檔案管理服務(wù)外包法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)創(chuàng)建思路
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服務(wù)外包是指某一機(jī)構(gòu)將原本由自身承擔(dān)的、非核心的全部或部分業(yè)務(wù)剝離出來，委托給其他機(jī)構(gòu)完成，以降低成本、提高效率、優(yōu)化產(chǎn)業(yè)鏈、提升自身核心競(jìng)爭(zhēng)力的行為。檔案管理服務(wù)外包是指某一機(jī)構(gòu)將不屬于國(guó)家法律法規(guī)限制范圍內(nèi)的檔案，通過市場(chǎng)、以合同方式委托其他機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理的行為。我國(guó)檔案界有時(shí)也稱之為檔案中介服務(wù)。1992年浙江省建德市檔案事務(wù)所、湖州市檔案事務(wù)所成立，揭開了我國(guó)檔案管理服務(wù)外包企業(yè)建設(shè)的序幕，發(fā)展至今已有20余年。然而，從整體來看，我國(guó)檔案管理服務(wù)外包行業(yè)發(fā)展時(shí)間較短，市場(chǎng)普及程度（尤其是檔案寄存服務(wù)的市場(chǎng)普及程度）遠(yuǎn)未達(dá)到歐美發(fā)達(dá)國(guó)家的水平；除了北京、深圳、上海等地的檔案管理服務(wù)外包企業(yè)規(guī)模尚可外，大部分檔案管理服務(wù)外包企業(yè)的規(guī)模較小，服務(wù)水平不高。[1]究其原因之一是，我國(guó)尚缺乏體系化的、成熟的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案管理服務(wù)外包進(jìn)行規(guī)范與指引，致使此行業(yè)長(zhǎng)期處于無序發(fā)展?fàn)顟B(tài)。本文對(duì)國(guó)家和地方兩個(gè)層面的檔案管理服務(wù)相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行梳理，并予以簡(jiǎn)要分析，以期對(duì)日后檔案管理服務(wù)外包國(guó)家法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)提供一些參考。
1檔案管理服務(wù)外包法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)基本情況
1.1國(guó)家法規(guī)制度建設(shè)情況
目前，我國(guó)尚未出臺(tái)專門的檔案管理服務(wù)外包法律法規(guī)?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施辦法未提及檔案管理服務(wù)外包。2011年國(guó)家檔案局中央檔案館下發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》已把制定《檔案中介機(jī)構(gòu)管理辦法》列入檔案法制工作的主要任務(wù)之中，但據(jù)了解目前尚未真正啟動(dòng)此工作。2012年以來國(guó)家檔案局連續(xù)印發(fā)了3個(gè)與檔案管理服務(wù)外包直接相關(guān)的規(guī)范性文件，即《國(guó)家檔案局關(guān)于切實(shí)加強(qiáng)檔案數(shù)字化和檔案信息化服務(wù)外包管理杜絕失泄密隱患的通知》（檔函〔2012〕103號(hào)）、《國(guó)家檔案局關(guān)于加強(qiáng)檔案托管中的安全管理杜絕失泄密隱患的通知》（檔函〔2013〕271號(hào)）和《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（檔辦發(fā)2014〕7號(hào)）。這3個(gè)規(guī)范性文件要求檔案部門在開展檔案數(shù)字化服務(wù)外包、寄存服務(wù)外包過程中，采取相關(guān)有效措施確保檔案實(shí)體安全、信息安全。
1.2地方法規(guī)制度建設(shè)情況
我國(guó)許多地方出臺(tái)的地方檔案法規(guī)對(duì)檔案管理服務(wù)外包，尤其是服務(wù)外包企業(yè)（也稱檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)）做了相關(guān)規(guī)定。45個(gè)副省級(jí)以上地區(qū)（不包括香港、澳門、臺(tái)灣，西藏未出臺(tái)檔案法規(guī)）頒布的檔案法規(guī)（為本級(jí)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)頒布）中，有25個(gè)[2]對(duì)檔案中介機(jī)構(gòu)（實(shí)質(zhì)上即是檔案管理服務(wù)外包供應(yīng)商）做出了規(guī)定，約占53.3%。其中，30個(gè)省（自治區(qū)、直轄市），有20個(gè)?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）對(duì)檔案中介機(jī)構(gòu)作了規(guī)定，約占66.7%；15個(gè)副省級(jí)城市中，有5個(gè)城市對(duì)檔案中介機(jī)構(gòu)做出了規(guī)定，約占33.3%。