節(jié)點控制檔案管理論文

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一、水利工程檔案管理中設(shè)置控制節(jié)點的方法

設(shè)置不同的檔案管理控制的節(jié)點，使控制節(jié)點能夠反映出該工作階段的工作要點和次一級的要點。不能脫離工程的實際情況是要求在設(shè)置控制的節(jié)點時，要充分考慮工程建設(shè)的現(xiàn)實狀況，根據(jù)工程發(fā)展進度進行整體規(guī)劃，挑選可以讓節(jié)點體現(xiàn)其控制職能的時間點。在工作中體現(xiàn)指導(dǎo)作用是要求控制節(jié)點的設(shè)置在其個數(shù)上和要求上都要對其體現(xiàn)的價值進行研究，在工程中盡可能地展現(xiàn)其控制作用，讓水利工程的檔案管理工作得到有效的保障。由上述的分析獲知，可以在水利工程檔案管理中放置下述的三個節(jié)點進行整體控制。第一個節(jié)點設(shè)置在招標(biāo)分標(biāo)的方案獲得有關(guān)批復(fù)以后；第二個節(jié)點設(shè)置在核心標(biāo)段的招投標(biāo)工作告一段落后；第三個節(jié)點設(shè)置在單項工程的竣工驗收以前。三個不同階段的節(jié)點設(shè)置，體現(xiàn)著檔案管理工作在水利工程施工進程中的不同指導(dǎo)作用。

二、水利工程檔案管理中控制節(jié)點的限制要求

水利工程檔案中的節(jié)點控制是分段進行的，而不同的控制節(jié)點由于身處的工程建設(shè)的階段不同，其各自的核心要求存在差異，所以要讓控制節(jié)點發(fā)揮最好的工程控制作用，就要為設(shè)置的控制節(jié)點匹配合適的限制要求，保持控制節(jié)點與工程現(xiàn)實狀況可以緊密相連的狀態(tài)，由此促進水利工程檔案管理的優(yōu)化和升級。其各個節(jié)點的限制要求如下：

（一）第一個節(jié)點的限制要求

招標(biāo)分標(biāo)的方案獲得批復(fù)的時候是在水利工程的建設(shè)管理班子確定并且擴初設(shè)計已經(jīng)完成的時候，這時招投標(biāo)還沒有開始，工程處于整個建設(shè)的初期階段。這時工程檔案的管理和保存由建設(shè)管理單位負責(zé)，而需要進行歸檔的建設(shè)工程的有關(guān)內(nèi)容也已經(jīng)有了初步的分配，所以非常適合在此時建立一個檔案管理的節(jié)點。這個節(jié)點的目的是把整個項目檔案管理的標(biāo)準確定下來，完善管理的體系，其核心的工作是編制關(guān)于需要進行歸檔的文件類型及其保存期限要求、檔案的管理辦法、檔案管理員的職責(zé)等有效文件，并確立檔案管理工作中的領(lǐng)導(dǎo)班子。自檔案管理的最初期開始就對哪些文件需要歸檔、如何歸檔、怎么保管等問題進行限制要求。因為水利工程的檔案管理體系初期建立直接決定了整個工程建設(shè)過程當(dāng)中檔案管理模式的出發(fā)點，所以初期檔案節(jié)點的設(shè)置非常重要，可以說是施工過程中的“管理地基”。

（二）第二個節(jié)點的限制要求

第二個節(jié)點所指的招投標(biāo)工作包含了工程監(jiān)理、主體工程的施工以及主要設(shè)備的安裝。工程監(jiān)理是水利工程能否完成質(zhì)量目標(biāo)不可或缺的一環(huán)，有義務(wù)對工程歸檔的情況、尤其是不同標(biāo)段施工企業(yè)的檔案情況同時進行監(jiān)察和管理。主體工程的施工企業(yè)以及主要設(shè)備的安裝企業(yè)完成了整個建設(shè)工程的核心建造工作，其形成的檔案文件數(shù)量繁多，質(zhì)量要求更是在整個工程中占有無可匹敵的地位，它的好壞直接關(guān)系著建設(shè)工程檔案工作的好壞。所以，在這一工作階段必須設(shè)置控制節(jié)點并指出清晰的限制要求。在這個控制節(jié)點中，要確立檔案收集的邏輯外延、檔案歸類的規(guī)則、檔案保存的方法以及歸檔的質(zhì)量標(biāo)準。在這一節(jié)點中把工程檔案管理的標(biāo)準綜合起來，向這三家單位清晰解答他們對于檔案管理的困惑之處，使檔案在初步建立的時候就跟從規(guī)范的指引，以保障檔案最終的準確性、完整性、體系化與安全化。

（三）第三個節(jié)點的限制要求

水利工程建設(shè)通常由多個企業(yè)共同完成，在標(biāo)段竣工后，施工企業(yè)就會傳遞相關(guān)的檔案文件并離開施工現(xiàn)場。因為并非所有的施工單位都是在工程整體竣工的時候完工的，若沒有在單個單位竣工驗收前放置控制節(jié)點，沒有能夠在適當(dāng)?shù)臅r間內(nèi)把這些單位的工程檔案歸檔完畢，就無法保障這些檔案不出現(xiàn)缺失或錯漏，這樣勢必影響到整個工程檔案管理的質(zhì)量。等到進行檔案的專項驗收時才看出問題，會因為時間和人員的遷移而無法修正。所以在此處設(shè)立控制節(jié)點是非常重要的。這一節(jié)點的核心限制要求符合關(guān)于歸檔的范圍和保存時間的有效文件中的規(guī)定，對已完工的單項工程進行檔案檢查，包括其內(nèi)容是否完整、分類是否科學(xué)、鑒定是否正確、圖紙是否齊備以及文件的可保存性是否已達標(biāo)。如果在檢查中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)當(dāng)監(jiān)督相關(guān)的施工企業(yè)進行修正。檔案的專項驗收開始前的其他工作也應(yīng)照這一節(jié)點的限制要求實施。

