信息時(shí)代檔案管理論文
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1.1信息時(shí)代檔案管理的定義
。信息時(shí)代的檔案管理有別于傳統(tǒng)的檔案管理工作，其主要以現(xiàn)代的信息技術(shù)為依托，借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案進(jìn)行管理。常見的檔案管理方式包括，電子檔案的錄入、檔案信息的采集、檔案信息的查詢、檔案信息的共享等等。這種管理方式，使得管理的對(duì)象從傳統(tǒng)的實(shí)體檔案，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并應(yīng)用現(xiàn)代先進(jìn)的管理軟件進(jìn)行管理，形成明晰的檔案分類。同時(shí)，快速的查閱方式也讓檔案信息發(fā)揮出了更多的作用，避免因檔案查詢困難而造成檔案資源的浪費(fèi)。
1.2信息時(shí)代檔案管理的特點(diǎn)。
信息化檔案管理是檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，其迎合了單位內(nèi)部工作的實(shí)際需要，與傳統(tǒng)檔案管理相比較，其具有著以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：首先，各單位實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化所依照的規(guī)章制度，法律法規(guī)趨于統(tǒng)一，制定這些規(guī)章制度、法律法規(guī)的是具有專項(xiàng)權(quán)力的行政部門。其次，虛擬檔案是檔案管理信息化的標(biāo)志，通過信息化的管理，檔案的形式由實(shí)體檔案轉(zhuǎn)化為了電子檔案并可以通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)達(dá)到高速的共享，使得檔案管理工作更加的具有時(shí)效性和便利性，為整個(gè)單位的信息化發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。最后，檔案管理信息化應(yīng)用了大量的現(xiàn)代科技，在信息技術(shù)的支持下促進(jìn)了檔案管理的自動(dòng)化，顛覆了檔案管理工作的傳統(tǒng)模式。
2.信息時(shí)代檔案管理工作存在的問題
2.1管理理念陳舊，缺乏服務(wù)意識(shí)。
目前我國(guó)檔案管理信息化雖然取得了一定的成績(jī)，并已經(jīng)開始在全國(guó)范圍內(nèi)進(jìn)行普及，但是在實(shí)際應(yīng)用的過程中，仍舊存在著一些突出的缺點(diǎn)與弊端，嚴(yán)重影響著我國(guó)檔案管理信息化的進(jìn)程。其中最首要的問題就是檔案管理工作受到傳統(tǒng)檔案管理工作的影響，在思想觀念上帶有著一定的陳舊性，難以接受新的管理方式，無法借助現(xiàn)代信息科技對(duì)檔案作用充分的發(fā)揮。同時(shí)，缺乏服務(wù)意識(shí)也是檔案管理工作面臨的主要問題之一，因?yàn)榉?wù)方面的缺失，也使得檔案管理工作難以邁向一個(gè)新的階段。
2.2檔案編輯落后，檢索工作困難。
我國(guó)在檔案管理信息化方面還有待進(jìn)步，在進(jìn)行檔案管理的過程中部分單位及部門仍以實(shí)體檔案為主，這就造成檔案管理工作量的增加，工作人員需要耗費(fèi)大量的時(shí)間在檔案的編輯方面，并且隨著實(shí)體檔案數(shù)量的不斷增加，也給檔案的歸檔、分類增加了難度。除此之外，實(shí)體檔案的利用率并不高，由于其在檢索方面存在困難，因此實(shí)體檔案主要以收藏為主，而忽視了檔案資源的發(fā)掘與應(yīng)用。
2.3缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，信息管理遲緩。
檔案管理工作普遍存在于政府企業(yè)之中，由于不同單位在工作內(nèi)容、經(jīng)濟(jì)條件等方面都存在差異性，因此檔案管理工作也會(huì)呈現(xiàn)出一些個(gè)性化的發(fā)展，因此影響了檔案管理工作的統(tǒng)一規(guī)劃，不利于檔案管理工作的規(guī)范化。同時(shí)，系統(tǒng)設(shè)計(jì)上的不足，信息化程度偏低，也使得信息管理出現(xiàn)遲緩，不利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。
3.信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新
3.1改變管理思想，豐富服務(wù)內(nèi)容。
檔案管理的信息化發(fā)展，需要在思想層面進(jìn)行徹底的改變，認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)檔案管理的不足，并積極的對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，注重對(duì)檔案信息資源的挖掘，使其不再是單位內(nèi)部的閑置資源。同時(shí)，從事檔案管理的工作人員也應(yīng)樹立新的工作意識(shí)，積極的豐富服務(wù)內(nèi)容，提升檔案管理工作的質(zhì)量。
3.2依靠網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，強(qiáng)化信息管理。
檔案管理信息化最突出的特點(diǎn)是對(duì)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，因此信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的過程中，有關(guān)工作人員應(yīng)充分的依靠網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立起電子檔案管理系統(tǒng)。并改變傳統(tǒng)檔案的編輯方式，通過計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入，提高檔案編輯的效率。同時(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的支持下，電子檔案信息還可以實(shí)現(xiàn)在單位內(nèi)部的共享，單位內(nèi)部工作人員僅需登錄部門網(wǎng)頁進(jìn)行身份驗(yàn)證即可查閱檔案信息，提升了檔案查閱的速度。除此之外，隨著信息化管理程度的不斷加深，智能檔案管理、自動(dòng)化檔案管理已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的新方向，通過系統(tǒng)自動(dòng)處理檔案資料，完成檔案編輯，有效的提升了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，節(jié)省了人力方面的投入。
3.3搞好信息錄入，做好數(shù)據(jù)管理。
信息的錄入以及數(shù)據(jù)的管理等都與信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)密不可分，因此要想做好上述工作就需要進(jìn)行檔案管理工作的過程中加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，制定出詳細(xì)的建設(shè)方案，按部就班的對(duì)信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行完善。為了使得信息數(shù)據(jù)庫的作用更好的得到發(fā)揮，管理人員還應(yīng)加大科技方面的投入，并適當(dāng)?shù)呢S富信息數(shù)據(jù)庫的功能，使其可以配合管理工作，彌補(bǔ)檔案管理中的不足。例如，數(shù)據(jù)庫與目錄庫相結(jié)合等。
4.結(jié)束語
綜上所述，傳統(tǒng)檔案管理工作以人力為主，并主要針對(duì)實(shí)體的檔案進(jìn)行管理，在很多方面都存在著明顯的缺點(diǎn)與不足，不利于檔案的歸類與查詢。在信息時(shí)代不斷發(fā)展的影響下，傳統(tǒng)檔案管理越來越難以滿足單位內(nèi)部工作的需要，因此急需檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，結(jié)合信息時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。
作者：張彥 單位：福建省食品藥品質(zhì)量檢驗(yàn)研究院