數(shù)字化發(fā)展下醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新淺析

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當(dāng)今世界的飛速發(fā)展已經(jīng)在人們生活中的方方面面體現(xiàn)出來，數(shù)字化為我們提供了更方便快捷的生活方式。當(dāng)然在這個(gè)大環(huán)境影響下，各個(gè)工作以及各個(gè)專業(yè)領(lǐng)域中也出現(xiàn)了數(shù)字化的身影，譬如在醫(yī)院中，數(shù)字化管理方式就涵蓋了醫(yī)療、管理和科研等多個(gè)不同的工作內(nèi)容，現(xiàn)在將其運(yùn)用于醫(yī)院檔案管理工作中已經(jīng)是一種有效的方式。并且現(xiàn)在醫(yī)院檔案數(shù)字化形式已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展趨勢(shì)，基于此，將結(jié)合數(shù)字化的發(fā)展以及檔案管理本身的專業(yè)性并輔以醫(yī)療這個(gè)特殊領(lǐng)域的特征來說明在數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)中的醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新。醫(yī)院檔案不僅僅是一份紙面化的資料，更是一個(gè)個(gè)存在于我們身邊的鮮活個(gè)體事例，它不但自身具有很大的研究?jī)r(jià)值，也是一所醫(yī)院多年沉淀下來的寶貴資料，其內(nèi)容多樣，涵蓋了文字、圖像等各種龐大的數(shù)據(jù)，并以此為載體表現(xiàn)出了醫(yī)院的醫(yī)療科研、管理整理的體系，故而醫(yī)院檔案又擁有著一定的專業(yè)性和綜合性。醫(yī)院的基本情況和專業(yè)程度通過看它的檔案管理資料便可以明晰一二。所以檔案管理對(duì)于醫(yī)院來說是不可忽視的，因此我們更應(yīng)該利用當(dāng)代時(shí)興的數(shù)字化管理方式來對(duì)我們醫(yī)院的檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，以求得到更為高效且更為優(yōu)秀的檔案管理系統(tǒng)。將更加高效的管理系統(tǒng)應(yīng)用于我們的生活之中，我們就可以使用更加方便、快捷且準(zhǔn)確的方法來進(jìn)行資料存放，有效地減少檔案記錄方面不廣泛的問題和資料記錄和轉(zhuǎn)移時(shí)的紕漏和錯(cuò)誤，同時(shí)也減少了現(xiàn)代醫(yī)學(xué)中由于資料記載不同或是偏誤而造成的醫(yī)療事故，從而可以整體上提高醫(yī)院的醫(yī)療水平，為我們的日常生活提供一定的醫(yī)學(xué)保障，使我們更加放心地將自己的生命健康交予醫(yī)院進(jìn)行治療，更好地造福人民，為人民的幸福生活增加保障。

一、現(xiàn)在醫(yī)院檔案管理所存在的問題

1檔案管理意識(shí)不足

現(xiàn)在的醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)度，仍未達(dá)到我們所想讓它達(dá)到的程度，大部分醫(yī)院并不把檔案管理作為一項(xiàng)非常重要的工作來進(jìn)行，導(dǎo)致相關(guān)人員不重視檔案管理工作，而這種不重視給這項(xiàng)原本需要很多關(guān)注的工作帶來一些阻力。例如對(duì)于資料管理的過于主觀性篩選，或者是對(duì)于不同檔案資料的分類不清，抑或是出現(xiàn)對(duì)于工作人員自身所管理的領(lǐng)域分工不均的現(xiàn)象，這樣并不高效的線下檔案管理，導(dǎo)致之后工作中出現(xiàn)許多有效檔案流失的現(xiàn)象。雖然有些醫(yī)院將檔案管理的工作交給了不同的科室整理和保管，但是這種自行保管的方式并不利于日后檔案的調(diào)取和研究，這樣沒有進(jìn)行集中管理的檔案，為今后的資料調(diào)取埋下了不同的隱患。各科室的觀念不同，進(jìn)行討論之后的結(jié)果也不盡相同，這樣的討論結(jié)果對(duì)于之后的管理造成了一定的損失。這種缺乏集中處理檔案的情況，雖然在一定程度上降低了檔案管理的人力物力的消耗，但是很可能會(huì)出現(xiàn)資料遺漏和不方便查找的情況，使檔案的利用率降低，發(fā)揮不了其原本擁有的價(jià)值。而檔案的自身價(jià)值也就在于人們的分析，這種價(jià)值一旦被忽視，那么檔案就失去了其應(yīng)有的作用，也就讓整個(gè)檔案管理工作失去了原本的意義。所以要想讓檔案的利用率提高，就要對(duì)其采用有效的管理方式，而數(shù)字化管理也正是當(dāng)下最好的選擇。利用這種方式管理醫(yī)院檔案，給現(xiàn)在的醫(yī)院檔案管理提供了一種新思路，能夠使管理工作更加方便簡(jiǎn)潔，也可以讓管理工作的過程更透明可視，有效減少工作人員的工作壓力，從而不影響到工作需要。

