高校科技檔案管理問題分析

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1995年5月，我國正式提出科教興國戰(zhàn)略；黨的十六大報告提出“完善知識產(chǎn)權(quán)保護制度”；黨的十七大報告進一步首次提出“實施知識產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略”。知識產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略是我國為推動經(jīng)濟和社會發(fā)展而做出的重大戰(zhàn)略決策，是與我國的科教興國、人才強國和可持續(xù)發(fā)展三大戰(zhàn)略緊密相關(guān)的重要戰(zhàn)略舉措。知識產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略作為一種以權(quán)利保護為重要內(nèi)容的整體戰(zhàn)略，不僅是法律問題，更是與國家科技政策相關(guān)的公共政策問題。去年，一位大型高科技企業(yè)負(fù)責(zé)人提出派員到我館考察學(xué)習(xí)科技檔案管理工作，基于我館科技檔案工作實際情況，我婉轉(zhuǎn)地拒絕了。此后我查閱高校科技檔案文獻和有關(guān)制度發(fā)現(xiàn)，高?？萍紮n案工作普遍滯后，多年來形成的制度體系雖然日趨全面，但落實并不理想。實際上，如果落實好1987年原國家科委《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》（以下簡稱“科技檔案規(guī)定”）“四同步”要求，高校科技檔案工作將會是另一番景象?，F(xiàn)實工作中，究竟是什么原因使“四同步”落不到實處呢？分析不難發(fā)現(xiàn)，關(guān)鍵問題就出在知識產(chǎn)權(quán)保護以及制度建設(shè)操作層面。

1高校科技檔案工作中存在的突出問題

2005年4月，科技部面向全國各?。▍^(qū)、市）、單列市、副省級城市、兵團科技廳（委、局)，國務(wù)院各部門科技司和央企科研管理部門組織開展了科技檔案管理情況調(diào)研，調(diào)點為列入國家科技計劃的科研項目所生成的科研項目檔案情況、中央和地方各科研院所科研檔案管理制度的狀況，以及《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》執(zhí)行中存在的有關(guān)問題。隨之各有關(guān)單位全面展開調(diào)研工作，甘肅省科技廳將1977年以來列入國家科技計劃項目所生成的項目檔案情況列入調(diào)查范圍。［1］近年來，部分學(xué)者也圍繞高?？萍紮n案管理展開了調(diào)查，如朱玉清2009年對北京地區(qū)44所高?？蒲形募n案管理狀況進行了調(diào)查。［2］綜合朱玉清的研究、其他有關(guān)文獻［3-6］和我校相關(guān)工作實際情況，概括梳理一下，高校科技檔案工作大致存在四個方面的問題。

1.1科技檔案管理總體來看嚴(yán)重滯后

據(jù)調(diào)查，北京44所高校中，53.5%的高?？蒲许椖课募牧蠚w檔基本完整，27.9%的高校歸檔不完整，18.6%的高校根本就沒有歸檔；72%的高校在科研項目開始時同時提出項目（課題）文件材料的歸檔要求，40%的高校做到了驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步，32%的高校檢查科研項目進度的同時檢查項目（課題）檔案的形成情況，只有48%的高校做到了上報登記和評審獎勵科研成果與檔案部門出具科研課題歸檔情況證明材料同步。我?，F(xiàn)在科技檔案收集管理的主要是科技部門整理提交的一些偏重于文件類的檔案材料，實際具體到每一個項目的完整檔案，尤其是核心檔案材料還很欠缺。從我校目前科技檔案管理類別情況看，主要管理的是科技文書類檔案（由科研管理部門歸集）、科技經(jīng)費使用收支憑單等檔案（由財務(wù)部門歸集）和研究生學(xué)位論文（由研究生院和圖書館歸集），以及部分獎勵證書等檔案（以科技管理部門歸集為主、少數(shù)科研項目負(fù)責(zé)人參與），科研數(shù)據(jù)、成果等實物檔案幾乎沒有。

