提高公路系統檔案管理科學化水平路徑

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【摘要】公路系統檔案管理在公路系統建設中能夠發揮巨大的作用，然而現階段我國公路系統檔案管理工作的狀況不容樂觀，檔案管理存在問題，有些甚至已經嚴重地阻礙了我國公路系統檔案管理水平的提高。本文圍繞提高公路系統檔案管理科學化水平的路徑選擇展開討論，希望能夠為相關人士提供參考。

【關鍵詞】公路系統；檔案管理；科學化水平；路徑選擇

一、公路系統檔案管理工作現狀

公路系統信息管理過程極易發生突發問題，加之公路建設與生產加工、原料采集、供給營銷等等相關，無疑都使得公路系統的檔案管理工作具備了高復雜性、高難度等等特點。公路系統檔案數據包含了眾多的內容（生產銷售、客戶及供應商數據等），在公路項目建設過程中發揮著無可替代的作用。提高公路系統檔案管理工作水平有利于全面提高公路項目建設質量，此項工作的重點在現階段被放置在了全面應用現代化通信技術與信息技術方面。由于我國公路系統檔案管理缺乏完整性，很多工作的重心被放在了工程項目進度層面，檔案管理工作的隨意性加大，因而檔案管理一直是項目建設過程中的薄弱環節。此外，由于缺乏重視度，我國公路系統檔案管理從業人員大多為非專業人士，這些人缺乏安全、責任意識，在落實檔案管理的過程中極容易隨意操作，加之信息化應用程度不高，不僅加大了檔案管理工作的難度，更降低了檔案工作的效率。如公路建設過程中的檔案記錄缺失難以為后續公路通車提供歷史依據，公路檔案的作用難以發揮，公路資料的整理也因此被復雜化。

二、檔案管理存在的問題

（一）重視程度缺乏連續性。我國公路系統檔案管理工作于2005年前后大范圍開展，工作的重點是提升檔案管理標準化與規范化。我們必須得承認，在國家號召之下，公路系統的檔案管理獲得了前所未有的高度重視，檔案管理部門也因此設立了長、短期奮斗目標。然而就現階段實際情況看來，很多單位在實現了短期目標以后，極容易出現“驕傲自滿”的情緒，繼而無意識地出現了管理松懈問題。管理松懈導致長期目標的實現難以落實，加之檔案管理無法快速取得成效，各級領導對檔案管理工作的重視度也隨之降低，愿意投入進此項工作的精力、財力以及人力都有所下降，進而導致公路系統檔案管理出現工作淡化、邊緣化等等問題。值得一提的是，有些單位受制于編制、職數等等的限制，大肆縮減專業管理人員而聘用兼職人員，檔案管理工作的質量以及檔案管理的業務水平因此備受制約，檔案管理的發展也因此遭遇瓶頸。

（二）收集歸納缺乏全面性。公路系統的檔案內容包括聲像資料、實物檔案以及數據資料，然而很多基層單位只注重數據質量，對于聲像資料以及實物檔案的整理歸檔并不重視，很多聲像資料及實物檔案在收集的過程中流失，或是被控制在個別檔案管理人員手中，一旦出現諸如檔案管理人員調崗等等問題，那么檔案信息隨之將不可避免地面臨遺失問題。加之很多單位的信息檔案未能及時納入檔案室管理，電子檔案建設不到位，管理者缺乏操作電腦的能力，無一不加劇了檔案丟失的風險。

（三）管理利用缺乏實用性。公路系統的檔案管理工作很少能夠在短期之內就獲得成效，很多管理工作都是在系統的長遠建設中發揮推動作用、帶動社會經濟效益提高的。由于未能迅速獲益，很多管理者因此難以科學地把握“藏”與“用”之間的關系，繼而出現重“藏”輕“用”問題。此外，現階段不存在科學定位檔案管理使用的相關規定，檔案管理所能夠產生的經濟效益和社會效益沒有廣泛宣傳，檔案管理人員不知道科學的檔案管理與自身經濟效益之間的聯系，檔案信息的開發嚴重不足，檔案的利用效率差強人意。