2管理制度不完善

信息化社會(huì)的到來對(duì)于各行各業(yè)都是一個(gè)巨大的沖擊，之所以是沖擊而不視其為“打擊”，是因?yàn)閿?shù)字化的到來的確給我們帶來了很大的便利。如果可以在這次時(shí)代巨變中抓住這個(gè)來之不易的機(jī)會(huì)，那將是一次實(shí)現(xiàn)彎道超車的機(jī)遇。抓住新時(shí)代機(jī)遇，努力發(fā)展自我，革新原有的工作機(jī)制，利用更加高效且方便的方式進(jìn)行工作，改善現(xiàn)有的矛盾和不足，才能在時(shí)代的洪流中不迷失自我，更加勇往直前。數(shù)字化時(shí)代背景之下，醫(yī)院需要引進(jìn)新的檔案管理方式和技術(shù)來對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行有效的分類和管理。但是就目前的形勢(shì)來說，大部分醫(yī)院還是遵守了之前傳統(tǒng)的檔案管理方式，只是將部分主觀上認(rèn)為被需要的資料納入了檔案管理庫，而沒有全面地進(jìn)行檔案記載，這種“挑選式”的檔案管理制度使檔案資料不完整，并且這種不負(fù)責(zé)任的檔案記錄方式，也導(dǎo)致了許多有用的資料被遺漏，給今后的檔案管理以及檔案分析工作埋下了隱患。并且現(xiàn)在就醫(yī)患者數(shù)量增多，線上的資料也變得龐大起來，需要記錄的信息也逐漸增多，這種滾雪球式的增長(zhǎng)使得檔案管理出現(xiàn)了很多遺漏，難以詳盡地記述到所有應(yīng)該被記述的病例，這樣的弊端光靠人為能力是難以改變的，所以數(shù)字化大背景下的醫(yī)院檔案管理為其提供了一條新的且值得一試的道路，為將來醫(yī)院檔案管理工作中的篩選和分析提取掃清了障礙。想要為以后工作提供便利，就必須要采取有效合理的檔案管理方式，才能夠使今后的醫(yī)療工作順利且有條不紊地進(jìn)行。3檔案管理人員自身不足由于檔案管理工作在現(xiàn)階段不受重視，對(duì)于檔案管理工作的一些基本的工作沒有做到合理的監(jiān)管和應(yīng)有的重視，所挑選的檔案管理的職員也并不是經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的，所以管理人員的自身水平不足也局限了檔案管理工作專業(yè)程度，造成了一定的消極影響。況且他們的水平參差不齊，在工作的時(shí)候難以達(dá)到某種統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，工作效果也就被削弱，在正常的工作總結(jié)中也就難以認(rèn)識(shí)到工作過程中的不足之處。微小的弱點(diǎn)在被無限地進(jìn)行疊加之后，就會(huì)產(chǎn)生巨大的影響，使得檔案管理工作的難度更上一層樓，這一弊端嚴(yán)重影響到醫(yī)院工作的正常進(jìn)行。還有一部分醫(yī)院雖然也引進(jìn)了計(jì)算機(jī)管理信息技術(shù)，但也只是由原來的那一批檔案管理人員機(jī)械地進(jìn)行輸入和查找，數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)并沒有被完全表現(xiàn)出來，而且這種單一的工作機(jī)制也讓工作人員感到無所適從，難以真正地融入工作之中為其發(fā)光發(fā)熱?，F(xiàn)在的醫(yī)院檔案管理雖然有了數(shù)字化的支持，但是現(xiàn)在存在的醫(yī)院管理工作中的數(shù)字化管理并沒有將數(shù)字化的方式和特點(diǎn)及其優(yōu)勢(shì)融入其中。值得一說的是，現(xiàn)在的數(shù)字化管理雖然也開始使用大數(shù)據(jù)作為最近的資料來源，但是這種淺顯的數(shù)字化并不是我們所期望得到的結(jié)果，因?yàn)檫@種單方面的融入只會(huì)使檔案管理的工作難度上升，讓工作人員對(duì)自己的工作產(chǎn)生厭煩情緒，最后甚至可能導(dǎo)致其直接厭惡而放棄現(xiàn)在的工作。盡管員工會(huì)與時(shí)俱進(jìn)地提高自身素質(zhì)，但依然還存在著部分跟不上時(shí)代步伐的管理人員，他們或者是因?yàn)槟挲g原因，或者因?yàn)橐恍┳陨淼碾y以言喻的原因沒有進(jìn)行新時(shí)代數(shù)字化工作管理的學(xué)習(xí)，他們將難以認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代真正的數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)，也無法體會(huì)到數(shù)字化檔案管理的真正用處?，F(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理人員可能因?yàn)樽陨硭刭|(zhì)的低下，難以適應(yīng)現(xiàn)在的高科技技術(shù)發(fā)展工作現(xiàn)狀而被淘汰，所以醫(yī)院檔案管理人員的工作水平有待提高，這項(xiàng)工作也是我們目前應(yīng)該著重觀察且為其努力的目標(biāo)之一。