需要說明的是，《北京市實(shí)施<中華人民共和國(guó)檔案法>辦法》、《海南省實(shí)施<中華人民共和國(guó)檔案法>辦法》、《吉林省檔案條例》和《山西省檔案管理?xiàng)l例》在修訂前對(duì)檔案管理服務(wù)外包做出了規(guī)定，而在修訂后則取消了這方面的規(guī)定。因此，目前北京、海南、吉林、山西、重慶、廣西、青海、江西、湖南、江蘇這11個(gè)省（自治區(qū)、直轄市）檔案法規(guī)中沒有對(duì)檔案管理服務(wù)外包做出規(guī)定，約占33.3%。從條例內(nèi)容來看，上述25個(gè)地方檔案法規(guī)中涉及到人員素質(zhì)的有12個(gè)，大多要求從事檔案管理服務(wù)外包的人員具有相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和職業(yè)技能；涉及到業(yè)務(wù)范圍的地方檔案法規(guī)有7個(gè)，大多以列舉的形式指出檔案管理服務(wù)外包包括檔案整理、鑒定、評(píng)估、咨詢、寄存等方面；涉及到登記備案的地方檔案法規(guī)有11個(gè)，大多要求檔案管理服務(wù)外包企業(yè)應(yīng)當(dāng)向所在地檔案行政管理部門備案；涉及監(jiān)督指導(dǎo)的地方檔案法規(guī)有9個(gè)，大多要求檔案管理服務(wù)外包企業(yè)需接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)；涉及到法律責(zé)任的地方檔案法規(guī)有4個(gè)，對(duì)違反規(guī)定從事檔案服務(wù)外包活動(dòng)的情形予以追究法律責(zé)任；此外另有1個(gè)地方檔案法規(guī)規(guī)定其他相關(guān)部門應(yīng)制定檔案服務(wù)外包工作的管理辦法。此外，浙江省、廣東省、湖南省、溫州市、杭州市、宜昌市、佛山市等七個(gè)地方出臺(tái)了專門的檔案中介機(jī)構(gòu)管理辦法。這七個(gè)地方的規(guī)范性文件大多包含如下內(nèi)容：（1）指出檔案中介機(jī)構(gòu)從事的是檔案咨詢、整理、保護(hù)、鑒定、評(píng)估、寄存、數(shù)字化、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等有償服務(wù)活動(dòng)。（2）規(guī)定從事檔案中介服務(wù)活動(dòng)，應(yīng)當(dāng)遵守法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，遵守職業(yè)道德，遵循自愿、平等、公平、誠(chéng)信的原則。（3）檔案中介機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)向當(dāng)?shù)氐臋n案行政管理部門備案，提供相應(yīng)的資料，并定期進(jìn)行復(fù)核。檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案中介機(jī)構(gòu)、執(zhí)業(yè)人員進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督管理，檢查的內(nèi)容一般包括備案情況，執(zhí)業(yè)人員的培訓(xùn)情況及業(yè)務(wù)水平，辦公場(chǎng)所、設(shè)備設(shè)施，服務(wù)質(zhì)量、業(yè)務(wù)水平，其他合法合規(guī)等情況。檔案中介機(jī)構(gòu)出現(xiàn)違反規(guī)定的情況時(shí)，應(yīng)當(dāng)取消其備案登記。此外，檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)在檔案網(wǎng)站或者其他媒體及時(shí)公布檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)和執(zhí)業(yè)人員名單。（4）規(guī)定檔案中介機(jī)構(gòu)必須取得營(yíng)業(yè)執(zhí)照；有固定場(chǎng)所、設(shè)施設(shè)備；有相應(yīng)的檔案咨詢、評(píng)估、鑒定、整理、寄存和數(shù)字化的資格和能力；配備檔案專業(yè)人員；符合法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定的其他條件。（5）認(rèn)為檔案中介服務(wù)執(zhí)業(yè)人員應(yīng)當(dāng)經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)，有獨(dú)立從事檔案管理的業(yè)務(wù)能力；檔案中介機(jī)構(gòu)應(yīng)具有兩名以上檔案專業(yè)人員，并有不少于一名取得檔案中級(jí)職稱；此外，檔案中介服務(wù)執(zhí)業(yè)人員應(yīng)當(dāng)在一個(gè)檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)，不得同時(shí)在兩個(gè)或兩個(gè)以上檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)。（6）保密條款、責(zé)任條款、簽約條款和收費(fèi)條款。