遠(yuǎn)程教育檔案管理論文

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一、遠(yuǎn)程教育檔案管理的內(nèi)容

1.學(xué)生流動信息的管理

由于接受遠(yuǎn)程教育的學(xué)生大都是在崗在職人員，并且他們的崗位性質(zhì)各不相同：有工作單位就在本地的；有雖然在本地上班，但要經(jīng)常出差的；有雖是本地人，工作崗位在外地的等等，這就決定了與其他普通學(xué)生相比，該群體的流動性更大、管理信息更復(fù)雜。具體來說，一些學(xué)員可能會因為搬遷、家庭變動或者工作調(diào)動等情況而出現(xiàn)休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)或復(fù)學(xué)，這些情況的出現(xiàn)就要求學(xué)生的學(xué)籍檔案也應(yīng)發(fā)生相應(yīng)的變動。因此，對學(xué)生流動信息的登記、變更和補充應(yīng)該作為遠(yuǎn)程教育學(xué)生學(xué)籍檔案管理的重要內(nèi)容，對于學(xué)生是否完成學(xué)習(xí)任務(wù)和學(xué)籍的認(rèn)定與評判有著重要的現(xiàn)實意義。

2.遠(yuǎn)程教育學(xué)習(xí)過程的檔案管理作為使用遠(yuǎn)程教學(xué)設(shè)備對網(wǎng)絡(luò)上提供的學(xué)習(xí)

資源進(jìn)行學(xué)習(xí)的一種教育模式，遠(yuǎn)程教育是一個模式循序漸進(jìn)的學(xué)習(xí)過程，包括眾多的評比活動、測試活動和多樣化的教學(xué)活動。其中，學(xué)生的上網(wǎng)記錄、在線作業(yè)、離線作業(yè)、在線交流、論壇發(fā)帖、學(xué)習(xí)小結(jié)等都是見證他們學(xué)習(xí)過程的重要內(nèi)容，因此，這些信息必須在學(xué)生的學(xué)籍檔案中體現(xiàn)出來。遠(yuǎn)程教育的特殊性決定了其接受教育的學(xué)生大都比較分散，無法實現(xiàn)對他們的集中和統(tǒng)一管理，一些學(xué)生學(xué)習(xí)過程中的信息容易被忽視和遺漏。針對這些情況，在進(jìn)行遠(yuǎn)程教育的學(xué)籍檔案管理時應(yīng)積極制定一些科學(xué)的操作規(guī)范，注重將學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中形成的電子檔案作為主要的管理內(nèi)容，以書面的檔案信息作為必要的輔助，從而實現(xiàn)遠(yuǎn)程教育檔案管理的健全和完善。

3.學(xué)生學(xué)位申請和畢業(yè)審核的管理

在學(xué)籍檔案的有效期限內(nèi)，如果接受遠(yuǎn)程教育的學(xué)生獲得了其專業(yè)規(guī)定的總學(xué)分，并且達(dá)到了畢業(yè)的要求，就需要由教育部、網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)院和校外學(xué)習(xí)中心等學(xué)習(xí)機構(gòu)對這些學(xué)生的情況進(jìn)行審核，合格者可以獲得由教育部電子注冊、主辦院校頒發(fā)的畢業(yè)證書。本科學(xué)員達(dá)到他們所修專業(yè)的學(xué)位要求后，可以在規(guī)定時間內(nèi)向高校申請學(xué)士學(xué)位，并由高校進(jìn)行學(xué)位的審批和授予。

二、當(dāng)前遠(yuǎn)程教育在檔案管理中存在的問題

遠(yuǎn)程教育的特殊性決定了其檔案管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，從當(dāng)前遠(yuǎn)程教育檔案管理的實際情況來看，在實施的過程中還存著諸多問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.資金投入不足，沒有真正全面實現(xiàn)電子化

