電子政務(wù)系統(tǒng)檔案管理問(wèn)題分析

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席卷全球的信息化浪潮，在有力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，也給檔案工作和檔案學(xué)研究帶來(lái)前所未有的新課題。當(dāng)信息技術(shù)把檔案管理和提供利用在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)以后，檔案形成者和利用者從形式上可以不再與檔案機(jī)構(gòu)和檔案人員直接打交道，而是面對(duì)文檔管理系統(tǒng)，檔案機(jī)構(gòu)和檔案工作者轉(zhuǎn)而居于系統(tǒng)的背后。［1］在這種情況下，檔案工作者對(duì)檔案機(jī)構(gòu)和檔案職業(yè)前景多少存在某種危機(jī)感和輕微的恐懼感。于是，我們選擇了將檔案管理職能向文件管理領(lǐng)域延伸，以此作為信息時(shí)代檔案管理職能的新定位，并試圖通過(guò)流程重組實(shí)現(xiàn)對(duì)“文件生命周期”（recordslife-cycle）的全程管理和無(wú)縫鏈接，通過(guò)前端控制保證“電子文件”的真實(shí)性、完整性和長(zhǎng)期可讀性。由于這種選擇直接觸動(dòng)了檔案管理和檔案學(xué)研究的對(duì)象與邊界，導(dǎo)致檔案工作和檔案學(xué)理論研究中涉及的相關(guān)核心概念、基本理論、角色定位和職責(zé)范疇都被不同程度地模糊化或擴(kuò)大化了，因此我們不可避免地要直接面對(duì)以下幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題：（1）電子文件與電子檔案的概念；（2）檔案管理的邏輯起點(diǎn)與管理邊界；（3）全程管理與前端控制；（4）電子文件和電子檔案的真實(shí)性；（5）電子檔案的長(zhǎng)期可讀性；（6）雙套制與單套制的選擇。本文將從理論與實(shí)踐的雙重視野思考上述問(wèn)題，并通過(guò)后續(xù)的努力，將上述問(wèn)題的思考置于管理流程之中作進(jìn)一步分析研究。

1電子文件與電子檔案的概念區(qū)分

在我國(guó)電子檔案管理的理論研究與實(shí)踐工作中，普遍存在名詞術(shù)語(yǔ)概念模糊、使用混亂的現(xiàn)象。術(shù)語(yǔ)使用的不統(tǒng)一、不規(guī)范嚴(yán)重影響我國(guó)檔案管理的理論研究、實(shí)踐工作以及國(guó)際交流的有效開(kāi)展。其中最核心的概念———電子文件與電子檔案，迄今沒(méi)有明確、統(tǒng)一的概念區(qū)分。在理論研究中較多采用“大文件觀”，將兩者統(tǒng)稱(chēng)為“電子文件”而不作細(xì)分；在特定的情況下，尤其是在實(shí)際工作中，則往往根據(jù)需要自行命名與區(qū)分，存在較大的隨意性。業(yè)界早已明確界定并達(dá)成共識(shí)的、最基本、最常用的“文件”與“檔案”概念，在信息時(shí)代卻遭遇隨意使用與模糊處理，并因此而衍生出“文檔”、“資料”、“記錄”等概念，以便在需要時(shí)備選和使用，把原本簡(jiǎn)單明了的事情推向復(fù)雜含混的泥潭。

1.1概念區(qū)分的必要性

1.1.1理論研究的需要

統(tǒng)一討論的焦點(diǎn)，這是順利開(kāi)展理論研究的重要前提。國(guó)際上，文件和檔案在不同階段對(duì)應(yīng)的術(shù)語(yǔ)主要有documents、records、archives。這三個(gè)術(shù)語(yǔ)應(yīng)該如何翻譯，我國(guó)檔案界也尚未統(tǒng)一意見(jiàn)，其中最大的問(wèn)題在于對(duì)records的翻譯。主流的觀點(diǎn)認(rèn)為應(yīng)該將records翻譯為“文件”，但也有學(xué)者提出應(yīng)該翻譯為“檔案”［2］，更有學(xué)者提出應(yīng)該翻譯成其他的術(shù)語(yǔ)，如“記錄”［3］。事實(shí)上，records一詞應(yīng)該如何翻譯，并不僅僅是文字使用上的差別，而是折射出我國(guó)電子檔案管理理論中術(shù)語(yǔ)概念的模糊與混亂。正是因?yàn)槲覈?guó)尚未明確電子文件、電子檔案的概念及其實(shí)質(zhì)內(nèi)涵，才導(dǎo)致翻譯時(shí)的混亂。在我國(guó)，對(duì)于電子環(huán)境中的文件和檔案，人們普遍稱(chēng)之為稱(chēng)為“電子文件”，其理由是兩者的界限并不像紙質(zhì)文件與檔案那樣清楚。［4］這種說(shuō)法并不完全符合實(shí)際。盡管電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)換而來(lái)的，但是兩者的內(nèi)涵與外延并不相同。倘若都統(tǒng)稱(chēng)為“電子文件”，則是忽略了電子檔案特有的價(jià)值形態(tài)與本質(zhì)特征，不利于正確認(rèn)識(shí)處于生命周期不同階段的電子文件和電子檔案的不同內(nèi)涵與特征；更重要的是，將電子文件與電子檔案統(tǒng)稱(chēng)為“電子文件”，在學(xué)術(shù)交流與討論中往往會(huì)出現(xiàn)混亂局面，不同的研究者所講的“電子文件”，可以根據(jù)各自的理解與需要任意指代整個(gè)生命周期的不同階段而不作明確的區(qū)分。從理論研究的角度出發(fā)，明確區(qū)分電子文件與電子檔案的概念已勢(shì)在必行。只有明晰這兩個(gè)基本概念及其內(nèi)涵，才能統(tǒng)一學(xué)術(shù)研究與討論的焦點(diǎn)，為理論研究和發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)：一方面，這有利于準(zhǔn)確地翻譯與引進(jìn)國(guó)外的相關(guān)理論，更好地進(jìn)行國(guó)際交流與合作，為我國(guó)的理論研究提供準(zhǔn)確而有用的參考材料；另一方面，也有利于理清全生命周期中電子文件階段與電子檔案階段的研究重點(diǎn)與相關(guān)理論，明確檔案學(xué)界的研究對(duì)象與研究領(lǐng)域，真正建立起電子檔案管理的理論體系。

1.1.2實(shí)踐工作的需要

明確管理邊界，這是順利開(kāi)展檔案工作的重要前提。處于整個(gè)生命周期連續(xù)管理過(guò)程中不同階段的文件和檔案，其管理對(duì)象、方法及過(guò)程均有所不同。但目前我國(guó)檔案界的主流思想仍持只有“電子文件”、沒(méi)有“電子檔案”的觀念。倘若統(tǒng)稱(chēng)為“電子文件”，那么我國(guó)檔案部門(mén)的工作范圍與管理權(quán)限就變得模糊不清，反而給檔案工作自身的發(fā)展設(shè)置了思想、觀念以及行動(dòng)上的障礙。從實(shí)踐工作的角度出發(fā)，亟需區(qū)分電子文件與電子檔案的概念。這一方面有利于檔案部門(mén)在分清處于不同階段的電子文件與電子檔案的內(nèi)涵、管理邊界、管理方法、管理系統(tǒng)功能要求的情況下，更好地開(kāi)展核心業(yè)務(wù)；另一方面也有利于明確檔案部門(mén)拓展業(yè)務(wù)邊界的努力方向。檔案部門(mén)針對(duì)紙質(zhì)載體開(kāi)展現(xiàn)行文件利用的成績(jī)和事實(shí)證明，我們的確不需要通過(guò)模糊文件與檔案的概念來(lái)為拓展業(yè)務(wù)提供理論支持，因?yàn)楹斓倪壿嬘肋h(yuǎn)支持不了清晰的主張。

