談電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理方法

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【摘要】電網(wǎng)建設(shè)項目檔案真實地記錄和反映了電網(wǎng)建設(shè)工作的全過程，是建設(shè)工程內(nèi)在質(zhì)量的見證材料，是項目竣工驗收、改建擴(kuò)建、考核評優(yōu)的依據(jù)。本文從電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理的重要意義入手，指出目前我國檔案工作中存在的管理問題，探究對策并提出解決措施。為規(guī)范電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理工作提供參考依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】電網(wǎng)項目；檔案管理；有效方法

電網(wǎng)建設(shè)項目檔案是在工程建設(shè)過程中形成的具有保存價值的各種載體的文件材料，其具有專業(yè)多、范圍廣、不可再生的特點，是今后運行維護(hù)、技改大修、業(yè)務(wù)檢查評優(yōu)的重要憑證。做好電網(wǎng)建設(shè)項目檔案工作，不僅能更加直觀的發(fā)現(xiàn)電網(wǎng)建設(shè)和電網(wǎng)發(fā)展當(dāng)中的各項問題，且有利于建設(shè)人員總結(jié)建設(shè)經(jīng)驗，為電網(wǎng)發(fā)展提供更為真實準(zhǔn)確的信息資源。

1電網(wǎng)建設(shè)項目檔案工作中的管理問題分析

（1）檔案工作管理體系不完善，檔案工作管理體系是檔案管理工作有效開展的基礎(chǔ)。檔案管理體系不完善具體表現(xiàn)在管理標(biāo)準(zhǔn)不一致、管理工作效率低下和管理較為混亂等方面。為保障電網(wǎng)建設(shè)項目檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)性和系統(tǒng)性，我國相關(guān)部門頒布了《中華人民共和國檔案法》，明確了電網(wǎng)建設(shè)項目的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和基本準(zhǔn)則，但在實際的檔案管理活動中往往不能嚴(yán)格依據(jù)規(guī)定執(zhí)行。例如，設(shè)計單位沒有將歷次的設(shè)計變更、施工變更內(nèi)容在竣工圖中體現(xiàn)，使竣工圖內(nèi)容不能真實反映項目竣工實際情況。監(jiān)理單位對項目產(chǎn)生的文件材料注重技術(shù)層面的審核，忽略對歸檔文件材料的質(zhì)量監(jiān)督審核。施工單位現(xiàn)場文件管理凌亂，施工記錄不完整，后補材料的現(xiàn)象嚴(yán)重，以上這些不按專業(yè)要求管理檔案的行為，直接影響了檔案管理工作的成效。（2）檔案管理人員配備不足，檔案管理網(wǎng)絡(luò)不健全。在電網(wǎng)企業(yè)中，檔案管理不是主營業(yè)務(wù)，檔案管理人員多由非本專業(yè)人員轉(zhuǎn)崗而來，并且身兼數(shù)職。綜合素質(zhì)參差不齊，工作變動頻繁，難以全身心投入到檔案管理工作中，檔案隊伍的穩(wěn)定性受到影響。