（7）懲罰和法律責(zé)任條款。除了上述共性的條款外，部分地方的檔案中介管理規(guī)定還根據(jù)檔案中介機(jī)構(gòu)的行業(yè)特點(diǎn)，做出了以下規(guī)定：（1）湖南省規(guī)定了不能外包的范圍，包括國(guó)有檔案的鑒定、銷毀；涉密檔案的整理、數(shù)字化；法律法規(guī)禁止委托中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行的其他檔案業(yè)務(wù)工作。佛山市規(guī)定檔案中介機(jī)構(gòu)工作人員不得接觸和處理涉密文件檔案、內(nèi)部（工作秘密）或含有敏感信息的文件檔案。（2）湖南省、佛山市對(duì)檔案庫(kù)房提出了要求，指出庫(kù)房應(yīng)當(dāng)滿足建標(biāo)103-2008《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》、JGJ25-2010《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》規(guī)定的有關(guān)檔案防護(hù)要求。（3）杭州市指出應(yīng)加強(qiáng)中介機(jī)構(gòu)的信用管理，市檔案局應(yīng)定期更新并公布檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的執(zhí)業(yè)信息。（4）溫州市、杭州市檔案中介管理規(guī)定指出檔案行業(yè)協(xié)會(huì)應(yīng)當(dāng)制訂行業(yè)規(guī)范、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)業(yè)人員守則，加強(qiáng)行業(yè)指導(dǎo)和行業(yè)自律，規(guī)范行業(yè)服務(wù)行為，促進(jìn)行業(yè)健康發(fā)展。檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加入檔案行業(yè)協(xié)會(huì)，接受檔案行業(yè)協(xié)會(huì)的自律監(jiān)督。（5）佛山市特別指出應(yīng)當(dāng)符合保密法規(guī)規(guī)定，非涉密檔案中介機(jī)構(gòu)在檔案服務(wù)工作中應(yīng)明確保密責(zé)任，成立保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立保密管理制度和保密應(yīng)急機(jī)制，明確法定代表人、分管保密工作負(fù)責(zé)人、重要部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的保密職責(zé)。不得違反保密規(guī)定，不得處理涉及國(guó)家秘密的文檔以及有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門規(guī)定不得處理的文檔；非涉密檔案中介機(jī)構(gòu)的工作場(chǎng)所、檔案工作人員管理、檔案信息系統(tǒng)和檔案信息設(shè)備均應(yīng)符合相關(guān)保密管理要求。
1.3國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)情況
目前，我國(guó)尚未出臺(tái)專門的檔案管理服務(wù)外包國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。但是，一些國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案管理的軟硬件條件和業(yè)務(wù)操作要求做出了規(guī)定，檔案管理服務(wù)外包供應(yīng)商在服務(wù)過程中宜或應(yīng)遵守。例如，《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》等對(duì)于檔案寄存服務(wù)企業(yè)進(jìn)行檔案庫(kù)房建設(shè)具有重要的參考意義；檔案數(shù)字化服務(wù)企業(yè)開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描時(shí)宜遵循DA/T31-2005《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等；檔案整理服務(wù)企業(yè)的檔案整理質(zhì)量宜滿足GB/T11822-2008《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、DA/T22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》、DA/T13-1994《檔號(hào)編制規(guī)則》和DA/T18-1999《檔案著錄規(guī)則》等的要求。值得注意的是，我國(guó)正在制定信息技術(shù)服務(wù)外包標(biāo)準(zhǔn)，一些地方也已出臺(tái)有關(guān)信息技術(shù)服務(wù)外包的地方標(biāo)準(zhǔn)，例如，山東省地方標(biāo)準(zhǔn)DB31/T430-2009《信息技術(shù)外包服務(wù)企業(yè)技術(shù)與管理規(guī)范》、深圳市地方標(biāo)準(zhǔn)SZDB/78—2013《金融機(jī)構(gòu)信息技術(shù)服務(wù)外包質(zhì)量管理規(guī)范》、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《信息技術(shù)服務(wù)外包》（共包括5個(gè)部分，目前已經(jīng)送審，待）。這些標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于我國(guó)制定檔案管理服務(wù)外包標(biāo)準(zhǔn)具有重要的借鑒作用。
