檔案管理系統(tǒng)晶體模型構(gòu)建研究
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1引言
知識與信息正經(jīng)歷著由稀缺到爆炸的過程，知識管理的方式與模式也日益多樣化，但是無論采用哪一種管理方式，知識管理都要以信息和數(shù)據(jù)為前提，因此存儲信息和知識的檔案庫和檔案管理系統(tǒng)便成為了知識管理中不可或缺的重要組成部分。如何利用好檔案管理系統(tǒng)、協(xié)調(diào)好知識管理與檔案管理的關(guān)系，是知識管理成功實(shí)施的重要保障［1］。企業(yè)知識管理的核心就是有效管理企業(yè)的知識資產(chǎn)，打造一個學(xué)習(xí)創(chuàng)新的環(huán)境，而當(dāng)今企業(yè)大多設(shè)立獨(dú)立的研發(fā)中心，成為“產(chǎn)學(xué)研”相結(jié)合的科研基地，這些機(jī)構(gòu)擁有龐大的科技情報與檔案資源，并且在每一道生產(chǎn)和研發(fā)工序中均具備有價值的信息、經(jīng)驗(yàn)等知識產(chǎn)生的條件，能否有效完整收集這一系列知識，增進(jìn)科研知識的積累，是知識組織、知識評價以及知識服務(wù)的重要基礎(chǔ)［2］。企業(yè)的知識只有緊緊圍繞業(yè)務(wù)才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，置于場景中的檔案、知識才能更好地為企業(yè)提供信息支持。
知識管理自提出以來，不少學(xué)者和企業(yè)管理者就知識管理如何實(shí)踐，進(jìn)行怎樣具體的操作模式等提出了諸多想法，1999年哈佛大學(xué)教授Hansen和Nohria在研究了大量美國企業(yè)知識管理實(shí)踐的基礎(chǔ)上根據(jù)行業(yè)類型及采取的技術(shù)含量將企業(yè)的知識管理模式分為編碼管理模式（Codificationmode）和人物化管理模式（Personalizationmode）［3］。這兩種模式被奉為知識管理實(shí)踐的經(jīng)典模式，但是這兩種模式都只能顧及一個方面，前者注重技術(shù)，后者注重內(nèi)容，雖然二者在一定程度上都取得了十分顯著的成就，但是仍有相對的局限。筆者結(jié)合自身企業(yè)的實(shí)踐過程，引入了化學(xué)中的晶體模型，總結(jié)出了一套場景式的知識管理模式。
2.1構(gòu)建理念
企業(yè)的業(yè)務(wù)溝通與知識管理等諸多活動都可以細(xì)分為每個人運(yùn)用自己的專業(yè)技能和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)解決問題的過程。具體講就是某個人在某一時間和地點(diǎn)，運(yùn)用自己的專業(yè)技能、經(jīng)驗(yàn)、素養(yǎng)、人脈等知識處理某一具體事情的過程。我們將這種針對具體業(yè)務(wù)應(yīng)用的“因時因地，因人因事”的知識管理方式稱之為場景式知識管理（Scenario-basedKnowledgeManagement）。在天時、地利、人和、事件的情境中，將知識融入到業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)，通過知識和業(yè)務(wù)的“化學(xué)反應(yīng)”促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展，在發(fā)展過程中進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)知識的再創(chuàng)造。在這一過程中所產(chǎn)生的知識、工具和方法的集合猶如一顆顆璀璨的知識晶格（KnowledgeLattice），每個知識晶格相互關(guān)聯(lián)，彼此相通，從而形成類似于晶體模型的知識體系（見圖1，圖2）。通過對該知識體系的管理達(dá)到業(yè)務(wù)發(fā)展和知識螺旋創(chuàng)造的雙贏效果。筆者將這種知識管理模式稱為基于晶體模型的場景式知識管理模式。在這個水晶體中，若每個晶格都能夠做到自我反應(yīng)、自我管理、自我學(xué)習(xí)及自我適應(yīng)，整個組織必會保持旺盛的生命力和強(qiáng)大的戰(zhàn)斗力。知識的晶格將散落分布在各個業(yè)務(wù)中，與業(yè)務(wù)緊密契合。
2.2構(gòu)建體系
基于晶體模式的場景式知識管理模式的建設(shè)目的在于形成企業(yè)2.0知識協(xié)同及決策支持系統(tǒng)KDS大平臺，要將各個應(yīng)用系統(tǒng)的操作界面通過知識門戶平臺進(jìn)行整合，統(tǒng)一設(shè)計(jì)，統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)。使操作界面清晰、美觀、干凈、直觀、前后操作連貫。其中以數(shù)據(jù)獲取和數(shù)據(jù)整合為核心，通過對各類現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)中信息和數(shù)據(jù)資源的全面、有機(jī)整合來為綜合業(yè)務(wù)提供協(xié)同服務(wù)。具體而言，從企業(yè)自身和企業(yè)對外兩個角度出發(fā)，包含企業(yè)自身發(fā)展層面以人力資源管理系統(tǒng)（HRS）、資源規(guī)劃管理系統(tǒng)（ERP）和全生命周期管理系統(tǒng)（PLM）為軸線，企業(yè)對外層面則以客戶關(guān)系管理系統(tǒng)（CRM）為軸線，形成平面軸的業(yè)務(wù)體系主體架構(gòu)，另外在這個軸面上將企業(yè)具體的模塊融合在一起，包含情報管理、創(chuàng)意管理、實(shí)踐社區(qū)等等晶格模塊。
