字化各項規(guī)章制度、標準，成員又細分為人社檔案出庫員、核驗員、拆除員、掃描員、掛接員、質(zhì)檢員、裝訂員、入庫員。在領(lǐng)導(dǎo)小組成員職責明晰的基礎(chǔ)上，做到分工合理、通力協(xié)作。規(guī)范工作小組成立后，要制定詳細的人社檔案數(shù)字化總體規(guī)劃、年度計劃，調(diào)動人社部門多方資源，制定人社檔案數(shù)字化考核激勵獎懲措施，確保數(shù)字化目標實現(xiàn)［2］。
1.3基礎(chǔ)板塊建設(shè)
按照《檔案法》《檔案法實施辦法》《保密法》《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《數(shù)字檔案COM和COLD技術(shù)規(guī)范》等制度規(guī)范，結(jié)合人社業(yè)務(wù)，進一步厘清人社檔案數(shù)字化類型、歸口部門、鑒定、保管、查閱等細則，制定符合人社工作實際的運用標準操作流程（Standardoperationprocedure，SOP），并將SOP模型嵌入人社檔案信息化建設(shè)中。人社檔案數(shù)字化平臺應(yīng)包括歸檔數(shù)據(jù)移交板塊、檔案數(shù)據(jù)整理板塊、檔案管理人員板塊、業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)分類板塊、出入庫審核板塊、數(shù)據(jù)開放利用板塊等［3］。
1.4提供設(shè)備場地
人社檔案數(shù)字化需要先進的儀器設(shè)備和專門的工作場地。儀器設(shè)備方面，包括高速掃描儀和零邊距掃描儀。其中，拆除紙質(zhì)質(zhì)量好、整理規(guī)范的人社檔案由高速掃描儀掃描；不宜拆卷的人社檔案則由零邊距掃描儀掃描。軟件設(shè)備方面則主要指人社檔案數(shù)字化所需的各種加工軟件，從而幫助人社檔案數(shù)據(jù)掃描后實現(xiàn)自動著錄、自動標引、自動格式轉(zhuǎn)化和自動數(shù)據(jù)統(tǒng)計等［4］。除了設(shè)備外，還需要提供便于人社檔案數(shù)字化工作開展的工作場所。場所由工作區(qū)、檔案臨時存放區(qū)、休息區(qū)等若干功能板塊組成。其中，單機電腦、零邊距掃描儀、高速掃描儀等儀器設(shè)備配備于工作區(qū)；檔案臨時存放區(qū)主要用于存放需要數(shù)字化掃描的人社檔案。工作區(qū)及檔案臨時存放區(qū)嚴禁無關(guān)人員出入。
2中期把握人社檔案數(shù)字化工藝流程
人社檔案數(shù)字化工藝流程主要包括：人社檔案出庫-核驗出庫檔案-拆除核驗合格檔案-掃描拆除后的檔案-處理掃描圖像-檔案裝訂入庫等，人社檔案數(shù)字化應(yīng)實行全流程閉環(huán)管理，嚴格把握人社檔案數(shù)字化全過程質(zhì)量管理［5-7］。
2.1出庫
根據(jù)事先制定的人社檔案數(shù)字化計劃和方案，從庫房中將待掃描的檔案按照優(yōu)先級別陸續(xù)取出，并由出入庫人員簽署相關(guān)登記表，確保所有出庫檔案具可查性和可追溯性。
2.2核驗
人社檔案出庫后，由檔案核驗員按照檔案卷內(nèi)文件目錄表，與紙質(zhì)人社檔案實體進行核驗。經(jīng)核驗，影響后期檔案掃描的，還需要對其作出相應(yīng)的修補和完善。
2.3拆除
膠狀式或書本式人社檔案無需拆除，可直接選用零邊距掃描儀掃描。其他普通裝訂的檔案，則需要對其拆卷，然后利用高速掃描儀進行掃描。
2.4掃描
人社檔案掃描員按照相關(guān)掃描參數(shù)表設(shè)定的參數(shù)進行掃描（見表1）。
2.5處理
人社檔案數(shù)字化掃描結(jié)束后，還需要根據(jù)掃描結(jié)果，按照相應(yīng)的標準對圖像進行質(zhì)量處理（見表2）。
2.6質(zhì)檢