電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理工作具有工程規(guī)模大、參建單位多、形成檔案數(shù)量龐大、協(xié)調(diào)工作量大等特點，只有檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員通力協(xié)同配合才能有效開展。目前很多企業(yè)已按要求建立了檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)，但大都難以按照檔案管理要求開展工作，以兼職的形式配置檔案工作人員，顯然已不能適應(yīng)檔案管理的新要求。（3）檔案管理與項目建設(shè)不能同步進(jìn)行。其中體現(xiàn)在項目經(jīng)理不按要求及時組織檔案部門開展項目檔案中間檢查，使檔案人員無法隨工程進(jìn)度對項目文件進(jìn)行過程管控，不能及時發(fā)現(xiàn)項目文件在整理過程中存在記錄不規(guī)范、字跡不清晰、結(jié)論不準(zhǔn)確、記錄時間與項目建設(shè)時間邏輯不相符等通病問題，導(dǎo)致后補材料較多，延誤整改時間。另外就是項目檔案驗收與項目文件歸檔審查在電網(wǎng)建設(shè)項目驗收過程中沒有得到同步實施，建設(shè)單位簡化項目檔案驗收的步驟流程，使項目竣工文件在移交歸檔前沒有切實得到各歸口管理部門的嚴(yán)謹(jǐn)審核，尤其是一些重要數(shù)據(jù)的缺失，會為今后的生產(chǎn)運行、經(jīng)營、管理、維護(hù)、事故、法律糾紛、責(zé)任認(rèn)定留下隱患，造成不可估量的損失。（4）項目文件歸檔滯后，案卷整理不規(guī)范。歸檔滯后的原因之一是因為前期簽訂的合同協(xié)議中沒有對項目文件的歸檔時間、歸檔數(shù)量、歸檔質(zhì)量等檔案方面相關(guān)要求進(jìn)行明確。另一個原因是人員的歸檔意識淡薄造成，一些項目前期文件如可行性研究報告、初步設(shè)計說明書、合同（協(xié)議）、立項文件等，業(yè)務(wù)承辦人在業(yè)務(wù)事項辦結(jié)后沒有即時移交歸檔。案卷整理不規(guī)范的主要原因是立卷人不熟悉電網(wǎng)建設(shè)項目檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)與整理質(zhì)量要求。沒有遵從項目文件的有機(jī)聯(lián)系，分類不正確，保管期限設(shè)定不準(zhǔn)確，案卷題名不能簡明扼要的揭示卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容和特征，卷內(nèi)文件命名不規(guī)范等等，直接影響了檔案的后續(xù)利用。（5）檔案管理系統(tǒng)落后，不能體現(xiàn)檔案信息化管理的優(yōu)勢。隨著互聯(lián)網(wǎng)+時代的來臨，對檔案信息化管理水平要求也越來越高。目前很多企業(yè)使用的檔案信息管理系統(tǒng)仍采用單機(jī)和條目式錄入的單一手段，沒有將信息智能技術(shù)融入到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中去。檔案系統(tǒng)與信息化管理無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)平臺的業(yè)務(wù)功能過于簡單，信息化手段運用不足。檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫容量不能滿足日益增加的電子文件上傳需求。這些現(xiàn)狀不能改善，檔案信息化管理徒有其名，沒有發(fā)揮出它的真正優(yōu)勢。