1.2科技檔案管理與科技項目過程控制脫節(jié)

多年來，高?？萍柬椖抗芾肀容^普遍地存在重申請輕驗收、重經(jīng)費輕成果、重預(yù)算輕績效等問題。目前高?？蒲薪?jīng)費管理中存在的問題主要是：項目管理與科研經(jīng)費管理信息化程度較弱、經(jīng)費預(yù)算與科研項目開支相脫節(jié)、科研經(jīng)費使用效益重視程度不夠、科研經(jīng)費監(jiān)督機制缺乏、科技經(jīng)費使用管理一統(tǒng)就死一放就亂以及科技人員工作積極性的挫傷等。從科研文件檔案管理納入信息化建設(shè)程度看，僅有4.9%的高校科研項目檔案信息化建設(shè)納入本校信息化建設(shè)。從高校檔案管理計算機系統(tǒng)與科研管理系統(tǒng)之間的關(guān)系看，只有9.5%的高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)中包含了檔案管理模塊或是科研管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間有接口，45.2%的高校檔案管理計算機系統(tǒng)只是獨立的網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)，26.2%高校的檔案完全不用計算機管理。［7］從科研文件歸檔職責(zé)與歸檔“前端控制”角度看，19.5%的高校并未在科研項目合同書中規(guī)定歸檔責(zé)任人，74.4%的高校未對科研文件材料歸檔進行“前端控制”和過程管理。從保管角度看，有超過半數(shù)高?？蒲袡n案數(shù)字化成果沒有進行異地保管；從鑒定工作看，45%的高校沒有對科研文件檔案進行過鑒定；從提供利用與版權(quán)保護角度看，58.5%的被調(diào)查者認(rèn)為是科研人員用起來不方便，87.8%的高校在科研項目歸檔時沒有簽訂開放協(xié)議。

1.3已有科技檔案缺少重要核心內(nèi)容

完善的科技檔案管理，有助于科技工作的傳承與創(chuàng)新，有助于推動科技水平不斷提升，有助于推動教育科研工作更好地協(xié)調(diào)發(fā)展。但是，多年來，受傳統(tǒng)觀念影響，一般檔案工作者認(rèn)為只有學(xué)校管理性文件才能作為檔案管理，而教師（尤其是個人）對自由獨立形成的學(xué)術(shù)著作、手稿等不夠重視，往往把它們排斥在檔案管理之外。其結(jié)果是，重視科技成果的推廣實施，而忽視科技文件材料的形成、積累和向檔案部門移交歸檔；有的甚至肢解檔案材料，只移交一般性材料而將關(guān)鍵性材料留下；還有的將科研報告中核心內(nèi)容，用自己設(shè)定的代碼代替，嚴(yán)重影響了科技檔案的完整與質(zhì)量，也喪失了檔案的實際價值，不利于今后查考利用，不利于技術(shù)儲備和成果的繼承發(fā)展?？萍颊撐臋n案的管理根本談不上“三納入”和“四同步”，大多處于分散零亂的保管狀態(tài)。中國農(nóng)業(yè)大學(xué)擁有共和國成立后的第一號國家專利，但由于歷史原因，目前館藏只有專利證書復(fù)制影印件，其具有重要歷史價值的原件卻一直未能收藏入館。