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案信息管理的電子化已成為發(fā)展的必然趨勢。從當(dāng)前的遠(yuǎn)程教育檔案管理現(xiàn)狀來看，部分院校對遠(yuǎn)程教育的投入較少，基礎(chǔ)設(shè)施相對較差，沒有獨立健全的電子檔案管理室，具體的檔案管理工作以手工操作為主，這就使得學(xué)生學(xué)籍檔案的管理平臺和信息存儲都未能實現(xiàn)電子化。導(dǎo)致上述問題出現(xiàn)的主要原因是高校對檔案管理工作缺乏足夠的重視，資金投入較少，使得學(xué)生的電子檔案得不到很好的建立，不利于學(xué)生檔案管理的規(guī)范化和完整化。

2.重視程度不夠，缺乏對學(xué)籍檔案管理的研究

遠(yuǎn)程教育起步較晚，對遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理的研究也是近幾年才開始發(fā)展起來的。就目前來說，大多數(shù)單位和個人的遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理沒有引起足夠的重視，原因是遠(yuǎn)程教育起步時規(guī)模較小。近兩年來，遠(yuǎn)程教育發(fā)展勢頭迅猛，已經(jīng)成為傳統(tǒng)學(xué)歷教育最重要的補充，但在相關(guān)的理論研究方面仍然相對滯后。加強理論研究是管理工作有效開展的基礎(chǔ)和前提。受教育形式自身的影響，遠(yuǎn)程教育在辦學(xué)機制和辦學(xué)形式上與一般院校有著明顯的區(qū)別，這就使得一般院校的檔案管理理論并不能在遠(yuǎn)程教育檔案管理工作中得到有效地運用，尤其是涉及到檔案的電子化管理、信息的安全性等方面的問題時，遠(yuǎn)程教育在檔案管理上并沒有充分的理論準(zhǔn)備，使得當(dāng)前管理工作中出現(xiàn)的各種難題無法解決，從而也導(dǎo)致了檔案管理水平難以提升。

3.檔案管理工作的效率較低

遠(yuǎn)程教育獨特的教育形式?jīng)Q定了其檔案管理是一項特殊工作，從當(dāng)前廣播電視大學(xué)的檔案管理來看，學(xué)校采用的檔案管理流程主要是層層上報的方式，即從市到省再到中央進(jìn)行分級上報。這樣不僅牽涉了大量的人工勞力，而且由于中間的瑣碎環(huán)節(jié)較多，再加上缺乏統(tǒng)一的操作指南和操作規(guī)程，因此，在具體的工作開展中很容易出現(xiàn)信息遺失、信息反復(fù)上報以及工作效率低下等各類問題。這些問題都背離了遠(yuǎn)程教育便捷性的特征，從而給學(xué)校檔案管理工作帶來了較大的成本負(fù)擔(dān)和人力負(fù)擔(dān)，也影響了檔案管理質(zhì)量的提高。

4.面臨著一定的網(wǎng)絡(luò)安全問題

安全問題是檔案管理數(shù)字化過程中面臨的重要問題，而學(xué)籍檔案的私密性特征更是對檔案的數(shù)字化管理提出了更高更嚴(yán)格的要求。然而對于當(dāng)前的遠(yuǎn)程教育檔案管理工作來說，還缺乏有效的安全防范技術(shù)，這就使得學(xué)籍檔案的管理面臨著一定的網(wǎng)絡(luò)安全問題，如有些檔案因為密碼被破譯出現(xiàn)信息泄露的現(xiàn)象，有些檔案因為缺乏有效的保密措施被他人輕易打開。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問題逐漸成為遠(yuǎn)程教育檔案管理工作中面臨的重要挑戰(zhàn)。

三、完善遠(yuǎn)程教育檔案管理的路徑和對策

針對當(dāng)前遠(yuǎn)程教育檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，主要從以下幾個方面探討和分析完善其檔案管理的具體路徑和對策。

