檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作問題探究
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摘要：檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包，是檔案管理部門適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)要求的重要路徑。文章針對(duì)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包中存在的問題，從宏觀層面、中觀層面、微觀層面提出完善對(duì)策建議，為檔案管理部門推進(jìn)檔案數(shù)字化外包服務(wù)工作提供參考借鑒。
關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；數(shù)字化
業(yè)務(wù)外包檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包，主要是指檔案管理部門為了順應(yīng)檔案信息化建設(shè)形勢(shì)要求，由專業(yè)檔案服務(wù)公司承擔(dān)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)，利用自身的數(shù)字掃描存儲(chǔ)、多媒體、計(jì)算機(jī)等技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)檔案資源進(jìn)行掃描、加工與處理的一種檔案業(yè)務(wù)處理模式[1]。20世紀(jì)90年代，我國正式開始檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作，并已經(jīng)積累了較為成熟的業(yè)務(wù)合作模式。但在檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作實(shí)踐中，也存在諸多安全隱患，必須要對(duì)其高度重視，采取嚴(yán)格的管控措施，推動(dòng)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作持續(xù)健康發(fā)展。
一、檔案數(shù)字化的現(xiàn)實(shí)價(jià)值與意義
2018年2月，習(xí)近平總書記在主持中央網(wǎng)絡(luò)安全和信息化小組會(huì)議中提出：“沒有網(wǎng)絡(luò)安全就沒有國家安全，沒有信息化就沒有現(xiàn)代化。”當(dāng)前，我國檔案管理已經(jīng)向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，許多檔案管理部門都通過檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的方式實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。因此，檔案數(shù)字化的現(xiàn)實(shí)價(jià)值主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面[2]。
1.數(shù)字化是檔案信息化的重要內(nèi)容。通過檔案數(shù)字化，把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案、音頻檔案、照片檔案、影像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，可以大大提高檔案部門的業(yè)務(wù)管理水平，為推進(jìn)檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)奠定基礎(chǔ)。國家檔案管理部門已經(jīng)明確，在新時(shí)期檔案管理工作中，要建設(shè)人民滿意的檔案資源開發(fā)利用體系，而檔案數(shù)字化是對(duì)館藏存量傳統(tǒng)檔案升級(jí)提升的重要內(nèi)容，是推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。
2.數(shù)字化更加有利于檔案實(shí)體保護(hù)。對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理形成電子檔案以后，在對(duì)檔案資源進(jìn)行利用過程中，就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)檔案原件的替代，減少傳統(tǒng)檔案使用次數(shù)，將可以對(duì)傳統(tǒng)檔案原件實(shí)體進(jìn)行保護(hù)，有效降低檔案在使用過程中由于不確定性因素導(dǎo)致的檔案實(shí)體損毀、丟失等問題。而且對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，形成數(shù)字化檔案副本，其本身也是對(duì)傳統(tǒng)檔案的備份，可以通過現(xiàn)代技術(shù)手段，對(duì)相關(guān)檔案資源進(jìn)行還原保護(hù)。
3.數(shù)字化可以提供更加準(zhǔn)確的檔案。在對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的過程中，需要對(duì)原有的檔案資料進(jìn)行相應(yīng)的技術(shù)處理，特別是對(duì)模糊褪色字跡復(fù)原、污損殘缺修復(fù)，都可以通過現(xiàn)代專業(yè)技術(shù)工具進(jìn)行提亮、去污和裁剪處理，為檔案用戶提供更加真實(shí)、清晰的檔案信息。
