醫院文書檔案管理問題的解決策略

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摘要：我國的經濟在快速的向前發展，人們對于文書檔案管理越來越重視，醫院文書檔案管理是醫院存在的基礎和重要的資源產生地，是醫院管理工作的重要組成部分。醫院管理水平的衡量標準就是醫院文書檔案管理，通過檔案的管理可以反應出醫院不同時期的工作內容。醫院需要不斷的去提高文書檔案的管理，逐漸的將文書檔案管理進行科學化和系統化，對于文書檔案管理當中出現的問題要及時解決。

關鍵詞：文書檔案管理；存在問題；策略分析

醫院通過文書檔案管理可以反映行政活動，醫院檔案當中會明確的記錄醫院所從事的各項活動，其中還會將保存價值比較高的文書進行文字轉換。醫院最重要的服務性、基礎性工作就是文書檔案管理。

一、醫院文書檔案管理存在的問題

1.文書檔案管理重視程度不夠工作人員長期受醫院傳統經營模式的影響，對于文書檔案管理不夠重視，在管理的過程當中比較重視業務輕視檔案。許多工作人員認為文書檔案管理工作非常簡單，其中涉及不到技術含量的工作，在實際工作當中的應用價值不大。文書檔案工作缺乏嚴格的考核機制，在管理過程當中，對于文書檔案信息資源的開發程度明顯不足，整體導致文書檔案資源的利用率下降。就目前的文書檔案發展形勢來看，我國文書檔案管理缺乏健全的檔案信息化制度管理，欠缺專門維護文書檔案權益的法律法規，沒有法律做強有力的后盾，檔案信息不受保障。計算機應用于文書檔案信息化管理，主要依靠計算機法規保護，但是由于文書檔案管理容易受到網絡上非法因素的干擾，導致體系容易受到破壞和竊取。缺乏專門維護文書檔案權益的法律法規，就會使文書檔案處于一個被動的狀態，如果文書檔案的權益受到了威脅，很難依靠法律的支撐進行維權。2.文書檔案管理人員素質不高醫院在對人才進行培養的過程當中，大多數都會重視醫療技術人員的相關培訓，對于醫院文書檔案管理工作人員的培訓不夠重視。大多數從事醫院文書檔案管理工作的人員，在最開始都是從事相關的護理和計算機工作，就職之前并沒有得到專業的培訓。工作人員缺乏相應的文書檔案管理知識，不能勝任對文書檔案管理進行規范化和標準化設置的工作。對于相應的檔案工作管理技能掌握不熟練，在工作的過程當中造成了工作效率降低，也會對于文書檔案的收集范圍不明確，對檔案進行立卷管理時不規范。醫院文書檔案管理相關的工作人員并沒有經過專業的培訓，對于管理過程當中的一些理論知識不能夠得到很好的認識，在具體工作開展的過程當中就會出現一些錯誤，在一定程度上導致醫院文書管理工作整體效率下降。3.文書檔案管理制度不完善醫院制訂了比較完善的管理制度，但是對于文書檔案管理工作沒有進行明確的劃分，沒有對文書檔案管理工作制定統一的規章制度。許多有價值的文數檔案在工作的過程當中沒有得到重視，長期就會造成文書檔案管理和具體的信息管理工作上的脫節，導致文書檔案工作失去了系統性和完整性。醫院文書檔案管理沒有建立較為完善的體系，對于工作具體的職責沒有進行明確的劃分，在工作的過程當中還應該設立監督機構，這樣才可以在整體上確保醫院文書檔案管理工作得到有序地進行。

