信息化建設下人事檔案管理論文

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一、人事檔案管理現狀

人事檔案管理本身的專業性和特殊性要求管理人員必須能夠熟練掌握各類檔案知識與技能，雖然現今人才吸納步伐加快，但是在更新換代方面仍舊壓力巨大，受人員不足、素質參差不齊等原因影響，在管理工作方面心力不足，造成諸多問題。人事檔案工作目前管理由老中青三代共同努力，雖然一定程度上改革了管理現狀，但是很多部分人才斷層、專業高素質人才缺乏的現狀并非一天可改，由此決定了人事檔案管理完善的長久性與必然性。

二、人事檔案管理信息化建設途徑

（一）增強管理意識

人事檔案管理人員應轉變管理意識，摒棄傳統管理理念，將人事檔案管理實現信息化網絡化作為管理目標，達到資源共享的目的。同時，加強組織領導，將其管理納入到單位發展的一項基礎內容中，作為戰略性工作來進行，并制定切實可行的檔案管理方案，加以規劃與建設。成立相應的組織，明確各個組織人員的職責，精心設計組織任務，將人事檔案管理工作落到實處。若有突發事件時，充分利用現有的攝像監控技術，及時知會，根據單位的用人守法誠信記錄實施分類監管。

（二）實現信息化建設

首先，高清掃描。購買先進專業掃描儀、高倍數碼相機，實現兩者聯合應用，重要是處理單位內部掃描儀不能夠處理的文件，可采用高倍數碼相機起到補充作用。根據檔案管理實際情況，選擇對色彩要求較高的掃描儀，可減少資源的浪費。同時按照文件的正確順序，結合色彩的不同給予區別處理。一般情況下，應按照黑白二值文件、灰度文件、全色文件來進行處理。其次，圖像處理與儲存。當完成人事檔案的掃描工作后，進行圖像處理，將其儲存在檔案數據庫中。應做好人事檔案圖像的篩選工作，將有問題的檔案挑選出來，并利用圖像處理的技術對有問題的圖像加以修改，做好標記，后重新掃描，提高檔案信息的利用率。對于人事檔案的裁邊一般采用色彩模式，將多余的白邊去除掉，縮小圖像文件內的容量，進而減少電子檔案的存儲空間。再次，建立數據庫。當人事檔案轉換為圖像后，應建立相應的數據庫，進而提供網絡查詢，實現資源共享。在此過程中由專業人員來建立，并予以完善。最后，還應做好人事檔案管理的信息安全工作及信息備份工作，在文件格式的選擇上建議使用PDF格式，避免數據內容的隨意刪改；做好計算機的安全防護工作，防治病毒侵犯。

（三）探索檔案資源利用價值

在檔案管理中，應用檔案服務其他部門工作提供切實支持是檔案資源開發利用的一個重要方面，要與包括公安、司法、工商、民政、銀行、稅收等部門在內的有關單位做好信息鏈接，發揮信息共享的優勢，完善檔案社會信用體系的構建。另外，還要加強補充檔案的收集與管理，尤其是干部人事檔案方面，要加強對其政治思想、業務能力、工作績效、道德品質等方面資料的收集，確保及時反映個人狀況，為干部人事管理服務。

（四）提高人員管理水平

一方面，加強道德素質的提高。應在日常工作中加強監督管理，逐步增強管理人員的責任意識、法律意識，樹立“愛崗敬業、服務群眾、嚴格管理”的觀念，并嚴格遵守檔案的法律法規，確保檔案內容正確性，不得擅自利用權力查閱檔案或泄露檔案內容。另一方面，加強檔案管理人員業務素質的提高。通過定期或不定期的培訓人事檔案管理，或派遣本單位人事檔案管理人員到附近單位學習，進而將外單位的先進檔案管理方法引入到本單位中。同時開展現代信息技術培訓，學習網絡化管理理論知識，掌握網絡化管理技術與手段，進而提高管理效率。通過以上途徑，最終提高人事檔案管理人員的綜合素質，真正做好檔案管理工作，使人事檔案發揮應有的作用。

三、結語

總而言之，人事檔案作為重要戰略資源，在人事派遣上具有重要作用。當前信息網絡水平的不斷提升，使得人事檔案管理信息化建設符合當前檔案管理趨勢。因此，本文通過轉變檔案管理意識、實現信息化建設、提高檔案資源利用價值、提高管理人員水平幾方面加以分析，旨在提高人事檔案管理水平。

作者：朱慶華 單位：中共撫松縣委干部檔案館