4.數(shù)字化可以提高檔案的利用效率。對(duì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理以后，檔案資源用戶可以通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行遠(yuǎn)程查閱、瀏覽和使用，同時(shí)在使用過程中，在檔案信息資源系統(tǒng)中進(jìn)行關(guān)鍵詞檢索查閱，大大提高了檔案資源使用效率，有效節(jié)省了檔案資源用戶時(shí)間與精力，而且也可以對(duì)同一個(gè)檔案資料進(jìn)行共享共用，有效提高了檔案數(shù)字資源的使用價(jià)值。
5.數(shù)字化可以提高檔案的隱私保護(hù)。由于檔案信息獨(dú)有的內(nèi)向性特點(diǎn)，決定了在檔案信息查詢利用過程中，必須要對(duì)檔案信息資源中的大量保密信息進(jìn)行安全處理，而在傳統(tǒng)檔案管理中始終是一項(xiàng)較為繁雜的工作，特別是要保護(hù)檔案實(shí)體要求之下，此項(xiàng)工作難度更大。但是，對(duì)檔案數(shù)字化處理以后，則可以對(duì)數(shù)字化檔案副本通過相應(yīng)技術(shù)手段處理，更加容易實(shí)現(xiàn)。
二、檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作中的問題
雖然檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包在國內(nèi)已經(jīng)基本形成較為成熟的業(yè)務(wù)模式，但在實(shí)踐中仍然存在以下幾個(gè)方面的問題。
1.行業(yè)宏觀管理的問題。第一，檔案數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)缺乏專業(yè)的制度規(guī)范執(zhí)行體系。相比較傳統(tǒng)檔案管理行業(yè)而言，檔案數(shù)字化外包服務(wù)出現(xiàn)的時(shí)間較短、起步較晚，雖然發(fā)展速度較快，但由于國家檔案管理部門未能制定專業(yè)的業(yè)務(wù)操作規(guī)范流程，未能對(duì)檔案數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行限定，沒有對(duì)檔案數(shù)字化外包服務(wù)人員素質(zhì)能力、外包服務(wù)實(shí)施軟硬件指標(biāo)進(jìn)行要求，在業(yè)務(wù)外包服務(wù)過程中也沒有制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作中的質(zhì)量難以衡量[3]。第二，檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包服務(wù)機(jī)構(gòu)缺乏統(tǒng)一行業(yè)管理。當(dāng)前，檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包服務(wù)行業(yè)尚未建立專門管理機(jī)構(gòu)或者行業(yè)自律組織，各個(gè)地方成立的檔案數(shù)字化服務(wù)公司基本處于各自為戰(zhàn)狀態(tài)，無法對(duì)外包服務(wù)行業(yè)資源進(jìn)行整合，缺乏行業(yè)操作管理標(biāo)準(zhǔn)。
2.檔案管理部門的問題。第一，檔案管理部門現(xiàn)有人員素質(zhì)能力難以適應(yīng)檔案數(shù)字化的要求。檔案管理部門在實(shí)施檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包以后，由于對(duì)外包服務(wù)公司的過度依賴，忽視了內(nèi)部檔案管理人員素質(zhì)與技能的要求，特別是缺乏對(duì)數(shù)字化方面人才的引進(jìn)和培養(yǎng)。而且，由于檔案管理人員缺乏數(shù)字化業(yè)務(wù)操作和管理的意識(shí)與實(shí)踐，對(duì)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作重視程度不夠，疏于此項(xiàng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培養(yǎng)，影響到檔案管理工作的長期發(fā)展。因此，檔案管理部門未能加強(qiáng)內(nèi)部檔案管理人員素質(zhì)與能力的同步培訓(xùn)與提升，不利于檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作的長遠(yuǎn)推進(jìn)。第二，缺乏對(duì)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包服務(wù)范圍的明確限定。雖然檔案數(shù)字化是檔案管理的必然趨勢(shì)，但是在資源投入有限的情況下，必須要對(duì)檔案數(shù)字化范圍和檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的范圍有明確限定，并劃定先后次序，同時(shí)還要整體考慮檔案資料的密級(jí)以及是否需要公開。但在實(shí)際工作中，國內(nèi)對(duì)于檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的范圍并沒有給予詳細(xì)具體的標(biāo)準(zhǔn)限制，在外包服務(wù)范圍劃分方面存在一定隨意性。第三，檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包中存在著諸多安全風(fēng)險(xiǎn)。