1.4科技檔案利用與開發(fā)幾近空白

現(xiàn)有科技管理制度本身很少提及科技檔案的利用，更談不上科技檔案的開發(fā)與服務(wù)。目前利用比較多的涉及科技項目的檔案主要是財務(wù)收支數(shù)據(jù)檔案，但其歸類屬于財務(wù)檔案。偶爾也有知識產(chǎn)權(quán)糾紛或資歷核實會利用科技檔案，但因為原始檔案極為欠缺而往往不能滿足實際需要。人員聘任與職稱評審涉及到的科技檔案資料一般依靠申請人獨立保存和現(xiàn)場提供原件及復(fù)印件，根本沒有形成依據(jù)科技檔案的慣例，也還不具備依據(jù)科技檔案佐證科技成果的現(xiàn)實條件。科技檔案的開發(fā)利用幾乎談不上。相關(guān)領(lǐng)域的研究大多屬于散兵游勇，無法形成合力；基礎(chǔ)性的研究和積累也不能實現(xiàn)共享，導(dǎo)致低層次重復(fù)勞動和效率低下。從近年情況看，科技檔案的利用主要集中在項目本身的檢查、驗收、審計以及主管部門的例行檢查、舉報查處等方面，科技檔案開發(fā)利用無從談起。

2基于知識產(chǎn)權(quán)保護和制度層面的分析

高?？萍紮n案管理工作存在上述突出問題，自然有主觀方面的原因。但是從客觀本源深入分析來看，主要包括兩方面原因：一是知識產(chǎn)權(quán)保護相對滯后和薄弱影響了科技人員積極性，二是制度設(shè)計本身存在的不完善和操作性較弱導(dǎo)致部門間職責(zé)不清和落實不力。具體來說，大致包括四個方面的原因。

2.1知識產(chǎn)權(quán)主體尚未根本確立

如果知識產(chǎn)權(quán)被束之高閣，不能發(fā)揮經(jīng)濟效益，也就失去了鼓勵創(chuàng)造知識產(chǎn)權(quán)的實際意義。因此，2007年《中華人民共和國科學(xué)技術(shù)進步法》（以下簡稱“科技進步法”）進行重大修訂，［8］明確了財政性資金取得的知識產(chǎn)權(quán)歸屬問題，這是我國知識產(chǎn)權(quán)法律制度的一個重要突破，將本屬于國家所有的知識產(chǎn)權(quán)，授予項目承擔(dān)者，作為創(chuàng)新活動的利益保障，使更多的人愿意進行知識產(chǎn)權(quán)的創(chuàng)造和運用。但自1993年頒布《科技進步法》以來，由于我國科技計劃項目成果知識產(chǎn)權(quán)過分強調(diào)國家所有，實踐中形成了名義上國家所有、實際上單位持有的狀況。這種權(quán)利與義務(wù)、權(quán)限與職責(zé)不清的狀況，一方面造成單位主動采取知識產(chǎn)權(quán)保護措施的積極性不高，另一方面國家對一些重要科研成果疏于管理，未能形成自主知識產(chǎn)權(quán)。這種局面，短期內(nèi)尚未得到根本改變。

2.2科技檔案與成果保密相對薄弱

在側(cè)重經(jīng)濟數(shù)據(jù)考量和以科技產(chǎn)出為主對科技人員進行考核的過程中，伴隨著科技檔案利用的日益增多，個別人鉆知識產(chǎn)權(quán)保護缺位和科技檔案管理不嚴(yán)的空子，剽竊他人科技成果。還有人將與他人合作的產(chǎn)品配方歸為己有，進而泄漏兜售給他人或廠家以謀取私利。此類現(xiàn)象反映了新時期疏于科學(xué)技術(shù)成果的保密，因此，科技檔案保密工作亟需加強。黨和國家利益需要保護，高校和個人權(quán)益也需要保護。有相當(dāng)一部分科研人員沒有充分認(rèn)識到科技檔案管理工作的意義及作用，認(rèn)為科技材料是自己的，對自己發(fā)表的科研論文倍加珍惜，對于將自己的重要科研檔案（科研數(shù)據(jù)、項目材料等）放在檔案室（館）保存心存疑慮，認(rèn)為放在檔案室不如自己保管更為安全和使用起來更加方便。比較而言，基礎(chǔ)研究科技成果更易于保護，而加強應(yīng)用研究科技成果知識產(chǎn)權(quán)保護就顯得更為重要和必要。以農(nóng)大為例，植物微生態(tài)制劑（增產(chǎn)菌）、旱稻、108玉米等技術(shù)成果曾一度成為學(xué)校名片，但最終知識產(chǎn)權(quán)不但沒有得到很好保護而使學(xué)校蒙受巨大損失，社會上假冒偽劣盛行，學(xué)校部門和個別人反而成了被告。