2檔案管理服務(wù)外包法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)現(xiàn)存問題
2.1法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)總體上滯后于實(shí)踐需要
自1992年以來，我國(guó)檔案管理服務(wù)外包行業(yè)迅速發(fā)展，規(guī)模越來越大。據(jù)黃霄羽不完全統(tǒng)計(jì)，截止2012年全國(guó)共有376家檔案中介機(jī)構(gòu)。[3]近年來，我國(guó)先后出臺(tái)了《關(guān)于鼓勵(lì)政府和企業(yè)發(fā)包促進(jìn)我國(guó)服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)發(fā)展的指導(dǎo)意見》（財(cái)企〔2009〕200號(hào)）、《國(guó)務(wù)院關(guān)于促進(jìn)服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)加快發(fā)展的意見》（國(guó)發(fā)〔2014〕67號(hào)）等一系列支持服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)發(fā)展的政策文件。2012年全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議提出“到2020年全國(guó)各級(jí)綜合檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化的數(shù)量比2010年翻兩番”的工作目標(biāo)。[4]2013年，楊冬權(quán)在全國(guó)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進(jìn)會(huì)上進(jìn)一步提出“存量數(shù)字化”的要求。[5]這進(jìn)一步推動(dòng)了檔案數(shù)字化服務(wù)外包的快速發(fā)展。但是，在檔案管理服務(wù)外包行業(yè)加速發(fā)展的同時(shí)，我國(guó)檔案管理服務(wù)外包法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)較為落后。國(guó)家層面，尚未出臺(tái)專門的針對(duì)檔案管理服務(wù)外包的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，只有少量規(guī)范性文件和部分間接相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)。地方層面，盡管已有許多相關(guān)法規(guī)和規(guī)范性文件，但這些法規(guī)和規(guī)范性文件大都停留在宏觀層面，微觀層面少有涉及，可操作性不強(qiáng)。在執(zhí)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)業(yè)規(guī)則、技術(shù)手段等方面均處于不完善甚至空白狀態(tài)。[6]由于缺乏專門的標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)包方無法正確評(píng)價(jià)承包商的服務(wù)能力，無法科學(xué)篩選合格的承包商，無法有效監(jiān)督承包商的業(yè)務(wù)操作；承包商不知道如何建立自己的業(yè)務(wù)操作程序，不知道從何提升自己服務(wù)能力。這導(dǎo)致檔案管理服務(wù)外包行業(yè)在發(fā)展過程中面臨諸多法律困境與安全漏洞。
2.2對(duì)于檔案管理服務(wù)外包法律責(zé)任規(guī)定不明確
在前述25個(gè)副省級(jí)以上地方檔案法規(guī)中僅有4個(gè)提及了檔案中介機(jī)構(gòu)需承擔(dān)的法律責(zé)任或賠償責(zé)任，其他均無提及。一旦在外包過程中出現(xiàn)了檔案丟失、損毀或泄密的事故，發(fā)包方大多只能被動(dòng)承擔(dān)后果，很難借助于法律維護(hù)自身權(quán)益。例如，筆者在調(diào)研時(shí)了解到，某綜合檔案館在檔案數(shù)字化項(xiàng)目實(shí)施中，與承包商發(fā)生商業(yè)糾紛，承包商威脅要將存有檔案數(shù)據(jù)的硬盤帶走。
2.3對(duì)檔案管理服務(wù)外包從業(yè)人員素質(zhì)要求不具體