首先，存在檔案實(shí)體的安全風(fēng)險(xiǎn)。檔案在進(jìn)行數(shù)字化過程中，需要把檔案移庫處理，如果缺乏嚴(yán)格的檔案交接手續(xù)或核對(duì)手續(xù)，容易使檔案在移庫交接過程中出現(xiàn)順序混亂、交接不清的狀況，導(dǎo)致檔案丟失的問題。而且檔案在進(jìn)行數(shù)字化掃描的時(shí)候，可能需要對(duì)檔案進(jìn)行拆分、裝訂、重新排序等，如果檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包人員為了追求速度，缺乏專業(yè)培訓(xùn)，可能在操作過程中對(duì)檔案實(shí)體造成損壞。其次，檔案數(shù)字資源安全風(fēng)險(xiǎn)。檔案在數(shù)字化處理過程中，涉及對(duì)檔案資料的鑒定、整理、數(shù)據(jù)分析、圖像處理、資料校對(duì)和數(shù)據(jù)入庫等多個(gè)環(huán)節(jié)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都可能會(huì)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的泄露風(fēng)險(xiǎn)。第四，檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包質(zhì)量缺乏評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。檔案數(shù)字化處理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的業(yè)務(wù)工作，但是缺乏對(duì)質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收的環(huán)節(jié)，檔案管理部門只能在驗(yàn)收階段對(duì)其開展質(zhì)量檢查，但是在工作量巨大、技術(shù)不專業(yè)、人員不充足的情況下，無法對(duì)數(shù)字化以后的檔案信息逐一驗(yàn)收，可能會(huì)對(duì)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)質(zhì)量產(chǎn)生較大影響。
3.檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包服務(wù)公司存在的問題。第一，檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包服務(wù)公司水平參差不齊。檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包服務(wù)在國內(nèi)雖然很早已經(jīng)出現(xiàn)，眾多外包服務(wù)公司都開展了此項(xiàng)業(yè)務(wù)，但是與國外起步較早的公司相比，在技術(shù)實(shí)力、管理能力等方面還存在較大差距，缺乏完善的檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)服務(wù)體系，特別是在建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫、開發(fā)檔案管理軟件、建設(shè)檔案服務(wù)網(wǎng)站等方面受現(xiàn)有技術(shù)實(shí)力限制，導(dǎo)致其業(yè)務(wù)服務(wù)領(lǐng)域較窄、業(yè)務(wù)銜接度較低。如果檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包服務(wù)公司缺乏檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)與維護(hù)的能力，可能導(dǎo)致檔案數(shù)字化過程中的系統(tǒng)不匹配問題，在接入檔案數(shù)據(jù)資源的時(shí)候就會(huì)出現(xiàn)一些問題和漏洞。而且，有的檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包服務(wù)公司缺乏嚴(yán)格的工作管理制度和保密管理要求，導(dǎo)致在檔案數(shù)字化服務(wù)過程中出現(xiàn)混亂、結(jié)果不甚理想的問題。第二，檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包服務(wù)公司人員素質(zhì)欠缺。一些承擔(dān)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的公司自身實(shí)力較弱，員工專業(yè)技能與素質(zhì)不高，加上人員流動(dòng)性比較大，為了節(jié)約人工成本，就通過招聘一些業(yè)務(wù)素質(zhì)能力較差的人員臨時(shí)承擔(dān)業(yè)務(wù)工作，未能對(duì)其進(jìn)行上崗培訓(xùn)或者崗位培訓(xùn)，很難確保檔案數(shù)字化外包服務(wù)工作的質(zhì)量和進(jìn)度。
三、檔案數(shù)字化外包服務(wù)問題改進(jìn)對(duì)策建議
針對(duì)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作中存在的問題，主要可以從宏觀層面、中觀層面和微觀層面[4]，分別予以改進(jìn)提升。
