機關單位檔案管理工作問題及對策探討

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摘要：新時期下，我國機關單位職工數量明顯增加，單位的管理壓力也隨之增大，在管理工作中，檔案管理是非常重要的一個環節，但是，目前單位檔案管理工作存在的主要問題就是創新的元素較少，使用老舊的方法進行管理，電子化技術使用非常有限，工作中的漏洞較多。為此，本文主要探討單位檔案管理的發展措施，探究提高檔案管理水平的方法，希望能夠為單位的檔案管理工作提供一些幫助。

關鍵詞：單位；檔案管理；管理

當前，我國單位職工的數量逐漸增多，單位在此過程中，應當提升自身的管理能力，以適應這一形勢。檔案管理工作是將職工的在校表現做一個記錄，評價職工的整體素質，對職工日后的發展起著非常重要的作用，當單位人數上升之后，單位在檔案管理工作方面出現了諸多問題，例如管理效率低，管理方法落后等，這些問題的出現說明我國單位檔案管理工作還有非常長的一段路要走，筆者結合自身的工作經驗，探討如何使用電子化技術進行單位檔案管理，為實現檔案管理水平提升做出一點貢獻。

一、目前我國單位檔案管理工作存在的主要問題

目前，電子化技術逐漸應用到生產和生活領域中，給人們的生活帶來了許多便利，一些單位開始嘗試使用電子化技術來管理職工檔案，這是一種適應社會發展的工作思路，能夠明顯提升檔案管理的效率，但是，多數單位還沒有使用這一技術，其檔案管理工作中的問題較為突出，具體表現在以下幾個方面：

1、單位檔案種類匱乏

現階段，我國單位檔案管理工作水平還有待提高，許多單位的管理者認為檔案管理工作并不重要，其主要是記錄職工的在校表現，只要記錄完整就可以，但是，隨著社會的發展，人們對檔案更加重視，檔案不僅要記錄職工的學習成績，還要保存更多的數據和資料，要增加管理社會普通階層的內容，而實現這一目標的主要方法就是使用電子化技術。目前，大多數單位在這一方面做得較少，內容和數據采集效率較低，檔案的使用價值和作用明顯降低。

2、單位檔案管理途徑單一

我國的檔案記載歷史非常久遠，從一定層面上說，歷史書籍就是一種檔案，雖然我國檔案記錄的時間非常悠久，但是記錄的先進性明顯不足，記錄檔案的目的是敘述一件事情，其他作用不是非常明顯，檔案工作管理途徑依然很單一。例如許多單位的檔案只是用來進行電話、傳真查詢，或者復印檔案開具證明。單一的管理模式會削弱檔案的作用，在互聯網技術空前發展的今天，檔案管理工作明顯落后于形勢需要。這說明單位檔案管理工作應當更加注重管理領域拓展，要讓檔案發揮出應有的作用，從而為職工和單位發展做出貢獻。

3、單位檔案管理體制較為陳舊

單位檔案管理工作體制是規范檔案管理工作的重要內容，其領導和指引檔案管理工作前進，但是，在一定層面上，體制也會限制檔案管理工作模式的創新，如果體制不變，即使使用電子化技術進行管理，其也不會發揮出重要作用，體制會成為電子化管理的枷鎖，因此，只有體制層面進行變革，才能接納和吸收先進的技術和模式，才能幫助檔案管理工作向前發展[1]。

二、單位檔案管理工作的策略

1、創新單位檔案管理內容

檔案管理工作發展的首要目的就是增加檔案管理的內容，拓寬檔案的管理領域，充分發揮出現代化技術的優勢，創新檔案管理的管理內容，單位檔案管理的管理內容包括很多，但是其主要的目的就是管理單位和職工，因此，管理內容的確定要以這兩個主體為宗旨，探索更加實用的管理模式，滿足職工和單位的發展需求，當然，在技術快速發展的今天，需要相關部門和人員進行不斷的探索，借助技術的優勢，實現單位檔案管理模式的轉變，以此實現單位的長遠發展。

2、創新單位檔案管理的手段

創新管理手段是提高檔案管理水平的重要舉措，只有手段進行創新和提高，才能增加管理的范圍和內容，讓單位檔案管理水平得到提高。現如今，互聯網、計算機技術等先進技術在社會中發揮著重要的作用，其是檔案管理創新非常重要的環節，單位管理者應當將檔案管理手段創新作為單位發展的重要內容，在工作中要將傳統的管理手段轉變為現代管理手段，促進單位檔案實現快速發展，管理者要推進單位檔案信息化管理建設的進程，通過增加互聯網、計算機技術的應用，來實現檔案管理整體水平的提升，提高檔案的利用效率[2]。

3、創新單位檔案管理的方式

眾所周知，單位檔案管理工作管理的主要對象是單位和職工，而單位不僅要使用檔案，還要參與檔案的制作，因此，在平時工作過程中，要將單位的需求作為工作的主要方向，從而提高檔案管理水平。單位管理者應當建立一支高素質的檔案管理隊伍，該隊伍應當具備以下能力：一是熟練使用電子技術的能力，要懂得計算機硬件、軟件、互聯網等各項技術，當出現問題時能夠自行解決；二是要懂得專業的檔案管理工作內容，能夠熟練完成各項管理工作；三是要具備高度的責任心和使命感，能夠在工作中兢兢業業，保證內容輸入正確、完整；四是要增加檔案內容維度，讓檔案信息更加全面，能夠真實反映職工在單位的表現。另外，單位檔案管理人員的工作心態也要進行相應的轉變，要積極探究新的工作模式，發現實際工作中的不足，不斷地熟悉單位檔案管理各個方面管理流程，讓管理工作模式得到改善，促進檔案管理工作順利實施，單位教職工、職工等主體應當努力為電子化檔案工作提供幫助，合理做好檔案資源的共享以及配置等工作，重抓單位檔案的管理和管理，積極進行反饋調查，獲得最真實的使用體驗，從而有效地提高單位檔案管理水平。總之，目前我國單位的檔案管理工作還有許多不足之處，管理能力較低，管理意識較弱，管理方式較為落后，單位相關管理者應當正確認識檔案管理工作的重要性，在平時管理過程中，要為檔案工作投入更多精力，努力提高檔案管理電子化水平，敢于使用先進技術，增加創新的內容，同時，要注意傳統檔案管理工作向電子化管理模式轉變的過程中，避免出現檔案丟失和損壞的情況，全方位提升檔案管理的能力和水平。

參考文獻

[1]孟凡蕾.強化檔案意識,提升單位檔案管理水平[J].黑龍江科技信息,2011（4）:31.

[2]武云娜.試論我國單位的檔案管理工作[J].科技情報開發與經濟,2011（3）:15.

[3]魏少辰.抓住單位升格機遇,加強檔案管理工作[J].科技情報開發與經濟,2011（13）:34.

作者：遲曉霞 單位：山東省乳山市國土資源局