老年大學示范校檔案管理分析
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摘要：大學檔案是對學校歷史的真實記錄，也是今后各項工作開展的有效憑證，檔案管理是示范性、規范化的老年大學管理工作的重要組成部分。本文主要從老年大學檔案管理的認識出發，并按照我國省市老年大學協會的相關評估細則和規范要求，對老年大學的檔案管理工作做了具體的歸納并提出了幾點注意事項，為今后的老年大學管理工作提供一些理論參考。
檔案是指在社會實踐中，由組織或個人所形成的有價值的、真實的、記錄完整的、形式多樣化的歷史性信息資源。其最基本的內涵就是真實再現歷史。學校檔案管理是學校發展的重要寶庫，檔案管理的科學規范性、標準合理性可以有效提高學校的工作效率，完善學校的教學改革，促進學校的整體發展進步。老年大學的檔案管理工作也是幫助學校實現規范性管理的重要衡量標準。做好檔案管理工作，可以使領導決策更具科學性，學校教學更鮮明具體，具有一定的現實意義和將長久的深淵價值。因此，對老年大學的檔案管理進行探討研究很有必要。
一、正確認識老年大學檔案管理
在對老年大學檔案的管理工作中，首先我們要對檔案工作有個明確的認識，檔案工作與啟迪決策、留檔存史、有效進行管理休戚相關，是科學管理老年大學的重要方面之一。大學檔案是隨著大學創辦的過程而產生的，不僅記錄了個人的大學成長經歷，也是對學校的教學活動、人事變動以及社會活動的真實再現，能保證真實性。大學檔案是對歷史活動的記錄，在作為有效憑證的同時，還保存有各種錄音、音像文件，部分重要的手稿、重要文件和印章等，這些重要文件的留檔具有一定的憑證作用，且可靠真實。而且，契約、合同的本身就是做憑證使用，大學檔案讓其作用更加突出。檔案，是學校從中總結教學規律，整理經驗教訓，為學校當前和未來更好的發展提供經驗教訓，促進學校實現更好的發展。由此可見，在學校工作中，檔案管理是其重要的工作內容，需要得到一定的關注，因此要重視檔案室的軟硬件設備建設，要求檔案記錄管理員遵循實事求是的工作原則，對學校檔案做好整理和保管工作，履行好自己的工作職責，讓歷史以最真實的樣子展現給大家和后人。要培養檔案管理者和學校教職工的檔案意識，充分發揮檔案在大學建設中的積極作用。
二、大學檔案管理的注意事項
（一）資料收集積累要常態化
老年大學檔案文件歸檔的創辦，第一步驟要求有完善的資料收集系統。針對資料收集要進行一定時間的積累。針對學校教學的資料進行完整的資料整理。針對老年大學中的課程教學，教學視頻，課件。在教學實踐中的活動資料，進行按計劃的歸納整理與總結。對活動中較小的細節與未來得及整理的在事后進行歸納總結。爭取做到老年大學中的大小事務都要有明確記錄。并且保證資料的完整性與安全性。老年大學的資料主要要遵循下列四個方面進行收集與整理。一是主要針對辦學設施、辦學內容進行統計整理，學校資產，設備數量，師資力量，資產總額。學校面向方向等。二是針對校內的管理措施進行系統統計，班級，課程，人員，校院領導，崗位職責等進行統計。針對各種文檔與文件，進行安全的歸納與整理。對日常的學校簡報等進行梳理記錄，針對學校財務支出要進行專人專管，針對學生檔案，教學課堂的教學視頻進行錄制整理。對校園文化的保護，教師資料的整理。學校特色課程的歸納等三是針對辦學成果進行整理。針對各類事件進行總結，展示，獲獎獎品，獲獎感言等。針對課外學習的部分要認真收集整理，針對發生的突出表現，如好人好事，見義勇為等，進行詳細記錄。針對師資力量的展示。基層辦學等項目進行歸納總結。四是針對示范指導的，校外拓展的事跡要進行跟蹤記錄。如宣傳學校政策，辦理教學觀摩會。
（二）資料分類歸檔要標準化
檔案分類管理可以為后續的檔案管理工作提供很大的方便，具體的分類有：文字檔案、圖表檔案、照片影像檔案、電子檔案等基本的分類。檔案進行歸檔前，要對所收集的各項資料進行基本的價值判定，這個鑒定有利于檔案的保存質量，對于今后工作中的檔案查詢等有著積極作用。檔案的價值鑒定能夠決定每一份檔案文件的去留，從立案文書到后期管理，始終灌輸在整個的檔案管理的過程當中。檔案工作管理人員，應當有著自覺、明確的檔案管理意識，加強專業鑒賞能力，提高專業技能，掌握鑒定方法，更好地保證檔案的質量。在進行檔案分檔管理的過程中，一定要有明確的工作目標，有計劃、有層次、有主次順序的開展檔案整理工作。在學年末，要將前期的檔案材料，嚴格按照國家或當地老年大學協會的“評估細則”和“指標要求”進行分類歸檔、裝訂、保存，建立有價值的檔案管理資源庫，從而更好的實現檔案管理的價值和積極意義。
（三）資料編目管理要規范化
老年大學的檔案要規范化，整理的便捷化，要讓檔案方便查閱。便捷調出其中的卷宗。要對整理的檔案分期或不分期進行審查，對整理的檔案進行編號整理，對不同類型的文件進行歸類，針對上級下發的重要文件等，進行一定的特殊存放。對整理好的卷宗進行標示，如，講檔案表皮進行檔案整理。針對卷內目錄進行明確標示，做出內容相符的卷內目錄。針對不同內容的文章進行裝訂。標明明確的日期，文件的大致內容等，對印刷進行一定格式的排版。對查閱人有一定的友好性。在檔案管理上也要進行一定的安全責任制度，針對檔案存放要做到專人專管，對檔案室進行系統的，科學的存放布置。存放地點要注意防水，防潮，防盜，防蟲等多項保護措施。對于有條件的，進行一定的電子排擋，進行電子目錄存放。更加便于查閱者進行翻閱查找。
三、結語
在老年大學中，各項管理工作雖然瑣碎卻十分重要，特別是老年檔案管理，在學校工作中占據著十分重要的地位。想要進一步提高老年大學的工作效率和管理成效，需要全校師生共同樹立檔案管理意識，重視檔案管理工作，不斷完善各項管理制度，并將現代信息化技術融入檔案管理中，借助現代科技更好的實現檔案管理，使其呈現更好的發展。總而言之，檔案管理作為老年大學不可或缺的重要組成部分，只有不斷的改進管理制度，提高管理人員的專業性和積極性，不斷加強更新檔案管理的方式，才能更好的提高檔案的管理水平，更好的服務于老年大學發展。
參考文獻：
[1]曾文芳.論文書檔案的科學化管理[J].淮南職業技術學院學報,2012,(05).
[2]黃靜虹.關于新時期文書檔案管理工作的思考[J].中國科技信息,2013,(03).
作者：趙明輝 單位：山東青州市老年大學