醫(yī)院管理中檔案管理的重要性與作用

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醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院的權(quán)威憑證和原始記錄，是醫(yī)院決策和工作計劃的重要依據(jù)，是保證醫(yī)院各項工作正常運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)。檔案管理雖是基礎(chǔ)性工作是醫(yī)院管理中最重要的部分，隨著社會不斷進(jìn)步，檔案資源的社會價值將會越來越被人們認(rèn)知，不僅要重視對檔案的保管保護(hù)，更要重視它的開發(fā)利用，以此達(dá)到資源共享的目的。本文著重在檔案管理在醫(yī)院管理中的重要性、作用及價值等方面進(jìn)行闡述。

1檔案管理在醫(yī)院管理工作中的現(xiàn)狀及存在的問題

1.1檔案管理制度不健全，檔案利用率低、收集率不高

醫(yī)院雖然在人事、后勤、醫(yī)療以及行政方面制定了健全的制度，但關(guān)于檔案管理這方面，制定健全制度的醫(yī)院少之又少。長期以來，醫(yī)院對于檔案管理都是采用針對性的管理，如在科技檔案、會計檔案以及文書檔案等方面進(jìn)行管理，其他檔案管理交由業(yè)務(wù)部門進(jìn)行管理，從而使醫(yī)院內(nèi)形成多個檔案管理部門的格局，導(dǎo)致醫(yī)院檔案收集率下降，內(nèi)容殘缺。同時，醫(yī)院對檔案的管理采用重“藏”“輕”用的管理方式，對檔案所產(chǎn)生的社會效益與經(jīng)濟(jì)效益缺乏宣傳，導(dǎo)致公眾不知如何利用檔案，從而使檔案的利用率嚴(yán)重偏低。

1.2檔案管理員綜合素質(zhì)低

大多數(shù)從事醫(yī)院檔案管理工作的人員都是兼職、非專業(yè)人員、年老的、人員流動多，檔案管理員綜合素質(zhì)偏低，工作沒有積極性以及主動性，檔案工作脫離醫(yī)院各項工作，檔案人員關(guān)于檔案資料都是被動接受，參與醫(yī)院的各項工作幾乎很少，各類文件無法盡快收集，致使寶貴資料流失，沒有歸回檔案室。另外，醫(yī)院對內(nèi)部人員進(jìn)行培訓(xùn)時，主要針對醫(yī)療技術(shù)人員的培訓(xùn)，完全沒有將檔案管理人員列入培訓(xùn)計劃中，導(dǎo)致檔案管理人員的管理水平跟不上時代的發(fā)展。

1.3醫(yī)院對檔案硬件投入少

由于醫(yī)院把工作的重心放在醫(yī)療上，導(dǎo)致檔案室用房緊張，空間很窄，達(dá)不到安全管理檔案的要求。另外，由于檔案管理在技術(shù)以及管理水平方面嚴(yán)重落后，阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。近年來，隨著計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用，醫(yī)院管理手段有所提升，然而，在檔案收集方面，醫(yī)院仍是采用手工收集的方式，使檔案不能盡快歸檔，不利于檔案管理工作的進(jìn)行。目前，電子檔案應(yīng)用越來越廣泛，部分醫(yī)院采取建立電子檔案系統(tǒng)。然而，電子檔案未能經(jīng)過檔案管理人員允許直接歸入檔案系統(tǒng)中，導(dǎo)致軟件使用時出現(xiàn)各種情況，給檔案管理人員帶了不便。

1.4醫(yī)患關(guān)系導(dǎo)致病案未被重視

在醫(yī)療糾紛中，雙方爭奪最主要的還是病案。因此，病案管理最主要的任務(wù)就是完善病案管理，提高患者病案書寫的質(zhì)量。

2檔案管理在醫(yī)院管理工作中的重要性

2.1檔案管理是醫(yī)院文化的傳承

醫(yī)院文化關(guān)乎著醫(yī)院的精神，它是創(chuàng)辦醫(yī)院的宗旨，同時又是醫(yī)院在價值導(dǎo)向、社會形象與管理理念等方面的一種綜合體現(xiàn)。醫(yī)院文化的形成是源遠(yuǎn)流長的，并不是一朝一夕的，是在醫(yī)療衛(wèi)生體制中不斷沉淀、不斷總結(jié)出來的。醫(yī)院的檔案是社會實踐與歷史發(fā)展的原始資料，其中包含了豐富的醫(yī)院文化。因此，做好醫(yī)院檔案管理，進(jìn)而使醫(yī)院文化在檔案中不斷沉淀、積累以及總結(jié)。2.2醫(yī)院檔案管理支持開創(chuàng)未來科學(xué)、總結(jié)過去以及正確把握現(xiàn)在醫(yī)院檔案是把醫(yī)院各種情況真實記錄下來，是對醫(yī)院歷史發(fā)展的總結(jié)。醫(yī)院檔案不僅是對前人研究的總結(jié)，而且也是為后人推動醫(yī)院的發(fā)展提供了條件。通過檔案，我們可以吸取前人的教訓(xùn)，作為我們的經(jīng)驗，而且能夠從中找出事物發(fā)展規(guī)律及內(nèi)在聯(lián)系，為當(dāng)下和今后醫(yī)院的發(fā)展打下了基礎(chǔ)，這就是醫(yī)院檔案信息屬性的作用。醫(yī)院管理要井井有條條，是加快醫(yī)院發(fā)展步伐以及促使醫(yī)療事業(yè)不斷發(fā)展的重要保障。