3基于晶體模型的場景式知識管理
模式下的檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建如前所述，基于晶體模型的場景式知識管理模式下的檔案管理系統(tǒng)是業(yè)務(wù)原始記錄的管理平臺，是一個完整的“晶格”，也是在知識管理模式下的一個獨(dú)立板塊，其中包含有文書檔案庫、會計(jì)檔案庫、人力資源檔案庫、圖書資料庫、競爭情報庫以及科技檔案庫。而科技檔案庫是檔案管理系統(tǒng)板塊中的重點(diǎn)和主要構(gòu)成要素，也是檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建中的主要支撐。科研院所的科技檔案資源，是在生產(chǎn)、研發(fā)過程中形成的科技檔案材料，如何集中有效管理便于迅速轉(zhuǎn)化為知識的科技檔案材料，是知識管理體系中的重要環(huán)節(jié)［4］。因此，從構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)入手，逐步融入到知識管理的層次，是管理科技檔案資源、發(fā)揮科技檔案效用的初衷。
3.1建設(shè)理念
科技檔案的管理必須要科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，以滿足不斷發(fā)展的信息化需求，必須按照“歸檔齊全完整，整理規(guī)范有序，保管集中安全，提供利用快捷準(zhǔn)確”的原則和要求，對于科技檔案資源要積極推動科技檔案管理向電子化管理轉(zhuǎn)型，并致力于建設(shè)、推廣、完善研究院科技檔案管理信息系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)內(nèi)容主要應(yīng)為基礎(chǔ)設(shè)施、檔案管理系統(tǒng)平臺、數(shù)據(jù)庫、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系、安全保障體系建設(shè)和運(yùn)行管理機(jī)制六大內(nèi)容。通過從硬件到軟件的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作管理規(guī)范化、資源數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，建成一批滿足科研、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理及發(fā)展需要的檔案管理系統(tǒng)，最終建立覆蓋全業(yè)務(wù)、不受時間和地域限制的檔案管理系統(tǒng)集群。同時，在確保檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定的同時，建立檔案門類齊全、多種載體類型，集檔案信息資源的收、管、整、用多功能于一體的網(wǎng)絡(luò)平臺，不僅實(shí)現(xiàn)檔案信息資源利用與共享，而且科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范管理各種類型的電子文件，并保證其原始、真實(shí)、完整和長期可讀的屬性。
3.2目標(biāo)需求
3.2.1構(gòu)建檔案信息庫，確保數(shù)據(jù)實(shí)時存取。我們擬建的目標(biāo)檔案資源庫應(yīng)包含載體形式為文字、視頻、圖形、圖像的電子文件，不僅涵蓋已歸檔的檔案信息資源，而且進(jìn)一步擴(kuò)大到現(xiàn)行電子文件、實(shí)時科技資料等，既集成各業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)，又整合電子文件及電子檔案數(shù)據(jù)，安全保管檔案資源的同時，形成以檔案信息為核心內(nèi)容的企業(yè)綜合信息資源庫，有效滿足每一位用戶對各類信息資源的需求。建成后的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)將文件管理和檔案管理整合成一組前后相繼的文件管理工作流程，實(shí)現(xiàn)文件及其元數(shù)據(jù)信息的自動捕獲和歸檔。通過與企業(yè)的PLM（產(chǎn)品生命周期管理系統(tǒng)）、ERP等系統(tǒng)建立接口，完成科研數(shù)據(jù)和管理數(shù)據(jù)的實(shí)時動態(tài)管理，保證記錄信息的即時性、準(zhǔn)確性、一致性和共享性，實(shí)現(xiàn)無縫連接、數(shù)據(jù)共享。