目前，檔案管理服務(wù)外包從業(yè)隊(duì)伍整體素質(zhì)低、流動(dòng)率高。許多承包商聘用的一線員工大多只有高中學(xué)歷，而相當(dāng)一部分是實(shí)習(xí)生或臨時(shí)用工。即便是承包商的業(yè)務(wù)骨干或項(xiàng)目經(jīng)理，具有本科以上學(xué)歷的也很少。整個(gè)行業(yè)中具有過檔案學(xué)專業(yè)教育背景的員工極少。而且，絕大多數(shù)承包商對(duì)員工缺乏必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。這使得檔案管理服務(wù)外包的質(zhì)量和安全難以保證?，F(xiàn)有地方性檔案法規(guī)制度大多規(guī)定，檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)工作人員應(yīng)具備檔案學(xué)相關(guān)專業(yè)知識(shí)和職業(yè)技能；而對(duì)于從業(yè)人員是否應(yīng)具有檔案學(xué)專業(yè)教育背景、相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，是否需要接受相應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以及培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、培訓(xùn)內(nèi)容等均無明確規(guī)定。
2.4對(duì)檔案管理服務(wù)外包基礎(chǔ)設(shè)施條件要求不嚴(yán)格
民營(yíng)檔案寄存服務(wù)商大多沒有專業(yè)的檔案庫(kù)房，其庫(kù)房多數(shù)由廢棄工廠庫(kù)房改建而成，而許多庫(kù)房連基本的“八防”都做不到，[6]遑論滿足《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》等的要求。但現(xiàn)有地方性檔案法規(guī)制度對(duì)于檔案庫(kù)房及其保管環(huán)境的規(guī)定大都比較模糊，操作性不強(qiáng)。例如《浙江省檔案中介服務(wù)管理辦法》只提出“從事檔案中介服務(wù)的場(chǎng)所，必須配備必要的安全保護(hù)設(shè)施，符合檔案管理的專業(yè)要求”，而何為“必要”，配備安保措施的要求和標(biāo)準(zhǔn)具體指什么，并未指明。[7]
2.5缺乏業(yè)務(wù)操作指南和服務(wù)價(jià)格指導(dǎo)
現(xiàn)有法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案管理外包業(yè)務(wù)操作缺乏具體要求，尤其是對(duì)發(fā)包方和承包商之間的檔案交接、承包商的質(zhì)量控制缺乏詳細(xì)規(guī)定，容易造成安全漏洞和質(zhì)量缺陷。例如，檔案數(shù)字化掃描中，一些服務(wù)商一味追求提高速度、降低成本，造成一些材質(zhì)脆弱、不宜使用高速掃描儀的檔案被損毀。一些檔案寄存服務(wù)機(jī)構(gòu)采用傳統(tǒng)的開架式按卷盒存放方式保存檔案，工作人員可以看到卷盒上的敏感信息。而且，承包商業(yè)務(wù)操作主要依賴于自身經(jīng)驗(yàn)，較為隨意，各個(gè)承包商之間的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，將來發(fā)包方之間進(jìn)行檔案資源整合很困難。對(duì)于檔案管理服務(wù)外包項(xiàng)目，不同承包商的報(bào)價(jià)相差很大，以數(shù)字化掃描為例，從0.1元一頁到2元一頁不等，各地區(qū)均無收費(fèi)指南或收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，出現(xiàn)了部分小企業(yè)先以低價(jià)中標(biāo)，在項(xiàng)目進(jìn)行過程中再試圖加價(jià)的惡意競(jìng)爭(zhēng)行為。
2.6法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行力差
實(shí)踐調(diào)研發(fā)現(xiàn)，一些地方雖已出臺(tái)了有關(guān)檔案中介服務(wù)的法規(guī)制度，但并沒有嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。例如，2008年廣東省出臺(tái)了《廣東省檔案中介機(jī)構(gòu)備案登記管理辦法》，但實(shí)際上截止2014年底也只有12家企業(yè)進(jìn)行備案登記。這些年，在檔案管理服務(wù)外包過程中，出現(xiàn)了一些違反了相關(guān)檔案或保密法規(guī)制度的事情，但檔案行政管理部門很少予以依法罰處。目前檔案行政管理部門的監(jiān)管對(duì)象多局限于黨政機(jī)關(guān)和國(guó)有企事業(yè)單位，檔案管理服務(wù)承包商基本處于中間地帶，對(duì)檔案管理服務(wù)承包商的管理相對(duì)較少甚至疏于管理。[8]
3對(duì)策建議
3.1加快國(guó)家層面的立法
建議在現(xiàn)有地方法規(guī)、制度的基礎(chǔ)上，積極探索制定國(guó)家層面的針對(duì)檔案管理外包服務(wù)的行政法規(guī)。此類法規(guī)可包括檔案管理服務(wù)承包商的指導(dǎo)思想和基本原則、權(quán)利與義務(wù)、管理體制、設(shè)立條件、業(yè)務(wù)范圍、人員素質(zhì)、保管環(huán)境、服務(wù)收費(fèi)、合同簽訂、操作要求、安全保密、法律責(zé)任、監(jiān)管機(jī)制等內(nèi)容。[9]通過國(guó)家立法，為檔案管理服務(wù)外包行業(yè)營(yíng)造良好的法制環(huán)境，以促進(jìn)檔案管理服務(wù)外包在法制的軌道上快速、健康發(fā)展。