1.2概念明晰

盡管紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理大不相同，但其生命周期的特征卻是相似的。因此，可以參照紙質(zhì)檔案管理的相關(guān)概念，對(duì)不同階段所對(duì)應(yīng)的術(shù)語(yǔ)進(jìn)行明確區(qū)分：EDMS中流通的是電子文件，其對(duì)應(yīng)的英文術(shù)語(yǔ)為electronicdocuments，而ERMS和數(shù)字檔案館中的均為電子檔案，其對(duì)應(yīng)的英文術(shù)語(yǔ)為electronicrecords。

2電子檔案管理的邏輯起點(diǎn)

前端控制、全程管理的管理原則主張將檔案管理的工作起點(diǎn)盡可能地向前延伸，從“文件形成”、“系統(tǒng)設(shè)計(jì)”開(kāi)始，把需要和可能在“文件形成階段”實(shí)現(xiàn)的要求盡量在“文件形成階段”實(shí)現(xiàn)，并對(duì)“文件”的整個(gè)形成過(guò)程實(shí)行管理控制。然而在實(shí)際工作中，檔案部門(mén)沒(méi)辦法將檔案管理工作延伸到“文件形成階段”，畢竟文件形成部門(mén)有其自身的職責(zé)范圍，檔案部門(mén)并沒(méi)有實(shí)際的管理權(quán)限去要求、控制文件如何形成。真正意義上的全程管理不僅是檔案管理，而應(yīng)是類(lèi)似于“大文件”管理的宏觀管理，或許這樣才能做到前端控制。對(duì)于電子檔案管理的邏輯起點(diǎn)，可以參照傳統(tǒng)檔案管理的方式進(jìn)行思考與確認(rèn)。

2.1紙質(zhì)檔案管理的邏輯起點(diǎn)

在傳統(tǒng)紙質(zhì)環(huán)境下，檔案工作的開(kāi)展始于文件的歸檔。盡管從檔案的定義及其形成的客觀規(guī)律看，“歸檔”不是文件成為檔案的必經(jīng)環(huán)節(jié)，譬如一份歷史檔案，或許它并未經(jīng)過(guò)“歸檔”也能成為檔案；但從檔案管理的實(shí)際業(yè)務(wù)流程來(lái)看，歸檔是檔案管理工作中不可或缺的環(huán)節(jié)，它標(biāo)志著文件工作的完結(jié)，管理責(zé)任與權(quán)限由業(yè)務(wù)部門(mén)轉(zhuǎn)移至檔案部門(mén)，也意味著對(duì)文件保存價(jià)值的認(rèn)定。因此，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，“歸檔”具有相對(duì)固定的時(shí)間，是明確的文件工作邏輯結(jié)點(diǎn)和檔案管理工作邏輯起點(diǎn)。需要強(qiáng)調(diào)的是，本文所探討的電子檔案管理邏輯起點(diǎn)是針對(duì)實(shí)際管理流程而言的，以“歸檔”作為邏輯起點(diǎn)，并非指歸檔是文件成為檔案的必要條件。

2.2電子檔案管理的邏輯起點(diǎn)

按照傳統(tǒng)意義上的歸檔來(lái)理解電子政務(wù)系統(tǒng)中的文件歸檔，僅指將具有保存價(jià)值的電子文件賦予檔案屬性并納入檔案管理范疇的過(guò)程。［15］但由于電子文件具有與紙質(zhì)文件不同的特征，如不及時(shí)、全面將文件及元數(shù)據(jù)歸檔，很可能會(huì)造成數(shù)據(jù)的篡改、損壞或丟失。因此，檔案部門(mén)有必要將歸檔工作前移，這樣才能實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，更好地維護(hù)檔案真實(shí)、完整、安全。在廣東省黨政機(jī)關(guān)全面推廣的檔案管理系統(tǒng)中，歸檔被分為預(yù)歸檔和正式歸檔兩個(gè)環(huán)節(jié)。在預(yù)歸檔階段，業(yè)務(wù)部門(mén)按照歸檔要求最大范圍地將文件資料及其相關(guān)元數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)歸檔，檔案部門(mén)對(duì)此進(jìn)行審核、鑒定，最終對(duì)具有檔案價(jià)值、符合要求的電子文件進(jìn)行正式歸檔。經(jīng)過(guò)兩個(gè)環(huán)節(jié)的“歸檔”，可以使最終形成的電子檔案更加真實(shí)、全面地反映形成機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，更好地保證檔案的原始記錄性。由于電子文件具有特殊性，要維護(hù)其完整性、真實(shí)性，檔案部門(mén)需要在預(yù)歸檔階段對(duì)電子文件進(jìn)行審查與鑒定，如不符合歸檔條件則退回形成部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充完善，系統(tǒng)也會(huì)顯示所缺失的要素。電子文件預(yù)歸檔后，檔案部門(mén)對(duì)預(yù)歸檔的電子文件具有管理權(quán)限，因?yàn)殡娮游募唤?jīng)預(yù)歸檔就被固化，不可再更改，之后的任何操作都會(huì)作為審計(jì)日志內(nèi)容記錄下來(lái)，檔案部門(mén)需要對(duì)預(yù)歸檔的文件進(jìn)行維護(hù)與審查。在國(guó)外的理論和實(shí)踐中，都強(qiáng)調(diào)電子檔案管理系統(tǒng)（ERMS）通過(guò)捕獲納入具有檔案價(jià)值的信息。所謂捕獲（capture），是指將文件或數(shù)字對(duì)象納入檔案管理系統(tǒng)（ERMS），設(shè)定元數(shù)據(jù)對(duì)文件進(jìn)行著錄并將其置于背景之中的過(guò)程，從而使文件得到長(zhǎng)期、恰當(dāng)?shù)墓芾?。?］從電子文件捕獲的操作范圍、時(shí)間、方式來(lái)看，捕獲與傳統(tǒng)歸檔有所區(qū)別，捕獲的對(duì)象可以是任何電子文件，而歸檔的對(duì)象只是具檔案保存價(jià)值的電子文件，前者的范疇大于后者，［7］且二者在實(shí)際工作中不屬于線(xiàn)性流程關(guān)系，我們也不能籠統(tǒng)地把傳統(tǒng)的歸檔等同于捕獲。但從實(shí)質(zhì)上說(shuō)，文件的捕獲對(duì)應(yīng)于本土化的語(yǔ)言和管理方式也就大體相當(dāng)于歸檔工作的預(yù)備階段。因此，結(jié)合我國(guó)國(guó)情，并參照廣東省黨政機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)際情況與成功經(jīng)驗(yàn)，可將“預(yù)歸檔”看作國(guó)外的“捕獲”，這樣的理解更加符合我國(guó)“本土”情況，更容易將電子檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理工作相對(duì)應(yīng)，便于明晰歸檔或捕獲是電子檔案管理工作的邏輯起點(diǎn)。對(duì)電子檔案管理而言，其實(shí)際工作的邏輯起點(diǎn)與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理一致，只有文件業(yè)務(wù)和管理的相關(guān)工作結(jié)束，作為文件歸宿的檔案管理工作才能正式開(kāi)展。從實(shí)際管理權(quán)限來(lái)看，相比傳統(tǒng)檔案管理，雖然電子檔案的歸檔時(shí)機(jī)有所提前，在實(shí)際工作中可表現(xiàn)為電子文件的預(yù)歸檔或捕獲，但電子文件的預(yù)歸檔賦予檔案部門(mén)審查與鑒定的權(quán)力，正式歸檔則是賦予其保存與維護(hù)的職責(zé)，因此，歸檔意味著文件工作的結(jié)束，也標(biāo)志著檔案工作的開(kāi)始。

