計算機信息化在檔案管理中的應用
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摘要:現如今計算機信息技術正在推動社會發展,這說明計算機信息技術有著非常大的優勢,其在眾多環節中得到應用,在檔案管理工作中,其也能夠發揮重要的作用。為此,該文分析計算機信息技術在檔案管理中的應用,希望能夠為檔案建設工作帶來幫助。
當前,我國各項事業的發展速度都得到明顯提升,但是發展的質量并沒有隨之而提升,在檔案管理方面,一些管理工作仍沒有做好,檔案管理的規范化水平較低,人員的素質參差不齊,現代化信息手段較少使用,創新的元素較少,因此,我國檔案管理工作仍有非常長的一段路要走,而計算機信息化的應用能夠為檔案管理提供很大便利,探討如何創新檔案管理工作,可以為實現檔案管理規范化做出一點貢獻。
1目前檔案管理工作存在的主要問題
目前,我國的計算機普及率大大提高,計算機在越來越多的領域中發揮著作用,一些和部門開始嘗試使用計算機管理檔案,這種管理的思路非常正確,通過計算機管理能夠提高管理效率,減少人力的使用,而且還能節省空間,避免傳統檔案出現發霉變質的情況。但是,計算機管理方法也需要通過各項原始數據信息進行,如果原始數據出現問題,會影響管理的質量,輸入的數據信息不準確,輸出的結果則更是無效信息。目前,我國的在檔案管理方面的主要宗旨是對檔案進行保管,不讓檔案出現丟失情況。這種宗旨會造成館藏的內容過于龐雜,無法形成科學分類,而且檔案的時間跨度非常長,查找起來非常不方便。主要的問題集中反映在以下幾個方面:一是檔案的編號不規范,有的檔案沒有目錄號,有的卷宗內出現多個檔案;二是檔案的標題不規范,有的檔案的標題不能反映出檔案的主題內容,有的檔案標題過長,在查找時非常不方便,有的檔案甚至沒有標題;三是大多數的檔案缺少內容目錄,查閱卷宗的人員在查找所需的內容時,會浪費較多的時間;四是多數案卷沒有標注頁碼,在查閱時需要自己計算頁數;五是組卷非常混亂,有的組卷按照時間進行組合,有的按照職能部門的管轄權限進行組合,有的按照文種進行組合;六是案卷的厚薄程度不一樣,有的檔案內只有一兩頁紙,有的檔案內有幾百頁紙。綜上所述,檔案管理的基礎工作亂象較多,必須要對管理工作進行創新和改進,嘗試進行計算機信息化管理,以適應時展的要求[1]。
2信息化檔案管理的優勢
信息化的檔案管理工作具有較多的優勢,這是因為計算機、網絡等技術能夠對數據進行高質量、快速度的處理,減少了人工處理的時間,使管理檔案的效率大大提高。而且,隨著社會的發展,信息化管理檔案是未來的一個重要趨勢,只有提高信息化水平,才能在未來的社會中發揮出檔案的作用。信息化管理檔案依靠計算機、服務器、網絡、存儲設備等對數據進行快速處理和保存,當管理人員處理完檔案之后,就可以完成保存工作,而不像傳統的工作模式一樣要到專門的場所進行存儲,調閱檔案的速度也因此得以提升,通過信息化檔案管理模式還能存儲更多形式的檔案類型,例如聲音、視頻、圖像等,這些檔案材料是傳統的檔案管理模式中不曾存在的,通過這種新穎的管理模式,讓我國的檔案管理水平得到提高,無論是個人還是單位都能因此獲得較好的回報。
3計算機信息化檔案管理
3.1全面普查案卷,去粗取精
在所有的檔案中,會有制作非常完善、精美的檔案,同時也會有制作較差的檔案,這些制作較差的檔案不僅會影響其質量,也會給日常的工作帶來麻煩,檔案的利用價值也會因此降低,為此,在平時制作檔案的過程中,要注重檔案的質量,同時,要對制作較差的檔案進行處理,保留制作較好的檔案,然后將這些制作質量較高的檔案錄入到計算機中,實現信息化管理。
3.2按照規范標準進行重新組合
