建筑施工企業(yè)檔案管理分析

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1建筑施工企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

1.1建筑施工企業(yè)檔案資料數(shù)量較多，檔案意識淡薄

隨著建筑施工工程項目資料數(shù)量的不斷增多,建筑施工企業(yè)的質(zhì)量狀況不佳現(xiàn)象也十分突出。一般建筑施工企業(yè)的工程檔案應(yīng)當(dāng)包括準(zhǔn)備階段建筑施工文件資料的整理工作，施工過程中有關(guān)工程文件資料的審核工作，項目竣工驗收階段文件資料的遞交工作。通過目前建筑工程資料的相關(guān)數(shù)據(jù)表明，建筑企業(yè)檔案接收的范圍和內(nèi)容在隨著建筑業(yè)的蓬勃發(fā)展不斷擴(kuò)大，但是建筑施工企業(yè)往往不注重檔案的鑒定工作,忽視建筑檔案的歸檔范圍,容易導(dǎo)致一些具有保存價值的工程資料的遺失和一些無價值檔案混入檔案的管理中,導(dǎo)致一些有歸檔價值的工程竣工驗收、工程結(jié)語和工程結(jié)算等重要資料歸檔不全,阻礙了建筑施工檔案的有效利用和優(yōu)化管理。施工人員檔案意識的淡薄也容易導(dǎo)致建筑施工的質(zhì)量問題無法得到有效保障,使得檔案的收集整理工作錯過了最佳時機(jī),這給建筑工程檔案資料的歸檔問題造成了不可彌補(bǔ)的缺憾。

1.2建筑施工單位的檔案資料缺乏真實性和有效性

絕大多數(shù)建筑施工單位在形成檔案資料的過程中常常因為檔案保管當(dāng)導(dǎo)致檔案資料不慎丟失或者因制作份數(shù)不夠?qū)е略谝平唤ㄖ⒐の募r經(jīng)常用復(fù)印件代替。還有的會因為建筑項目負(fù)責(zé)人不在施工現(xiàn)場導(dǎo)致一些重要的審批文件和竣工圖章的簽字工作不完善，施工單位工作人員隨意代簽的現(xiàn)象極為普遍,造成建筑工程檔案資料的真實性和法律效力的降低，不利于順利進(jìn)行建筑施工企業(yè)管理工作的開展。

1.3建筑施工單位對企業(yè)資料重視不夠,歸檔不及時

傳統(tǒng)的建筑施工檔案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)現(xiàn)代化建筑企業(yè)的發(fā)展要求，建筑施工單位對企業(yè)資料的重視不夠,使得企業(yè)檔案歸檔十分不及時。由于整理資料是件苦差事,因而管理人員不愿意去認(rèn)真細(xì)干，以至于在建筑工程的收尾階段,絕大多數(shù)技術(shù)人員往往撤離到了新的工作崗位。建筑施工單位的一般項目部往往缺少專職的檔案管理人員,使得建筑企業(yè)資料往往分散于各個崗位人員手中,建筑工程后期人員的陸續(xù)撤離使得施工單位留下的人員不熟悉建筑施工企業(yè)的檔案資料,使得檔案資料的簽字手續(xù)極不完備,監(jiān)理人員或者施工單位往往不重視親筆簽字活動,拖延了建筑施工單位檔案資料的整理時間,造成了建筑施工檔案的遺失和檔案的損壞,進(jìn)而影響了工程檔案歸檔的及時性。

2完善建筑施工企業(yè)檔案管理工作的對策探究

2.1完善檔案管理人員的責(zé)任機(jī)制

國家相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)向建筑施工項目的管理人員大力宣傳《中華人民共和國城市規(guī)劃法》、《中華人民共和國檔案法》，使得施工項目管理人員能夠熟悉和掌握《建設(shè)工程檔案管理條例》和《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等法規(guī)文件。項目管理人員還應(yīng)當(dāng)明確檔案管理人員的職責(zé),增強(qiáng)建筑工程檔案管理人員的法律意識和檔案管理意識,完善檔案管理制度和建筑工程標(biāo)準(zhǔn),尤其要貫徹工程檔案管理工作的落實，實現(xiàn)納入工程施工程序計劃管理、有關(guān)人員的崗位職責(zé)和工程項目竣工文件的收集、整理、歸檔、移交的三納入制度和布置施工任務(wù)、編制工程檔案和工程施工進(jìn)展的三同步制度,確保項目施工過程中檔案文件的積累、整理、歸檔工作職責(zé)明晰，有法可依,有章可循。