2.3明晰邏輯起點(diǎn)

無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，檔案管理工作都是從檔案部門(mén)獲得實(shí)際管理權(quán)限開(kāi)始的。實(shí)際中若沒(méi)有相應(yīng)權(quán)限，管理工作就無(wú)從開(kāi)展，如把檔案管理前伸到文件形成及其信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段，在事實(shí)上是難以做到的。在電子政務(wù)系統(tǒng)中，檔案部門(mén)的工作從文件預(yù)歸檔開(kāi)始，文件在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）中形成和辦理之后，及時(shí)將其進(jìn)行預(yù)歸檔或及時(shí)捕獲，至此，檔案部門(mén)對(duì)電子文件有了實(shí)實(shí)在在的管理權(quán)限，即便這些文件還未經(jīng)過(guò)正式歸檔，檔案工作實(shí)際已經(jīng)由此展開(kāi)。綜上，電子政務(wù)系統(tǒng)中的歸檔可分為預(yù)歸檔和正式歸檔兩部分，而結(jié)合我國(guó)實(shí)際情況，可將預(yù)歸檔看作國(guó)外所提出的“捕獲”。與紙質(zhì)檔案管理相對(duì)應(yīng)，檔案部門(mén)從文件預(yù)歸檔環(huán)節(jié)開(kāi)始就對(duì)其具有實(shí)際管理權(quán)限與責(zé)任，管理工作就此展開(kāi)，文件工作也就此結(jié)束，因此，電子檔案管理的邏輯起點(diǎn)仍是歸檔或捕獲。

3全程管理與前端控制的理論反思

全程管理與前端控制已經(jīng)成為業(yè)界普遍提倡和認(rèn)同的原則和理論，特別是前端控制理論，更被稱(chēng)為“電子文件時(shí)代的新思維”。［8］“全程管理原則是指對(duì)電子文件從其產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)到永久保存或銷(xiāo)毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全過(guò)程的管理，形成一套無(wú)縫銜接、系統(tǒng)完整的管理鏈條”?！扒岸丝刂剖侵笧榱舜_保電子文件的完整齊全、真實(shí)可靠，檔案部門(mén)和檔案工作者應(yīng)該在電子文件生成之初（甚至是電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初）就對(duì)電子文件進(jìn)行前期的監(jiān)督與控制”。［9］

3.1全程管理與前端控制理論的不合理之處

3.1.1現(xiàn)實(shí)中的尷尬

無(wú)論全程管理還是前端控制，都是從檔案部門(mén)的角度出發(fā)，強(qiáng)調(diào)要從形成階段開(kāi)始對(duì)電子文件的整個(gè)生命周期實(shí)行管理。然而，這兩個(gè)理論在現(xiàn)實(shí)中存在一定的矛盾與尷尬：如果實(shí)現(xiàn)了對(duì)整個(gè)生命周期的管理，那么是將檔案部門(mén)視為全過(guò)程的管理者，此時(shí)并不需要強(qiáng)調(diào)所謂的“前端”與“后端”，因?yàn)樗鼈兌急粰n案部門(mén)共同規(guī)劃和管理著，應(yīng)該受到同等的重視；而如果強(qiáng)調(diào)前端控制，則是將檔案部門(mén)視為后端的管理者，在這種情況下，檔案部門(mén)對(duì)前端的管理在實(shí)際上難以實(shí)現(xiàn)。因此，這兩個(gè)理論不僅本身就存在邏輯關(guān)系上的矛盾，而且在實(shí)踐中也存在難以實(shí)現(xiàn)的尷尬。

3.1.2實(shí)踐中的不可行

InterPARES項(xiàng)目的主持人露西安娜•杜蘭蒂教授在第十七屆國(guó)際檔案大會(huì)上指出，在從電子文件到電子檔案的整個(gè)生命周期中，文件的形成者和檔案的保管員共享管理者的角色和職責(zé)。［10］也就是說(shuō)，在實(shí)踐中，文件的形成者與檔案的保管者各有分工、各有權(quán)職，雙方在實(shí)踐中并不存在誰(shuí)領(lǐng)導(dǎo)誰(shuí)，或者誰(shuí)管理誰(shuí)的情況，而是作為不同階段的管理者，分別承擔(dān)從電子文件到電子檔案這一完整生命周期的管理責(zé)任。對(duì)于我國(guó)的機(jī)關(guān)檔案室而言，它的工作前接文件形成部門(mén)，后接檔案館，正處于整個(gè)生命周期的“中端”。一般而言，我國(guó)機(jī)關(guān)檔案室與業(yè)務(wù)部門(mén)之間是平等的業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)支持的關(guān)系，并不存在領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，因此檔案室無(wú)權(quán)對(duì)前端的業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行管理；機(jī)關(guān)檔案室與檔案館之間也只有業(yè)務(wù)交接關(guān)系，無(wú)權(quán)對(duì)檔案館工作進(jìn)行干預(yù)。因此，機(jī)關(guān)檔案室無(wú)法實(shí)現(xiàn)前端控制，更無(wú)法做到全程管理，應(yīng)該認(rèn)清自身在整個(gè)生命周期中的樞紐地位，充分發(fā)揮“承前啟后”的作用。只有各司其職，才能保證電子文件和電子檔案管理全過(guò)程流暢、規(guī)范、安全。因此，在實(shí)踐工作中，檔案部門(mén)的職責(zé)應(yīng)該是負(fù)責(zé)電子檔案的管理與保存，并從整體出發(fā)，積極關(guān)注與參與相關(guān)工作，而不可能做到針對(duì)電子文件的“前端控制”，或擔(dān)負(fù)起電子文件和電子檔案全生命周期的“全程管理”。

3.2機(jī)關(guān)檔案室在全生命周期管理中的定位

從理論和實(shí)踐上看，檔案部門(mén)都無(wú)法做到全程管理與前端控制，檔案部門(mén)的職責(zé)是保證歸檔文件真實(shí)、可靠、完整、可用。機(jī)關(guān)檔案室既是電子政務(wù)建設(shè)的組成部分，也是數(shù)字檔案館接收永久電子檔案的直接來(lái)源，處于整個(gè)生命周期“中端”位置的它，更應(yīng)該具有手明晰的定位。

