信息化建設下檔案管理論文

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1影響檔案信息化建設的幾點重要因素

1.1檔案信息化建設的認知因素

在檔案信息化建設過程中，檔案管理部門的領導對檔案信息管理的不夠重視，主要體現(xiàn)在檔案管理部門沒有一套完整的檔案信息管理體系，對檔案信息建設的認識及管理嚴重不到位，在檔案管理過程中，檔案工作人員受傳統(tǒng)管理理念的影響，只對檔案信息進行了收集，沒有對其進行充分的分析與利用，沒有發(fā)揮出檔案應有的價值，嚴重的浪費檔案的存在價值。

1.2檔案信息化建設的觀念因素

在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，檔案管理人員只將檔案信息收集、保管就沒有任何任務了。但是，隨著城市人民群眾對信息資料的不斷提升，對存儲的檔案信息利用已經(jīng)遠遠超過了信息本身的價值。所以，檔案管理工作人員應該摒棄傳統(tǒng)的管理理念，重視檔案信息化建設，學會如何利用檔案的價值。但是，到目前為止，大部門檔案管理人員仍然沒有意識到檔案信息化建設的重要性，對檔案管理難以達到要求。

2在檔案信息化建設中應注意把握的幾個問題

2.1數(shù)字化、網(wǎng)絡化不等于信息化

檔案信息化建設的內容非常廣，其中包括信息的收集，整理、信息數(shù)據(jù)庫及信息網(wǎng)絡的建設、信息資源的有效利用、信息資源開發(fā)利用的法律法規(guī)及人才隊伍的建設等。所以，檔案網(wǎng)絡化、數(shù)字化建設不單單只是信息的建設，應該從多個方面入手，促進檔案信息化建設的快速發(fā)展。

2.2立足現(xiàn)實，加強標準化建設

檔案信息技術處理，既有地域上的差異性，又有業(yè)務上的共同性。目前，各地檔案館普遍單獨進行計算機管理系統(tǒng)的開發(fā)，無論是經(jīng)濟性、通用性都不利于協(xié)調統(tǒng)一。當務之急是加強檔案館之間的橫向聯(lián)系，按照統(tǒng)一的標準、規(guī)范，把計算機應用及適合共性特點的軟件開發(fā)作為信息化建設的切入點。要力求軟件功能設計既具有相對的統(tǒng)一性，又具有一定的靈活性和較強的應用性，爭取在最大范圍內建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡平臺，整合檔案信息資源，以整體優(yōu)勢最大限度地實現(xiàn)信息資源共享。

2.3注重質量，加強特色建設

信息化不應流于表面和形式，而是要注重由信息技術支持的檔案信息是否適合用戶需求，是否實現(xiàn)了檔案服務功能的全面拓展和最大優(yōu)化。如果傳輸?shù)臋n案信息及相關的數(shù)據(jù)不被利用或者接受，那么檔案信息化建設就起不到原有的作用。所以，檔案信息化建設工作必須與社會廣泛聯(lián)系，了解社會需求，掌握信息利用規(guī)律，深入挖掘館藏潛力，注重特色建設，在檔案信息服務方面充分體現(xiàn)吸引用戶的魅力。

2.4著重用戶的實際與需求

不同方面的用戶是信息化建設成果的直接受用者，但由于受計算機知識等因素的制約，使檔案信息化與一些用戶還有一定距離。重要的是要建設一種便捷的、更加適應用戶需求的新型檔案信息服務關系，充分滿足用戶需求的信息，與社會共同發(fā)展，共同進步。

2.5以人為本，加強人才培養(yǎng)

在檔案管理工作中應廣泛使用電子設備，使傳統(tǒng)的檔案管理方式從根本上發(fā)生變化。著力培養(yǎng)一支復合型的人才隊伍，對完成信息化建設任務至關重要。首先，要重視對現(xiàn)有管理人員和專業(yè)技術人員的崗位培訓和繼續(xù)教育，為大家創(chuàng)造學習現(xiàn)代科學知識與先進技術的機會。其次，有計劃、有針對性地招聘信息化建設專業(yè)人才。招聘信息化專業(yè)人才要長期、中期、短期相結合，實行用人制度上的社會化運作。通過實行培養(yǎng)現(xiàn)有人員和引進專業(yè)人員的辦法，不斷提高信息化建設隊伍的綜合素質和創(chuàng)新能力，保證在完成信息化建設任務時得心應手。

3檔案管理信息化發(fā)展策略

3.1轉變思想觀念，樹立信息化管理意識

在我國現(xiàn)階段，檔案管理工作得到了各行各業(yè)的廣泛關注，也取得了一定的成就。所以，在檔案管理模式及管理理念上也應該進行改革與創(chuàng)新，檔案信息化建設成為了檔案管理工作的必然趨勢。為了與時代同步，檔案管理人員必須改變傳統(tǒng)的管理理念及模式，加強檔案信息化建設，提高自身的職業(yè)素養(yǎng)及崗位技能，只有不斷的提高檔案管理人員的綜合素質，才能有效的促進檔案信息化建設的快速發(fā)展。

3.2制定信息化發(fā)展目標，并嚴格執(zhí)行

在檔案管理工作中，管理人員必須從全局出發(fā)，將近期目標與長遠目標進行有效的結合，堅持一定的原則，既適用性、實用性、科學性。在檔案管理工作制定長遠目標時應該對檔案管理工作進行深入的分析與研究，使制定的目標得以實現(xiàn)，為全局統(tǒng)一發(fā)展而努力，充分的考慮檔案信息化建設未來發(fā)展的需求，留下兼容、擴充剩余空間，避免有效的資源浪費。在制定檔案管理工作的近期目標，檔案管理工作近期目標的重點在于其可行性和實用性。在檔案信息化建設的初級階段，需要對現(xiàn)有的檔案資料進行整理，這項工作必須仔細、認真、不能出現(xiàn)任何紕漏和差錯，檔案資料的正確性是非常重要的，所以，在整理檔案資料時必須保證其準確性，并且按照標準執(zhí)行。在對檔案館進行整理時，首先要對重要的檔案資料進行數(shù)字化處理，對于沒有價值的資料進行銷毀，避免浪費資源和時間，這是對檔案管理實行信息化的一個基本要求。

3.3信息化建設過程中的系統(tǒng)軟件與硬件設備統(tǒng)一管理

現(xiàn)階段，檔案管理的各個部門缺乏有效的溝通和統(tǒng)一管理，各個部門所采取的信息化手段及設備都不相同，嚴重影響檔案信息數(shù)據(jù)之間的兼容性，嚴重制約檔案信息化建設的發(fā)展。為解決檔案信息化建設存在的問題，必須與檔案管理工作的實際情況相結合，使檔案管理工作數(shù)字化設備得到統(tǒng)一，并使檔案管理的工作人員具有專業(yè)性，進而實現(xiàn)設備的文字識別功能，以及自動的轉化、編目、檢索功能，并在此基礎上實現(xiàn)檔案信息化建設中自動標引、上載以及輔助立卷、全文存儲等功能。在檔案管理工作中，使計算機設備的規(guī)格及型號得到統(tǒng)一，這是檔案信息化建設實現(xiàn)的基礎。

4結束語

檔案信息化建設可以有效的促使檔案資源得到有效的開發(fā)和利用，還為社會提供更多的服務和資源，在檔案管理工作中，加強信息化建設，促進檔案信息化建設的快速發(fā)展。

作者：趙辛 單位：吉林省疾病預防控制中心