1.加強隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

由于遠(yuǎn)程教育的檔案管理存在著較大的難度，而管理方式的現(xiàn)代化也使得其對管理人員的綜合素質(zhì)有著更高的要求，需要加強檔案管理的隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。具體來說，主要包括三個方面：首先，加強對高素質(zhì)專職檔案管理人員的培訓(xùn)和培養(yǎng)，增強他們的服務(wù)意識、大局意識和責(zé)任意識，提高他們的專業(yè)素養(yǎng)和管理技能；其次，要積極進(jìn)行兼職管理隊伍的素質(zhì)建設(shè)，明確兼職人員的工作內(nèi)容和具體職責(zé)，并在獎罰、職務(wù)晉升、培訓(xùn)、考核等方面作出詳細(xì)的規(guī)定，充分調(diào)動管理人員的工作熱情和積極性；最后，加強檔案管理有效機制的建立，并通過培訓(xùn)、激勵和引進(jìn)等方式來積極培養(yǎng)檔案管理方面應(yīng)用型高素質(zhì)的專業(yè)人才。

2.開展理論探究，積極完善檔案工作管理體系

遠(yuǎn)程教育自身的特殊性決定了一般院校的檔案管理理論并不能在遠(yuǎn)程教育檔案管理工作中得到有效地運用。因此，各院校必須要根據(jù)遠(yuǎn)程教育本身的特殊性來對學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理進(jìn)行理論探究，積極開展相關(guān)的調(diào)研工作，解決具體管理工作中出現(xiàn)的各種難題，促使檔案管理水平的提升。此外，由于學(xué)籍檔案的規(guī)范化管理要依賴于一個合理健全的管理平臺，這就要求在進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理時不僅要有合格健全的硬件設(shè)備，還應(yīng)有滿足其需求的管理操作人員。因此，要提高遠(yuǎn)程教育的檔案管理水平就必須要有充足的資金投入，在重視中央和省級相關(guān)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)上，積極推進(jìn)基層檔案管理平臺的建設(shè)，同時還要盡可能地減少檔案信息傳遞的環(huán)節(jié)，努力實現(xiàn)具體操作上的整齊劃一，從而減少和避免檔案信息傳遞中出現(xiàn)的遺漏和延誤現(xiàn)象。

3.健全管理法規(guī)，加強檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

由于檔案信息涉及到公民的個人隱私，其管理的安全性和保密性對于公民個人和整個社會的穩(wěn)定有著重要的影響。因此，在進(jìn)行檔案的數(shù)字化管理時應(yīng)加強對檔案法規(guī)的宣傳和教育力度，明確檔案管理的法律地位，使人們在宣傳教育中逐漸認(rèn)識到檔案管理的嚴(yán)肅性。具體來說，可以通過制定相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)管理、電子檔案管理、電子公文歸檔以及網(wǎng)上安全和檔案信息公開等不同方面的規(guī)章制度，形成檔案數(shù)字化管理的約束機制和激勵機制，尤其是要重視建立相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息安全機制，保障數(shù)字化檔案管理的有序進(jìn)行。

4.完善服務(wù)渠道，促進(jìn)檔案資源利用率的提高

遠(yuǎn)程教育檔案管理工作有效開展的目的之一就在于充分利用檔案資料，尤其是對于一些電子信息檔案應(yīng)方便他人的有效查閱和使用。因此，這就要求遠(yuǎn)程教育的檔案管理人員應(yīng)樹立良好的服務(wù)意識，明確自身的工作職責(zé)，通過服務(wù)渠道的拓展不斷提高服務(wù)質(zhì)量。同時，各級檔案管理人員還應(yīng)通過信息咨詢服務(wù)、開具證明、檔案外借以及接待查閱等工作來加強對檔案資料多形式、多途徑的利用，從而促使檔案資源利用率的提高。遠(yuǎn)程教育檔案管理工作的有效開展對于推動遠(yuǎn)程教育的發(fā)展具有十分重要的作用，在信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的今天，應(yīng)重視檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，加大對檔案管理的資金投入，并通過加強管理人員的隊伍建設(shè)來切實提高檔案管理水平，從而更好地適應(yīng)遠(yuǎn)程教育發(fā)展的需要。

作者：吉順霞 單位：南通廣播電視大學(xué)海安分校