高校信息資源檔案管理論文

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一、社會對高校檔案信息資源的共享需求

檔案信息資源共享是高校檔案館（室）適應社會需求、提高檔案信息服務水平、構建開放式高校檔案館（室）的必然選擇。從目前的情況看，社會對高校檔案信息資源的共享需求主要體現在以下幾個方面。

1.對高校校史、校情了解和研究的需求

高校檔案是歷史的真實記錄，收藏著高校不同歷史時期發生的重大事件、重要活動、重大工程、重要組織等文獻資料，以文字、圖片、影像、實物等形式展現著學校的成長、發展歷史，富含著一所高校的記憶元素，構成了高校在特定歷史條件下的真實場景。無論是專業人士對校史的研究，還是社會各界對校史、校情的了解，都離不開對高校檔案的查閱，自然離不開對高校檔案信息資源的共享。

2.高校相關資料甄別鑒定、查證咨詢的需求

對高校相關資料進行甄別鑒定、回復查證咨詢是檔案管理部門的重要工作內容。有了檔案信息資源共享，社會用人單位可以通過網絡平臺核實畢業學生的學籍、學歷、學位、在校成績與獲獎等資料的真偽，了解欲聘用人員的真實學業水平，辦理證實材料。在校生、畢業生因考研、出國、找工作需學校提供學習成績、學歷學位等證明材料，也可以在檔案信息資源共享的條件下，先自我查詢，從而順利辦理。

3.高校科研成果轉化和科研合作的需求

高校既是傳播科學知識的殿堂，也是科學研究的基地，每年都會產生大量的科研成果，并以科技檔案的形式記錄備案。通過檔案信息資源共享，社會生產企業能夠及時發現所需要的科研成果，促進了高校科研成果有效轉化為生產力。同時，企業為了開發新產品、提高勞動生產率，也需要通過檔案信息資源共享了解高校的科研優勢，與高校展開科研合作，實現企業與高校的互惠共贏。

4.高校宣傳推介、擴大社會影響的需求

宣傳推介、擴大社會影響是高校發展進程中不可或缺的經營舉措。在信息時代，越來越多的人通過網絡了解社會、認識社會。高校必須立足這一現實，通過檔案信息資源共享展示本校的光輝歷史、優美環境、特色文化、教學科研實力和成果，讓社會全面地掌握學校的各方面信息，吸引更多的優秀學子，獲得更多的社會支持。

二、目前高校檔案信息共享的制約因素

高校檔案信息資源共享是現代信息技術與現代管理體制的融合。目前，一些制約著高校檔案信息共享的客觀因素不能不引起我們的高度注意。

1.傳統檔案管理意識的束縛

長期以來，高校檔案管理處于一個相對封閉的狀態，傳統的檔案管理理念根深蒂固，具體表現在：①對檔案資料重保管、輕利用，缺乏以用戶為中心、以利用為靈魂的現代檔案管理意識。②工作視野狹小，局限于檔案館（室）的小天地，對社會經濟發展的巨大變化關注不夠。③坐等用戶上門咨詢查閱檔案，少有對外服務的主動性。落后的管理意識制約著高校檔案服務功能的有效發揮，造成了檔案信息資源的巨大浪費。

2.高校檔案信息資源不完備

高校檔案信息資源共享需要有完備的檔案信息資源做支撐。由于歷史的原因，高校檔案管理體系呈現一種隨意、松散的狀態，管理部門職責分工不明，管理失范。比如：學生在校學習成績或學歷證明資料，有的學校是在檔案館（室）存檔，有的學校是教務處存檔。這就造成了檔案信息資源的靈散化、條塊化，用戶難以在一個部門查詢到所需的全部信息，影響了高校檔案信息資源的社會共享。

3.檔案的數字化水平不高

受客觀條件的限制，高校檔案信息載體比較單一，以不易保存、不易查詢、不易傳遞的紙質文檔為主，能夠提供海量存儲、便于網上傳輸和查詢的數字光盤、微縮膠片、錄音磁帶、移動硬盤等先進信息載體檔案所占比例較低，難以構建起檔案信息資源共享需要的網絡信息化平臺。雖然一些高校檔案館（室）建立了自己的網站，但缺乏對現有檔案資源的開發與整合，內容不夠豐富，數據存量少，制作粗糙。