3.2.1建立極具包容性的檔案管理系統(tǒng)

對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)而言，與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)之間的接口是保證電子文件歸檔原始性的關(guān)鍵，只有最大限度地接收并保存形成單位所移交的文件，才能保證后續(xù)的檔案管理工作正常開(kāi)展，更好地發(fā)揮檔案部門(mén)的作用。因此，機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)建立極具包容性的檔案管理系統(tǒng)，接收并保存前端形成的電子文件，并保證其真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。

3.2.2開(kāi)展專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作

機(jī)關(guān)檔案室的工作包含兩個(gè)方面：一是要提供多途徑的檔案檢索與利用服務(wù)，為機(jī)關(guān)管理和機(jī)關(guān)職能活動(dòng)提供必要的檔案信息支持，同時(shí)也要充分發(fā)揮專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)，為本單位的信息化建設(shè)提出專(zhuān)業(yè)性的檔案管理需求與意見(jiàn)；二是要向檔案館移交長(zhǎng)期保存的電子檔案，確保移交檔案的完整性與檔案管理的連續(xù)性，為檔案館工作提供必要的基礎(chǔ)支撐。此外，當(dāng)下我國(guó)的數(shù)字檔案館建設(shè)還處在起步階段，機(jī)關(guān)檔案室作為檔案信息化的先行者，可以為數(shù)字檔案館的建設(shè)提供有用的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)與參考實(shí)例，促進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)工作的順利開(kāi)展。因此，對(duì)于機(jī)關(guān)檔案室而言，其工作具有十分重要的樞紐作用，更應(yīng)該明確自身的工作定位，確保從電子文件與電子檔案管理的連續(xù)性。

3.2.3積極關(guān)注全過(guò)程管理

正如露西安娜•杜蘭蒂教授所強(qiáng)調(diào)的：隨著InterPARES研究的深入，將繼續(xù)證明這樣一種觀點(diǎn)———不采取全程管理的眼光，就不可能保管電子檔案。［11］而早在1997年國(guó)際檔案理事會(huì)的電子檔案管理指南中，也指出檔案部門(mén)在電子文件、電子檔案全生命周期中職責(zé)的有限性。［12］對(duì)此，我們的理解是：全程管理是一個(gè)多部門(mén)分工協(xié)作的過(guò)程，檔案部門(mén)作為其中的一個(gè)重要角色應(yīng)該具備整體的眼光，為全過(guò)程管理提出相應(yīng)的意見(jiàn)與建議，積極參與電子文件相關(guān)管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等的制定，做到“全程關(guān)注”。具體來(lái)說(shuō)，機(jī)關(guān)檔案室可根據(jù)檔案管理的業(yè)務(wù)需求，為前端文件形成部門(mén)提出工作建議，為本單位的信息化建設(shè)提供參考意見(jiàn)，并為檔案館積累和輸送檔案。

4電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題

電子檔案的真實(shí)性是檔案部門(mén)尤為關(guān)注的核心問(wèn)題之一。電子形式載體與傳統(tǒng)載體的巨大差異使得信息記錄難以具有傳統(tǒng)載體的穩(wěn)定性和固化性，對(duì)于以維護(hù)檔案原始記錄性為使命的檔案部門(mén)而言，這無(wú)疑帶來(lái)了新的管理問(wèn)題。在實(shí)際工作中，機(jī)關(guān)檔案室擔(dān)負(fù)著接收和整理電子文件的重要職責(zé)。在電子文件轉(zhuǎn)化成為電子檔案的過(guò)程中，機(jī)關(guān)檔案室在保障電子文件和電子檔案真實(shí)性中的作用和責(zé)任是重要而有限的。

4.1真實(shí)性的內(nèi)涵

在國(guó)際上，以InterPARES項(xiàng)目為代表，圍繞電子檔案的“真實(shí)性”問(wèn)題做了許多研究，對(duì)于Inter－PARES詞典中“真實(shí)性”（authenticity）這一概念的定義，［13］筆者的理解是：指一份記錄作為檔案的可信賴(lài)性，即檔案與它在文件階段形成時(shí)的原始狀態(tài)一致，沒(méi)有被篡改或誤用。這一理解中的“真實(shí)性”是針對(duì)檔案而言的，這也與我國(guó)檔案管理工作的權(quán)限與職責(zé)相符，即維護(hù)檔案的原始記錄性。在我國(guó)的研究中，則將“真實(shí)性”需求劃分為兩個(gè)方面：一是文件在形成過(guò)程中的真實(shí)，即一份文件客觀反映和真實(shí)記錄了機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)；二是文件在形成之后的真實(shí)，表現(xiàn)為文件（檔案）在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束之后的生命周期里未被更改，仍然保持產(chǎn)生時(shí)的本來(lái)面貌。［14］對(duì)應(yīng)上述概念，真實(shí)性要求可分兩個(gè)部分：一是形成的電子文件在移交到檔案保管者那里之前是真實(shí)的，即文件的真實(shí)性，包括兩層含義———文件未被篡改、損壞，以及文件內(nèi)容真實(shí)性即文件所記錄的內(nèi)容是真實(shí)、客觀的；二是對(duì)被移交到保管者那里的電子檔案的真實(shí)性，在實(shí)際工作中表現(xiàn)為文件在業(yè)務(wù)結(jié)束被歸檔后，仍保持其原始面貌，即對(duì)文件真實(shí)性的維護(hù)。