2.3醫(yī)院檔案管理為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)以及科學(xué)化發(fā)展提供依據(jù)

21世紀(jì)是經(jīng)濟(jì)與知識并存的時代，在信息、知識、資源的積累和運用對醫(yī)院科學(xué)化發(fā)展及現(xiàn)代化建設(shè)方面起著決定性作用。以前醫(yī)院管理采用粗放式和經(jīng)驗式的管理方式，隨著社會的發(fā)展，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化、密集式的管理模式，而且醫(yī)院檔案管理員對檔案管理的認(rèn)知越來越深，深刻地明白醫(yī)院檔案資源在社會產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)價值以及社會價值，懂得如何利用檔案的信息資源提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益、社會效益以及綜合競爭力。其次，醫(yī)院檔案管理在臨床醫(yī)療的改進(jìn)和提高、專業(yè)學(xué)術(shù)交流和研究以及醫(yī)學(xué)科研的應(yīng)用和開發(fā)等方面提供重要依據(jù)。通過醫(yī)院檔案管理，可以使臨床治療、專業(yè)學(xué)術(shù)以及醫(yī)學(xué)科研之間相互促進(jìn)、相鋪相成，對醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)和科學(xué)化發(fā)展起到了促進(jìn)作用。

2.4醫(yī)院檔案管理在醫(yī)患關(guān)系與醫(yī)療糾紛方面提供了依據(jù)

目前，醫(yī)院醫(yī)療糾紛形勢嚴(yán)峻，醫(yī)患關(guān)系也越來越嚴(yán)重，在國內(nèi)外醫(yī)療環(huán)境中，醫(yī)患矛盾不斷惡化。醫(yī)院檔案是醫(yī)療活動最原始的記錄，為法律提供依據(jù)。醫(yī)院檔案對醫(yī)患活動能夠進(jìn)行真實的記錄，進(jìn)而為維護(hù)醫(yī)患雙方的合法權(quán)益提供依據(jù)，便于醫(yī)患雙方行駛自身的權(quán)利，同時又能讓醫(yī)患雙方遵守自己應(yīng)該履行的義務(wù)。

2.5醫(yī)院檔案在醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益方面起到重要作用

醫(yī)院檔案具有真實性、原始性等特點，這就可以使醫(yī)院檔案通過網(wǎng)絡(luò)、報紙等手段轉(zhuǎn)化為體現(xiàn)醫(yī)院發(fā)展歷程以及醫(yī)院文化的專著及回憶錄等醫(yī)學(xué)寶庫，從而為醫(yī)院創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，有利于我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

3充分發(fā)揮檔案管理在醫(yī)院管理工作中使用價值

3.1加強醫(yī)院檔案基礎(chǔ)性管理

要充分發(fā)揮檔案管理的使用價值，首先，要加強醫(yī)院檔案基礎(chǔ)性管理。醫(yī)院檔案管理員每天除了對檔案進(jìn)行收集、整理等工作外，最主要的工作就是做好檢索、研究、編目工作，建立健全檔案管理體系以及檔案匯編等參考資料，要對檔案進(jìn)行更新，從而達(dá)到醫(yī)院管理的要求。

3.2樹立檔案管理開發(fā)利用觀念

醫(yī)院檔案管理者的思想常常會受到傳統(tǒng)管理理念的禁錮，沒有充分意識到醫(yī)院檔案所具有的價值。因此，醫(yī)院部門與部門之間要密切配合，做好關(guān)于醫(yī)院檔案的開發(fā)利用工作，通過醫(yī)院檔案科學(xué)化管理促進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)的不斷發(fā)展。

3.3完善檔案軟件和硬件設(shè)施，培養(yǎng)高素質(zhì)管理人才

有效利用醫(yī)院檔案管理，就必須加強檔案存庫的保護(hù)與建設(shè)工作，使醫(yī)院檔案不受到破壞。另外，計算機(jī)軟件隨著知識經(jīng)濟(jì)的到來而被廣泛應(yīng)用，醫(yī)院應(yīng)該盡快建立信息化檔案系統(tǒng)，運用先進(jìn)的管理軟件對醫(yī)院檔案進(jìn)行有效的管理與使用。保證醫(yī)院檔案管理事業(yè)向著持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，就需要培養(yǎng)一批高素質(zhì)的檔案管理人才。

4結(jié)語

綜上所述，通過加強檔案管理工作，從而使醫(yī)院檔案管理水平得到提升，同時提高醫(yī)療事業(yè)、醫(yī)院管理等方面的教學(xué)水平。適應(yīng)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展以及社會的不斷變化。對檔案管理模式不斷創(chuàng)新，以此提高檔案管理的效率，發(fā)揮醫(yī)院檔案管理的作用，推動醫(yī)院檔案管理的發(fā)展，使醫(yī)院檔案管理走向新的高度。做好醫(yī)院檔案管理工作，開創(chuàng)醫(yī)院管理的新格局，為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展提供保障。

作者：葛春艷 單位：青島市海慈醫(yī)療集團(tuán)