一份檔案會有很多內容組成,為了讓檔案質量得到提升,可以對檔案的內容進行整理,提高檔案的內容質量,相關單位應當制定一個水平較高的標準,讓單位能夠參照標準進行整理,同時,整理之后的檔案要及時錄入到計算機中,實現信息化管理。相關單位一定要挑選責任心較強的人員進行整理,以免出現問題。
3.3提高著錄水平
實行計算機信息化管理需要進行著錄工作,這是實行計算機管理的重點部分,因為著錄工作會關系到未來檔案的管理和調閱過程,如果著錄不合理,會影響檔案管理質量和調閱的準確性,所以,著錄工作要準確,各部門應當結合自身情況,選擇合適的著錄關鍵詞,概括檔案的主要內容,制定出相應的高質量檔案[2]。
3.4對檔案資料進行分類
檔案還應當進行合理分類,如果分類不合理會導致檔案管理混亂,不利于檔案的查閱工作,相關單位要將不同年份、不同人群的檔案進行分類,或者根據單位自身的實際情況進行分類,使得檔案能夠合理劃分,只有進行合理劃分,檔案的可利用價值才會因此提高,另外,如果管理單位認為自身的能力存在問題,可以聘請專業的人員進行講解,讓員工能夠了解分類的方法,提高管理的能力。
3.5規范題名
由于一些的檔案的題目缺失,在檢索時會遇到障礙,為此,需要對這些缺少題目的檔案進行重新命名,保證這些檔案在檢索時能夠出現,命名過程中,要注意題目的準確性,工作人員最好對檔案內容熟悉一遍,確定其主要內容,再根據內容進行命名,對于那些題目過長的檔案,要進行改變,減少題目的字數,并保證題目的概括性。
3.6加快檔案現代化管理進程
目前,通過計算機進行檔案管理是一個重要的趨勢,相關單位一定要認識到計算機技術的優越性,擴大其應用的范圍,促進計算機與檔案管理工作的有效融合,提高檔案的利用率。在具體的工作過程中,要注重計算機檢索與原始資料的聯系,使得原始檔案資料能夠及時找到,提高查全率。在著錄工作中,要采取分級次著錄的原則,這樣不僅能夠節省著錄的時間,還能有效地節省人力,提高工作效率。一般可以將案卷分為三個層次進行著錄,利用價值不高的檔案可以做簡單的記錄,利用價值較高的檔案要做好著錄工作,而那些珍貴的檔案要做好加密工作,提高檔案的安全性。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征,還能減少著錄的條目和錄人條目,管理人員的工作壓力也會明顯降低,進而提高工作效率[3]。
3.7檔案信息管理的安全化
檔案管理具有一定的特殊性,在管理的過程中,應當注意檔案的安全性,不能讓檔案信息泄露,而且當前的網絡病毒和黑客較為猖獗,其竊取信息的能力較強,檔案作為重要的信息資料,應當避免泄露,相關單位要做好保護工作,使沒有權限的人員不能查閱,只有具備權限的工作人員才能通過正確的途徑查閱相關檔案,通過這些方式來杜絕檔案資料的外泄。另一方面是計算機系統軟件的安全加密,提高整個管理系統的安全等級,減少病毒和黑客入侵,進而保護檔案安全。總之,要利用技術手段,以保證檔案信息的絕對安全。
4結語
目前我國檔案信息化管理工作還有許多不足之處,相關部門要正確認識檔案信息化管理的重要性,要進一步規范檔案的基礎工作,增加創新的內容,讓更多先進的技術應用進來,對檔案的題目、內容、組合等進行重新確定,提高其信息化管理水平,從而提高我國檔案的管理能力和水平。
參考文獻
[1]孟凡蕾.強化檔案意識提升檔案管理水平[J].黑龍江科技信息,2009(31):227.
[2]武云娜.試論中等專業學校的檔案管理工作[J].科技情報開發與經濟,2008(15):99-100.
[3]魏少辰.抓住學校升格機遇,加強檔案管理工作[J].科技情報開發與經濟,2008(34):166-167.
作者：徐聚星 單位：貴州財經大學