2提升電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理水平的方法

（1）加強檔案組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全項目檔案管理體系。項目檔案管理體系構(gòu)成要以我國相關(guān)的法律法規(guī)作為根基，建立健全檔案工作制度體系（包括工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等）和管理網(wǎng)絡(luò)。通過明確檔案管理規(guī)章制度使項目檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依。加強檔案組織領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將項目檔案工作納入到企業(yè)的工作計劃，納入到領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，納入到基建項目管理程序，納入到企業(yè)有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制中。只有明確了工作職責(zé)，才能保證檔案工作的質(zhì)量。只有爭取得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，才能真正解決項目檔案管理中的實際問題，使項目檔案管理工作開展更加順暢。電網(wǎng)企業(yè)還應(yīng)加大對項目檔案管理工作的資金投入、設(shè)備投入，應(yīng)構(gòu)建統(tǒng)一集中的檔案信息管理平臺，以實現(xiàn)建設(shè)項目檔案集中化、系統(tǒng)化、電子化管理，以此達(dá)到實現(xiàn)項目檔案工作管理水平提升目的。（2）保障檔案隊伍穩(wěn)定，加強檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。按照檔案管理工作的需求，建立檔案管理機(jī)構(gòu)，配備適應(yīng)工作需要的檔案人員，建立以檔案部門為核心，各職能部門或承辦部門、各項目兼職檔案人員為基礎(chǔ)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案工作的綜合管理。由于檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響到檔案工作的質(zhì)量，針對檔案工作人員素質(zhì)參差、基本功不扎實、專業(yè)人才缺乏的問題，電網(wǎng)企業(yè)應(yīng)加強檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。可以采用專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)交流學(xué)習(xí)、模仿優(yōu)秀做法等方式進(jìn)行培訓(xùn)和教育，不斷提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，還可以采用績效激勵機(jī)制，將檔案工作人員的業(yè)績與工資績效、職稱評定、評先評優(yōu)等掛鉤。充分調(diào)動檔案工作人員的學(xué)習(xí)熱情和工作積極性。（3）項目檔案管理與項目建設(shè)做到“三同步”。電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理應(yīng)納入電網(wǎng)建設(shè)管理程序、工作計劃及合同管理。按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，誰主辦、誰形成、誰歸檔”的原則。項目立項后檔案管理人員應(yīng)編制項目檔案管理策劃方案，對檔案收集、整理、組卷、完成時限等要求向建設(shè)單位與參建單位進(jìn)行檔案工作交底。項目文件的形成、收集、整理、組卷必須與項目建設(shè)同步開始、同步進(jìn)行、同步驗收。即項目申請立項時，應(yīng)開始進(jìn)行文件材料的積累、整理、審查工作；項目建設(shè)過程中，應(yīng)進(jìn)行文件材料跟蹤管理；項目竣工驗收時，應(yīng)完成文件材料的歸檔和驗收工作。實現(xiàn)這一目標(biāo)除了通過合同的法律約束，還必須建立相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，應(yīng)由建設(shè)單位與監(jiān)理單位共同監(jiān)督各參建單位的執(zhí)行情況，制定項目檔案管理里程碑計劃，檔案管理部門對建設(shè)單位與監(jiān)理單位的檔案管理進(jìn)行再監(jiān)督和指導(dǎo)。（4）加強檔案過程管理，提高案卷整理質(zhì)量。電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理人員要參與指導(dǎo)工程各參建單位進(jìn)行項目竣工文件的歸檔審查與項目檔案驗收。項目檔案驗收通過后各參建單位按照合同約定期限移交檔案。對于滯后移交項目文件的參建單位，可以采用延期項目結(jié)算或抵扣風(fēng)險抵押金等方法來牽制解決。為保證檔案管理的規(guī)范化，所有涉及項目檔案移交的相關(guān)單位都應(yīng)按照統(tǒng)一的要求建檔、歸檔，建設(shè)項目案卷整理應(yīng)分類清楚，組卷合理，排列系統(tǒng)有序。卷內(nèi)文件應(yīng)格式規(guī)范，字跡清晰，填寫完整準(zhǔn)確，簽章手續(xù)完備。同一建設(shè)項目的文字材料裝訂必須遵從統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，力求通過細(xì)節(jié)管控使案卷質(zhì)量得到有效提升。（5）加強檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案信息化建設(shè)是指運用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)資源提高檔案工作現(xiàn)代化水平，實現(xiàn)檔案信息化服務(wù)。具體可從幾個方面著手：①基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，需加大資金投入建設(shè)檔案大數(shù)據(jù)庫存儲系統(tǒng)，規(guī)劃網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，購置如計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、裝訂機(jī)等檔案設(shè)備設(shè)施。②建立適用統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。③培養(yǎng)檔案管理信息化人才隊伍。④開展檔案目錄信息與檔案全文信息的數(shù)字化。⑤加強數(shù)字檔案館建設(shè)，數(shù)字檔案館的特點是存取檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，它是一種無形的信息組織與利用環(huán)境，它為現(xiàn)行實體檔案館提供了新的管理和服務(wù)機(jī)制。在數(shù)字化檔案館環(huán)境下，用戶利用檔案信息資源非常便利，真正實現(xiàn)檔案信息資源共享。

3結(jié)語

電網(wǎng)建設(shè)項目檔案是電網(wǎng)建設(shè)項目的重要組成部分，是電網(wǎng)企業(yè)的國有資產(chǎn)，是項目達(dá)標(biāo)投產(chǎn)和優(yōu)質(zhì)工程考核、評選的指標(biāo)之一。未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進(jìn)行或通過項目竣工驗收。在電網(wǎng)建設(shè)發(fā)展的新形勢下，為確保電網(wǎng)建設(shè)項目從立項開始直到竣工驗收及試運行全過程的順利進(jìn)行，必須切實加強項目檔案管理工作，加強對檔案工作人員的培訓(xùn)力度和信息技術(shù)投入力度，實現(xiàn)項目檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，達(dá)到齊全、完整、準(zhǔn)確的要求。

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作者:陳瑩 單位:廣西電網(wǎng)有限責(zé)任公司梧州供電局