二、醫(yī)院檔案管理工作數(shù)字化的必要性

現(xiàn)代生活中，在像醫(yī)院這種屬于事業(yè)單位的公司里，檔案管理是內(nèi)容極其龐大且難度非常高的一種工作，它自身的復(fù)雜性已經(jīng)勸退了一部分職員，但是龐大的工作量也間接決定了這項(xiàng)工作的開展絕非一人之力便可實(shí)現(xiàn)。不僅如此，隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展壯大，所積累的檔案也慢慢地堆積如山，如果這個(gè)時(shí)候還沒有進(jìn)行檔案管理，那么整個(gè)單位將陷入一種混亂之中，這種混亂直接影響了職員的工作效率，更是間接地給整體工作的進(jìn)度帶來了不良影響。檔案管理的重要性已經(jīng)不言而喻，而現(xiàn)在的我們處于信息化時(shí)代當(dāng)中，數(shù)字化也漸漸進(jìn)入了大家的視野并且為大家所接受。利用紙質(zhì)保存的方式雖然比較方便，容易實(shí)現(xiàn)，但是在各種不可抗拒的客觀條件下，紙質(zhì)資料會(huì)受到破損、浸泡甚至風(fēng)化的損害，造成檔案缺失的后果，這就違背了我們一開始進(jìn)行檔案管理工作的初衷，而數(shù)字化的信息管理使得人們獲得了另外一種更為簡(jiǎn)潔且不易丟失的方式，方便了人們儲(chǔ)存檔案。在接受過數(shù)字化教學(xué)之后的職員對(duì)于計(jì)算機(jī)的掌握已經(jīng)有了一定的理解，可以自如地操控一些簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)指令，不僅提高了自身的素質(zhì)，也是對(duì)今后的數(shù)字化工作方式有了更進(jìn)一步的了解，有利于在接下來的數(shù)字化過程中更加得心應(yīng)手，而不會(huì)被時(shí)代的洪流打個(gè)措手不及。另外，數(shù)字化管理操作簡(jiǎn)便、攜帶輕便，在外面只需要一臺(tái)計(jì)算機(jī)便可以完成存儲(chǔ)、分類和調(diào)配等工作，進(jìn)行工作時(shí)也不需要人力物力去進(jìn)行費(fèi)力的儲(chǔ)存，而是直接進(jìn)行信息錄入分類的工作，在調(diào)取時(shí)也十分方便。利用數(shù)字化檔案管理大大提高了職員的工作效率，減輕檔案管理員身上的壓力，使得檔案管理不再是一種繁重的工作，對(duì)于檔案管理工作的進(jìn)一步優(yōu)化有著顯著的現(xiàn)實(shí)意義。對(duì)于醫(yī)院來說，各個(gè)患者的資料信息以及病例都被登記在冊(cè)，治療時(shí)也方便及時(shí)查看和參考，極大地降低了醫(yī)療事故的發(fā)生率，也方便醫(yī)生對(duì)于患者病情的推測(cè)，有些患者的信息由于年代久遠(yuǎn)而難以查證，導(dǎo)致醫(yī)生難以判斷病因，而在引入數(shù)字化檔案管理之后，這種問題就可以直接迎刃而解了。綜合來看，在醫(yī)院的檔案管理工作中實(shí)行數(shù)字化創(chuàng)新已經(jīng)是必然的趨勢(shì)，也是人心所向。