4.2真實(shí)性保障的內(nèi)在要求

我國(guó)研究中“真實(shí)性”所包含的兩方面要求實(shí)則對(duì)應(yīng)了文件形成部門(mén)與檔案部門(mén)不同的管理職責(zé)。對(duì)于文件的真實(shí)性及文件內(nèi)容真實(shí)性的保證，關(guān)鍵取決于文件形成部門(mén)，而非檔案部門(mén)；對(duì)于文件原始面貌的維護(hù)才是檔案部門(mén)應(yīng)有的職責(zé)。保障和延續(xù)電子文件真實(shí)性的任務(wù)是由文件形成部門(mén)和檔案部門(mén)共同承擔(dān)的，其中，文件形成部門(mén)起決定性作用，檔案部門(mén)則對(duì)“真實(shí)性”進(jìn)行拷貝與維護(hù)。（1）形成部門(mén)決定文件真實(shí)性。首先，文件在生成和辦理過(guò)程中是否被篡改或破壞，是前端文件形成甚至系統(tǒng)設(shè)計(jì)與維護(hù)的工作，并不是由檔案部門(mén)決定的，檔案部門(mén)負(fù)責(zé)保障歸檔后的文件不被篡改或破壞，而不能保證文件在形成過(guò)程中沒(méi)有遭受損壞。其次，文件的內(nèi)容與客觀事實(shí)是否相符，更應(yīng)由文件形成單位負(fù)責(zé)，絕非檔案部門(mén)可以決定。如果形成單位都無(wú)法證明形成的文件是否與客觀工作、事實(shí)相符，檔案部門(mén)更加無(wú)法去探究前端系統(tǒng)中文件的可信度。因此，文件形成單位負(fù)責(zé)保證文件形成過(guò)程的真實(shí)性，檔案部門(mén)不應(yīng)該也無(wú)法干預(yù)這個(gè)過(guò)程。也就是說(shuō)，形成單位給了檔案部門(mén)怎樣的文件，原則上檔案部門(mén)的職責(zé)就是盡最大可能地保存其原始狀態(tài)，不會(huì)因?yàn)槲募恼鎸?shí)性有一點(diǎn)瑕疵而不予歸檔保存。形成單位提交的檔案是真實(shí)的，檔案部門(mén)得收，即便提交文件的內(nèi)容不是完全真實(shí)的，檔案部門(mén)也得保存其原始狀態(tài)，因?yàn)檫@種不真實(shí)的電子文件依然是業(yè)務(wù)工作的真實(shí)記錄。（2）檔案部門(mén)維護(hù)檔案真實(shí)性。雖然文件的真實(shí)性不由檔案部門(mén)決定，但文件一經(jīng)歸檔成為檔案后，檔案部門(mén)就有義務(wù)與責(zé)任保證歸檔后文件（即檔案）的真實(shí)性，如在管理過(guò)程中出現(xiàn)檔案被篡改或誤用的情況，檔案部門(mén)就需對(duì)此負(fù)責(zé)。從對(duì)In－terPARES項(xiàng)目“真實(shí)性”定義的理解出發(fā)，針對(duì)檔案真實(shí)性，檔案部門(mén)需要防止歸檔后的檔案被篡改或誤用，保證檔案的原始狀態(tài)，以維護(hù)其真實(shí)性。由此可知，拷貝電子文件的真實(shí)性，并盡最大可能為電子檔案的保存提供合適的環(huán)境，維護(hù)電子檔案的原始性與真實(shí)性才是檔案部門(mén)的職責(zé)所在。此外，檔案部門(mén)應(yīng)對(duì)前端文件形成部門(mén)給予相對(duì)充分的信任，因?yàn)椴粌H僅只有檔案需要“真實(shí)性”，文件形成單位的工作開(kāi)展也同樣需依賴(lài)文件的真實(shí)屬性。

4.3檔案部門(mén)對(duì)真實(shí)性的管理職責(zé)

總的來(lái)說(shuō)，檔案部門(mén)的責(zé)任在于固守檔案的本質(zhì)屬性，維護(hù)電子檔案的真實(shí)性，而非保證電子文件的真實(shí)性。并且要明確，不僅應(yīng)在保存過(guò)程中維護(hù)檔案真實(shí)性，還應(yīng)在為用戶(hù)提供檢索利用時(shí)對(duì)真實(shí)性進(jìn)行維護(hù)。因此，檔案部門(mén)的職責(zé)實(shí)際與傳統(tǒng)檔案管理相一致：第一，在文件歸檔時(shí)驗(yàn)證其真實(shí)性，尤其是對(duì)元數(shù)據(jù)的完整性和合規(guī)性情況進(jìn)行鑒定；第二，建立包容性極強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)，以更好地在文件歸檔和檔案移交時(shí)實(shí)現(xiàn)真實(shí)性的對(duì)接與拷貝，以包容性管理來(lái)維護(hù)歸檔文件的原始性，從而最大程度地保證歸檔文件的真實(shí)性；第三，在未來(lái)的保存、遷移、利用中持續(xù)地維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性。

5電子檔案的長(zhǎng)期保存問(wèn)題

電子檔案的長(zhǎng)期保存是檔案部門(mén)和檔案學(xué)界共同關(guān)注的重要問(wèn)題之一。

5.1研究概況及其邏輯根源從檔案學(xué)界的研究情況看，電子檔案長(zhǎng)期保存研究希望解決的關(guān)鍵問(wèn)題是保證電子檔案具有長(zhǎng)期的真實(shí)性和可讀性。電子檔案載體技術(shù)的天然特性給長(zhǎng)期真實(shí)性和可讀性帶來(lái)了與紙質(zhì)載體全然不同的管理障礙，主要表現(xiàn)在對(duì)設(shè)備的依賴(lài)性、信息與載體可分離性、易更改性等方面［15］。以此為出發(fā)點(diǎn)，國(guó)內(nèi)外圍繞這一問(wèn)題開(kāi)展了較多研究，其中，從我國(guó)的具體研究主題看，現(xiàn)有的相關(guān)研究主要從電子檔案長(zhǎng)期保存中涉及的保存策略［16-17］、格式要求［18］、合作機(jī)制［19］、標(biāo)準(zhǔn)體系［20］、技術(shù)方案［21-22］等方面展開(kāi)，同時(shí)也不乏對(duì)國(guó)外研究與實(shí)踐的介紹［23-24］，以及特殊形式檔案信息資源長(zhǎng)期保存問(wèn)題的研究［25］。在上述研究中，目前已經(jīng)形成仿真、封裝、遷移、開(kāi)放性描述等一系列共識(shí)性的管理策略。從總體而言，國(guó)內(nèi)外檔案學(xué)界對(duì)該問(wèn)題的研究基本都可概括為“策略性”研究。這一研究的根源在于，使電子檔案具有長(zhǎng)期的真實(shí)性和可讀性。然而深入分析這一問(wèn)題的研究特點(diǎn)，我們可以發(fā)現(xiàn)，在電子檔案的長(zhǎng)期保存問(wèn)題中，檔案學(xué)界與檔案部門(mén)實(shí)際上具有一定的職責(zé)側(cè)重和特定的角色定位。

