檔案管理缺陷與改進(jìn)建議

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1概述

當(dāng)前，大數(shù)據(jù)的定義還沒有一個(gè)非常明確的概念，但是其內(nèi)涵已經(jīng)被人們認(rèn)可，檔案資源在其應(yīng)用和發(fā)展的過程中可以非常明顯的順應(yīng)大數(shù)據(jù)的特征，但是就當(dāng)前檔案工作發(fā)展的實(shí)際情況來看，其在很多方面還無法充分的滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展需要，所以為了更好的推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展，必須要對其予以重視。

2大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的缺陷

2.1檔案資源。

當(dāng)前，很多地區(qū)的檔案管理機(jī)構(gòu)在檔案介質(zhì)方面依然使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式，檔案信息數(shù)字化的程度需要不斷的提升，一些偏遠(yuǎn)的地區(qū)在檔案工作中依然還是使用人工手動(dòng)的方式進(jìn)行操作，所以在實(shí)際的工作中也很難去滿足用戶提出的個(gè)性化需要，雖然一些管理機(jī)構(gòu)采用的是電子形式的檔案，但是在檔案收藏方面還沒有制定一個(gè)科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這樣也就使得檔案資源會(huì)出現(xiàn)比較多的重復(fù)現(xiàn)象，結(jié)構(gòu)形式不同的數(shù)據(jù)很難實(shí)現(xiàn)共享，所以這種情況也嚴(yán)重的阻礙了檔案資源管理工作質(zhì)量的提升。

2.2檔案工作流程。

在很長時(shí)間以來檔案管理工作都是從文件歸檔開始要經(jīng)歷收集、整理、保管、檢索和利用這幾個(gè)重要的階段，紙質(zhì)檔案為主的時(shí)期，這種工作流程和當(dāng)時(shí)的時(shí)展水平是完全適應(yīng)的，但是時(shí)代也在不斷的發(fā)展和進(jìn)步，電子檔案數(shù)量明顯增多，在大數(shù)據(jù)時(shí)代當(dāng)中，檔案管理的核心也從整理和保管向收集和利用轉(zhuǎn)變，此外這種進(jìn)程也會(huì)不斷的加快，檔案收集也從傳統(tǒng)的方式逐漸的過渡到在線實(shí)時(shí)查閱的方式。在社會(huì)發(fā)展的過程中，檔案信息資源的類型也在不斷的豐富，同時(shí)其也在朝著非結(jié)構(gòu)化的方向發(fā)展，一些新技術(shù)在檔案信息當(dāng)中的應(yīng)用也使其成本大幅提高，此外傳統(tǒng)的檔案利用方式也將發(fā)生非常大的變化，在這一過程中也會(huì)更多的朝著主動(dòng)推介的方向發(fā)展，而當(dāng)前的檔案工作還不能完全滿足這些層面上的需求。

2.3檔案工作思維。

在以后的檔案工作中，工作的主體將直接發(fā)生很大的轉(zhuǎn)變，而其在實(shí)際的工作中需要完成的也不僅僅是簡單的裝訂和維護(hù)，同時(shí)，在這一過程中其所提供的服務(wù)也越來越多樣化，其在工作中必須要按照用戶的實(shí)際需要迅速的挖掘出更加符合用戶需求的有價(jià)值信息。當(dāng)前，一些檔案信息工作部門在思想觀念上還存在著一定的誤區(qū)，很多人還是比較重視館藏，但是對檔案信息的利用卻并不是非常的重視，他們認(rèn)為檔案是國家財(cái)產(chǎn)的一部分，所以在實(shí)際的工作中并不能對檔案信息進(jìn)行全面的廣泛的使用，在態(tài)度上十分的消極，一些工齡比較長的工作人員不學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識，所以電子檔案收集的準(zhǔn)確性和全面性都受到了非常大的影響，這樣一來也十分不利于檔案工作的順利開展，一些檔案工作者在實(shí)際的工作中甚至還出現(xiàn)了不肯創(chuàng)新的問題，缺乏社會(huì)責(zé)任感，這也成為了阻礙檔案管理工作順利開展的一個(gè)重要的因素。

3大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作的改進(jìn)建議

所謂轉(zhuǎn)型，是指事物的結(jié)構(gòu)形態(tài)、運(yùn)轉(zhuǎn)模型和人們觀念的根本性轉(zhuǎn)變過程。不同轉(zhuǎn)型主體的狀態(tài)及其與客觀環(huán)境的適應(yīng)程度，決定了轉(zhuǎn)型內(nèi)容和方向的多樣性。轉(zhuǎn)型是主動(dòng)求新求變的過程，是一個(gè)創(chuàng)新的過程。在大數(shù)據(jù)背景下檔案事業(yè)若想發(fā)展必須轉(zhuǎn)型，若想順利完成轉(zhuǎn)型也必將在檔案管理體制、運(yùn)行模式、發(fā)展戰(zhàn)略等方面進(jìn)行調(diào)整。

