電子技術(shù)檔案管理論文
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由上述可知，電子技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮著十分重要的作用，對于檔案管理工作中效率、信息應用等多個方面的工作都達到了以往不能想象的工作效率。所以，在今后的檔案管理工作中，不斷的加強對電子檔案管理工作的重視，同時引入并且建立嶄新的網(wǎng)絡電子檔案信息系統(tǒng)，加強電子技術(shù)在檔案管理工作中的應用時十分有必要的。筆者在此對如何加強電子技術(shù)在檔案管理中應用的策略進行了一定的分析，希望能夠為檔案管理領域更好的發(fā)展而獻計獻策。
1.1完善檔案信息庫建設
檔案信息的計算機網(wǎng)絡應用應該進一步完善檔案信息庫，保障檔案信息的有效管理和充分使用。檔案信息庫作為信息資源的載體應該進一步完善，針對當前檔案信息使用不當?shù)膯栴}應該對不同的信息進行合理的歸類，確保檔案信息的有效提取。檔案信息庫的建設中還應該包括合理的維護工作，檔案信息庫中的信息由于使用頻繁往往會出現(xiàn)一些問題，因此加強檔案信息庫的維護工作十分必要。檔案管理部門應該充分重視和完善檔案信息庫的維護工作，定期對檔案信息進行更新和檢查，確保檔案信息的完整性。檔案信息庫的建設應該始終將如何實現(xiàn)檔案信息的有效服務作為出發(fā)點，將如何實現(xiàn)檔案信息的最大化利用列入信息庫建設的考慮因素，保障信息庫建設能夠充分發(fā)揮其作用，提高檔案信息的有效利用。
1.2要明確案卷概念和明確組卷規(guī)則
過去，案卷有文件“組合體”和“保管單位”的雙重屬性，但在多媒體時代是行不通的。一張光盤可以存貯數(shù)百乃至上千個電子案卷，一個案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，要肯定電子案卷特殊的存在形式。案卷是全宗內(nèi)檔案分類的產(chǎn)物，但過去組卷要兼顧文件的聯(lián)系和案卷的厚度；因此，應該建立更加科學、嚴謹、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎和依據(jù)。目前，職能管理在機關(guān)工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實記錄，應該反映這種情況。同時，文書立卷也是機關(guān)工作的組成部分，應該與之融為一體。
1.3運用先進科學技術(shù)，應用計算機輔助立卷
無淪是電子文件歸檔，還是完成紙質(zhì)文件的立卷工作，都需要一個好的文、檔一體化管理系統(tǒng)。一方面，電子案卷的建立是人工不可能實現(xiàn)的；另一方面，要利用計算機替代手工操作，提高立卷工作的質(zhì)量和效率。例如，利用文書登記的目錄組卷并進行電子文件的自動歸檔，提供可選擇的全宗名稱、年度、機構(gòu)、職能和保管期限表等著錄項數(shù)據(jù)，復制生成可修改的案卷題名，進行案卷和卷內(nèi)文件以及特殊載體檔案的排序并生成檔號，進行各種立卷統(tǒng)計，打印各種目錄、封皮、統(tǒng)計表和交接文據(jù)等?？梢姍n案信息化服務與管理水平將隨著信息化時代的快速發(fā)展而不斷提高。
1.4提高檔案管理工作人員的計算機技術(shù)水平
檔案信息管理人員的計算機網(wǎng)絡技術(shù)水平還有待于進一步提高，能夠更好地為檔案管理工作服務。一方面需要加強檔案信息管理人員的計算機網(wǎng)絡技術(shù)培訓工作。計算機網(wǎng)絡技術(shù)的應用有效地提高了檔案信息管理的工作效率，有助于提高檔案管理工作的水平。在檔案管理工作人員的計算機網(wǎng)絡培訓中需要進行計算機網(wǎng)絡技術(shù)知識的講解和實踐操作，確保工作人員能夠熟練掌握計算機網(wǎng)絡技術(shù)，提高檔案工作效率。
2.結(jié)語
綜上所述，檔案管理工作中電子技術(shù)對于檔案管理領域的發(fā)展有著不可忽視的重要作用。然而，電子技術(shù)是一項比較復雜的技術(shù)，同時電子技術(shù)與檔案管理的有效結(jié)合也是一個比較困難的工作，再加之我國檔案管理領域?qū)τ陔娮蛹夹g(shù)作用以及應用的研究并沒有達到一定的深度，因而不利于電子技術(shù)的應用發(fā)展。所以，在今后的檔案管理領域，要加強對電子技術(shù)的重視和研究，并且要從電子技術(shù)的多個方面，從檔案管理的多個角度進行分析，從而研究出更好、更有利于電子技術(shù)發(fā)揮其效用的方法和措施，促進檔案管理領域在更大幅度上的發(fā)展和進進步。
作者：王艷秋 單位：肇州縣信息中心
