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傳統的檔案管理工作注重的是保存和保密,使用次數相對電子檔案來說很少。而在信息化不斷發展的環境中,檔案管理工作除了保存檔案之外最主要的使利用資料。檔案管理的信息化發展改變了檔案資料的利用方式,彌補了傳統檔案使用效率低的缺陷,并且能夠使檔案信息通過網絡等平臺進行查看和利用,為查詢者提供更為方便的檔案信息查詢服務。
二、新時期檔案管理信息化發展的策略
(一)轉變思想觀念,樹立信息化管理意識
隨著社會經濟的不斷發展,檔案管理工作越來越受到廣大受眾的重視,在產生巨大變化的同時,也獲得了一定的成效,在檔案管理理念以及管理模式上也發生著極大的改變,檔案管理工作正逐步向著信息化的方向發展。為了順應時展的步伐,檔案管理工作人員要努力改變傳統的檔案管理思想,加強自身對檔案信息化管理意識,不斷提高自己的工作質量和自身的綜合素質以及專業技能。只有當檔案管理工作人員的整體素質提高了,檔案管理信息化的發展步伐才能更為的穩定和迅速。因為檔案管理工作人員素質的提高,是資源管理信息化發展工作的重點和保障,是檔案管理信息化穩定發展的前提和基礎。
(二)加強電子文件歸檔管理,提高檔案信息化管理水平
不同類型的檔案文件有著不同的檔案管理要求。對各種不同類型載體的檔案資源(比如:紙質檔案、錄音、視頻以及照片等)進行信息化處理與轉換時,需要落實各類電子文件的積累、注明、歸檔等工作,以保證所記錄的電子文件真實、完整、有效、可靠。同時,管理人員在工作中要制定合適的電子檔案管理方法,以保證電子檔案的安全性和有效性,從而促進檔案信息化管理水平的提高。
(三)提高現代化管理手段,實現檔案資源共享
目前,檔案管理方式從傳統的管理向現代化信息管理不斷轉變。對此,檔案管理工作要圍繞國家、企業、工作部門的工作重點以及所關注的熱點來收集信息、提供信息。隨著現代化信息技術的高速發展,網絡化、數據化的檔案管理逐漸取代了紙質檔案管理,檔案信息的運用也隨著社會的發展產生了極大的改變。因此,在開展現代化管理工作時,要慎重選擇和推廣規范化的檔案管理軟件,既要保證電子檔案的安全,又要為更多的使用者提供信息,實現資源共享。
三、結束語
總之,社會需要發展,傳統的管理方法與時代快速發展的步伐相結合會產生許多不適應的地方。檔案管理信息化是新時期檔案管理工作的重要發展趨勢,也是傳統管理方法的創新和發展。因此,檔案管理工作者要轉變自身思想觀念,樹立信息化管理意識,提高檔案信息化管理水平,實現檔案資源的有效利用,以促進我國檔案管理事業的穩步發展。
作者:周麗紅 單位:遼源市離退休人員檔案管理中心