三、水利工程檔案管理中節(jié)點控制的具體效用

（一）加強檔案管理的有序規(guī)劃

水利工程檔案管理工作不僅具有較強的邏輯性和有序性，同時也是一項系統(tǒng)工程，不容一點馬虎。但凡在任一工作環(huán)節(jié)有所紕漏，都會導(dǎo)致檔案質(zhì)量的不達標(biāo)。必須在檔案管理的前期設(shè)立專門的控制節(jié)點，并明確統(tǒng)一、規(guī)范化的標(biāo)準，同時，還必須設(shè)立和完善相應(yīng)的工作體制機制，使得檔案管理工作的開展有制度依托。不僅如此，還必須訂立詳盡的工作計劃，切實分階段、分層次、有計劃地進行檔案的管理，使得檔案管理工作開展及時并盡在掌握。

（二）加強檔案管理的針對性

無論是檔案管理控制節(jié)點的時機還是內(nèi)容的選定，都具有一定的特殊性和針對性，均為了在特殊時期或特定情況下，就特定的且在當(dāng)時具有普遍性的檔案管理問題提出一系列解決方案，并切實有效地將這些問題進行解決，以制約那些對檔案的收集、分類等工作開展具有負面作用的因素。所運用的控制手段也具備實際操作的可能性，能夠貼合實際情況，有針對性的提高工程檔案的結(jié)構(gòu)和質(zhì)量。從管理方面來控制水利工程中可預(yù)見以及不可預(yù)見的不利因素的萌生和發(fā)展。

（三）抓住檔案管理的重點內(nèi)容

依照帕累托法則，在任意一組東西中，往往起決定性作用的只是其中的一小部分內(nèi)容，而剩余部分盡管占有更多空間與數(shù)目，卻無關(guān)緊要。對控制節(jié)點進行設(shè)定，其中一項重要作用也是將起決定性作用的一小部分內(nèi)容緊緊抓牢，從而促使工程檔案管理工作能夠更加安全、全面、精準以及系統(tǒng)化的開展。抓住檔案管理的重點內(nèi)容，也能夠切實提升工作的效能與管理水平，實現(xiàn)人力、財力資源的最大化利用。并且實現(xiàn)水利工程全過程的檔案管理優(yōu)化與升級，既節(jié)約時間，提升工作效率，又能保證施工過程的有章可循。

四、水利工程檔案管理節(jié)點控制的注意事項

目前水利工程檔案管理的節(jié)點控制還有待加強，要切實完成水利工程中檔案管理的節(jié)點控制工作，必須從根本出發(fā)，系統(tǒng)地管理和遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，切實地做到以下三點：

（一）領(lǐng)導(dǎo)加強重視，狠抓落實

任何工作的開展都離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，節(jié)點控制工作的開展亦是如此。水利單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要進一步加強對檔案管理節(jié)點控制方面的重視，并由領(lǐng)導(dǎo)帶頭對水利工程檔案的具體管理方面狠抓落實，從思想上將檔案管理的意識扎根工程系統(tǒng)工作，這樣才能避免節(jié)點控制浮于表面化，杜絕檔案管理敷衍式的開展，確保節(jié)點控制能夠切實地實現(xiàn)，為水利工程建設(shè)提供規(guī)范管理的指導(dǎo)性依據(jù)，從根本上樹立起對水利工程檔案管理的重視態(tài)度。

（二）制定科學(xué)、規(guī)范的檔案管理操作流程

一套科學(xué)、規(guī)范的檔案管理操作流程是目前節(jié)點控制工作開展的關(guān)鍵所在。規(guī)范化的流程能夠使各項工作的開展有據(jù)可循，避免各自為政、各執(zhí)一詞的現(xiàn)象，讓各個部門之間可以聯(lián)合起來，使管理過程統(tǒng)一、規(guī)范，能夠在問題出現(xiàn)時第一時間找到管理依據(jù)，從而在執(zhí)行的過程中找準方向，使在具體的操作中能夠更加規(guī)范化，也更加科學(xué)合理化，為節(jié)點控制的操作提供理論依據(jù)，最終統(tǒng)一整個節(jié)點控制的操作規(guī)范，將其提升一個檔次。

（三）制定強制性的糾正措施

要切實保障節(jié)點控制工作的開展落到實處，就必須做好反饋機制的建立。通過反饋機制，將水利工程檔案管理節(jié)點控制中所遇到的問題以及具體操作中的實際狀況，反饋回來，對操作中存在的不足與錯誤要采取強制性的糾正措施，重新制定方針政策，將水利工程建設(shè)當(dāng)中可以避免的負面問題扼殺在萌芽初期，從而保證節(jié)點控制能夠盡最大可能發(fā)揮其正面積極的意義，保證水利工程施工過程的順利以及工程質(zhì)量的提升。六、總結(jié)水利工程關(guān)乎著我國的社會經(jīng)濟發(fā)展，它的檔案管理至關(guān)重要，水利工程檔案管理的節(jié)點控制是保證工程質(zhì)量的重要內(nèi)容，它將檔案管理變得更具有條理性、科學(xué)性、合理性。對于水利工程質(zhì)量的加強有極為積極的推動作用，在以后的工作中，要繼續(xù)完善、規(guī)范水利工程檔案管理的節(jié)點控制，從而實現(xiàn)水利工程檔案管理的科學(xué)規(guī)范性，進一步保證水利工程的保質(zhì)完成。

作者：林愉 單位：福州市閩江下游防洪工程建設(shè)公司