3.1完善檔案管理體制。

管理體制實(shí)際上就是指采取什么樣的組織形式來達(dá)到管理的任務(wù)和實(shí)際的目的，站在檔案管理體制的角度上來講，這項(xiàng)工作的核心內(nèi)容就是要科學(xué)合理的去設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)，管理體制的建設(shè)直接影響到了檔案資源自身的發(fā)展和利用的程度。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，我們可以在檔案管理工作中充分的利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等等，從而也就可以更好的實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及信息系統(tǒng)不同部門之間的相互聯(lián)系，同時(shí)還能對其開展統(tǒng)一性的管理，也就是說每個(gè)部門產(chǎn)生的檔案信息都可以借助在線查閱的方式給檔案管理部門予以統(tǒng)一科學(xué)的管理，所以就一定要在實(shí)際的工作中對檔案的管理體制予以充分的改進(jìn)。首先是建立一個(gè)自上而下的管理體制，同時(shí)還要對傳統(tǒng)工作中的弊端進(jìn)行分析和改進(jìn)，加強(qiáng)檔案部門不同環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系和協(xié)調(diào)，只有這樣，才能不斷的提高檔案資源的利用效率，這樣一來也就在很大程度上提高檔案管理的質(zhì)量和水平。此外還要建立一個(gè)檔案監(jiān)督機(jī)構(gòu)，這個(gè)機(jī)構(gòu)要和檔案管理系統(tǒng)保持平行的關(guān)系，這樣才能充分的保證檔案部門的每一個(gè)環(huán)節(jié)都能保證其運(yùn)行的質(zhì)量和水平，使得檔案工作的整體水平得以顯著的提高。

3.2改變檔案工作的運(yùn)行模式。

運(yùn)行模式通常就是指一個(gè)事物運(yùn)行過程中實(shí)際的工作狀態(tài)，不同的領(lǐng)域和行業(yè)當(dāng)中都有其自身的特色和特點(diǎn)，不同行業(yè)的發(fā)展模式都在改變，同時(shí)檔案管理的模式也在不斷的創(chuàng)新和完善。檔案管理的過程實(shí)際上是一個(gè)十分完整的鏈條，在大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案部門一定藝不斷的加強(qiáng)自身的建設(shè)，同時(shí)還要將大部分的精力直接放在豐富館藏建設(shè)當(dāng)中，同時(shí)在這一過程中還要對數(shù)字化檔案信息進(jìn)行更加深入的加工，此外對這些檔案信息資源還要使用科學(xué)規(guī)范的軟件對其進(jìn)行全方位的管理。除此之外在實(shí)際的工作中還要以先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)為依托，建立一個(gè)相對比較完善的網(wǎng)絡(luò)，這樣也就給信息的檢索提供了更大的便利。檔案信息的利用效率得到提升的同時(shí)，也為用戶的檔案利用提供了諸多的便利。

3.3改變檔案工作發(fā)展戰(zhàn)略。

發(fā)展戰(zhàn)略是一定時(shí)期內(nèi)對組織發(fā)展方向的選擇、規(guī)劃，可以為組織指引發(fā)展方向，實(shí)現(xiàn)組織快速、健康、持續(xù)發(fā)展。針對檔案工作主體表現(xiàn)出的檔案思維現(xiàn)狀，必須注重加強(qiáng)檔案工作發(fā)展戰(zhàn)略，從職業(yè)規(guī)劃高度引領(lǐng)檔案工作思維。首先，檔案部門必須通過加大培訓(xùn)力度，提高檔案工作者的技能和職業(yè)道德。其次，重視跨界合作，打破專業(yè)界限，走開放、多元、社會(huì)化的發(fā)展道路。最后，檔案工作者必須積極參與社會(huì)活動(dòng)，承擔(dān)社會(huì)責(zé)任，讓檔案事業(yè)充分融入到社會(huì)發(fā)展中，利用自身的獨(dú)特資源優(yōu)勢，借鑒其他學(xué)科的優(yōu)勢，創(chuàng)新檔案產(chǎn)品，為社會(huì)提供多樣化的服務(wù)。當(dāng)前，我國已經(jīng)進(jìn)入到了大數(shù)據(jù)時(shí)代，同時(shí)大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)對人們的生產(chǎn)和生活產(chǎn)生了非常重大的影響，當(dāng)然，這種影響也波及到了檔案管理工作當(dāng)中，它在給我國檔案管理工作帶來了很大轉(zhuǎn)變的同時(shí)也出現(xiàn)了一定的問題，所以，如果想要積極的推動(dòng)我國檔案管理工作的健康發(fā)展，就必須要采取有效的措施對其加以改進(jìn)和完善。

作者：高秋月 單位：吉林省梨樹縣干部檔案館