3.2.2實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)的數(shù)字化管理，確保信息安全。構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，通過運(yùn)用專業(yè)檔案管理軟件，對進(jìn)館的各類信息按不同要求分類排序、價值鑒定、數(shù)據(jù)校驗(yàn)、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、自動標(biāo)引、信息組織、打印輸出等有序整合，形成一個有序完整的信息空間，實(shí)現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)管理。同時，還要結(jié)合身份認(rèn)證、傳輸加密、訪問控制等技術(shù)，確保檔案信息的安全運(yùn)行與有效利用，實(shí)現(xiàn)檔案存儲環(huán)境的智能化管理、檔案人員的動態(tài)管理、圖紙復(fù)制任務(wù)的調(diào)度管理，把檔案管理人員從繁重的日?，嵥槭聞?wù)的中解脫出來，大幅度提高檔案管理效率與水平。建成后的檔案管理系統(tǒng)必須達(dá)到網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)運(yùn)行安全、信息安全和物理安全的要求，各單位可理清其電子文件及電子檔案的源頭，全面掌握本單位數(shù)字資源分布的情況，在物理和技術(shù)方面采取針對性的措施保證數(shù)字信息資源的安全與保密。
3.2.3推動檔案信息的有效查詢利用，開發(fā)新知識。檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)方式應(yīng)以用戶為中心，兼具多種查詢途徑、強(qiáng)大的檢索能力、友好的用戶界面以及完善的借閱和調(diào)用控制功能。利用者可通過網(wǎng)絡(luò)與檔案室建立聯(lián)系，在授權(quán)范圍內(nèi)不受地理位置和時間限制，實(shí)現(xiàn)有效遠(yuǎn)程訪問查詢。此外，檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)還為知識管理提供了一個良好的系統(tǒng)部件和信息基礎(chǔ)平臺。在檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)有數(shù)字檔案庫基礎(chǔ)上構(gòu)建知識管理平臺、建設(shè)知識庫，使知識的形成、共享、傳遞得以實(shí)現(xiàn)。
3.3系統(tǒng)功能
3.3.1檔案綜合管理。檔案管理系統(tǒng)須基于OAIS模型，具備“收集、管理、存儲、利用”等功能，通過數(shù)據(jù)接口、數(shù)字化加工等技術(shù)完成檔案元數(shù)據(jù)的采集，通過文件管理、檔案整編、檔案管理、動態(tài)管理、資料管理模塊收集、整理、存儲各類結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)信息，通過系統(tǒng)維護(hù)設(shè)置庫結(jié)構(gòu)及人員權(quán)限，并支持用戶登錄檔案門戶入口和檢索利用平臺進(jìn)行信息資源的有效利用。通常來講，管理應(yīng)用系統(tǒng)是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，管理應(yīng)用系統(tǒng)主要應(yīng)具備協(xié)同工作平臺、檔案業(yè)務(wù)管理、接口管理和系統(tǒng)維護(hù)功能，具體包括：檔案整編、檔案管理、數(shù)字化加工、多媒體管理等，其中的檔案管理板塊可以對使用單位的檔案進(jìn)行電子化的管理，從而提高管理效率，增強(qiáng)利用效果，減輕管理負(fù)擔(dān)，降低管理成本。通過該子系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集、檢索、統(tǒng)計(jì)、鑒定與銷毀、編研等工作。
3.3.2檢索利用平臺。為保障檔案資源能夠更廣泛地得到利用，以B/S方式實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)上檢索利用。檔案管理系統(tǒng)提供統(tǒng)一的檢索利用平臺，用于實(shí)現(xiàn)多種方式的檢索，用戶通過客戶端的瀏覽器即可訪問知識門戶平臺或者直接進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)入口，在網(wǎng)上查詢檢索權(quán)限訪問范圍內(nèi)的檔案目錄數(shù)據(jù)、瀏覽電子全文，并根據(jù)需要進(jìn)行查閱、借閱、下載等相關(guān)利用。檢索功能主要包含：智能檢索、卡片檢索、高級檢索、全文瀏覽、全文檢索、利用申請和利用管理等。