2.2確保工程檔案資料的真實性和有效性

為了確保建筑工程形成文件材料的真實性和準(zhǔn)確性,項目管理人員在建筑項目施工過程中,應(yīng)當(dāng)依照相關(guān)法律規(guī)定明確工作人員的法律責(zé)任,由項目責(zé)任人員負(fù)責(zé)簽字工作,絕不允許代簽問題的出現(xiàn)。對于確實因為特殊原因不能進(jìn)行親筆簽字的,項目責(zé)任人員需要出具委托授權(quán)書,保證授權(quán)委托書與同竣工文件歸檔保存的一致性。在形成建筑施工檔案的過程中,應(yīng)當(dāng)防止數(shù)據(jù)或者文字表達(dá)錯誤的出現(xiàn),一旦發(fā)現(xiàn)問題，責(zé)任人應(yīng)當(dāng)立即修改，保證檔案資料的真實性和合法性。在建筑項目實施過程中,項目管理人員應(yīng)當(dāng)將檔案工作融入工程建設(shè)的全過程,積極開展自查工作,進(jìn)行工地的文明考核，跟蹤調(diào)查工程檔案資料的形成和進(jìn)展情況,限期整改檢查出的檔案管理問題。同時還要注意做好建筑單位文件材料的歸檔工作，對不同的建筑工程項目進(jìn)行系統(tǒng)性的整理工作,提升檔案管理的法律效力和真實性。

2.3增強(qiáng)檔案意識，確定施工企業(yè)工程檔案適當(dāng)?shù)臍w檔范圍

建筑施工企業(yè)工程檔案的歸檔范圍應(yīng)當(dāng)包括:在工程準(zhǔn)備階段的檔案文件材料的整理工作，主要有建筑工程開工審批表的填寫工作，建設(shè)單位和設(shè)計單位的施工圖紙的審核工作，建筑工程的規(guī)劃許可證的申請工作等，做好施工圖紙的會審工作和技術(shù)交底工作；在施工過程中，還應(yīng)當(dāng)做好施工文件材料的整理工作,制定好原材料匯總表，施工設(shè)計變更圖的修改和完善，建設(shè)單位與施工單位檢驗報告的工程定位測量記錄、工程洽商記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄和隱蔽工程驗收記錄等；在建設(shè)項目竣工驗收階段，還應(yīng)當(dāng)正確移交竣工驗收報告、詳細(xì)的竣工圖和竣工驗收證書等。項目管理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照歸檔范圍做好工程檔案的收集整理工作,明確建筑施工企業(yè)工程材料的歸檔范圍,進(jìn)而保證建筑施工工程檔案的完整性和科學(xué)合理性,實現(xiàn)建筑施工檔案的優(yōu)化管理。

3結(jié)語

綜上所述，隨著檔案信息化管理在建筑施工企業(yè)中的廣泛應(yīng)用，建筑施工企業(yè)的檔案內(nèi)容也在不斷增多，檔案整理工作流程的日趨復(fù)雜使得工程行業(yè)與檔案部門面臨的難題也在增多，因而推廣運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)對采集、加工和適用企業(yè)信息具有十分重要的現(xiàn)實意義。項目管理人員應(yīng)當(dāng)推廣運用信息化方法進(jìn)行建筑施工行業(yè)的檔案管理工作，簡化編制流程，實現(xiàn)建筑企業(yè)施工檔案的高效管理。

作者：王殿英 單位：中國二冶集團(tuán)