信息化建設檔案管理論文

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一、檔案信息化建設的必要性

檔案信息化建設可以提高檔案工作管理效率，使讀者方便地檢索利用檔案，合理配置檔案信息資源，實現科學管理。檔案信息化如果能實現，就能沖破檔案利用的種種局限，使封閉的檔案管理變為開放的管理，轉變管理職能，從檔案的保管和利用上升到信息采集、管理和服務，使檔案信息資源得到合理配置，使管理更加科學。比如檔案館又為政府公開信息的指定場所，可是由于檔案館的位置和常人對檔案館的認識造成了很多人不知道該去哪里查閱現行公開文件，使現行公開文件的查閱率低下；還有就是以前的檔案需要在進館滿一定的時限之后才能通過審查開放的方式供人查閱，使信息公開工作滯后，如果能利用網絡的便捷，在線接收現行公開文件，那么就能立即對現行公開文件進行公開，縮短了信息公開的時間讓群眾能及時的對自己所急需的現行文件進行查閱。

二、檔案信息化建設面臨的現狀

(一)缺少信息化建設資金

順利開展檔案信息化工作首先要完善檔案信息化基礎設施，關系著檔案信息化建設的成敗和整體水平。信息化建設需要花費巨大的資金，因為需要配置價格很高的安全性能高、穩定性強的大容量存儲設備、網絡設備等。檔案部門屬于社會文化事業單位，財政預算是主要經費來源，他們只能使用非常有限的信息化建設資金，配置達不到網絡信息化的要求的硬件，使檔案信息化進程受到很大影響。

(二)檔案信息化建設規劃不統一

檔案信息化建設不能順利開展，因為我國檔案信息化建設的管理性、業務性和技術性標準不統一的。市場上推廣和使用的檔案業務管理軟件不適應今后檔案信息化建設的發展趨勢，因為它們多數是單機版，不能運用于網絡。另外檔案信息電子化需要具有信息管理功能檔案軟件，需要一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統和達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案部門沒有這些軟件，所以不能實現資源共享。

(三)信息安全意識缺乏

安全問題是檔案信息化建設不可避免的問題，在檔案信息開發工作中，許多檔案館認為只要建立安全防護體系就可以解決安全問題，沒有意識這樣做存在很大的風險。有些檔案館將檔案數字化工作外包給企業，若管理制度不嚴格，缺乏監控，很容易造成信息丟失、泄密。

(四)檔案工作者素質有待提高

科技進步突飛猛進，對檔案工作者的素質提出了更高的要求，目前，由于缺少檔案、信息處理復合型人才，很難將先進技術應用到檔案管理中。另外人才引進和激勵制度也有待完善。提高檔案從業人員素質，是檔案信息化建設的關鍵環節。

三、檔案信息化建設的建議

(一)多渠道擴大資金投入

財政預算是檔案信息化建設經費的主要來源，要加大財力的投入力度，配置與檔案管理現代化相適應的軟、硬件，從而加快檔案信息化建設。檔案部門要積極將信息化工作納入地方信息化或電子政務建設規劃以獲得更多專項資金支持，為信息化建設提供物質保障。另外，檔案部門必須拓寬思路，轉變機制，提高資金的利用率。例如，檔案部門可與基礎電信部門合作，獲得其網絡資源方面的免費或優惠支持(就中國電信給予政府上網工程提供優惠服務那樣)，與大型跨區域IT企業聯合，利用其異地市場政策和形象開拓需要，優惠獲取其資金、技術和資源服務等。

(二)切實保障檔案安全

信息化建設中檔案信息安全受到網絡安全隱患、人為失誤、操作系統數據庫故障、載體損壞等各方面威脅，為此，檔案工作者要樹立高度的安全和保密意識，著重加強主機安全、網絡安全、數據庫安全等方面工作，切實維護檔案的安全性。制定包含檔案信息采集、處理、保存和利用各個階段的安全管理體系，解決檔案共享與檔案保密需求間的矛盾，是加強信息化建設中檔案安全性的關鍵環節。同時檔案部門可以配合信息化建設相關部門采取數據備份、防火墻設置、訪問控制、加密等技術措施，做好歸檔文件的保存保護和網上檔案信息服務安全工作。另外，檔案工作者要提高保密安全意識，特別要做好涉及國家安全、商業秘密、個人隱私等內容的檔案保密工作。

(三)檔案信息與電子政務信息共建

檔案信息資源與電子政務信息資源合作共建就是將政府的技術、資金優勢與檔案部門的信息整理、管理優勢充分地結合起來，依托電子政務系統與數字檔案館，建立一個綜合性信息資源聯合開發管理體系，實施共同的信息資源開發利用與服務工作，從而有效地完成一系列的大型基礎信息資源數據庫建設。借助電子政務平臺，開展基于政務網的電子文件中心建設可實現政務信息的即時采集和長期保管。建立電子文件中心不僅能夠為政務網解決信息管理、后臺存儲問題，還能夠有效統一電子文件數據結構和格式標準，有利于信息資源共享和檔案館對電子文件的接收及最終歸檔。檔案部門要與電子政務建設部門積極合作，統籌安排信息化建設，依托電子政務內網，建設部門網，建立網站，檔案政務信息和檔案資料；同時配備相應的軟硬件設備，積極開展檔案網站建設，在網上開展現行文件服務中心查詢和館藏檔案目錄查詢工作，為電子政務建設、政務信息公開和便民服務。

(四)加快數字檔案館建設

數字檔案館的建設是檔案信息化建設的長期發展目標之一。檔案信息數字化利用需要以大量的數字化檔案信息為基礎，原有的庫存檔案大多是以紙質形式存在的，實現館藏檔案數字化轉換將是今后檔案管理工作的一項長期而又重要的任務。就目前而言，要積極開展工作，大力豐富數字檔案館館藏，調整館藏檔案結構，完成檔案目錄的數字化、檔案編研成果的數字化、檔案全文的數字化，最大限度地為用戶提供利用服務。同時根據查閱需要，先選擇部分常用、珍貴的檔案進行原文掃描，使其能全文瀏覽。然后，根據客觀的人力、財力情況，有計劃、有重點、有步驟地逐步實現原有館藏的數字化轉換。可以考慮為保障數字檔案資源的長期保存和數字檔案館的持續發展，將數字檔案館作為全國檔案事業系統中提供檔案信息化專業服務的獨立機構而設立。將數字檔案館建成信息的提供者、儲存庫、過濾器、管理員和擁有者，作為數字檔案資源的終極保管基地、作為現代檔案管理工作開展的網絡平臺來統籌規劃、共建、共享、共用，保障數字檔案館的持久性和發展性。

(五)加強檔案信息化人才培養

檔案信息化建設較強的技術性對檔案工作者的專業結構提出了新要求，要求檔案工作者具備運用信息工具的能力、檔案信息的獲取能力、檔案信息的鑒定和評估能力、檔案信息的加工和提煉能力。可以通過以下措施加強檔案信息化人才培養:首先，為檔案信息化管理人才創造一個良好的學習環境，鼓勵和支持檔案人員參加培訓和再教育，努力掌握現代技術，提高現代化管理形勢下的業務能力，不斷適應信息化社會的要求。其次，依據檔案信息化建設需要積極引進既懂現代檔案管理基礎知識，又能獨立開發、使用、維護檔案管理軟件，進行檔案信息的編輯、存儲、檢索、利用等工作的實用操作人才。