3.3.3系統(tǒng)外接和維護(hù)。針對已經(jīng)實(shí)施的各類軟件應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)整合，提供靈活的動態(tài)數(shù)據(jù)集成接口，可以與企業(yè)的OA、PLM、ERP等其它軟件業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行動態(tài)連接，對企業(yè)其它軟件業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理、歸檔和利用管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源集成，達(dá)到信息共存、資源共享、綜合利用的目的。系統(tǒng)的接口應(yīng)用WebService和XML技術(shù)來實(shí)現(xiàn)，保證異構(gòu)系統(tǒng)和平臺的數(shù)據(jù)交換，WebSer－vice雙方通過標(biāo)準(zhǔn)的SOAP協(xié)議來進(jìn)行交換請求和響應(yīng)。事先雙方共同制定出交換的XML數(shù)據(jù)的內(nèi)容和格式，即共同遵守的規(guī)范；另外，編制Shema文件進(jìn)行交換數(shù)據(jù)的格式驗(yàn)證，確保數(shù)據(jù)的規(guī)范性。比如，PLM接口存在的意義和目標(biāo)，就是協(xié)助并完成數(shù)據(jù)從PLM系統(tǒng)歸檔到檔案管理系統(tǒng)的過程。通過PLM接口，PLM中管理的相關(guān)產(chǎn)品數(shù)據(jù)和電子文件再正式發(fā)放，可以歸檔時，能夠?qū)崟r歸檔到檔案管理系統(tǒng)的科技檔案庫中來，然后檔案管理人員可以根據(jù)工作需要，對相關(guān)信息進(jìn)行修改、添加，進(jìn)行后續(xù)的歸檔、利用、等檔案管理操作，避免數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的繼承與共享。又如，在企業(yè)門戶的辦公桌面、OA系統(tǒng)的待辦事宜或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的待辦模塊中，展現(xiàn)個人相關(guān)的檔案借閱情況、圖書借閱情況、審批待辦等，方便用戶及時了解個人的借閱情況，待辦事項(xiàng)等。用戶在門戶、OA系統(tǒng)或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)中點(diǎn)擊時，可以直接進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)的相應(yīng)處理頁面。
4晶體模型的場景式知識管理模式下構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)的成效分析
4.1集群效應(yīng)
在知識管理的模式下構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，無疑比普通的檔案信息庫的單獨(dú)建設(shè)要更能集中發(fā)揮檔案資源的集群效應(yīng)，更能增強(qiáng)信息的廣泛性與適用性。由于在該場景式知識管理模式下，各個資源庫被視為相互關(guān)聯(lián)的“晶格”，即每一個資源庫均代表了一個獨(dú)立的維度，但又相互聯(lián)系，共同構(gòu)成了知識“晶體”，因此，這樣的系統(tǒng)架構(gòu)滿足了同種事物在一起產(chǎn)生有利作用的集群效應(yīng)，能夠使得檔案信息與圖書信息、產(chǎn)品生命周期信息、競爭情報信息等發(fā)生良性互動，更好地發(fā)揮科技檔案的情報價值。
4.2價值最大化
將檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建置于知識管理模式下，又與其他資源庫建立關(guān)聯(lián)，是加強(qiáng)信息橫向聯(lián)合、實(shí)現(xiàn)信息資源共享的有效途徑。信息時代的發(fā)展使得知識和信息總量劇增，任何一個信息部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用，而且不同的信息資源不可能按照統(tǒng)一的模式收整管理。因此，這一體系也充分適應(yīng)了打破檔案、圖書等各自為政局面的現(xiàn)實(shí)要求，建立一個完整的知識系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。因此，對于檔案部門乃至文獻(xiàn)信息中心都可以充分利用自己的資源優(yōu)勢，在資源共享的過程中發(fā)揮領(lǐng)頭羊的作用，利用檔案管理軟件，依托系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，實(shí)現(xiàn)檔案價值最大化地利用。
4.3“死”檔“活”用
通常來講，檔案歸入檔案部門后，會存儲于系統(tǒng)和庫房中，如此一來，相當(dāng)數(shù)量的檔案資料會變?yōu)椤八馈睓n。即便是有利用和調(diào)取，也只是針對所需檔案。在知識管理中的檔案系統(tǒng)的構(gòu)建則在這一方面彌補(bǔ)了檔案與相關(guān)情報、圖書、業(yè)務(wù)資料相互配合支持發(fā)揮效用的空白。
作者：郭敏1，2 張黎3 單位：1.中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院 2.中糧營養(yǎng)健康研究院知識管理中心 3. 北京郵電大學(xué)圖書館