2.3現(xiàn)有制度體系不健全、操作性較差

國家宏觀制度體系層面相對比較健全，但是配套操作細則還不是很到位?！吨腥A人民共和國檔案法》（以下簡稱“檔案法”）以及一系列知識產(chǎn)權(quán)保護法律法規(guī)已頒布實施多年，但違反后的處罰問題還缺乏有效手段，如抄襲別人技術(shù)檔案、丟失和損壞檔案、檔案泄密等問題，處理起來往往輕描淡寫地以批評、檢查等簡單處理代替處罰。并且，在現(xiàn)有制度框架內(nèi)，比較普遍地存在重視傳統(tǒng)管理、忽視知識產(chǎn)權(quán)服務(wù)，重視科研經(jīng)費管理、忽視科研檔案收集、忽視科技檔案開發(fā)利用。而作為基層科研單位的高校，普遍存在缺乏行之有效的制約手段、科技檔案管理權(quán)限不明、職責(zé)不清、科技檔案管理制度體系建設(shè)普遍滯后的現(xiàn)象。北京44所高校中，27.3%的高校還沒有建立科研文件檔案管理制度；有38.6%的高校沒有把科研項目檔案管理納入科研項目管理活動整體工作當(dāng)中；59%的單位認(rèn)為文件資料形成者不愿歸檔是其中一個原因；有48%的被調(diào)查者認(rèn)為學(xué)校的科研主管部門（如科研處、科技處）沒有明確要求；45%的單位認(rèn)為主要原因是科研課題組沒有明確項目文件的積累和歸檔職責(zé)；66.7%的高校認(rèn)為，沒有進行“前端控制”是因為沒有建立相應(yīng)的管理制度；61.9%的高校認(rèn)為，沒有進行“前端控制”是因為學(xué)校檔案館（室）與學(xué)校科研管理部門合作的力度不夠；59.5%的被調(diào)查者表示，主要是高校檔案館（室）無法有效地行使這項權(quán)力。［9］

2.4工作思路條件與方式方法相對落后

高校日?？萍蓟顒訒纬梢欢〝?shù)量和種類繁多的科技文件，這些科技文件是科技檔案的前身。但是，目前在各個重要階段和環(huán)節(jié)中對科技文件積累的重視程度不夠。有的高校，工作慣性存在重視抓科研計劃落實而忽視科技文件的形成、積累和作為檔案歸檔保存，表現(xiàn)為科研實驗原始記錄不規(guī)范、圖紙不齊全、報告不完整等等。這不但給后續(xù)工作留下巨大隱患，甚至?xí)?dǎo)致無可挽回的巨大損失，更不利于科研人員的保護和積極性的培養(yǎng)。修訂后的《科技進步法》規(guī)定，“國家鼓勵科學(xué)技術(shù)人員自由探索、勇于承擔(dān)風(fēng)險。原始記錄能夠證明承擔(dān)探索性強、風(fēng)險高的科學(xué)技術(shù)研究開發(fā)項目的科學(xué)技術(shù)人員已經(jīng)履行了勤勉盡責(zé)義務(wù)仍不能完成該項目的，給予寬容?！保?0］其中，“原始記錄”是指項目執(zhí)行過程中形成的大量的科研工作記錄、實驗數(shù)據(jù)情況等；“給予寬容”既包括不影響項目的結(jié)題驗收，也包括不影響對項目承擔(dān)人員的評價、申報新的課題等。高?，F(xiàn)有科技檔案管理人員隊伍不穩(wěn)，多以兼職檔案員身份從事檔案收集、歸檔與管理等工作，專業(yè)知識匱乏，工作業(yè)績情況在學(xué)?？己酥泻茈y體現(xiàn)。

