信息時代檔案管理工作面臨的問題

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摘要：現階段，人們對于檔案管理的要求已經日益嚴格，從而使檔案管理效率的提升意義非凡。毋容置疑，只有在檔案管理工作順應社會發展需求的基礎上，檔案管理才可以做到與時俱進，獲得更好的預期效果。現代化信息技術的日益進步發展，已經給檔案管理帶來了全新機遇，與此同時也帶來了較大挑戰。所以說，若要提升檔案管理水平，必須要加快管理的網絡化以及數字化，有效應對電子文件重大挑戰，從而為經濟建設提供更為優質的服務。本文就信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策展開詳細論述。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；問題；對策

目前，我國已經進入到了互聯網發展時代，無論是信息管理方面，還是信息公開方面都有著相對較高的科技發展水平。然而，就檔案管理而言，本身就是工作量大且復雜性強的工作，借助信息技術可以在一定程度上促進檔案管理效率的不斷提升，確保檔案信息安全化[1]。然而，我國在檔案管理信息化應用方面的時間相對來說還比較短，實際應用期間問題重重，嚴重困擾著相關檔案管理人員。因此，為了更好解決上述問題，相關工作人員必須要尋找合理化的解決方案，從而使檔案管理可以緊跟時代步伐。

一、信息時代檔案管理中的問題

（一）管理軟件缺乏系統性

從某種程度上講，我國檔案管理期間所使用到的相關管理軟件實質上是不具有統一性的，而且每個部門的管理軟件或者是系統都存在較大差異性，這種情況下將會給檔案管理軟件研發帶來非常嚴重的影響，增加研發難度。初次之外，檔案管理的相關系統也存在較大的不一致性，難以在電子政務或者是辦公自動化等系統中做到統一研發，這種因管理軟件不統一帶來的問題，將會導致現有檔案管理期間部分信息難以得到及時化共享，最終給檔案信息化發展帶來一定的消極影響。

（二）管理標準相對較低

目前，我國各地為在檔案網站管理方面沒有形成完整化的規范標準，因此，導致檔案管理后期網站建設方面存在較大差異化，難以采用同一標準來加強檔案管理，進而造成檔案管理工作的相關標準要求比較低，且管理標準存在不同，很難從根本上提升管理效率。

（三）檔案管理保密性相對較差

現有檔案管理大部分都是運用信息化管理手段開展日常管理工作的，這樣會大大降低檔案管理工作人員的實際工作量，效果顯著[2]。然而，在實際工作過程中，網絡黑客攻擊現象卻層出不窮，有的時候甚至會遭受到病毒植入，進而造成檔案資料丟失，甚至還會造成檔案管理系統癱瘓，所帶來的損失是不可估量的。所以說，信息化時代的檔案管理是非常容易遭受網絡環境影響的，從而使檔案管理所具有的保密性減弱。

二、信息時代檔案管理的對策分析

（一）注重軟件的兼容性

強化信息化建設屬于檔案管理的重要內容。從專業化角度出發，檔案管理信息化的最終目的在于檔案資源共享，進而發揮檔案資源的價值。所以，為實現資源共享，檔案管理相關工作人員必須要促進信息技術的大力引進，加強管理模式創新，進而實現檔案的自動化處理，從根本上提升檔案檢索效率[3]。比如，檔案資料存儲工作中，相關部門可借助信息管理系統、資源管理系統與ERP系統等實施軟件編程，然后借助計算機技術對文字檔案或者是圖像檔案實施自動化識別，然后存儲到檔案信息庫，做到軟件兼容。接下來，運用網絡化平臺加強檔案資料的有效傳輸，進一步實現資源遠距離甚至是無障礙共享，這樣就會增加檔案資源儲量，防止檔案資料管理損毀或者是老化問題的出現。

（二）合理規范管理標準

在科學技術快速發展的前提下，為了提升檔案管理水平，相關管理部門應制定出科學化的管理標準與體系，并編制出合理化的檔案管理細則，嚴格貫徹落實，實現管理的規范化以及專業化[4]。此外，檔案管理中應明確各崗位職責，將不同門類以及不同載體的檔案實行統一管理，強化檔案管理同步考核以及同步發展。

（三）增強檔案管理的保密性

從某種程度上講，現代化信息技術發展，就信息來說具有兩面性，盡管可以在客觀上加快信息競爭，然而卻非常容易引發檔案資料的安全隱患[5]。所以，檔案管理人員要實現檔案管理的保密性以及安全性，則必須要在管理觀念上進行更新，增強網絡安全意識，并采用合理化的措施避免不法分子侵入，禁止不法分子竊取檔案信息。此外，檔案管理部門還應該借助用戶身份驗證等方式，強化信息管理，全方位監控網絡系統，增強檔案信息保密性。

三、結語

總而言之，對檔案管理工作實施信息時代管理，主要是在信息技術以及網絡技術基礎上建立而來的，這也是信息時展過程中的必然要求，更是檔案管理工作向著更遠方向發展的關鍵。雖然現在的信息時代檔案管理工作中存在諸多問題，但只要我們根據問題的原因所在，找到相應的解決對策，一定能將信息時代檔案管理工作給做好，并保障檔案信息的安全性，讓信息時代檔案管理工作開展的更加順利，工作質量和工作效率都提高上來。

參考文獻：

[1]張在奎,王豐霞.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].中國集體經濟,2017,12:31-32.

[2]朱喬芙.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策分析[J].科技傳播,2015,719:104-105.DOI：10.16607/j.cnki.1674-6708.2015.19.065

[3]王學武,馬迎秋,于長海.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策探析[J].中國衛生產業,2017,1417:65-66.DOI：10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.17.065

[4]李愛英.信息時代下檔案管理工作面臨的問題及對策[J].城建檔案,2017,06:67-68.

[5]都業慧.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].赤子(上中旬),2017,07:208.

作者:魯明君 單位:山東省嘉祥縣疾病控制預防中心