高校檔案管理工作思與行

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社會形勢的轉變帶動了社會各層面的改革，高等教育領域的改革勢在必行，改革的核心目標是建立高校管理的新體制，要體現中國特色，融合社會發展。高校檔案管理要把握新時機，探求順勢而動的發展出路，最關鍵的是要準確理解社會新形勢，在發展契機中反思問題，在問題中尋求契機。

一、對新形勢下高校檔案管理工作的反思

（一）依法治國的新時代

1999年，依法治國方略的提出使我國步入法制時代。2014年，國家重申依法治國，10月，黨的十八屆四中全會研究了全面推進依法治國若干重大問題，確定了依法治國的治國方略，提出要建設有中國特色的社會主義法制體系，改革要在法治的框架下進行。對于高校檔案管理來說，實現依法治檔是順應形勢的改革出路。所謂依法治檔，是各級檔案管理人員在職權范圍內，管理檔案各類事務并承擔相應責任，依法治檔能夠轉變檔案管理部門職能，完善執法與監管機制。依法治國新時代的到來推動了依法治檔的發展進程，為高校檔案發展創造了新平臺。為此，我們要反思怎樣提高檔案法制意識，現有的檔案法規能否適應新時代的發展要求，高校檔案法規是否完善，能否在檔案管理實務中得到落實等問題。

（二）信息公開的新要求

人們獲得知情權意識的不斷提高，以及信息化程度的不斷深入，信息公開的呼聲越來越高。2010年9月，《高等學校信息公開辦法》出臺（以下簡稱《辦法》），明確提出了高校需公開的信息范圍，開創了高校政務公開的先河，促進了高校行政職能的轉變?！掇k法》要求公開的信息涵蓋了高校管理各個方面，包括辦學活動、社會公共服務的信息等，同時也對信息公開進行了限制規定，要求建立保密審查機制，不得公開各類涉密信息。同樣對于高校檔案工作而言，一方面面臨著檔案信息公開的要求，另一方面又必須嚴格遵守涉密檔案的保密要求。信息公開與信息安全如何兼顧成為新問題。

（三）檔案保密的新形勢

國際環境的變化以及國家政治、經濟的發展使保密工作面臨的形勢更加嚴峻。2014年國家頒布了《中華人民共和國保守秘密法實施條例》，從多方面對國家秘密、保密制度、監督管理、法律責任做了明確、規范的說明，這都是國家在新的歷史條件下為維護國家安全和利益進行的法律修訂與決策部署，具有重大的戰略意義。高校保密工作一直是國家保密工作的重點，每年有大量的科研成果出自高校，其中不乏涉及國家經濟、文化、軍事等重要領域的涉密信息。高校中檔案的保密又是工作重點，關系到各類信息的存儲與積累。怎樣將保密法的規定落實到工作中，怎樣在保密與開發服務中尋找契合點，怎樣將檔案保密工作制度化等都是新時期需要思考的問題。

（四）網絡發展的新力量

網絡時代的到來，為社會的發展帶來了巨大變化，網絡信息的高速產生與傳播，迅速淘汰了舊的信息傳播方式，社會中的事物已經無法離開網絡，檔案工作亦是如此。一方面網絡信息時代的到來為檔案工作的發展帶來契機，帶領檔案向數字化、信息化邁進。新的平臺和高度，提高了檔案的現代化管理水平，拓展了檔案利用和服務領域，適應了社會發展的需要；另一方面，網絡信息發展的弊端也不容忽視，且引起了國家和社會的高度關注，通過檔案泄密的事件也時有發生。要保證國家信息和網絡安全，必須加強對網絡的依法管理，規范互聯網的發展。對于高校而言，檔案信息化法規的缺失、檔案的網絡化管理如何與傳統檔案管理相互融合、如何應對高科技的網絡竊密手段等都是突出問題。

（五）檔案服務的新局面

檔案在新時期發揮著不可替代的重要作用，在國家政治、經濟、外交等方面扮演著越來越重要的角色。檔案揭開了神秘的面紗，開始出現在大眾的視野中，人們從檔案中了解歷史真相的需求也日益高漲。2014年，《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（以下簡稱《意見》）成為檔案發展新時代到來的標志?！兑庖姟愤M一步強調了建立健全檔案利用體系的重要性，提出要加快數字化檔案進程，加大檔案的開放與共享力度，創新服務體系，完善利用形式。高校檔案工作要把握有利時機，思考新問題，開創新局面，正確認識檔案利用與安全、保密和信息公開的關系。

二、依法治檔是新形勢下高校檔案工作發展的關鍵

在挑戰與機遇并存的新形勢下，反思舊問題、正視新問題，才能促進新發展。依法治國新時代的到來不僅開創了社會發展的新局面，同時也是做好高校檔案工作的“尚方寶劍”。依法治檔要從法制建設入手，完善法制體系、監督體系，真正實現有法可依、有法必依、執法必嚴。依法治檔的實現，可以在一定程度上打破檔案工作束手無策的局面，為工作實務提供方向與政策支持，是新形勢下高校檔案工作發展的關鍵。