二、加強醫院文書檔案管理工作的對策

1.加強學習增強意識增加醫院文書檔案管理工作人員的學習機會，定期組織文書檔案管理工作人員進行學習，不斷的去強化文書檔案管理意識。通過不斷的學習可以提高工作人員在文書檔案信息管理當中的業務水平，提高文書檔案管理工作人員的整體素質。強化文書檔案管理工作在醫院發展當中的重要性，對文書檔案管理工作人員進行定期的專業培訓，強化工作人員的基礎知識，更新工作人員的工作理念和知識內容。隨著醫院文書檔案信息系統的快速發展，醫院文書檔案應該確定保密的安全防護到位，加大醫院文書檔案網站的信息系統安全，完善醫院文書檔案信息管理的管理體系。我國醫院文書檔案管理缺乏健全的檔案信息化制度管理，而醫院檔案制度的順利推廣和實施，可以推動醫院文書檔案工作的持久開展，所以我們要建立健全的制度體系，保障醫院文書檔案信息系統的快速發展。信息管理中的電子文檔、信息數據庫、網絡服務器以及文檔的操作系統都需要不斷的完善，才可以保障檔案信息的資源安全。隨著醫院文書檔案計算機信息系統的快速發展，醫院文書檔案應該確保訪問網站的安全防護到位，加大醫院文書檔案網站的信息系統安全，完善醫院文書檔案信息管理的管理體系。工作人員應充分了解網絡安全性的知識，自覺遵守檔案記錄工作規則，加大醫院文書檔案網站的信息系統安全。醫院文書檔案管理很容易受到網絡上非法因素的干擾，導致體系容易受到破壞和竊取，應該加強檔案管理使用的防偽加密，實行嚴格的醫院文書檔案登記防偽驗證碼。每一個工作人員都應該擁有自己唯一的登入賬號，且此賬號無法進行復制粘貼，隨著時代和科技的快速發展，我們應該加強醫院文書檔案登記管理人員的計算機管理水平。2.建立健全的規章制度科學技術在快速的向前發展，利用科技水平的提高可以提高文書檔案管理的水平，建立符合現代醫學發展需求的檔案管理體系。明確檔案管理工作人員的具體職能和責任范圍，對醫院不同載體的檔案進行統一的管理，建立較為健全的規章制度。對文書檔案管理工作人員的崗位職責進行明確的劃分，制定嚴格的文書檔案保密制度，對相關的文書檔案進行鑒定。對借閱文書檔案要進行仔細的記錄，根據記錄來尋求每一份文書檔案的來源。充分了解網絡安全性的知識，自覺遵守檔案記錄工作規則，加大文書檔案網站的信息系統安全，針對不同的數據電子檔案、簽名設置和網絡癱瘓維護。對相關工作人員進行有關的保密宣傳教育，開展法律常識基礎知識教育，讓文書檔案管理的工作人員清楚地認識到保密的重要性。同時完善文書檔案信息管理的管理體系，保證檔案信息不會外泄，規定文書檔案方案的記錄格式，防治被其他人濫用。3.加快推進文書檔案管理信息化和現代化建設對紙質檔案數字化和信息數據庫進行嚴格的質量審核，確保檔案的格式統一、數據規范。將計算機技術引入到檔案資料的收集過程當中，可以有效提高醫院文書檔案管理自動化水平。對于醫院的信息網絡平臺一定要加快建設的步伐，將檔案信息充分的匯集在醫院的信息中心，使每份文書檔案管理工作都有章可循，并有明確的要求和制度的約束，確保可以更高效的服務于醫院的各個部門。醫院文書檔案管理工作是一項非常復雜的工作，通過長期的培訓和管理才可以提高管理的水平。醫院整體的管理水平是通過文書檔案管理水平來衡量的，通過建立較為健全的規章制度，可以解決醫院文書檔案管理中存在的一些問題。不斷的去提高文書檔案管理的硬件設施和軟件設施，引進新的管理技術和理念，提高文書檔案管理工作的整體水平。隨著時代和科技的快速發展，計算機的廣泛應用提高了文書檔案管理的工作效率，將計算機技術與文書檔案信息管理相融合，既可以高效的動態管理文書檔案，又可以提高文書檔案工作人員的工作效率。同時將文書檔案業務過程中的信息轉化為電子信息，可以全面提高文書檔案工作者的工作效率，同時也可以保障醫院檔案的信息安全。

參考文獻

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作者:顧豪 單位:連云港市中醫院