3保護知識產(chǎn)權(quán)破解高校科技檔案工作瓶頸

3.1關(guān)于未來高?？萍紮n案工作的設(shè)想

樹立長遠眼光，建立中長期規(guī)劃，創(chuàng)造硬件軟件條件，落實重要科技檔案收集管理制度；實現(xiàn)科技檔案收集管理與項目管理服務(wù)全程無縫銜接，包括申請控制、績效考核、經(jīng)費管理、結(jié)題驗收等等各個環(huán)節(jié)；配備專門的、標(biāo)準(zhǔn)化程度較高的館舍和人員，等條件成熟時籌備成立科技館（科技博物館、展覽館）；借鑒發(fā)達國家做法，逐步將圖書館、檔案館、展覽館、博物館等功能加以有機整合。

3.2保護知識產(chǎn)權(quán)推進高?？萍紮n案工作

（1）切實完善配套措施，下大力氣保護好知識產(chǎn)權(quán)。圍繞《檔案法》和一系列知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)法規(guī)，以及《中華人民共和國保密法》有關(guān)要求，完善細則和配套措施，保護好知識產(chǎn)權(quán)，做好科技保密工作，落實檔案管理責(zé)任，打消科研人員顧慮，做好高?？萍紮n案工作。強化政策操作性，狠抓落實與督導(dǎo)檢查，將科技檔案嚴(yán)格納入科技工作績效考核指標(biāo)體系。（2）將科技檔案管理工作與項目過程控制有機結(jié)合。嚴(yán)格落實“四同步”要求，研究和遵循科技檔案管理規(guī)律，將檔案收集、整理、歸檔、借閱、使用、開發(fā)等與科研項目申報、評審、下達、執(zhí)行、考核、數(shù)據(jù)積累、結(jié)題驗收、評獎、職稱評審、等各環(huán)節(jié)實現(xiàn)環(huán)環(huán)相扣和有機緊密結(jié)合。（3）改善歸集保管利用條件，最大限度方便課題組。硬件條件建設(shè)是基本前提，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化庫房，按項目進行分類管理和建卷歸檔，切實保障檔案安全，最大限度優(yōu)先保障歸檔項目組使用，相關(guān)人員使用科技檔案則須經(jīng)項目負(fù)責(zé)人與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，盡力為課題組提供相應(yīng)服務(wù)與指導(dǎo)。（4）加強隊伍建設(shè)，配備專業(yè)化科技檔案工作人員。檔案管理部門在各高校普遍屬于邊緣化單位，機構(gòu)、人員與條件保障相對較弱，普遍存在人員較少、年齡偏大、學(xué)歷偏低、專業(yè)人才缺乏等問題，專業(yè)科技檔案人員更為匱乏。要扭轉(zhuǎn)這種局面，給予應(yīng)有重視和保障。（5）加強信息化、規(guī)范化建設(shè)，提高工作效率。數(shù)字檔案館建設(shè)日益成為當(dāng)今各類檔案館建設(shè)的一大趨勢，科技檔案數(shù)字化是首當(dāng)其沖的重要部分。順應(yīng)這一要求，突破原來一把裁紙刀、一瓶漿糊和一摞紙張的傳統(tǒng)模式，研究、探索和規(guī)范科技檔案精細化工作流程，提高工作效率。（6）突出利用導(dǎo)向和收集、管理、利用一盤棋。突出價值理念和利用導(dǎo)向，便于科技人員本身和校內(nèi)外各類管理人員利用，做好涉密管理，逆向梳理完善工作流程，鉆研科技檔案有關(guān)規(guī)定和科技業(yè)務(wù)自身規(guī)律，集成創(chuàng)新收集、保管、利用一體化工作模式。

作者：王玉斌 單位：中國農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案與校史館