信息化時(shí)代檔案管理論文

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一、運(yùn)用信息化管理檔案的重要性

由于現(xiàn)代技術(shù)的不斷發(fā)展，尤其是文字掃描技術(shù)、電腦縮微技術(shù)、光盤刻錄技術(shù)的不斷完善，這些都使檔案信息的存儲(chǔ)量得以很大程度地增加。例如，如果我們有一張3.5英寸的電腦軟盤，1.4M字節(jié)，理論上能夠存儲(chǔ)大約六十萬的漢字，比一本厚厚的名著《紅樓夢(mèng)》的字?jǐn)?shù)還多。通常情況下，在紙上只能記錄少量的文字、圖表、圖形等簡(jiǎn)單的信息，而計(jì)算機(jī)信息化形成的電子文件，在一份電子文檔里卻能夠一同記錄下文字、圖形、表格、音樂等各種各樣的多媒體信息。這樣通過使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，就能夠?qū)崿F(xiàn)在很小的內(nèi)存空間中存儲(chǔ)下大量多樣性的信息。

檔案管理信息化的必然趨勢(shì)隨著現(xiàn)代高新科技的飛速開展，各層次檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)廣泛地應(yīng)用了以電腦應(yīng)用技術(shù)為主體的檔案信息化管理技術(shù)。但是從現(xiàn)在的實(shí)際情況看，各級(jí)檔案局或檔案館作為檔案主管部門，由于受到多種固有問題的束縛，在運(yùn)用信息化進(jìn)行檔案管理工作的操作時(shí)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有其他系統(tǒng)或者其他部門運(yùn)用的廣泛和普遍。比如說在郵政銀行等部門，在檔案管理中，信息化建設(shè)水平已經(jīng)發(fā)展到了一定的規(guī)模。在這種情況下，如果不能很好的深入的認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)在當(dāng)代檔案管理中的必要性，就會(huì)大大落后于其他部門，在歸檔、監(jiān)督檔案流轉(zhuǎn)的過程中出現(xiàn)諸多問題，影響本單位的工作效率。如果不加控制，將會(huì)在檔案管理工作方面趕不上時(shí)代的潮流，失去原來的先進(jìn)性。如能及早的認(rèn)識(shí)到檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)檔案管理的一種大趨勢(shì)，從而使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真地研究并解決檔案管理中信息化所需要的經(jīng)費(fèi)、政策支持、技術(shù)應(yīng)用等問題，那么檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程就能夠順利進(jìn)行。

二、信息化時(shí)代中檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的舊觀念，積極服務(wù)現(xiàn)代社會(huì)

首先，檔案管理人員必須要改變之前的一些舊有觀念，面向現(xiàn)代社會(huì)，重視為社會(huì)服務(wù)，為人民服務(wù)，培養(yǎng)起勇于創(chuàng)新的理念，從而使信息化建設(shè)為檔案管理工作提供更多的便利，更好地服務(wù)于我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展。其次，檔案管理部門要積極服務(wù)于社會(huì)，改正之前被動(dòng)地為社會(huì)服務(wù)的錯(cuò)誤理念。發(fā)現(xiàn)社會(huì)在檔案管理信息化建設(shè)方面的潛在需求，積極主動(dòng)地為需要者提供快捷、方便的檔案信息服務(wù)。同時(shí)，還要加強(qiáng)各個(gè)檔案館之間的溝通，努力擴(kuò)大本館的收藏量，積極對(duì)本館的優(yōu)秀藏品進(jìn)行宣傳。此外，對(duì)檔案管理部門來講，還有一點(diǎn)十分重要的就是對(duì)檔案信息的權(quán)限問題重新進(jìn)行界定，合理擴(kuò)大檔案的利用權(quán)限，從而使更多的用戶得到實(shí)惠。因?yàn)闄n案本身就是一種很有效的信息資源，所以說，）檔案是信息的有效載體，如果沒有檔案也就沒有服務(wù)于客戶的資源。因此，在現(xiàn)代社會(huì)里，每個(gè)檔案管理部門都應(yīng)該積極的推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程的發(fā)展，堅(jiān)持為社會(huì)服務(wù)，為人民服務(wù)。