三、數(shù)字化醫(yī)院檔案管理工作的具體辦法

1加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的重視

意識(shí)決定了一個(gè)人的行動(dòng)，如果我們還沒有意識(shí)到當(dāng)今社會(huì)的巨大變革，那么會(huì)覺得自己難以適從，這種感受也存在于社會(huì)群體、公司以及更大的團(tuán)體企業(yè)之間，所以如果想要將數(shù)字化技術(shù)植入我們現(xiàn)在的醫(yī)療檔案管理系統(tǒng)，那么就先要讓人們具有數(shù)字化意識(shí)。要讓大眾知道檔案管理工作并不是一成不變、一勞永逸的，不論是醫(yī)院的管理人員還是檔案管理的職員都應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，并且號(hào)召其他部門一起進(jìn)行監(jiān)督，積極配合檔案管理和調(diào)取工作，以方便之后相關(guān)檔案工作的進(jìn)行。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)于醫(yī)護(hù)人員和各個(gè)部門職員的培訓(xùn)，對(duì)于職員工作的監(jiān)督不可以松懈，只有在監(jiān)督下工作才能夠形成良好的風(fēng)氣。適當(dāng)適度的宣傳工作，讓人們對(duì)于數(shù)字化進(jìn)程有一定的了解，取代群眾對(duì)于這一新興事物的懼怕和猶豫，為檔案管理工作開辟新的道路，打破固有的模式，一起向著更新更優(yōu)化的模式進(jìn)發(fā)。2更新硬件，配備數(shù)字化物質(zhì)載體醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)自己的可動(dòng)用資金來階段性地更新自己的設(shè)備，這樣才可以給數(shù)字化提供物質(zhì)前提，營造發(fā)展的良好條件，同時(shí)在更新?lián)Q代的時(shí)候也要注意信息的傳遞工作，將原有的檔案信息轉(zhuǎn)存于另外的設(shè)備之中，這一過程也需要專業(yè)人員或者是受過培訓(xùn)的職員來進(jìn)行，以免造成不必要的資料丟失。并且在新的設(shè)備投入使用之前應(yīng)該先進(jìn)行調(diào)試測(cè)試，降低風(fēng)險(xiǎn)率。醫(yī)院的檔案管理更需要計(jì)算機(jī)的計(jì)算和調(diào)配，尤其是較大型的醫(yī)院則更需要對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的管控，計(jì)算機(jī)也是整體數(shù)字化的載體，要保證其設(shè)備的時(shí)代性，做到及時(shí)更新。3培訓(xùn)數(shù)字化檔案管理人員由于檔案管理人員的水平素質(zhì)參差不齊，人員的培訓(xùn)也成了一大問題。醫(yī)院需要定期開展檔案系統(tǒng)使用課程來對(duì)相關(guān)職員進(jìn)行培訓(xùn)，以確保工作人員水平的統(tǒng)一性，一定條件下也可以設(shè)置物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)來提高人們對(duì)于學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)的熱情。與此同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)該引進(jìn)技術(shù)型人才來進(jìn)行大型的技術(shù)突破，為醫(yī)院的檔案管理工作爭(zhēng)取到更為高效的方式方法，使其在檔案管理上以獨(dú)特的方式優(yōu)于其他醫(yī)院，從而脫穎而出成為更為成功的大型醫(yī)院。綜上所述，在經(jīng)濟(jì)和科技高速發(fā)展的今天，我們的生活發(fā)生了翻天覆地的變化，數(shù)字化滲透在我們生活和工作等不同的領(lǐng)域中。醫(yī)院的檔案管理一直都是醫(yī)院管理工作中比較重要的一環(huán)，現(xiàn)在有了數(shù)字化技術(shù)的指導(dǎo)，這項(xiàng)工作也逐漸變得方便簡(jiǎn)潔起來，為我們醫(yī)院的工作減輕了負(fù)擔(dān)，也減少了人力物力的耗費(fèi)。而數(shù)字化的檔案管理并沒有普及到每一個(gè)地區(qū)，現(xiàn)在仍有一些地區(qū)使用老式的方法來進(jìn)行檔案管理工作。長(zhǎng)此以往，老式檔案資料堆積如山，難以進(jìn)行分類和整理，在調(diào)取的時(shí)候也是難上加難，所以當(dāng)務(wù)之急就是先要將數(shù)字化的檔案管理意識(shí)散播到民眾中去，讓大眾了解數(shù)字化，支持?jǐn)?shù)字化，這樣便可以慢慢地開展數(shù)字化活動(dòng)，為檔案管理數(shù)字化的改良減少阻力，為現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作帶來積極推動(dòng)的作用。

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作者:金玲 單位:恩施土家族苗族自治州中心醫(yī)院