1.檔案數(shù)字化外包服務(wù)宏觀改進(jìn)建議。第一，要對(duì)檔案數(shù)字化外包服務(wù)配套法律法規(guī)制度進(jìn)行完善，對(duì)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包領(lǐng)域進(jìn)行規(guī)范。在制定相關(guān)管理政策中，既要對(duì)準(zhǔn)入制度和監(jiān)管制度進(jìn)行完善，也要對(duì)檔案數(shù)字化外包服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行規(guī)范。檔案數(shù)字化外包服務(wù)準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)中，要對(duì)檔案數(shù)字化外包服務(wù)人員素質(zhì)能力、軟硬件設(shè)施、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容進(jìn)行具體詳細(xì)規(guī)定，同時(shí)也要對(duì)檔案數(shù)字化外包后續(xù)服務(wù)內(nèi)容加以約束。第二，建立檔案數(shù)字化外包服務(wù)行業(yè)組織，對(duì)行業(yè)資源進(jìn)行整合，并建立行業(yè)自律制度，對(duì)檔案數(shù)字化外包服務(wù)行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)籌，形成完善的檔案數(shù)字化外包服務(wù)體系。
2.檔案數(shù)字化外包服務(wù)中觀改進(jìn)建議。第一，要在檔案管理部門內(nèi)部推進(jìn)信息化建設(shè)。檔案管理部門要重視檔案信息化建設(shè)，明確檔案信息化是檔案管理發(fā)展必然趨勢(shì)，要成立專門的部門，專項(xiàng)推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)工作，積極學(xué)習(xí)掌握檔案數(shù)字化技術(shù)，對(duì)檔案信息化建立全程監(jiān)管工作制度，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化外包服務(wù)公司、服務(wù)人員和服務(wù)過程的監(jiān)控管理。第二，要加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化外包服務(wù)公司的資質(zhì)選擇，通過公開招投標(biāo)的方式，對(duì)外發(fā)布檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包項(xiàng)目信息，明確檔案數(shù)字化工作內(nèi)容和要求，同時(shí)也要做好外包服務(wù)公司資質(zhì)的選擇，包括公司資質(zhì)、人員配備、技術(shù)實(shí)力、服務(wù)口碑、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)能力等，選取綜合實(shí)力雄厚并具有專業(yè)背景的公司開展檔案數(shù)字化外包服務(wù)。第三，與外包服務(wù)公司簽訂嚴(yán)格的業(yè)務(wù)服務(wù)合同，嚴(yán)格項(xiàng)目驗(yàn)收評(píng)估。檔案管理部門要與外包服務(wù)公司之間簽訂嚴(yán)格的外包服務(wù)業(yè)務(wù)合同，明確檔案數(shù)字化外包服務(wù)內(nèi)容、時(shí)間限定、質(zhì)量要求、責(zé)任界定、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、保密規(guī)定、售后服務(wù)等相關(guān)內(nèi)容，并按照合同規(guī)定推進(jìn)項(xiàng)目，對(duì)不符合服務(wù)項(xiàng)目規(guī)定的時(shí)間或內(nèi)容等及時(shí)糾偏。同時(shí)也要建立項(xiàng)目驗(yàn)收評(píng)估體系，對(duì)圖像處理、數(shù)據(jù)校對(duì)、檔案著錄、檔案復(fù)原、光盤刻錄等嚴(yán)格要求，并將項(xiàng)目在前一階段驗(yàn)收評(píng)估中出現(xiàn)的問題及時(shí)反饋給業(yè)務(wù)服務(wù)外包公司，在其及時(shí)整改后才能推進(jìn)下一步數(shù)字化服務(wù)工作。
3.檔案數(shù)字化外包服務(wù)微觀改進(jìn)建議。第一，加強(qiáng)檔案服務(wù)人員培訓(xùn)。檔案管理部門要求并指導(dǎo)檔案數(shù)字化外包服務(wù)公司的人員培訓(xùn)，組織開展《檔案法》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《檔案著錄規(guī)則》等相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)與能力的培訓(xùn)，對(duì)檔案數(shù)字化操作人員開展崗前培訓(xùn)，在操作過程中嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)范要求，確保檔案數(shù)字化各個(gè)環(huán)節(jié)和各個(gè)流程順利實(shí)施。第二，加強(qiáng)檔案資料安全保密。檔案管理部門要建立檔案數(shù)字化外包服務(wù)中的信息安全保密制度，與外包服務(wù)公司簽訂保密協(xié)議，在檔案數(shù)字化外包服務(wù)完成以后，確保所有的檔案信息存儲(chǔ)設(shè)備和處理設(shè)備都作安全技術(shù)處理，檔案數(shù)字化外包服務(wù)公司和人員不得私自保留任何檔案信息資料，使檔案數(shù)字資源安全得到有效保障。
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作者:王丹 單位:營口市中心醫(yī)院檔案室
