高校財務檔案管理工作的思考
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摘要：
在改革發展的新時期，高校內外部環境發生巨大變化，院校合并、校園規模擴張、設施更新、人數增多，隨之而來的經濟活動復雜繁多，高校在財務管理方面做了很多工作,而財務檔案正是記錄和反映這些經濟活動、財務工作的重要史料和證據，對高校領導決策起著重要作用。因此，保管好、利用好財務檔案，將有效促進高校健康有序發展。
關鍵詞：高校財務 檔案管理 內容 特點 存在問題 建議
一、高校財務檔案管理的內容
高校財務檔案是高校在從事教學、科研、后勤等財務工作中形成的具有保存價值的文字材料、會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料。根據《會計檔案管理辦法》，高校財務檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，具體包括：會計憑證、會計賬簿、財務報告、銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、電算化會計檔案以及其他應當保存的會計核算專業資料。
二、高校財務檔案管理的特點
高校財務檔案既是高校財務工作的重要史料和證據，也是高校檔案的重要組成部分，具體有以下幾點特性：
1.關聯性。
高校實行的是“統一領導、集中管理”或“統一領導，分級管理”的財務管理體制，根據學校發展的需要統籌安排和使用學校的各項經費和資源，各部門、單位是統一的有機整體，在經濟活動中共同厲行節約、增收節支，形成聯系性較強的財務檔案，不可分割，有效體現了高校整體財務情況。同時，財務檔案也可為預算等提供依據，關聯性較強。
2.多樣性。
隨著電算化的普及，財務檔案管理模式發展為紙質檔案和電子媒介檔案共存，既保存了傳統的會計憑證、賬冊、銷毀冊和報表等紙質會計資料，也保留了存儲在電腦硬盤、光盤等存儲媒介中的財務資料、軟件數據等。存儲的方式、類型多樣化。
3.規律性。
高校財務工作較為繁瑣，工作量大，但是每一會計年度從開始到結束，產生的財務檔案類型相對規律，主要包括兩大類：一是會計核算的專業材料，例如會計憑證、賬簿、財務報告等；二是收入票據類，例如服務業統一收據、行政事業單位的非稅統一收入票據、往來款票據、校內業務收據等。這兩大類財務檔案完整反映了高校日常經濟業務的收支情況。
4.易破壞性。
主要體現在兩方面，一是人為破壞，例如出于某些原因，如果管理人員素質不高或疏于管理讓一些另有所圖的查閱人有機可乘，可能會出現財務檔案被篡改、丟失、損毀、系統紊亂等情況；二是自然破壞，由于自然災害等原因導致破壞，例如地震、火災等，也有可能檔案存儲本身材質發生老化，使得財務檔案受到不同程度的破壞。
三、高校財務檔案管理工作中存在的問題
1.財務檔案管理模式落后，檔案利用率低。
目前高校主要保存的是紙質財務檔案，只重數量不重質量，工作量大時，有些管理人員未必能做到嚴格按照規范認真審核裝訂憑證及歸檔，還有可能存在歸檔不及時的情況。因此，使用最原始的方法對大量財務檔案進行歸檔、檢索，直接導致管理效率和使用效率低下。
2.財務檔案管理制度不完善，銷毀工作滯后。
財政部、國家檔案局頒布了《會計檔案管理辦法》，但是在實際工作中關于財務檔案管理的制度并不完善，缺乏統一性和標準性，存在以下問題。一是很多高校不重視財務檔案管理工作，沒有設置專門的財務檔案管理崗位和檔案存放空間及設施，讓財務部門自己查閱財務檔案,保存地點分散，極易出現存放混亂、丟失情況。二是管理工作的相關制度不夠完善，沒有制定專門的財務檔案查閱和使用制度，存在有章不循、有章難循、隨意查閱復制的情況。三是大多數高校的財務檔案銷毀工作普遍滯后，大量超期存放的財務檔案占用了檔案庫房，加大了檔案管理部門的工作量，嚴重影響檔案管理和利用效率。隨著財務工作量的龐雜，這些問題更加凸顯。