5.2反思檔案管理工作原則在傳統(tǒng)的和電子化的檔案管理中，我們可以總結(jié)出檔案管理工作的固有原則，這些原則主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是電子檔案的長(zhǎng)期保存問(wèn)題并非檔案界可以獨(dú)立解決的，檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)突出自身的專(zhuān)業(yè)特色與核心職責(zé)；二是檔案部門(mén)在電子檔案的長(zhǎng)期保存中，應(yīng)該對(duì)電子檔案的真實(shí)性、可讀性實(shí)行維護(hù)性的管理。具體而言，在電子檔案長(zhǎng)期保存策略之中，仿真、封裝、遷移等措施的根本性技術(shù)是由計(jì)算機(jī)技術(shù)研發(fā)領(lǐng)域提出、攻關(guān)和實(shí)現(xiàn)的，檔案界則是通過(guò)對(duì)這些技術(shù)進(jìn)行分析、選擇和應(yīng)用，來(lái)構(gòu)建電子檔案長(zhǎng)期保存的適用策略，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案的長(zhǎng)期保存。其中，檔案界的角色是技術(shù)的選用者以及策略的研究、制定和實(shí)施者，而非關(guān)鍵技術(shù)的主要研發(fā)者，因此檔案界對(duì)電子檔案長(zhǎng)期保存的貢獻(xiàn)主要在于管理策略。以紙質(zhì)條件為參照，我們同樣可以發(fā)現(xiàn)相似的角色定位。在紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期保存中，為了保證紙質(zhì)檔案具有長(zhǎng)期真實(shí)性和可讀性，檔案部門(mén)采取的措施主要包括檔案實(shí)體的物理管控以及檔案文獻(xiàn)修復(fù)工作，其目的是保證檔案不被篡改、信息內(nèi)容可讀和檔案實(shí)體存續(xù)。從根本上而言，檔案部門(mén)無(wú)法決定紙張的使用壽命，因?yàn)檫@最終取決于造紙技術(shù)；檔案部門(mén)也無(wú)法決定檔案形成機(jī)構(gòu)的紙張選擇，因?yàn)檫@取決于檔案形成部門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)的需要。在紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期保存中，檔案部門(mén)的角色與職責(zé)是在獲取檔案的管理權(quán)限之后，將檔案放置在一定條件下進(jìn)行維護(hù)性管理，其根本目標(biāo)并非“絕對(duì)永久”地保存檔案實(shí)體，而是通過(guò)管理性、技術(shù)性策略，盡可能地延長(zhǎng)檔案實(shí)體保存時(shí)限，使檔案能夠盡可能長(zhǎng)久地為社會(huì)提供利用服務(wù)。因此，從時(shí)間和空間上看，檔案部門(mén)對(duì)紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期保存的管理職責(zé)具有相對(duì)獨(dú)立性，與業(yè)務(wù)部門(mén)、技術(shù)研發(fā)者之間存在明確的角色區(qū)分。電子檔案的長(zhǎng)期保存與上述情況具有本質(zhì)上的相似性，在社會(huì)技術(shù)的發(fā)展中，檔案部門(mén)應(yīng)該以相對(duì)穩(wěn)定的管理職責(zé)與管理方式來(lái)應(yīng)對(duì)社會(huì)活動(dòng)方式的多元化趨勢(shì)，因此檔案學(xué)界和檔案部門(mén)都應(yīng)該找到并明確檔案長(zhǎng)期保存工作的核心價(jià)值與角色定位，從而以具有學(xué)科特色的管理體系來(lái)完善實(shí)際工作。在近年國(guó)外與國(guó)際性的實(shí)踐中，同樣體現(xiàn)著這樣的邏輯關(guān)系與工作原則：（1）OAIS參考模型。OAIS參考模型的制定者是美國(guó)空間數(shù)據(jù)系統(tǒng)咨詢(xún)委員會(huì)（CCSDS），美國(guó)的ERA、英國(guó)的Cedars、加拿大的ADRI等項(xiàng)目都以該參考模型為電子檔案長(zhǎng)期保存研究和開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ)。［26］檔案界等保管領(lǐng)域并未研發(fā)出這一根本性的架構(gòu)模型，而是對(duì)OAIS模型進(jìn)行分析與應(yīng)用，是制定管理策略的重要依據(jù)。基于OAIS的長(zhǎng)期保存管理模式又體現(xiàn)著維護(hù)性的管理思想，比如OAIS模型提倡通過(guò)檔案信息包進(jìn)行長(zhǎng)期保存，而使用信息包向利用者提供檔案利用，從而保證檔案信息包的安全、穩(wěn)定。（2）Inter－PARES研究項(xiàng)目。InterPARES項(xiàng)目的開(kāi)展離不開(kāi)其他學(xué)科領(lǐng)域的參與和支持，在電子檔案真實(shí)性維護(hù)與長(zhǎng)期保存的研究過(guò)程中，該項(xiàng)目吸納了來(lái)自法律、歷史、計(jì)算機(jī)技術(shù)與工程、信息科學(xué)及化學(xué)等多學(xué)科的專(zhuān)家學(xué)者為其提供專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的智力與技術(shù)支持。［27］檔案界從其他學(xué)科領(lǐng)域提供的專(zhuān)業(yè)知識(shí)中，選用與管理目標(biāo)相契合的技術(shù)和方法，明確管理取向與管理需求，制定管理策略。（3）美國(guó)NARA云歸檔計(jì)劃。美國(guó)NARA2014-2018財(cái)年的戰(zhàn)略規(guī)劃明確將云環(huán)境下形成和使用的檔案納入管理范疇。針對(duì)這些檔案，主張研究和推進(jìn)“云歸檔”及相關(guān)的保存策略。［28］這也反映了“維護(hù)性”的管理思想———提倡檔案部門(mén)在尊重檔案形成機(jī)構(gòu)活動(dòng)方式的前提下，以固有的檔案管理原則與方法為基礎(chǔ)，形成對(duì)前端活動(dòng)方式具有適應(yīng)性和包容性的管理策略，保證從既有活動(dòng)交流方式中形成、固化的檔案材料得到及時(shí)、有效管理。

5.3對(duì)電子檔案長(zhǎng)期保存實(shí)行維護(hù)性管理

從工作性質(zhì)上看，電子檔案的長(zhǎng)期保存無(wú)疑屬于檔案部門(mén)的工作職責(zé)范疇；然而從更深層的內(nèi)在需求上看，其工作效果卻并非僅僅取決于檔案部門(mén)。檔案部門(mén)在電子檔案的長(zhǎng)期保存中具有相對(duì)獨(dú)立的工作職責(zé)與角色定位，這不僅根植于檔案工作的核心價(jià)值，也是社會(huì)分工專(zhuān)業(yè)化的發(fā)展需求所致。因此，在電子檔案的長(zhǎng)期保存問(wèn)題中，檔案部門(mén)應(yīng)進(jìn)一步反思自身的根本價(jià)值、固有原則、社會(huì)意義與實(shí)際邊界，檔案學(xué)界則應(yīng)以此為基礎(chǔ)繼續(xù)開(kāi)展更具專(zhuān)業(yè)意義的理論性與應(yīng)用性研究。

6電子檔案管理的雙套制現(xiàn)狀與單軌化趨勢(shì)

電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙套制歸檔與雙軌制管理是社會(huì)發(fā)展邁向信息化時(shí)代初期的普遍做法，在主流信息載體從紙質(zhì)向電子更替的過(guò)渡性時(shí)期，雙套制與雙軌制為檔案管理提供了一種有效的解決方式。然而隨著技術(shù)發(fā)展與社會(huì)活動(dòng)方式變化，雙套制與雙軌制則顯現(xiàn)出了一定的不適應(yīng)性。

6.1雙套制與雙軌制面臨的挑戰(zhàn)