（四）隊伍建設缺乏長期性。一直來，我國公路系統檔案管理工作一直由辦公室負責，受客觀條件制約，辦公室人員的變動相對頻繁，新人由于不熟悉檔案管理業務，加之缺乏必要的檔案管理專業培訓，往往難有較高的檔案管理科學性意識，在落實相關管理工作的時候隨意性較大，檔案的收集，整理歸檔質量參差不齊，致使檔案工作的結果與期望值出現較大偏差，檔案管理隊伍建設缺乏長期性。

三、提高公路系統檔案管理科學化水平的路徑

（一）加強經常性教育提高認識。思想決定意識，意識決定行為，良好的檔案管理思想是做好檔案管理工作的必要條件。公路系統檔案管理部門的領導者們必須重視檔案管理工作的規范化，強化檔案部門文件管理的超前控制，盡可能避免檔案移交等等過程，確保檔案管理過程科學化、合理化。其次，積極開展與檔案管理相關的教育活動，提高相關者的重視程度，確保領導者們能夠充分發揮模范帶頭作用。眾所周知，領導者是企業發展方向的決策者，只有確保領導們重視公路系統檔案管理才能夠上行下令使所有的檔案管理人員都能夠懷有高度的歷史使命感和責任感、積極地對待檔案管理工作，以耐心細致的工作態度提高檔案管理質量。

（二）定期歸檔保證檔案齊全完整。對于檔案管理工作而言，檔案收集、整理、歸檔是其基礎性工作。對公路系統而言，檔案不僅包括文書檔案，還包括實物檔案聲像檔案、基建檔案等等，涉及的范圍極廣。管理者在定期對檔案進行歸檔的時候，需要全方位考慮現實情況，在保證檔案質量的同時，保證檔案齊全完整。管理人員應該懷有高度的責任感認真整理、細致鑒別與檔案相關的各類信息材料，對符合歸檔的材料要及時處理，對手續不齊全的材料需要及時退回并責令相關部門補辦，以保證檔案的準確性、真實性和完整性，以備后查。

（三）強化利用發揮檔案信息功能。檔案管理的根本目標在于充分發揮檔案的作用，使檔案資源得到共享利用。實現檔案價值的最主要途徑是檔案利用，而檔案利用開發是檔案管理自身價值的重要體現。想要有效提高公路系統檔案管理科學化水平，必須從加強檔案管理基礎出發，確保檔案人員能夠在科學落實收集、整理、鑒定、保管等工作的基礎上開展檔案編目、檢索等工作，編制科學的、與實際相匹配的檢索工具，充分發揮電子計算機管理優勢健全檢索、匯編等等工作。值得一提的是，檔案信息的組織化、系統化有利于提高檔案資料的使用率，因此應被予以重視。

（四）不斷提升檔案管理隊伍素質。檔案管理人員負責檔案管理工作，其素質高低直接影響了檔案管理工作的質量。隨著科技的進步，檔案管理過程中涉及的、與科技相關的事物越來越多，設備的更新、載體的多樣化等無一不對檔案管理人員素質提出高要求。為了滿足檔案管理的實際需求，企業方面應不斷強化檔案管理工作人員的培訓工作，提高檔案管理者的業務水平。當然，想要整體拔高檔案管理隊伍素質，企業方面還應有意識地吸納檔案管理方面的專業人士，充分發揮專業人士的專業技能，進而帶動整個檔案管理隊伍向著高素質方向發展。

四、結束語

公路系統檔案管理在公路系統建設中能夠發揮巨大的作用，然而現階段我國公路系統檔案管理工作的狀況不容樂觀，檔案管理存在問題，有些甚至已經嚴重地阻礙了我國公路系統檔案管理水平的提高。隨著我國社會主義現代化進程的不斷發展，檔案管理科學化已經成為我國信息化建設前進不可或缺的一部分。現如今，檔案管理在各個領域的地位越來越高，重要性也越來越顯著。公路系統檔案管理的科學性與人們的生產生活關系密切，采取有效措施提高公路系統檔案管理科學水平已經成為當務之急。管理者們需要以科學理論為指導，利用科學的辦法不斷完善檔案管理制度，加速公路系統檔案管理的信息化、標準化以及規范化。相信通過相關人士的不懈努力，我國公路系統的檔案管理水平一定能夠獲得發展，我國公路系統的檔案管理也一定能夠走上可持續發展的道路。

【參考文獻】

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作者：任祥鳳 單位：棗莊市公路管理局