4.檔案管理人員信息化知識欠缺

高校檔案管理人員大都畢業于檔案管理專業，對于檔案的形成、收集、整理程序以及檔案的歸檔范圍、保存期限，檔案分類編號、保密文件收發、存檔、銷毀等各個工作環節嫻熟于心，但對于數字檔案的開發、計算機程序的維護、數據庫信息導航等信息化知識相對欠缺。直接導致了高校檔案信息資源共享系統完善和運行中出現的問題不能得到及時、有效的處理，從而影響了高校檔案信息資源共享的進程和質量。

三、基于信息資源共享的高校檔案管理模式改革創新策略

高校檔案信息資源共享是現代信息技術條件下的系統工程，是踐行“檔案信息服務于社會”理念的有效途徑。我們要以改革和創新為主旨，潛心探索有效策略，構建起信息資源共享條件下高校檔案管理新模式。

1.轉變傳統意識，樹立信息資源共享服務理念。思想與觀念引導著行動的方向，徹底轉變傳統意識，樹立信息資源共享服務理念是構建與檔案信息資源共享相適應的高校檔案管理模式的決定性要素。首先，高校檔案管理工作者要認真學習現代檔案管理理論，明確新的歷史條件下高校檔案資源的含義和作用，將信息共享理論與檔案信息特殊性有機結合起來。第二，要關注社會發展對檔案信息的需求，改變檔案館在公眾中的封閉形象，主動為社會各領域和普通民眾提供全方位的高校檔案信息服務。第三，要健全規章制度，簡化高校檔案查閱、咨詢程序，以熱情的態度、靈活的方式、規范的操作營造高校檔案信息資源共享服務軟環境。

2.加強高校檔案信息資源建設，夯實資源共享的物質基礎

巧婦難為無米之炊，高校檔案信息資源共享離不開豐富、真實、全面的檔案數據資源。因此，加強高校檔案信息資源建設，夯實資源共享的物質基礎變顯得尤為必要。①做好檔案信息資源建設的總體規劃，協調校內外檔案信息的采集工作，保證信息資源配置的最優化和信息管理的最佳化。②把好檔案采集關，既要擴大檔案信息采集范圍，實現檔案信息的完整、全面，又要注意對檔案信息的核實與甄別，保證其真實性和客觀性。③定期通過不同渠道開展社會對高校檔案資源服務需求的調研，根據調研結果有針對、有重點地征集、開發專題特色檔案。如：以高校科研項目應用者為服務對象，建立高校科研成果專題檔案信息卷宗，架設高校科研成果轉化和科研項目合作的直通橋。

3.提高檔案信息數字化水平，創設檔案信息網絡共享平臺

實現高校檔案資源共享最緊迫的任務是高校檔案資源的數字化、網絡化和智能化，其中檔案資源的數字化是關鍵與核心。高校檔案管理部門要依據《檔案法》有關規定，在做好紙質檔案資料征集、歸類、建檔、保護的同時，及時采用電子計算機、掃描儀等數碼技術手段對正在采集、整理存檔的檔案資料進行數字化處理，有計劃、有步驟地將以往存檔的歷史檔案資料轉化為數字文件，編制出電子版的全宗目錄、分類目錄和目錄索引。在數字化檔案資料管理中，要按著《高等學校檔案管理辦法》、《磁性載體檔案管理與保護規范》和《CAD電子文件管理》等國家標準規范，實現高校檔案資源的自動編目、自動統計和自動檢索。在此基礎上，創設高校檔案信息網絡共享平臺，以關聯和鏈接的方式，構建不同高校間的檔案資源共享系統，提高檔案信息共享的自動化程度，推動高校檔案資源的社會共享。

4.加強檔案人才隊伍建設，提升檔案管理隊伍整體素質

高校檔案管理人員的信息技術水平，直接影響著檔案信息資源的開發與共享。高校要加強檔案人才隊伍建設，使檔案管理人員的知識結構、專業結構和年齡結構得到不斷的優化。通過學習與培訓，培養一大批既有檔案專業知識、有掌握現代信息技術的復合型檔案信息資源管理人才，有效克服高校檔案資源共享的技術障礙。要把檔案管理工作人員的信息技術學習和創新能力提高與獎懲機制有機融合，激勵每個高校檔案管理人員都能擅長檔案（特別是數字檔案）的編研、開發和推廣工作，以檔案管理隊伍整體素質的提升促進高校檔案資源的高度共享和增值服務。

四、總結

在社會日益開放的今天，檔案信息資源共享已成為高校檔案信息資源建設的必然趨勢。只有強化信息資源共享，才能使高校檔案信息資源發揮出服務學校教學、科研與行政管理和向社會開展全方位檔案信息服務的雙重功效，讓高校檔案信息資源的潛在價值得到超值的體現。

作者：王林娜 單位：河北廣播電視大學