（一）要加快高校檔案法規體系的構建,實現有法可依

國家檔案法規體系的核心是《中華人民共和國檔案法》，由符合立法規定的若干有關檔案工作的法律、行政法規、地方性法規和規章所構成的相互聯系、相互協調的統一體。分為檔案法律、檔案行政法規、地方性檔案法規、檔案規章四個層次[1]。在國家檔案法規體系中，除普遍適用的法規外，針對高校檔案工作的法規、行業標準并不多。因此，要在現有檔案法規的基礎上，構建高校檔案法規體系，形成以國家檔案法為綱領，以地方性檔案法規為參考，以高校檔案制度為核心，以高校檔案行業標準為指導的完整的檔案法規體系。體系建立的關鍵在于檔案法規的立改廢。在法規的制定上，國家宏觀層面要進一步加大高校檔案立法覆蓋面，出臺多層次、多角度的檔案法規。依照《國家檔案法規體系方案》，研究需調研論證以及由規范性文件上升為法規、規章的立法項目，廢止一批不再適用的過時的法規。要以國家立法精神為引領，把握工作的脈搏，完善制度建設。橫向可以遵循檔案類目的劃分依據，縱向可以覆蓋檔案管理過程的各個環節。根據工作實際，制定適用于學校檔案工作實務的行業標準，對檔案發展面臨的問題進行針對性立法，比如制定檔案信息公開法規，與時俱進的保密、服務與利用制度以及獎懲體制等，同時廢止不合時宜的舊制度、舊規定，從而完成高校檔案法規體系的構建。

（二）要加大對檔案法規的貫徹實施力度，做到有法必依

在國家宏觀層面的檔案法規等綱領性文件的指導下，經過多年工作經驗的積累，大多數高校已經形成了具有本校特色的檔案規章制度。對現有檔案法規的貫徹落實可以解決大多數檔案工作中存在的問題，但僅僅做到貫徹落實，也是非常困難的。其原因主要有以下幾方面：

（1）學校領導層對檔案工作缺乏重視，使檔案工作缺乏自上而下的保駕護航，這其中有辦學理念的原因，也有檔案工作影響力不突出的原因。

（2）存在對檔案法規不熟悉、不學習的情況，只掌握與日常工作關系密切的內容，缺乏對新形勢下檔案法規的認知意識。

（3）對部分法規不貫徹、不落實。比如《辦法》中已經對“獎勵與處罰”做了明確規定，但通過調研發現，目前大多數高校均未制定結合本校檔案工作實際的獎懲制度，使獎懲法規流于形式。

（4）貫徹落實有難度。在全國范圍內，高校一度因建設新校區背負了巨大的資金壓力，在資金有限的情況下，非核心的檔案工作自然在人力、物力、財力的分配上處于劣勢。要加大對檔案法規的貫徹力度，最根本的解決途徑是提高檔案意識，其中最關鍵的是提高學校管理層的檔案意識，這是高校檔案工作發展的有力保障。要實現這一點，首先要提高第一線人員的專業水平，改變“大雜燴”的現狀，引進專業檔案人才，使他們成為高校檔案工作的中堅力量，尋求檔案工作突破口，變被動為主動服務，對學校行政與教學進行有效輔助。

（三）建立行之有效的獎懲機制，堅持執法必嚴

有法可依是前提，有法必依是根本，執法必嚴是保障。法規的制定與貫徹落實僅靠提高檔案意識是不夠的，必須輔之以行之有效的獎懲措施。獎勵是工作動力的源泉，懲處是工作規范的保障，賞罰分明才能樹立威信，形成合力，為繼續前行掃清障礙。檔案工作要進行績效考核，制定一套詳細、規范、量化的考核制度，可以與學?？冃Э己?、先進評選掛鉤進行年度測評，也可以爭取學校政策、資金支持，設立單獨的檔案工作考核途徑。其中，獎懲的內容可以參考以下方面：

（1）對檔案科研進行考核獎勵，鼓勵檔案工作者開展學術研究與討論，發表科研論文與成果；

（2）對檔案工作量進行評估與獎懲，獎勵按時按量或超額完成工作或成績顯著人員，反之進行處罰；

（3）設立專項獎勵，比如在檔案保密、服務與利用、信息化建設方面有突出貢獻的人員；

（4）對工作中存在重大過失，或對檔案造成不可修復損害或遺失的行為進行處罰；

（5）對泄露國家秘密等涉密檔案信息以及其他違反檔案法規的行為進行處罰。

作者：李莎 單位：山東藝術學院