檔案管理在現(xiàn)代檔案中的作用

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【摘要】檔案管理作為現(xiàn)代化管理中的重要組成部分，是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)和依據(jù)，同時(shí)也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)核心凝聚力，進(jìn)行精神文明教育的重要資料。為了能夠保障現(xiàn)代化檔案管理工作的質(zhì)量，首先就應(yīng)該從基礎(chǔ)性檔案管理入手，做好基礎(chǔ)工作，才能夠保障檔案工作的質(zhì)量。文章針對(duì)檔案管理基礎(chǔ)性工作進(jìn)行幾點(diǎn)分析。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；基礎(chǔ)工作；現(xiàn)代檔案管理

引言

檔案是企業(yè)重要的資料，在社會(huì)發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高度普及的形勢下，檔案管理也逐步實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入大幅度的提高了檔案管理的工作效率，但是與此同時(shí)，企業(yè)管理部門以及工作人員，對(duì)于檔案管理的基礎(chǔ)性工作也不能忽視，做好基礎(chǔ)工作，才能夠更好的促進(jìn)現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，將現(xiàn)代化建設(shè)與基礎(chǔ)工作相結(jié)合進(jìn)行，才是目前企業(yè)現(xiàn)代化管理的正確途徑。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀分析

1.目前很多單位中，有一部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作不夠重視，并且根本沒有意識(shí)到檔案資料對(duì)于單位發(fā)展的重要性，可以說檔案資料是單位信息資料的重要來源，對(duì)于單位的文化的發(fā)展與繼承都有著非常積極的意義。但是單位檔案部門與其他部門相比來說，往往得不到足夠的重視，因此常常會(huì)其他部門兼并，甚至還有可能被撤銷，即便是有負(fù)責(zé)檔案管理的人員，數(shù)量上也往往不夠，并且流動(dòng)性很大，對(duì)于檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)也不夠豐富，待遇也不高，工作人員的工作積極性不高，綜上所述內(nèi)容就是導(dǎo)致我國機(jī)關(guān)單位中檔案工作開展效果一直不理想的主要因素。

2.檔案的管理模式落后。目前的很多機(jī)關(guān)單位中，通常檔案部門都是先對(duì)封閉的，并且工作狀態(tài)都會(huì)是處于中無序的狀態(tài)，另外，還有一部分的管理人員管理知識(shí)并不豐富，也沒有經(jīng)過正規(guī)的訓(xùn)練，因此在管理工作中，一旦遇到問題，處理起來也會(huì)比較苦難，檔案管理通常采用的就是信貸式，這樣的管理模式非常不利于其他工作人員的對(duì)于資料信息的查閱和使用。

3.檔案管理科學(xué)化水平低下。在各個(gè)領(lǐng)域都相繼進(jìn)入信息化的趨勢下，檔案管理也需要實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，這樣才能夠順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展以及要求，而目前從我國檔案管理的狀況來看，其科學(xué)化，自動(dòng)化的程度還不高，很多工作依舊是人工進(jìn)行，因此工作效率與質(zhì)量都無法得到有效的保障，信息丟失的問題也時(shí)有發(fā)生。因此，構(gòu)建信息化的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)成為目前檔案管理工作者所面臨的重要課題。

二、檔案管理基礎(chǔ)工作完善措施

1.提高檔案管理工作人員素質(zhì)

檔案管理基礎(chǔ)工作質(zhì)量與工作人員專業(yè)性有著直接聯(lián)系，所以提高工作人員的整體素質(zhì)是必要的。首先從管理人員隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)調(diào)整入手，積極接納年輕力量，注入活力，年輕人干勁足，精力充沛，最為主要的是年輕人基本是大學(xué)畢業(yè)，掌握著現(xiàn)今的管理思想以及管理技能，因此會(huì)給檔案管理質(zhì)量提供更大的可能性。同時(shí)也不能忽視隊(duì)伍中老員工的力量，要鼓勵(lì)這些老員工積極參加培訓(xùn)活動(dòng)，主動(dòng)學(xué)習(xí)現(xiàn)今的管理經(jīng)驗(yàn)，并且要發(fā)揮其帶頭作用，在行動(dòng)上給予年強(qiáng)人示范以及引導(dǎo)。另外，還要組織員工進(jìn)行管理知識(shí)以及信息技術(shù)的學(xué)習(xí)活動(dòng)，以科技促發(fā)展。

2.加強(qiáng)檔案管理工作

首先，強(qiáng)化檔案管理，是促進(jìn)檔案基礎(chǔ)工作質(zhì)量得以的有效手段，管理的目的在于規(guī)范，規(guī)范員工行為，同時(shí)也明確了領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，確保將監(jiān)督工作落到實(shí)處。企業(yè)內(nèi)部必須構(gòu)建專業(yè)化的管理體系以及管理機(jī)構(gòu)。然后，需要從實(shí)際情況出發(fā)，具體問題，具體分析，將檔案管理的各項(xiàng)環(huán)節(jié)和內(nèi)容進(jìn)行明確，進(jìn)而達(dá)到強(qiáng)化管理的目的。

3.加快檔案基礎(chǔ)工作的現(xiàn)代化步伐

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案基礎(chǔ)管理工作中，具有重要的作用。尤其是在檔案檢索中，極大地提升了檔案基礎(chǔ)工作的效率，可以通過與檔案號(hào)編制、檔案關(guān)鍵詞提取、檔案目錄編制等基礎(chǔ)工作的配合，通過目錄、索引、關(guān)鍵詞檢索等方式，進(jìn)一步提升檔案管理工作水平。加快檔案基礎(chǔ)工作的現(xiàn)代化步伐，首先，應(yīng)該將數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入檔案管理中，提高工作質(zhì)量和效率，然后是不斷引入多元化的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)不同案卷的分類和儲(chǔ)存，建立以計(jì)算機(jī)檢索為核心技術(shù)的檔案信息化管理系統(tǒng)。

4.重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

重新將所有的檔案整理和分類，進(jìn)行組卷，進(jìn)行的原則就是將有聯(lián)系的檔案規(guī)范在一起，將缺少目錄，標(biāo)題或者標(biāo)題不清楚重新填寫，整理，規(guī)范。確保管藏的規(guī)范性，完整性。在利用的時(shí)候，能夠順利找到。借助信息化的手段，建立信息化檔案，構(gòu)建電子文檔和目錄，做好備份，確保檔案管理安全性。

三、結(jié)束語

提高企業(yè)檔案管理的效果和力度，首先就應(yīng)該從基礎(chǔ)性工作入手，以基礎(chǔ)促發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部管理部門以及管理人員不斷提高自身的綜合組織，借助信息化的手段，全面提高檔案管理工作的質(zhì)量，才能夠有效推動(dòng)企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理工作的發(fā)展與進(jìn)步。

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作者:張?jiān)葡?單位：吉林省白城市洮北區(qū)財(cái)政局