圖像處理完成后，先由掃描員對其圖像質(zhì)量進行自核，按照掃描標準和圖像標準，抽檢比例不得低于5%，并做好抽檢結(jié)果記錄，不合格的，要進行重新處理或掃描。抽檢的方案主要有：格式審查+數(shù)量關(guān)系測試+數(shù)據(jù)抽檢；單向系統(tǒng)檢測+數(shù)量關(guān)系試算；雙向系統(tǒng)檢測；雙向系統(tǒng)檢測+OCR檢驗。
2.7裝訂
經(jīng)檔案數(shù)字化圖像掃描質(zhì)量檢查合格的，還需要將之前拆除的檔案進行重新裝訂，并將裝訂好的檔案返還至檔案室。裝訂檔案時要做到細心和耐心，防止裝訂時發(fā)生頁碼顛倒或缺頁，避免在裝訂過程中造成人社檔案二次破壞。
2.8掛接
最后一步是需要將掃描合格的檔案數(shù)據(jù)掛接，并驗收數(shù)字化成果。即，將檔案數(shù)字圖像掛接至人社檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，建立數(shù)字圖像與目錄數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性，可通過查閱目錄數(shù)據(jù)直接調(diào)閱數(shù)字圖像的檔案全文。掛接數(shù)據(jù)應(yīng)由專人負責，適用專門掛接軟件，并做好目錄記錄，檢查驗收逐條目錄數(shù)據(jù)，修訂相關(guān)元數(shù)據(jù)，最終確保掛接的數(shù)字圖像與掃描圖像一致，以及數(shù)字圖像正常打開。
2.9備份
人社檔案數(shù)據(jù)掛接之后，為進一步確保系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的信息安全，應(yīng)采用離線硬盤、光盤等備份數(shù)據(jù)，針對不同載體檔案管理要求和規(guī)定，定期進行檔案數(shù)據(jù)備份，一式三套，備份完成后還需要填寫數(shù)據(jù)備份登記表，確保數(shù)據(jù)備份有據(jù)可查。
3后期：人社檔案數(shù)字化安全識別防范
建立人社檔案數(shù)字化安全風險識別及防范措施，旨在一旦人社檔案數(shù)字化遭受突發(fā)或惡意破壞、篡改的特殊情況，檔案數(shù)據(jù)可仍可穩(wěn)定、正常運行。因此，首先要精準識別出風險內(nèi)容，然后通過技術(shù)手段予以防范和規(guī)避［8-10］。
3.1風險識別
1）操作系統(tǒng)漏洞。人社檔案數(shù)字化離不開計算機應(yīng)用，計算機操作系統(tǒng)邏輯結(jié)構(gòu)復(fù)雜，Windows操作系統(tǒng)、Oracle大型數(shù)據(jù)庫技術(shù)的應(yīng)用等，操作系統(tǒng)中的漏洞極易成為病毒攻擊的重點，給檔案數(shù)據(jù)信息造成安全威脅。2）網(wǎng)絡(luò)協(xié)議缺陷。網(wǎng)絡(luò)協(xié)議使的數(shù)據(jù)信息能夠在可信環(huán)境下實現(xiàn)共享。目前TCP/IP是最常應(yīng)用的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議，但該網(wǎng)絡(luò)協(xié)議不包含加密層，且TCP/IP協(xié)議支持源路由方式進行軟件設(shè)置，網(wǎng)絡(luò)虛假地址或詐騙地址都有可能通過可信網(wǎng)絡(luò)協(xié)議實施。3）病毒威脅。無論是單機還是網(wǎng)絡(luò)都難以完全規(guī)避病毒在計算機系統(tǒng)中的傳播和對數(shù)據(jù)的侵害。Web瀏覽、移動存儲設(shè)備、局域網(wǎng)文件共享和網(wǎng)絡(luò)磁盤映射都會導(dǎo)致病毒在計算機系統(tǒng)中傳播。4）黑客攻擊。未經(jīng)授權(quán)入侵人社檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，竊取資料、篡改程序或破壞系統(tǒng)軟件等屢有發(fā)生。如木馬后門、信息炸彈、端口掃描入侵等，都會造成計算機及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)癱瘓。此外，還包括未經(jīng)允許進入人社檔案數(shù)字化場地、數(shù)字化過程中檔案滅失或損壞、失竊、水災(zāi)、火災(zāi)等風險。