3.財務檔案管理隊伍專業性差，缺乏專門硬件設施。
目前，大多數高校財務檔案先由財務部門暫存，達到一定期限后才會移交學校檔案管理部門。在財務部門暫存檔案期間，沒有設置專門的管理人員，多由財務人員兼職，在財務工作量大、繁雜的情況下分工不明確，財務檔案的收集、整理工作往往被忽視。學校檔案部門工作人員也并未全都受過專業培訓，做不到利用先進方法管理檔案，與信息時代高科技發展脫節。有的財務部門辦公條件有限，沒有專門的庫房，把檔案堆放在辦公室，可隨意翻閱，達不到檔案存放的安全性要求，不能確保檔案的真實性和完整性。同時，普通辦公室的存儲條件在防水、防火、防光、防潮、防蛀等方面難以滿足檔案資料的保存要求。
4.財務檔案電子化管理起步晚，信息化建設水平低。
受經費所限和重視程度影響，目前我國大多數高校未實現財務檔案電子化，與銀行等部門的財務檔案信息化建設水平相距甚遠。雖然有些高校已經建立了電子賬務系統，但這些信息化工作主要集中在財務軟件上，忽略了將紙質檔案影像化儲存。并且財務軟件僅限財務部門使用，學校其他部門人員無法及時查詢相關數據，這無疑又加大對紙質財務檔案的查閱頻率，增加財務檔案管理人員的工作量。
四、提高高校財務檔案管理工作水平的建議
1.重視財務檔案管理工作，改善提升硬件設施。
高校應加強對財務檔案管理工作的重視，保證管理工作需要的人力和物力。應設置財務檔案管理崗位，培養既有職業道德又有檔案管理經驗的高素質管理隊伍，通過多種方式調動管理人員的積極性，經常開展職業道德、業務素質等方面的交流和培訓。為了財務檔案保管的安全性、規范性和保密性，高校應提供合適的空間和檔案柜架等設施存放檔案，配備空調，使庫房內溫度保持在15～30℃，重視防水、防磁、防蛀、防蟲、防潮、防盜、防曬、防火等工作。
2.完善財務檔案管理制度，加強制度化建設。
高校財務檔案管理工作的有序開展有賴于完善的管理制度。首先應建立財務檔案日常管理制度、借閱制度以及檔案銷毀制度，明確管理人員的工作職責，理清管理工作流程，嚴禁隨意丟放、復制、損毀財務檔案，定期監督檢查檔案存放情況；建立內控制度，杜絕財務檔案工作的違規違紀行為；對損毀破壞、復制財務檔案、泄露檔案信息等行為實行責任追究制，嚴懲不怠。
3.選用高素質財務管理人員，提高管理規范性。
隨著高校財務工作量的日益龐大，財務檔案資料日益增多。財務檔案的特點要求應由職業道德高、專業素質過硬的工作人員專職管理。在職業道德方面，財務檔案管理人員必須嚴謹、敬業，既要有原則性，也有較好的人際交往能力；在專業素質方面，不僅要了解財務部門的工作情況，及時采用科學方法分類整理檔案材料，還應掌握財務軟件的相關功能操作，保存、備份好電算化財務檔案，保證財務檔案的完整性。要采取多種方式、途徑提高管理人員的綜合素質，例如舉辦業務培訓、校際交流工作經驗等。
4.加強財務檔案信息化建設，提高檔案利用率。
財務工作的信息化為財務檔案管理奠定了基礎，為了能夠提高財務檔案的利用率，提供更好的檔案服務，高校應重視財務檔案管理信息化建設，加強財務檔案管理軟件的開發，使得檔案管理工作整個流程能夠通過信息化平臺實現。例如開發附有財務檔案管理的財務軟件，能夠使財務人員在做賬時對財務資料影像化保存，上傳至軟件中，自動生成賬務附件，檔案管理人員可通過搜索憑證編號、項目名稱、經手人等信息得到相關財務資料，提供給查詢人員，也可根據實際情況授權給部門負責人、經費負責人等，創建財務資源信息平臺，實現財務檔案數字化共享?？傊?，高校財務檔案反映了高校的經濟活動，體現了高校整體發展情況，為領導層做出決策提供了基礎信息。應加強財務檔案管理工作的制度建設，提高財務檔案管理人員的綜合素質，改善管理環境和硬件設施，采用現代化技術和科學的管理方法，實現財務檔案管理信息化，提高財務檔案利用率，更好地服務于高校發展。
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作者：原源 鄧菀菁 李昕
