前言:想要寫出一篇引人入勝的文章?我們特意為您整理了工程技術檔案管理論文范文,希望能給你帶來靈感和參考,敬請閱讀。
一、工程技術檔案與工程項目管理
(一)交通施工企業工程技術檔案管理的現狀
交通工程行業的內業資料,最直接地反映工程質量控制過程,是工程項目竣工驗收、投入通車運營的重要依據。然而在實際的工程項目管理中,很多工程建設單位的內業工作通常被人們忽視,被認為是簡單的資料整理工作,工程資料收集工作相當不規范,以至于資料無法真實反映工程的施工情況,在工程交付使用后出現質量問題而無法追溯。在執行檔案管理規范方面,也是問題眾多,標準化程度較低。對于一項工程而言,不僅它的使用功能必須安全可靠,它的技術資料也應真實完整、可追溯。內業資料工作規范化程度較低的原因主要是項目部愿意從事該項工作的人很少,一些項目部管理層對資料員的重視程度遠不如施工現場的技術人員。并且在施工過程中如果沒有檢查,資料員的工作更容易被遺忘,各類文件資料胡亂堆積,檢查組到來前項目部才慌亂起來,加班加點疲于應付。如果檢查不合格,內業資料員往往會被推到“風口浪尖”追究責任,在這種情況下很多人都把內業資料工作當成燙手山芋。有些單位雖然重視資料工作,但功夫沒有花在平時,突擊造假瞎胡編情況嚴重,給人一種任何人都可以“編”好資料的錯覺。這樣一來,很多專業技術人員都更不愿意從事內業資料員工作,資料的內在質量與真實性可想而知。
(二)工程技術檔案管理與工程項目管理的關系
工程技術檔案具有指導、記錄和追溯“外業”的作用,它直接反映著工程項目管理能力與水平。因而,科學規范的工程技術檔案,不僅決定著交通工程項目可以順利進行竣工驗收,更是作為一個“窗口”體現了一個施工單位在一段時期內工程的質量控制與項目管理水平。工程技術檔案的特點:一是體現工程實體質量狀況、項目過程管理與控制情況;二是監督項目對建設工程法律、法規、標準、規范,特別是強制性標準的執行情況;三是對建設工程進行檢查、維修、管理、改擴建的重要依據;四是提供并積累了建設工程全過程重要的信息資源;五是對劃分質量責任,提供直接、真實、確鑿的法律依據;六是通過對資料或數據的統計、分析、計算等,及時發現、解決并處理問題。
(三)工程技術檔案是工程項目管理的“明鑒”
1.作為質量通病的重要突破口與著眼點從工程技術檔案中,可以追溯到工程項目從材料試驗、施工檢測等每一個施工過程控制的重要環節與關鍵點,是對工程進行改建和擴建,實施檢查、維護、管理、投入使用的可靠依據。在大容量的基礎信息庫中,通過分析、比對極易發現質量通病的蛛絲馬跡,癥結與部位查清楚了,“對癥下藥”就不是難事,更重要的是可以總結經驗在同類工程項目施工中引以為鑒。
2.作為獲取經驗、實施創新的重要渠道與捷徑工程技術檔案是工程建設單位寶貴的無形資產,科技檔案庫房里蘊藏著大量的原始施工數據,就像是一部翔實、豐富的教科書,生動地記載著工程項目竣工驗收和質量保證的每一篇章,是從事工程項目管理和工程專業技術人員特別是新從事交通工程行業的人員快速進入角色、體驗工程項目施工全過程控制的最佳渠道,可以為專業技術人員提供想了解和必須了解、與項目有關的最直接、最真實的信息。
二、發揮工程技術檔案對工程項目管理
促進作用的具體作法交通工程單位應“內”修品質、“外”強效果,充分發揮工程技術檔案對工程項目管理的促進作用,負責任地把質量過硬的工程項目投入到社會使用中。
(一)強化崗位責任,增強交通施工單位全員的檔案意識與“使命感”
在工程項目部,必須明確內業資料人員的職能分工,具體包括:檔案收集、工程驗收、統計管理、管理工作等。其中,檔案收集的內容是:一負責工程項目施工圖紙的接收、清點、登記、發放、歸檔和管理;二收集整理施工過程中形成的所有工程技術變更、洽商記錄、重要會議紀要等資料。參加分部分項工程驗收,具體內容為:一負責備案資料的填寫、會簽、整理、報送和歸檔。二確保施工資料編制和整理齊全完整,與工程進度同步。三指導工程技術人員對設備進場開箱的隨機材料,施工組織設計及施工方案、技術交底記錄、圖紙會審記錄、設計變更通知單、工程洽商記錄等技術資料分類保管,并按規定向本單位檔案部門移交。四工程竣工驗收合格后,負責將文件資料、經過規范化整理及驗收的工程竣工資料移交公司檔案部門,填寫“歸檔文件材料交接表”,建立移交目錄并簽字確認。五按照規定向工程項目業主單位、當地城建檔案館或流域機構等部門移交檔案。
(二)提升資料員的“身份”認同感、自覺增強
做好內業資料的意識與能力在建筑安裝單位,內業資料人員似乎游離于工程建設行業“五大員”之外,待遇和受重視感遠不如施工員、質檢員、安全員、材料員。“存在感”和“價值感”的嚴重缺失,造成了交通施工項目管理人員中內業資料員后備乏力且素質不高。近年來,在國家建筑行業的制度約束下,內業人員的尷尬“地位”有所改觀,如:工程施工單位在進行QEHC(國際質量、環境、職業健康安全)體系認證過程中,內審員的培訓就是專門針對內業資料(質量記錄)的收集與整理工作;在建筑行業的權威考試——國家一級、二級建造師執業資格考試教材中,關于檔案管理都有專門章節進行論述;在建筑施工行業廣泛開展的創建省級“文明工地”、“平安工地”,建“綠色工程”等工作必須“內外”兼修,工程實體與檔案資料一樣都不能含糊。因而,在規范化管理要求越來越高的工程施工行業,能力強、負責任的內業資料人員越來越受到項目管理者的青睞,并成為項目部重點培養的專業技術后備力量。作為內業資料員,應注重調整自身的職業和價值定位,主動提升自身知識水平與能力結構,善于從“內業資料”這一無聲資源、無形寶藏中汲取養分,增長知識與經驗,其收獲可能遠比其他“四大員”直接取得的“經濟效益”要大得多、長遠得多。
(三)提前“取經”、強化收集,確保建設資料
全掌握在工程項目開工前,在掌握國家交通部、住建部對工程技術檔案的相關要求的基礎上,認真研讀業主“投標須知”、《建設工程施工合同》等“個性化”文件,提前做到心中有數。有明文規定的做到“規定動作”不走樣,如內業表格一般參照交通部《公路工程質量檢驗評定標準》執行等。
(四)加強監督指導,確保“內業資料”向“工程檔案”華麗轉身
交通施工單位的檔案部門要強化業務監督與指導,經常對新進“內業”資料員進行檔案培訓,加強業務指導與監督。在收集齊全后,按照一定的原則分類,在裝訂時要嚴格執行檔案管理規范,突出檔案管理的“符號”特征:建立備考表、科技檔案卷內目錄,使用由省檔案局統一監制的科技檔案無酸卷皮等,在封面及目錄等填寫過程中嚴格遵守科技檔案歸檔的填寫格式、裝訂要求等。工程技術檔案的歸檔份數也應符合要求,紀要避免重復勞動、更要減少浪費。工程技術檔案的鑒定、移交、銷毀等工作都要嚴格按照國家《檔案法》和有關檔案管理的規章制度來執行。
作者:洪燕