在檔案信息化建設(shè)中，“雙套制”指文件歸檔后紙質(zhì)版本與電子版本共存，或稱(chēng)“雙套歸檔”；［29］目前檔案學(xué)界對(duì)“雙軌制”的定義可以總結(jié)為，在文件形成、流轉(zhuǎn)的全過(guò)程中，電子形式與紙質(zhì)形式始終共存，這實(shí)際也意味著在文件流轉(zhuǎn)的終端，也將以“雙套制”進(jìn)行歸檔，在檔案管理的過(guò)程中也仍然按照“雙套”執(zhí)行管理，因此雙軌制既是文件管理的“雙軌”，也是檔案管理的“雙軌”。一般認(rèn)為，雙套制和雙軌制的優(yōu)勢(shì)在于，對(duì)電子形式而言安全可靠，對(duì)紙質(zhì)形式則便于查詢(xún)利用、整合共享，二者形成互補(bǔ)的效果。［30］這也是雙套制與雙軌制得到廣泛應(yīng)用的內(nèi)在原因。盡管如此，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和普及，社會(huì)對(duì)于以電子形式為載體的活動(dòng)方式越發(fā)適應(yīng)和依賴(lài)，紙質(zhì)形式逐漸成為電子形式的一種“硬拷貝”（hardcopy），雙套制與雙軌制從以往以紙質(zhì)為主轉(zhuǎn)變成為以電子為主，這就使得雙套制的管理方式產(chǎn)生了一定的弊端：（1）資源浪費(fèi)。從調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，實(shí)際工作中許多單位往往會(huì)在文件階段以電子形式形成和流轉(zhuǎn)，到歸檔時(shí)就將電子形式的文件打印成紙質(zhì)硬拷貝，再將電子版與紙質(zhì)版同時(shí)歸檔，在檔案管理過(guò)程中，需對(duì)兩個(gè)版本同時(shí)進(jìn)行維護(hù)；而在檔案部門(mén)進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，往往由于電子版本管理不善或未予歸檔，而又要將紙質(zhì)檔案統(tǒng)一進(jìn)行掃描，形成電子檔案。在這一反復(fù)處理的過(guò)程中，實(shí)際對(duì)資源造成了不小的浪費(fèi)。由于電子檔案的管理不善，同時(shí)造成重復(fù)勞動(dòng)和存儲(chǔ)空間的浪費(fèi)，而在電子—紙質(zhì)—電子的轉(zhuǎn)換過(guò)程中，期間又經(jīng)歷了并不必要的紙質(zhì)形式階段，直接導(dǎo)致紙張資源浪費(fèi)，也對(duì)檔案管理人員造成了更大的工作負(fù)擔(dān)。因此，如果能夠完善電子形式的管理手段，就能避免出現(xiàn)上述資源浪費(fèi)的問(wèn)題。（2）對(duì)檔案原始性與完整性的管理失效。雙套制與雙軌制在管理效果上無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案真實(shí)性與完整性的有效管理。對(duì)于以電子形式形成、流轉(zhuǎn)的原生電子檔案而言，通過(guò)打印硬拷貝歸檔，實(shí)際造成了背景信息（context）的損失———無(wú)法有效保留支撐電子檔案真實(shí)性、完整性的元數(shù)據(jù)。如此一來(lái)，后續(xù)對(duì)于紙質(zhì)版本檔案的管理，其客體對(duì)象都是原始性已經(jīng)損耗的檔案，這種紙質(zhì)版本僅承載了檔案的信息內(nèi)容。對(duì)于原生電子檔案而言，只有同質(zhì)歸檔管理才能最大限度地一并保存其重要修改記錄和相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，也才能最大限度地保護(hù)檔案的原始性與完整性。從管理流程而言，采用完整的同質(zhì)流程對(duì)電子檔案進(jìn)行收集、保管、利用、傳輸和移交，是對(duì)電子檔案原始性和完整性的連續(xù)性管理。因此，對(duì)于以原生電子檔案為主且具備一定條件的單位或領(lǐng)域而言，電子檔案管理單套制和單軌制是更具適應(yīng)性和有效性的管理方式。

6.2雙套制與雙軌制的根源分析與轉(zhuǎn)變需求

雙套制與雙軌制的廣泛推行，從其根源上而言，可以說(shuō)是出于對(duì)電子形式載體原始性、穩(wěn)定性的不信任，因而對(duì)電子檔案采取相對(duì)謹(jǐn)慎的管理方式。在信息化建設(shè)早期，由于電子形式載體管理技術(shù)尚未成熟，電子檔案瞬間丟失、無(wú)法找回，或篡改不可溯的現(xiàn)象比比皆是，相較之下，紙張的穩(wěn)定性與可控性遠(yuǎn)遠(yuǎn)優(yōu)于當(dāng)時(shí)的電子形式載體，并且紙張的使用為人們所熟悉和信任，因此，雙套制和雙軌制成為檔案管理中的通用方式。在后續(xù)研究中，學(xué)者們對(duì)電子檔案的“原始性”問(wèn)題展開(kāi)了研究，提倡以“真實(shí)性”、“可靠性”等概念對(duì)紙質(zhì)條件下的“原始性”進(jìn)行拆解詮釋?zhuān)源巳〈鷤鹘y(tǒng)的“原始性”觀念。［31］隨著對(duì)電子檔案真實(shí)性問(wèn)題研究的深入，目前已經(jīng)形成有效的電子檔案真實(shí)性問(wèn)題解決思路與實(shí)施技術(shù)，電子檔案管理者與使用者對(duì)于該問(wèn)題的觀念也正逐漸發(fā)生變化。實(shí)際上，在社會(huì)生活的其他領(lǐng)域，電子形式這一虛擬化的信息載體已經(jīng)得到廣泛應(yīng)用。比如，在銀行業(yè)務(wù)、證券業(yè)務(wù)、電子商務(wù)等事務(wù)中，數(shù)字化信息早已成為業(yè)務(wù)活動(dòng)中的主要甚至唯一形式，社會(huì)對(duì)于這類(lèi)事務(wù)幾乎不存在不信任感，對(duì)電子形式予以信任在這些領(lǐng)域中習(xí)以為常；會(huì)計(jì)檔案管理領(lǐng)域也正積極開(kāi)展電子檔案管理單軌化的推進(jìn)工作，國(guó)家發(fā)改委辦公廳、財(cái)政部辦公廳、國(guó)家稅務(wù)總局辦公廳、國(guó)家檔案局辦公室于2013年12月向多市、多單位通知（發(fā)改辦高技[2013]3044號(hào)），要求各單位組織開(kāi)展電子發(fā)票及電子會(huì)計(jì)檔案綜合試點(diǎn)工作，據(jù)了解，相關(guān)工作已經(jīng)取得一定進(jìn)展和成效?？梢?jiàn)，在以電子形式為業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展主要方式的領(lǐng)域，其對(duì)于電子形式信息的信任度較高，也更積極推動(dòng)相關(guān)技術(shù)的改造和應(yīng)用，推行業(yè)務(wù)全流程電子化。對(duì)于檔案管理而言，隨著技術(shù)發(fā)展與社會(huì)活動(dòng)方式變化，對(duì)于電子形式等虛擬載體的不信任將逐漸消退，并建立起穩(wěn)定的信任感。任何主流載體都不是等到真實(shí)性能夠得到完全保證，且長(zhǎng)期保存問(wèn)題得到完全解決時(shí)才得以普遍使用的，社會(huì)選用一種介質(zhì)作為主流信息載體往往是出于實(shí)用主義的考慮，即滿(mǎn)足方便、快捷、可共認(rèn)等基本要求即可。這其中對(duì)于載體實(shí)際也有一定的真實(shí)性和穩(wěn)定性要求，不具有真實(shí)性、穩(wěn)定性的載體是無(wú)法成為主流介質(zhì)的。檔案部門(mén)對(duì)于這種真實(shí)性和穩(wěn)定性固然具有更嚴(yán)格的要求，然而隨著電子形式日益普遍化，計(jì)算機(jī)領(lǐng)域也正不斷完善其技術(shù)特性，從而使其更好地滿(mǎn)足社會(huì)活動(dòng)需要。因此，檔案部門(mén)的專(zhuān)業(yè)性管理要求應(yīng)該通過(guò)完善管理策略、優(yōu)化管理流程、鞏固管理制度、改善管理方法來(lái)實(shí)現(xiàn)，從循序漸進(jìn)的實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，逐步與技術(shù)部門(mén)共同建立起經(jīng)過(guò)反復(fù)驗(yàn)證的技術(shù)管理體系與信任體系，為電子檔案管理的單軌化提供支撐，從而滿(mǎn)足原生電子檔案長(zhǎng)期真實(shí)性、完整性、易用性、可讀性、安全性的要求。