3.2完善現(xiàn)有地方法規(guī)制度
建議各地方補(bǔ)充、細(xì)化和完善現(xiàn)有涉及檔案管理服務(wù)外包的法規(guī)制度，特別增加以下內(nèi)容：（1）對(duì)檔案管理服務(wù)外包從業(yè)人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的要求；（2）對(duì)檔案管理服務(wù)外包從業(yè)人員參加崗前培訓(xùn)和在崗培訓(xùn)的要求；（3）對(duì)檔案管理服務(wù)承包商的檔案庫(kù)房、儀器設(shè)備、檔案裝具的要求；（4）檔案管理服務(wù)承包商的業(yè)務(wù)操作程序和服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；（5）發(fā)包方和承包商檔案交接要求。
3.3出臺(tái)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)指南
對(duì)于許多暫時(shí)不適宜以法規(guī)制度強(qiáng)制要求的領(lǐng)域，可以制定推薦性國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)?？梢钥紤]出臺(tái)《檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)范：總則》《檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)范：檔案數(shù)字化服務(wù)》《檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)范：檔案寄存服務(wù)》（此三者，國(guó)家檔案局正在研制），以及《檔案管理服務(wù)外包從業(yè)人員職業(yè)道德守則》《檔案管理服務(wù)外包價(jià)格參考目錄》等標(biāo)準(zhǔn)或指南。
3.4借鑒國(guó)外有益經(jīng)驗(yàn)
國(guó)外商業(yè)性文件中心歷史悠久，行業(yè)成熟度比較高，建立了結(jié)構(gòu)完備、會(huì)員廣泛的行業(yè)協(xié)會(huì)，如國(guó)際文件與信息管理服務(wù)行業(yè)協(xié)會(huì)（PRISM，Profes-sionalRecords&InformationServicesManage-ment）。PRISM制定了制定的一系列商業(yè)性文件中心的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、指南和道德準(zhǔn)則，包括商業(yè)性文件中心運(yùn)營(yíng)標(biāo)準(zhǔn)（StandardOperatingProceduresForCom-mercialRecords）、建筑標(biāo)準(zhǔn)（ModelBuildingCodeandNFPARequirements）、災(zāi)備標(biāo)準(zhǔn)（DisasterPlanningWorkbookforCommercialInformationManagementCompanies）、保險(xiǎn)及風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移標(biāo)準(zhǔn)（In-suranceandRiskTransferGuidelines）、載體設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)（MediaVaultGuide）等。[10]這些標(biāo)準(zhǔn)指南緊扣業(yè)務(wù)活動(dòng)，操作性較強(qiáng)，基本涵蓋了商業(yè)性文件中心的主要運(yùn)營(yíng)流程和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，對(duì)我國(guó)制定檔案寄存服務(wù)外包標(biāo)準(zhǔn)具有很大的借鑒意義。
3.5加強(qiáng)檔案行政執(zhí)法和第三方評(píng)估
各級(jí)檔案行政管理部門依法加強(qiáng)對(duì)轄區(qū)內(nèi)檔案服務(wù)承包商的監(jiān)管力度，定期向社會(huì)轄區(qū)內(nèi)檔案管理服務(wù)外包承包商的執(zhí)業(yè)信息，建立承包商誠(chéng)信檔案，定期監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和國(guó)有企業(yè)科學(xué)發(fā)包?？捎芍袊?guó)檔案學(xué)會(huì)等相關(guān)行業(yè)協(xié)會(huì)開展檔案管理服務(wù)外包行業(yè)自律，以第三方身份進(jìn)行承包商服務(wù)能力評(píng)估與認(rèn)證。
作者：徐擁軍 陳嘉男 單位：中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院