3.2安全防范
從人社檔案數(shù)字化風險識別可知，不論何種類型檔案的信息安全，歸根結(jié)底都是物理上的硬件安全和信息傳輸過程中數(shù)據(jù)安全兩個方面的安全。需要采用合適的安全防范技術(shù)，從人社檔案數(shù)據(jù)信息采集、處理及傳遞等關(guān)鍵環(huán)節(jié)加以防范。1）數(shù)據(jù)庫防范。做好軟硬件數(shù)據(jù)庫安全防范，其中，可運用異地備份、TC技術(shù)、RAID5技術(shù)、電磁屏蔽等技術(shù)，做好人社檔案數(shù)據(jù)庫的硬件安全防范，可保障一旦硬件發(fā)生故障能夠及時恢復(fù)原有數(shù)據(jù)。軟件方面，則給檔案數(shù)據(jù)庫配置相應(yīng)的身份認證系統(tǒng)和防火墻技術(shù)，采取分層分級授權(quán)，將計算機IP地址、賬號與物理地址綁定，定期進行數(shù)據(jù)庫備份、檢查維護安全日志，及時更新補丁。2）數(shù)字加密。利用密鑰和算法等加密技術(shù)保護檔案數(shù)據(jù)。其中，算法是將原始人社檔案數(shù)據(jù)文本與特定字符組合產(chǎn)生亂碼；密鑰則是對數(shù)據(jù)進行編解碼的算法?？赏ㄟ^選取一定的數(shù)字加密技術(shù)，如數(shù)字簽名，防止數(shù)據(jù)信息被偽造或篡改。3）數(shù)字水印。即，將水印標記嵌入信息數(shù)據(jù)，用以證明數(shù)據(jù)信息真實性及所有權(quán)，為避免影響后期人社檔案閱讀，可選用隱形、不可見數(shù)字水印，用以檢測原始信息內(nèi)容的真實性、完整性。4）端口控制。計算機端口極易受到網(wǎng)絡(luò)攻擊，不常用的端口可關(guān)閉，能夠有效避免病毒攻擊［11］。此外，嚴禁私自帶出維修主機，嚴禁離線狀態(tài)下使用端口和外設(shè)；細粒度控制端口及外設(shè)。5）物理隔離。利用防火墻技術(shù)保護數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)鏈接設(shè)備以及計算機終端等硬件設(shè)施，物理隔離可有效保障人社檔案數(shù)據(jù)庫穩(wěn)健及安全。物理隔離通常包括三個部分：將人社檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)器安放在受保護內(nèi)網(wǎng)區(qū)域；部署開放性檔案數(shù)據(jù)服務(wù)器于隔離區(qū)，作為內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)緩沖區(qū)；關(guān)閉打印機共享；安裝補丁自動分發(fā)系統(tǒng)，避免系統(tǒng)漏洞導(dǎo)致人社檔案數(shù)據(jù)信息泄露。
3.3做好人防
人社檔案數(shù)字化安全保障對人員的安全意識和安全技能要求較高，要求把風險識別和安全防范落實于人社檔案數(shù)據(jù)化的每一個環(huán)節(jié)。安全員負責檔案數(shù)字化工作場所安全，安裝監(jiān)控、安全門，實行24小時監(jiān)控，非經(jīng)允許，非工作人員不得進入數(shù)字化加工場所。現(xiàn)場檔案數(shù)字化工作人員應(yīng)進行崗前安全保密培訓(xùn)，嚴禁隨意攜帶U盤、手機等設(shè)備進入工作場所。數(shù)字化加工使用到的掃描儀、計算機、復(fù)印機等嚴禁接入互聯(lián)網(wǎng)。
作者:郝小艷 單位:呂梁市人力資源市場