6.3國(guó)際趨勢(shì)———電子形式單套制歸檔與單軌制管理

電子檔案的單套制歸檔與單軌制管理也正成為許多國(guó)家機(jī)構(gòu)的趨勢(shì)。目前，美國(guó)、澳大利亞等國(guó)家都逐漸推進(jìn)電子檔案的單套與單軌管理，而不再形成或接收紙質(zhì)檔案。（1）美國(guó)。2012年8月24日，美國(guó)總統(tǒng)辦公室以備忘錄形式，向聯(lián)邦各機(jī)關(guān)由管理預(yù)算辦公室（OMB）和國(guó)家檔案館與檔案管理局（NARA）制定的《政府檔案管理指令》，其中目標(biāo)1.1和1.2要求分別對(duì)電子檔案和電子郵件以電子方式實(shí)行“單套制”管理：①到2019年，聯(lián)邦機(jī)關(guān)將以電子形式管理所有永久電子檔案；②到2016年，聯(lián)邦機(jī)關(guān)將以可利用的電子格式管理永久及定期電子郵件檔案。［32］（2）澳大利亞。自2011年7月起，澳大利亞國(guó)家檔案館持續(xù)敦促所有聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)向電子形式的檔案管理轉(zhuǎn)型，鼓勵(lì)其以電子形式形成、管理和保管檔案，并在必要時(shí)對(duì)接收的紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化掃描，從而不再形成新的紙質(zhì)檔案。［33］上述實(shí)踐都反映出同一趨勢(shì)———當(dāng)電子形式成為主流活動(dòng)交流方式時(shí)，檔案部門(mén)也應(yīng)對(duì)電子檔案實(shí)行適應(yīng)性的全電子化管理。從上述國(guó)家的推行力度看來(lái)，這對(duì)于許多領(lǐng)域而言，既是必然的趨勢(shì)，也是迫切的需求。6.4推動(dòng)我國(guó)電子檔案管理單軌化原生電子信息的規(guī)?；瘧?yīng)用是社會(huì)發(fā)展歷程中的一種“自然選擇”結(jié)果，要最大程度地維護(hù)原生數(shù)字記錄的原始性與憑證性?xún)r(jià)值，就要實(shí)現(xiàn)電子檔案的單套制歸檔與單軌制管理，這也是檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)之一。在我國(guó)，雙套制與雙軌制管理已經(jīng)顯示出一定弊端，許多領(lǐng)域的電子檔案管理單軌化具有必然性與迫切性。要推動(dòng)我國(guó)電子檔案管理單軌化，首先應(yīng)該建立起對(duì)電子形式虛擬載體的信任，其次應(yīng)該加快完善管理策略、制度、流程和方法，在鞏固自身理論和方法的同時(shí)，加強(qiáng)與其他領(lǐng)域的合作，從實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，逐步完善法規(guī)體系，在必要領(lǐng)域盡早實(shí)現(xiàn)電子檔案的單套制歸檔和單軌化管理。

7結(jié)語(yǔ)

綜上，本文對(duì)電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理的六個(gè)核心問(wèn)題進(jìn)行了反思、分析與梳理。從總體而言，相關(guān)問(wèn)題中理論研究與實(shí)際工作的脫節(jié)主要源于兩個(gè)方面：一是電子政務(wù)建設(shè)與檔案信息化建設(shè)的一體化與差異化問(wèn)題。從建設(shè)內(nèi)容看，檔案信息化建設(shè)包括檔案館與檔案室兩類(lèi)機(jī)構(gòu)的信息化，而檔案室信息化同時(shí)也是電子政務(wù)建設(shè)的一部分，這種重疊使得二者具有一體化建設(shè)的需求。理論研究往往以電子政務(wù)建設(shè)作為研究基礎(chǔ)，并傾向于將檔案室信息化融入電子政務(wù)建設(shè)中，因而在某種程度上忽略了檔案信息化的整體性；而在實(shí)際工作中，檔案工作的連續(xù)性與專(zhuān)業(yè)性又使得機(jī)關(guān)檔案室與綜合檔案館之間具有相對(duì)緊密的內(nèi)在關(guān)聯(lián)；因此理論研究與實(shí)際工作之間顯現(xiàn)出一定的不適應(yīng)性。對(duì)此，檔案界應(yīng)該明確學(xué)科專(zhuān)業(yè)的核心概念、基本理論和職責(zé)角色，理清電子文件與電子檔案管理的總體流程與工作內(nèi)容，避免討論中的模糊性與交叉性，這對(duì)于機(jī)關(guān)檔案室的工作而言尤為重要。二則是國(guó)外理論體系在我國(guó)實(shí)際工作中的適用性問(wèn)題。我國(guó)檔案學(xué)研究一直比較注重與國(guó)外間的學(xué)術(shù)交流，由于檔案現(xiàn)象具有一定規(guī)律性，因此國(guó)內(nèi)外檔案工作能夠不約而同地顯示出相似性，這也是檔案學(xué)之所以能夠成為獨(dú)立學(xué)科的根本所在，然而基于這些規(guī)律所形成的實(shí)際工作模式卻因國(guó)家、地區(qū)和機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況而有所不同。我國(guó)在多年的實(shí)踐與探索中已經(jīng)形成具有我國(guó)特色的、相對(duì)穩(wěn)定的檔案工作模式，并總結(jié)出符合我國(guó)特點(diǎn)的檔案工作理論體系。在國(guó)內(nèi)外的學(xué)術(shù)交流中，我們應(yīng)當(dāng)始終以我國(guó)的實(shí)際情況為基礎(chǔ)，對(duì)國(guó)外理論體系的引入也應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的本土化。檔案現(xiàn)象具有普遍規(guī)律性，國(guó)外的成功經(jīng)驗(yàn)與先進(jìn)理論體系的根本價(jià)值在于對(duì)檔案工作規(guī)律的總結(jié)，對(duì)具體工作模式的引入則要與我國(guó)的實(shí)際工作情況緊密結(jié)合、綜合分析，更好地發(fā)揮理論價(jià)值?？偠灾?，理論聯(lián)系實(shí)際對(duì)于檔案學(xué)研究而言具有十分重要的意義，本文就電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理的理論性與基礎(chǔ)性問(wèn)題進(jìn)行了剖析，明確了檔案部門(mén)的實(shí)際工作定位與職責(zé)角色；接下來(lái)，筆者與研究團(tuán)隊(duì)將繼續(xù)深入檔案工作實(shí)際，從電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理流程切入，分五個(gè)專(zhuān)題，對(duì)上述問(wèn)題在實(shí)際流程中的體現(xiàn)與解決思路進(jìn)行進(jìn)一步研究和分析。

作者：陳永生 楊茜茜 侯衡 蘇煥寧 單位：中山大學(xué)資訊管理學(xué)院 大數(shù)據(jù)研究院 檔案科學(xué)技術(shù)研究院