（二）突出檔案館的特色

人們對(duì)檔案質(zhì)量的總體評(píng)價(jià)和認(rèn)定主要依靠檔案館形象，同時(shí)也體現(xiàn)了檔案館整體的文化性。通常情況下，檔案館都應(yīng)該有這些必不可少的方面：第一，檔案館要能夠?yàn)榭蛻籼峁┏浞?、有用的第一手資料，這是檔案管理信息化建設(shè)中檔案館應(yīng)具備的良好形象之一；第二，檔案館的工作人員必須做到愛崗敬業(yè)、待人熱情，提高工作效率，樹立良好的服務(wù)形象；第三，檔案管理人員要合理高效地運(yùn)用信息化手段，輔助檔案管理工作的開展，擴(kuò)大經(jīng)營(yíng)規(guī)模；第四，檔案管理工作人員要努力樹立正確的檔案管理價(jià)值觀，不斷提高自身的信息化水平，為檔案管理工作的信息化進(jìn)程做出貢獻(xiàn)。

（三）培養(yǎng)信息化管理人才，加快信息化進(jìn)程

在當(dāng)今的現(xiàn)代化社會(huì)里，檔案管理已經(jīng)越來越依賴信息化了，然而要完全實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的信息化操作，信息化人才是主力?，F(xiàn)在在我國的檔案管理領(lǐng)域，還需要大力加強(qiáng)對(duì)信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)，因此必須組建起一支能適應(yīng)快速發(fā)展的信息化要求的檔案管理團(tuán)隊(duì)。在利用信息化管理檔案資料時(shí)，必然會(huì)對(duì)檔案管理工作者提出更多更新的新要求。一方面，在檔案管理工作中不可避免的會(huì)需要大量的信息化處理人員、檔案研究人員和信息的搜集與整合人員等；另一方面，由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理中的新問題、新挑戰(zhàn)不斷出現(xiàn)，因而對(duì)高素質(zhì)、現(xiàn)代化的信息管理人員的要求也越來越多了。因?yàn)闄n案管理信息化建設(shè)不可避免的要對(duì)檔案管理工作人員提出很多要求，因此檔案管理教育專業(yè)應(yīng)面向社會(huì)，結(jié)合社會(huì)實(shí)際，及時(shí)調(diào)整并改進(jìn)檔案管理專業(yè)的教學(xué)模式，不僅從課程內(nèi)容、教學(xué)方法方面進(jìn)行改進(jìn)，而且也要在檔案教學(xué)手段、教育分層和教育模式等方面進(jìn)行全面改革。此外，檔案管理部門還要對(duì)本單位的一些在職人員開展各種形式的信息技術(shù)技能知識(shí)的普及與培訓(xùn)，使他們很好的去適應(yīng)檔案管理工作的要求；此外，還要注重引進(jìn)一些全面發(fā)展的高素質(zhì)人才，不斷為人才隊(duì)伍注入新的活力，鼓勵(lì)公平競(jìng)爭(zhēng)，適應(yīng)信息化建設(shè)的發(fā)展要求，更好的與社會(huì)同行進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)與交流。要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，就必須優(yōu)待高素質(zhì)的檔案管理人才。針對(duì)這一點(diǎn)，在工作條件和生活待遇上就要做到對(duì)高素質(zhì)的人才給予特別的關(guān)心和照顧，解除其生活上的后顧之憂；研究高素質(zhì)人才成長(zhǎng)和流動(dòng)的基本規(guī)律，以形成檔案館的最佳人才管理團(tuán)隊(duì)，從根本上為檔案管理單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

總之，運(yùn)用高新科技促進(jìn)人事檔案管理工作的的信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率，更好地為客戶服務(wù)，是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。此外，加強(qiáng)檔案信息化的安全性建設(shè)、加快檔案信息的更新速度，提高檔案資源利用率，也有利于構(gòu)建和諧的勞資關(guān)系、促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。所以，必須做好人事檔案管理的信息化建設(shè)，只有這樣才能使管理主體更好地為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

作者：呂文慶 單位：泰安市食品藥品監(jiān)督管理局