中職學(xué)校學(xué)生檔案管理論文

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一、中職學(xué)校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新思路

1.學(xué)生檔案信息應(yīng)該具有豐富性

學(xué)生的檔案具有一定的實(shí)用性和方便性，能在需要的時(shí)候第一時(shí)間了解學(xué)生的信息，也能反映學(xué)生在學(xué)校期間的成長(zhǎng)過程和情況。以前，我們收集到學(xué)生的基本信息就是靜態(tài)的信息，根本不能反映學(xué)生受教育后的素質(zhì)水平發(fā)生怎樣的變化，實(shí)用性不高。如果能從實(shí)用性角度收集學(xué)生檔案的信息，就會(huì)創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案管理方式，使學(xué)生檔案里的內(nèi)容更豐富。

2.學(xué)生信息檔案信息應(yīng)該表現(xiàn)出多樣性和豐富性

所謂具有多樣性，就是使用多種數(shù)據(jù)真實(shí)反映出學(xué)生的成長(zhǎng)基本情況。目前，我國(guó)已經(jīng)有比較完備的管理系統(tǒng)可以有效記載學(xué)生相關(guān)的靜態(tài)信息和數(shù)據(jù)，同時(shí)能拓展記載學(xué)生成長(zhǎng)信息基本情況，更加方便。我們必須使用影像記錄等有效手段，將學(xué)生多方面成長(zhǎng)信息同時(shí)記載和記錄，這樣不但有利于樹立學(xué)生的自信心，而且能夠?qū)崿F(xiàn)自身價(jià)值，對(duì)于建設(shè)學(xué)校教學(xué)資源和展現(xiàn)教學(xué)水平都起著促進(jìn)作用。

3.學(xué)生檔案信息服務(wù)應(yīng)該具有靈活性

所謂靈活性，就是需要使用現(xiàn)代檔案管理方式，重新進(jìn)行審理檔案管理規(guī)定內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案管理方式的不斷創(chuàng)新。既要有利于學(xué)生發(fā)展，又要在不損害學(xué)生權(quán)益信息提取的同時(shí)，做到靈活利用，真正達(dá)到服務(wù)學(xué)生和服務(wù)社會(huì)的目的。

二、中職學(xué)校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新措施

1.做好原始材料檔案管理工作

不管是企業(yè)人事管理還是學(xué)生檔案管理，都應(yīng)該遵守檔案管理?xiàng)l例，從無到有和從簡(jiǎn)單到復(fù)雜的工作程序。從形成來說，基本都是從最初的建立和逐漸收集信息最終發(fā)展成為比較完整的檔案資料管理；從管理來說，隨著信息資料不斷豐富和管理細(xì)節(jié)增加等，整體工作量隨之增加。做好最初的材料收集和管理是非常重要的環(huán)節(jié)。

2.創(chuàng)新檔案管理模式

當(dāng)前我國(guó)就業(yè)形勢(shì)嚴(yán)峻，中職學(xué)校學(xué)生的檔案管理工作需要具有一定的超前性，檔案資料在學(xué)生就業(yè)中具有特殊作用，我們需要改變以前畢業(yè)生離開學(xué)校后再整理檔案的管理方式，從學(xué)生進(jìn)入學(xué)校后就開始著手準(zhǔn)備建檔工作，以免因臨時(shí)需要卻大費(fèi)周章尋找，造成學(xué)生信息基本情況不完備和不準(zhǔn)確等情況。在檔案流轉(zhuǎn)的整個(gè)程序中，應(yīng)該建立一套比較完善的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，保證學(xué)生檔案資料具有完整性。在檔案材料收集和整體過程中，檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)更新學(xué)生的最新情況，及時(shí)收集各部門有關(guān)學(xué)生的最新動(dòng)態(tài)，有關(guān)學(xué)生的入黨和獎(jiǎng)懲情況等重要信息，做到及時(shí)歸檔，使學(xué)生檔案具有科學(xué)性和準(zhǔn)確性，并且保證學(xué)生檔案保持最新狀態(tài)，真正加強(qiáng)中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作。

3.實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理

當(dāng)前，我國(guó)一直在追求無紙化辦公，當(dāng)然無紙化辦公應(yīng)該進(jìn)入到學(xué)生檔案管理中。各學(xué)校應(yīng)該將計(jì)算機(jī)作為輔助工具，利用檔案數(shù)字化管理學(xué)生檔案，在具體操作過程中，應(yīng)該建立相關(guān)檔案網(wǎng)站或者網(wǎng)頁，加強(qiáng)電子文件的管理和歸檔等情況，在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)歸檔和檢查，保障檔案信息的唯一性和準(zhǔn)確性，防止因同名同姓等情況造成檔案信息混亂情況。與此同時(shí)，還應(yīng)該規(guī)范管理學(xué)生檔案中的最初材料的內(nèi)容、形式、格式等要求，利用當(dāng)前先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)，將每屆學(xué)生的信息輸入到計(jì)算機(jī)中，建立學(xué)生檔案管理數(shù)據(jù)庫，使紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合，綜合管理學(xué)生檔案。

4.構(gòu)建檔案管理反饋系統(tǒng)

及時(shí)準(zhǔn)確地反映出畢業(yè)生的基本信息，根據(jù)已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生反映出的基本情況和了解用人單位所需的專業(yè)人才的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行研究和商討，及時(shí)調(diào)整學(xué)校招生計(jì)劃、設(shè)置專業(yè)、計(jì)劃教學(xué)、教學(xué)方式等，使學(xué)生能夠適應(yīng)人才市場(chǎng)的需求，提高學(xué)生的基本技能和綜合素質(zhì)。

三、結(jié)語

學(xué)生檔案管理工作是學(xué)校管理部門的最基本工作，也是最重要的工作，我們應(yīng)該及時(shí)做好檔案的管理和收集工作，以備不時(shí)之需，使學(xué)生檔案的價(jià)值能夠充分體現(xiàn)。檔案人員應(yīng)該注意檔案的收集質(zhì)量和需求，有效提高檔案的利用率，對(duì)反饋的信息進(jìn)行綜合性的深入研究，對(duì)待工作中的不足，以科學(xué)的方式做好學(xué)生檔案管理工作，真正促進(jìn)中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作。

作者：郝文麗 單位：山西省晉中市衛(wèi)生學(xué)校